프로젝트 헌장이란 무엇입니까? 완전한 가이드

프로젝트 헌장은 모든 새로운 이니셔티브를 안내하는 등불을 제공합니다. 따라서 프로젝트 관리자로 일하든 운영 전문가로 일하든 이러한 문서를 작성하는 전문가가 되어야 합니다.

프로젝트 시작 권한을 제공하는 것 외에도 프로젝트 헌장은 이해 관계자에게 프로젝트의 실행 가능성을 판매하는 데 도움이 됩니다. 이 문서는 또한 전체 팀이 계획 및 기한을 준수하는 데 도움이 됩니다.

이 가이드에서는 프로젝트 헌장에 대해 알아야 할 모든 것을 살펴봅니다. 우리는 다음을 다룰 것입니다:

프로젝트 헌장 작성의 이점

유명한 프로젝트 관리자이자 강사이자 작가인 Rita Mulcahy 는 "프로젝트 헌장은 프로젝트 헌장이 없으면 프로젝트를 시작할 수 없는 중요한 문서입니다."라고 말합니다 . 이 문서는 마감일에 프로젝트 목표를 달성하기 위해 팀을 추적할 수 있습니다.

다음은 잘 작성된 프로젝트 헌장 작성의 다른 이점입니다.

• 프로젝트 예산을 결정하게 됩니다.
• 프로젝트 결과를 정의할 수 있습니다.
• 범위 크립을 피하고 마감일을 맞출 수 있습니다.
• 프로젝트에 대한 이해 관계자의 동의를 얻을 수 있습니다.
• 프로젝트의 예상 시작 날짜와 종료 날짜를 설정할 수 있습니다.
• 프로젝트 목표가 조직의 목표와 어떻게 일치하는지 명확하게 설명할 수 있습니다.

다음으로 프로젝트 헌장을 작성하기 위한 모범 사례를 살펴보겠습니다.

프로젝트 헌장 작성 방법

프로젝트 관리 헌장을 작성할 때 처음부터 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. The Project Roadmap 의 저자인 Mary Beth Imbarrato는 "프로젝트 헌장을 승인 후에 변경해서는 안 됩니다."라고 말합니다 . 마지막 순간의 변경으로 인해 이해 관계자는 프로젝트의 타당성에 의문을 제기할 수 있습니다.

이 단계별 가이드는 처음부터 훌륭한 프로젝트 헌장을 작성하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 프로젝트 팀에서 통찰력을 수집합니다.

프로젝트 헌장을 만들 때 팀원과의 대화는 필수적입니다. 동료는 현실적인 프로젝트 일정을 설정하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한 프로젝트의 목표, 범위 및 위험 완화 계획을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

Instrumentl의 성장 책임자인 Will Yang은 “팀원이 프로젝트에 대해 논의하고 프로젝트에 접근하는 방식과 현재 대역폭이 얼마인지에 대해 논의할 시간을 따로 마련해야 합니다.”라고 말합니다. "이렇게 하면 프로젝트 팀이 같은 페이지에 있게 됩니다."

2. 헌장을 중앙 위치에 보관합니다.

공동 작업을 촉진하려면 팀원이 댓글을 달고 편집할 수 있도록 프로젝트 헌장을 중앙 허브에 저장하세요.

이것은 모든 사람에게 프로젝트에 대한 소유권을 부여합니다. Google Drive 및 Dropbox와 같은 프로그램은 공동 편집 기능을 제공합니다.

3. 프로젝트 헌장을 간략하게 유지하십시오.

프로젝트 헌장에 모든 세부 사항을 기록하고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 하지만 기억하세요. 프로젝트 헌장이 아니라 프로젝트 계획 문서에서 자세히 살펴봐야 합니다.

ULTATEL의 마케팅 책임자인 Konstandinos Christofakis는 "이해관계자는 다른 우선 순위가 있기 때문에 장황한 15페이지의 헌장을 읽을 시간이 없습니다."라고 조언합니다. "그래서 헌장은 프로젝트에 대한 높은 수준의 개요여야 하며, 유용할 만큼 짧고 가치 있을 만큼 길어야 합니다."

Christofakis에 따르면 정보를 소화할 수 있으면 프로젝트 승인 가능성이 높아집니다.

4. 헌장에 시각 자료를 추가하십시오.

이미지 또는 디자인 요소를 사용하면 프로젝트 헌장의 가독성을 높이고 문서를 간략하게 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 헌장에 긴 커뮤니케이션 계획이나 이정표를 요약하려는 경우 Gantt 차트가 도움이 될 수 있습니다. 이러한 차트는 프로젝트 헌장에서도 눈에 띄므로 팀원이 쉽게 참조할 수 있습니다.

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5. 프로젝트 헌장 템플릿을 만듭니다.

과거에 프로젝트 헌장을 작성한 적이 있습니까? 아니면 방금 완성한 문서가 걸작일 수도 있습니다. 이 문서를 나중에 사용할 수 있는 템플릿으로 바꾸십시오.

프로젝트 관리 헌장에 대한 템플릿이 있으면 시간을 절약하고 향후 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 헌장에 대한 이러한 접근 방식은 문서에서 중요한 요소를 건너뛰지 않도록 합니다.

전문가 팁: 아직 템플릿이 없는 경우 온라인으로 옵션을 찾아볼 수 있습니다. HubSpot은 언제든지 다운로드할 수 있는 무료 프로젝트 헌장 템플릿을 제공합니다.

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이제 프로젝트 관리 헌장 작성의 기본 사항을 알았으므로 프로젝트 헌장의 구조를 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리 헌장 분석

프로젝트 헌장을 개발한 후 프로젝트 관리자는 승인을 받기 위해 프로젝트 후원자에게 보냅니다. 스폰서에는 정부, 개인 금융가 또는 프로젝트를 실행하는 조직의 최고 경영진이 포함될 수 있습니다.

다음은 프로젝트 헌장이 스폰서로부터 승인을 받는 데 필요한 요소입니다.

1. 프로젝트 목적

프로젝트 목표는 프로젝트를 수행하는 상위 수준의 이유입니다. 목표를 회사 목표에 연결하는 것은 프로젝트에 대한 이해 관계자의 관심을 불러일으키는 훌륭한 방법입니다.

프로 팁: SMART 프레임워크를 사용하여 목표를 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 현실적이며, 시간 제한적으로 만드십시오.

2. 프로젝트 개요

프로젝트 개요는 프로젝트의 타임라인과 소유권에 대해 더 자세히 설명합니다. 이 섹션에서는 프로젝트 이름, 프로젝트 스폰서, 프로젝트 관리자, 예상 시작 및 완료 날짜, 예상 예산과 같은 세부 정보를 간략하게 설명합니다.

전문가 팁: 프로젝트 개요에 표를 추가하세요. 이렇게 하면 정보를 훑어볼 수 있고 쉽게 찾을 수 있습니다.

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3. 프로젝트 산출물

이것은 프로젝트 팀이 이해 관계자에게 제공할 서비스 또는 제품 목록입니다. 마감일을 연장하게 만드는 의견 불일치를 피하기 위해 팀이 제공하는 내용을 명확히 하십시오.

4. 프로젝트 범위

프로젝트 범위는 프로젝트의 경계를 설명합니다. PM은 일반적으로 자세한 프로젝트 범위를 작성하지만 프로젝트 헌장에서 간략하게 유지하는 것이 가장 좋습니다. 왜요? 프로젝트 계획 단계에서 자세한 범위 설명을 작성할 수 있습니다.

5. 프로젝트 이해관계자

이것은 프로젝트와 관련된 당사자의 이름과 책임 목록입니다. 다른 작업을 담당하는 사람을 지정하면 팀원이 책임을 집니다.

6. 프로젝트 위험

프로젝트에 대한 위험을 요약하면 프로젝트의 성공과 잠재적 영향에 대한 방해 요소를 식별하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 위험 완화 전략을 고안할 수 있습니다.

전문가 팁: 잠재적 위험에 대한 표를 만드십시오. 위험이 프로젝트에 위협이 되는 이유와 실행하려는 완화 전략을 설명해야 합니다.

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7. 프로젝트 리소스

항상 프로젝트에 필요한 리소스 목록을 만드십시오. 그리고 그것은 단지 돈이 아닙니다. 리소스에는 팀 구성원, 시설, 장비 및 프로젝트 성공에 중요한 기타 필수 항목이 포함되어야 합니다. 이를 통해 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 설명할 수 있습니다.

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프로젝트 헌장 예시

1. 린 식스 시그마를 위한 프로젝트 관리 헌장

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이 샘플 프로젝트 헌장은 프로젝트 관리를 위한 한 가지 방법론인 Lean Six Sigma 형식을 따릅니다. 이미 이 프레임워크를 사용하고 있는 팀은 이러한 방식으로 프로젝트 헌장을 구성하도록 선택할 수 있습니다.

우리가 좋아하는 것: Lean Six Sigma 프로젝트 헌장은 명확한 작업 범위를 제공합니다. 프로젝트 목표는 또한 SMART 프레임워크를 따르므로 프로젝트가 회사에 어떤 이점을 주는지 매우 명확합니다.

프로젝트 헌장 제한 사항: 이 헌장은 프로젝트 목표 및 문제 설명을 포함한 주요 정보를 설명하지만 일부 주요 정보가 누락되어 있습니다. 프로세스 소유자는 프로젝트 비용이나 위험을 명시하지 않았습니다. 이 형식을 에뮬레이트하는 경우 이 정보를 포함해야 합니다.

2. 웹사이트 재설계를 위한 프로젝트 관리 헌장

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이 프로젝트 헌장에서 University of Guelph는 웹 팀이 학교의 도서관 웹사이트를 재설계하기 위해 정확히 무엇을 해야 하는지 탐구합니다. 여기에는 필요한 모든 이해 관계자와 프로젝트를 소유한 사람이 포함됩니다.

우리가 좋아하는 것: 이 프로젝트는 범위와 일정이 잘 정의되어 있습니다. 스폰서는 누가 무엇을 언제 작업하는지 정확히 알고 있습니다.

프로젝트 헌장 제한 사항: 이 프로젝트는 프로젝트와 관련된 위험을 탐색하지만 완화 계획은 문서의 이 섹션을 개선합니다.

프로젝트 관리 헌장을 만들 때 피해야 할 실수

1. 명확한 목적 진술 누락

모든 프로젝트에는 명확한 목표와 목적이 있어야 합니다. 그러나 때때로 주요 목표가 불분명해집니다. 이에 맞서기 위해 반복되는 정보의 사용이 이해를 증가시킨다는 환상적 진실 효과를 적용하십시오.

Lauren Ashley Consulting의 수석 컨설턴트인 Lauren Carter 는 이 전략을 사용하여 팀이 프로젝트의 목적을 기억하도록 돕습니다. 로렌의 말:

“프로젝트 구성원은 작업의 두께에서 종종 '북극성'을 잃습니다. 이를 방지하는 한 가지 효과적인 방법은 헌장에 명확한 목적 진술을 포함하는 것입니다. 프로젝트 수명 주기 동안 여러 방법으로 반복합니다.”

"이것은 프로젝트 문서의 머리글로 사용할 수 있고 타임라인이나 차트의 맨 위에 놓거나 발생하는 계획 및 계획되지 않은 활동을 평가하는 지표로 사용할 수 있습니다."

2. 헌장 중간 프로젝트 만들기

프로젝트 헌장은 귀하의 이니셔티브를 시작해야 합니다. 이 문서를 중간에 작성하면 범위 확장, 잘못 정의된 책임 및 혼란이 발생할 수 있습니다.

프로젝트 관리 업계에서 25년 경력의 베테랑인 Mary Beth Imbarrato는 "시작 및 계획 후에 프로젝트 헌장을 변경한다는 것은 완료한 모든 작업을 검토하고 일부 완료된 작업을 재작업해야 한다는 것을 의미합니다."라고 말합니다.

그녀는 "이로 인해 지연, 비용 증가 및 더 많은 프로젝트 위험이 발생할 수 있습니다."라고 덧붙입니다.

Mary Beth는 또한 헌장에 대한 변경 사항이 팀 구성원이 프로젝트를 보는 방식에 영향을 미칠 수 있다고 말합니다. 결과? 헌신과 참여 감소.

결론: 프로젝트를 시작하기 전에 헌장을 작성하면 범위가 늘어나는 것을 방지하고 작업을 다시 수행하여 시간을 낭비하는 것을 방지하고 프로젝트에 대한 추가 위험을 방지하는 데 도움이 됩니다.

3. 회사의 프로젝트 헌장 템플릿 무시

기존 프로젝트 헌장을 템플릿으로 사용하면 시간을 절약하고 일관성을 유지할 수 있습니다.

처음부터 새 헌장을 만드는 대신 회사가 좋아하는 완성된 헌장 문서 샘플을 요청하여 템플릿으로 사용하세요. 이 템플릿은 조직에서 선호하는 아이디어 제시 방식을 이해하는 데 도움이 되며, 이에 따라 프로젝트를 순조롭게 시작할 수 있습니다.

실수 없이 새 프로젝트 시작

잘 생각한 헌장은 기록적인 시간 안에 프로젝트 목표를 달성하기 위한 로드맵입니다.

팀의 의견을 수집하고 이해 관계자로부터 승인을 받을 프로젝트 헌장을 작성하여 시작하세요.