워크플로 자동화 설명 및 2022년을 위한 6가지 최고의 워크플로 소프트웨어

수동 데이터 입력은 기업 세계에서 가장 지루하고 비효율적인 작업 중 하나일 수 있습니다. 잠이 들 뿐만 아니라 귀중한 시간과 자원을 낭비하여 생산성을 크게 떨어뜨립니다.

Zapier에 따르면 작업자의 94%는 시간이 많이 소요되고 반복적인 작업을 수행합니다. 다행히도 이러한 정신나간 작업을 자동화할 수 있는 기술이 있어 인적 오류를 제거하고 실제로 중요한 작업인 워크플로 자동화에 집중할 수 있습니다.

수동 작업을 실행하는 자체 운영 프로세스를 활용하여 워크플로 자동화는 비즈니스에서 시간과 비용을 절약하고 오류를 줄이며 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

목차

워크플로 자동화는 어떻게 작동합니까?

워크플로 자동화는 일반적으로 일련의 if/then 문에 의존하여 다른 작업을 트리거합니다. 그런 다음 리드, 직원 또는 다른 이해 관계자가 취한 조치에 따라 분기됩니다.

양식 제출을 거래 기회로 전환하는 워크플로의 예를 살펴보겠습니다.

• 웹사이트 방문자가 양식을 제출합니다.
• 이 작업은 방문자를 자동으로 드립 캠페인에 등록합니다. 새 거래를 생성하고 상태를 "신규"로 설정합니다.
• 드립 캠페인의 첫 번째 이메일은 회의 일정을 요청하는 리드에게 전송됩니다.
• 리드는 회의 스케줄러를 클릭하고 약속을 만듭니다.
• 날짜와 시간을 확인하는 감사 이메일이 리드에게 전송됩니다.
• CRM은 새 작업을 만들어 영업 담당자에게 할당합니다.
• 그런 다음 영업 담당자가 개인적으로 연락하여 자동화된 워크플로를 종료합니다.

다음은 처음부터 끝까지 워크플로의 모습입니다.

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비즈니스의 거의 모든 부서에서 워크플로 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다. 마케팅이든, 인적 자원이든, 재무이든 이 기술은 더 열심히 일하지 않고 더 똑똑하게 일할 수 있도록 도와줍니다.

아래에서 가장 인기 있는 워크플로 자동화 예제를 살펴보겠습니다.

워크플로 자동화는 거의 모든 팀과 모든 비즈니스 시나리오에서 사용할 수 있습니다. 주로 마케팅 및 판매와 관련이 있지만 고객 서비스, 운영, 인적 자원 및 재무에도 사용할 수 있습니다.

마케팅 워크플로 자동화

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이메일 전송 및 소셜 미디어 업데이트 게시와 같이 마케팅에서 가장 반복적인 작업 중 일부는 워크플로 자동화로 자동화할 수 있습니다. 마케팅 자동화 소프트웨어를 사용하면 전체 소셜 미디어 일정을 예약하고 이메일 제안을 통해 특정 유형의 잠재 고객을 육성하는 워크플로를 설정할 수 있습니다.

마케팅의 자동화된 워크플로는 다음과 같습니다.

• 사용자가 웹사이트에서 리소스를 다운로드할 때 드립 캠페인 구독
• 사용자가 제품을 구매한 후 회사에 오신 것을 환영합니다.
• 사용자가 장바구니에 다양한 항목을 추가한 후 체크아웃하도록 알림
• 여러 플랫폼에서 소셜 미디어 게시물 예약
• 팀 구성원 간에 마케팅 작업 분산

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영업 워크플로 자동화

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영업 워크플로 자동화는 지루한 리드 및 잠재 고객 관리 작업을 간소화하여 담당자가 데이터를 입력하지 않고 판매에 집중할 수 있도록 합니다. 자동화된 영업 워크플로는 행동에 따라 파이프라인을 통해 자동으로 리드를 잡는 것 외에도 드립 캠페인에 잠재 고객을 등록하고 거래가 진행됨에 따라 거래 단계를 업데이트할 수 있습니다.

영업의 자동화된 작업은 다음과 같습니다.

• 특정 조치를 취할 때 각 리드를 파이프라인의 다른 단계에 배치
• 이메일에 응답하지 않는 경우 리드를 파이프라인 외부로 이동
• eBook을 다운로드한 리드에게 영업 담당자의 소개 이메일 보내기
• 리드가 약속이나 회의를 예약한 후 거래 단계 업데이트
• 리드가 회의를 예약한 후 영업 담당자를 위한 작업 만들기

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고객 서비스 워크플로 자동화

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워크플로 자동화는 고객 서비스에 매우 유용합니다. 설문 조사를 시작하는 것 외에도 워크플로 자동화는 일련의 이메일을 보내거나 작업을 생성하여 티켓, 사례 및 일반적인 질문을 처리할 수 있습니다.

고객 서비스에서 자동화된 작업은 다음과 같습니다.

• 누군가 소셜 미디어 또는 이메일을 통해 연락할 때 시스템에서 새 티켓 생성
• 일련의 유용한 이메일로 고객 온보딩
• NPS 설문 조사를 보내고 등급에 따라 다른 이메일 캠페인에 등록
• 메시지 또는 이메일의 어조에 따라 티켓에 우선 순위 레이블 할당
• 해결에 도달하면 티켓 해결 및 보관

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운영 워크플로 자동화

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운영은 모든 조직의 생명선이며 수동 데이터 입력을 줄이기 위해 자동화할 수도 있습니다.

자동화된 작업에는 다음이 포함됩니다.

• 중복이 감지되면 삭제하거나 동일한 경우 두 속성 병합
• 새 팀원에 대한 팀 권한 관리
• 다양한 비즈니스 프로세스에 대한 우선 순위 설정
• 매 분기 말에 보고서 자동 컴파일
• Asana, Slack 또는 Zoom과 같은 타사 도구에서 작업 생성

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인적 자원 워크플로 자동화

주소, 주민등록번호 및 기타 직원 정보와 같은 모든 신입 사원의 개인 정보를 급여, 비용 및 보험 시스템에 수동으로 입력하는 대신 HR 자동화 소프트웨어를 사용하면 몇 분 만에 처리할 수 있습니다.

인적 자원의 자동화된 작업에는 다음이 포함됩니다.

• 일정 기간 동안 비활성 상태인 경우 데이터베이스에서 후보자 제거
• 결선에 진출하지 못한 후보자에게 이메일 발송
• 작업 기록에 특정 키워드로 후보자 필터링
• 현재 직원에게 W2 보내기
• 직원이 회사에 일정 기간 재직한 후 피드백을 수집합니다.

재무 워크플로 자동화

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양식을 작성하고, 워크플로를 설계하고, 프로세스를 추적할 수 있도록 함으로써 재무 프로세스 자동화 소프트웨어는 모든 여행 요청, 환급 및 예산 승인을 간소화할 수 있습니다.

재무에서 자동화된 작업은 다음과 같습니다.

• 경비 승인 절차를 처음부터 끝까지 진행
• 공급업체 및 계약 승인 관리
• ACH 및 유선 요청에 우선순위 할당
• 위치 및 활동에 따른 출장 경비 요청 관리
• 미리 결정된 매개변수 집합을 기반으로 예산 승인

이제 자동화된 워크플로 사용에 대한 모든 것을 알았으므로 사용할 수 있는 최고의 도구를 살펴보겠습니다.

2022년 최고의 워크플로 자동화 소프트웨어

1. HubSpot: 최고의 올인원 워크플로 자동화 소프트웨어

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HubSpot의 마케팅, 영업, 서비스 및 운영 소프트웨어는 단일 플랫폼에서 작동하므로 올인원 워크플로 자동화를 위한 최고의 선택 중 하나입니다. 모든 것이 함께 연결되어 팀의 모든 프로세스를 정렬하고 작업 간에 마찰을 줄일 수 있습니다.

마케팅에서 판매까지 리드를 쉽게 전달하고, 서비스 티켓을 기존 연락처 레코드와 연결하고, 고객 데이터를 정리하는 이 모든 것을 하나의 사용자 친화적인 플랫폼에서 수행할 수 있습니다.

최적 : HubSpot은 아직 워크플로 자동화를 시도하지 않은 성장하는 비즈니스와 프로세스가 확립된 엔터프라이즈 비즈니스에 적극 권장됩니다. 스타터 구독으로 시작한 다음 더 많은 기능이 필요할 때 업그레이드할 수 있습니다. 특히 마케팅, 영업, 서비스 및 운영 부서에 권장됩니다.

Marketing Hub 가격: 무료; $50/월(초기); $890/월(프로페셔널); $3,200/월(엔터프라이즈)

판매 허브 가격: 무료, $50/월(초기); $500/월(전문); $1,200/월(엔터프라이즈)

서비스 허브 가격: 무료, $50/월(초기); $400/월(전문); $1,200/월(엔터프라이즈)

Operations Hub 가격: 무료, $50/월(초기); $800/월(전문)

2. Nintex: 최고의 엔터프라이즈 워크플로 자동화 소프트웨어

Nintex는 현재 플랫폼에서 300만 개 이상의 워크플로 애플리케이션을 운영하고 있으며 8,000개 이상의 기업 고객이 코딩 경험 없이도 비즈니스 프로세스를 관리, 자동화 및 최적화할 수 있도록 지원합니다.

프로세스 매핑, 고급 워크플로 및 프로세스 인텔리전스와 같은 다양한 워크플로 자동화 도구를 제공함으로써 기업은 각 프로세스를 매핑하고 실행하며 성능을 모니터링할 수 있습니다.

최적 : Nintex는 프로세스가 확립된 엔터프라이즈 비즈니스에 적극 권장됩니다. 사용자 친화적인 워크플로 디자인 도구와 앱을 모두 연결하는 강력한 통합 기능을 결합한 강력한 소프트웨어입니다. 특히 IT, 법률, HR 및 재무 부서에 권장됩니다.

가격 : $910/월(표준); $1,400/월(엔터프라이즈)

3. Kissflow: 최고의 초보자 친화적인 워크플로 자동화 소프트웨어

Domino's, Michelin 및 Pepsi를 포함한 10,000개 이상의 회사에서 신뢰하는 Kissflow는 기업이 인사, 영업, 재무, 관리, 마케팅 및 구매 부서의 작업을 자동화하는 워크플로를 생성할 수 있는 올인원 워크플로 자동화 소프트웨어를 제공합니다. .

지출 및 판매 주문, 조건 및 트리거, 워크플로용 보고 대시보드와 같은 50개 이상의 사전 설치된 비즈니스 프로세스 관리 앱을 통해 Kissflow는 거의 모든 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

최적 : Kissflow는 이제 막 워크플로 자동화를 시도하기 시작한 소규모 회사에 적극 권장됩니다. 도구의 단순성과 사용자 친화성으로 인해 프로세스 자동화를 더 쉽게 시작할 수 있습니다. 특히 조달, HR 및 재무 부서에 권장됩니다.

가격 : $200/월(기본); $495/월(고급); $1,900/월(완전 로드)

4. 통합: 최고의 일상 관리 워크플로 자동화 소프트웨어

Integrify는 끌어서 놓기 빌더에서 워크플로를 구축하고 병렬 또는 순차 흐름을 실행할 수 있는 워크플로 자동화 소프트웨어입니다. 작업 및 요청에 대해 협업하고, 프로세스를 테스트하고, 미리 알림을 설정할 수 있으므로 비즈니스 프로세스를 쉽게 간소화하고 수동 작업을 자동화할 수 있습니다.

Integrify는 또한 워크플로 예제와 사용자 지식 기반, 외부 데이터베이스와 통합할 수 있는 나머지 기반 개방형 API, Excel 및 PDF에서 데이터를 가져오고 내보내는 기능도 제공합니다.

최적 : Integrify는 일상적인 작업을 자동화하려는 중소기업에 적극 권장됩니다. 끌어서 놓기 "Process Builder"를 사용하면 시작부터 완료까지 프로세스를 간단하고 쉽게 수행할 수 있습니다. 특히 관리 부서에 권장됩니다.

가격 : 요청 시 가격 책정 가능

5. Zapier: 앱 연결을 위한 최고의 워크플로 자동화 소프트웨어

Facebook, QuickBooks 및 Google Drive와 같은 1,000개 이상의 웹 앱에 연결하고 데이터를 공유할 수 있는 Zapier는 거의 모든 유형의 비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 편집기에서 워크플로를 만들고 워크플로에 포함할 앱을 선택하고 디자인하기만 하면 됩니다.

예를 들어 모든 첨부 파일을 Dropbox에 저장하려면 Gmail 받은 편지함에서 Dropbox로 첨부 파일을 자동으로 복사한 다음 다운로드에 대한 Slack 메시지를 보내는 워크플로를 설계할 수 있습니다.

최적 : Zapier는 서로 대화하지 않는 다양한 도구를 사용하는 프리랜서 및 중소기업에 적극 권장됩니다. 예를 들어 MailChimp를 사용하여 이메일을 보내고 Typeform을 사용하여 리드를 수집하는 경우 Zapier를 사용하여 두 도구를 연결할 수 있습니다. 특히 마케팅 및 서비스 부서에 권장됩니다.

가격 : 무료; $19.99/월(초기); $49/월(전문)

6. Flokzu: 최고의 프로젝트 관리 워크플로 자동화 소프트웨어

코드를 작성하지 않고도 Flokzu를 사용하면 작업, 마감일, 비즈니스 규칙 및 알림을 만들 수 있습니다. 그들의 소프트웨어는 또한 각 프로젝트의 양수인의 받은 편지함에 보류 중인 작업을 보내고 워크플로의 각 단계가 완료되면 각 새 작업을 사용자 또는 역할에 자동으로 할당합니다.

또한 Flozku는 비즈니스 프로세스를 표시하는 보고 대시보드를 제공합니다.

현재 지연된 작업의 양, 각 사용자 및 역할에 할당된 작업, 완료된 작업, 각 작업에 소요된 시간과 같은 성능 및 메트릭을 통해 향후 워크플로를 개선하고 최적화하는 데 필요한 데이터를 얻을 수 있습니다.

최적 : Flokzu는 시간 관리 및 작업 워크플로를 최적화하려는 개별 팀에게 적극 권장됩니다. 이 도구의 주요 기능은 사용자가 받은 편지함에서 보류 중인 작업을 수신하여 탁월한 프로젝트 관리 도구가 된다는 것입니다. 모든 팀에 권장됩니다.

가격 : 무료; $19.99/월(초기); $49/월(전문)

워크플로 자동화는 더 나은 성장을 돕습니다

워크플로 자동화는 균열을 통해 아무것도 허용하지 않고 확장하고 성장하려는 비즈니스에 매우 중요합니다. 기술을 통해 수동 작업을 완료함으로써 성장의 고통 없이 효과적으로 비즈니스를 성장시킬 수 있습니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2019년 1월에 게시되었으며 포괄성을 위해 업데이트되었습니다.