11 umiejętności redakcyjnych, których potrzebujesz, aby stać się bardziej wydajnym redaktorem

Kiedy po raz pierwszy zacząłem ćwiczyć swoje umiejętności redakcyjne na blogu HubSpot Marketing, nie zdawałem sobie sprawy, ile czasu zajmie każde z nich.

W zależności od długości, tematu i innych zmiennych edytowanie jednego posta na blogu może zająć od 20 minut do całego popołudnia.

Ten post nie dotyczy chodzenia na skróty; chodzi o wydajną edycję. Czasami oznacza to przekazanie bardziej przemyślanych opinii z góry, aby Twoja praca była łatwiejsza, gdy pojawi się ostateczna wersja robocza. Innym razem oznacza to posiadanie kilku kluczowych witryn pod ręką, aby można było szybko się do nich odnieść – niezależnie od tego, czy sprawdzasz matematykę autora, czy dodajesz przycisk Pinterest „Przypnij” do obrazu.

Potrzebujesz sposobów na wydajniejszą edycję przy zachowaniu integralności? Oto 12 sposobów na zaoszczędzenie czasu, gdy siadasz i wyciągasz przysłowiowy czerwony długopis.

11 sposobów na zaoszczędzenie czasu podczas edycji tekstu

1. Znajdź spokojne miejsce do edycji.

Nie próbuj dokonywać edycji na spotkaniu lub gdy jesteś w pobliżu rozgadanych współpracowników.

Badania pokazują, że taka wielozadaniowość może sprawić, że będziemy mniej efektywni w naszej pracy oraz zwiększymy błędy i stres. A kiedy edytujesz, próbujesz wyłapać te błędy, więc chcesz być wyjątkowo pracowity.

Zamiast tego znajdź miejsce, w którym możesz się podłączyć i w pełni skoncentrować na elemencie przed tobą. Kiedy tam dotrzesz, wyłącz te nieznośne powiadomienia e-mail i media społecznościowe i przełącz telefon w tryb samolotowy (lub jeszcze lepiej zostaw go w torbie).

W rzeczywistości, według badania przeprowadzonego na Uniwersytecie Kalifornijskim, przy każdym otrzymanym powiadomieniu powrót na właściwe tory może zająć 23 minuty.

Jeśli pracujesz nad fragmentem pisania, który wymaga więcej niż kilku godzin starannego edytowania, rozważ blokowanie kawałków nieprzerwanego czasu z małymi przerwami między nimi – metoda Pomodoro.

2. Upewnij się, że temat jest zgodny z Twoją strategią treści.

Możesz ulec pokusie, aby zagłębić się w mięso utworu i od razu zacząć go skrupulatnie edytować. Ale jako redaktor ważne jest, aby umieścić treść w kontekście przed zagłębieniem się w szczegóły.

Najpierw przejrzyj roboczy tytuł i główne idee zawarte w artykule. Pomyśl sobie:

• Czy ten temat jest zgodny z naszą strategią dotyczącą treści?
• Czy zależeć będzie na tym naszym czytelnikom i kupującym?
• Czy każda sekcja naturalnie przechodzi w następną?

Jeśli obawiasz się, że artykuł nie dotyczy tematu, którym Twoi czytelnicy będą zainteresowani, zastanów się, jak poprawić kąt.

Będziesz także chciał zastanowić się, jak ten artykuł pasuje do tego, co napisałeś w przeszłości — zwłaszcza jeśli jest to post na blogu.

Wyszukiwarki, takie jak Google, mogą uznać drugi post za zduplikowaną treść i ukarać Cię w wyszukiwarce. Nawet jeśli Google nie uzna, że ​​​​to powielanie treści, rywalizacja o ranking słów kluczowych z innym postem z własnego bloga zaszkodzi Twojej strategii SEO.

Pytania, które należy tutaj zadać, to:

• Czy w przeszłości omawialiśmy ten temat kompleksowo?
• Czy to oferuje nowy punkt widzenia i perspektywę?

Jeśli obie odpowiedzi są twierdzące, możesz rozważyć aktualizację i ponowne opublikowanie oryginalnej wersji roboczej.

3. Najpierw przeczytaj treść i pomysły, potem gramatykę.

Nigdy nie zagłębiaj się w szczegółowe edycje, zanim nie przeczytasz całego utworu. Ważne jest, aby zastanowić się nad tym całościowo, aby móc wskazać miejsca, w których treść i pomysły można poprawić.

Może się wydawać, że dodajemy tu czas, ale uwierz mi, na dłuższą metę zaoszczędzi ci to dużo czasu i bólu. Jeśli kiedykolwiek zacząłeś edytować fragment wiersz po wierszu tylko po to, by zdać sobie sprawę, że trzeba go całkowicie przebudować, wiesz, co mam na myśli.

Kluczowym wnioskiem jest rozpoznanie, kiedy utwór wymaga więcej pracy od autora.

„Czasami autor przesyła artykuł, zanim będzie gotowy do edycji” — powiedział Corey Wainwright, strateg i copywriter ds. CRO witryny HubSpot w HubSpot. „Nauczenie się rozpoznawania tych przypadków może zaoszczędzić mnóstwo czasu, ponieważ w przeciwnym razie zaczniesz po prostu przepisywać fragment, co nie jest pomocne dla żadnego z was”.

Ginny Soskey, były kierownik bloga marketingowego w HubSpot, zgadza się z tym.

„Twoim zadaniem jako redaktora jest zachowanie głosu pisarza, przy jednoczesnym upewnieniu się, że spełnia on Twój poziom jakości”.

Możesz zauważyć, że kawałek nie płynie dobrze, wprowadzenie musi być zaostrzone lub w artykule nie ma wystarczającej liczby punktów, aby spełniał twoje standardy jakości. W takim przypadku wyślij tę opinię do autora e-mailem, ponieważ może to być bardziej produktywne niż zmiana wszystkiego wokół siebie.

Jeśli praca wymaga przytłaczającej ilości pomocy w redagowaniu, to pisanie autora może nie pasować do twojej publikacji – a zaoszczędzisz dużo czasu, mówiąc wprost współtwórcy.

4. Sprawdź miejsca, w których autor może wypełnić puste pola.

Oprócz dostarczania większych, szerszych informacji zwrotnych, powinieneś również przeczytać ten artykuł, aby zidentyfikować mniejsze ulepszenia, w których możesz chcieć (lub potrzebować) pomocy autora.

Oto kilka pytań, które należy sobie zadać:

• Czy w utworze są jakieś strukturalne niespójności? Na przykład, jeśli zamieścili przykład w każdej części utworu z wyjątkiem jednego lub dwóch, możesz poprosić ich, aby znaleźli po jednym dla każdej z tych części.
• Czy są jakieś punkty, które wymagają więcej lub lepszych dowodów? Statystyki i dane mogą podnieść jakość Twoich treści i uczynić je bardziej interesującymi dla czytelników.
• Czy w jakichś źródłach brakuje cytatów? Ten jest duży.

Czytając, rób notatki dotyczące tych punktów w wersji roboczej wiadomości e-mail do autora. Gdy skończysz, wyczyść notatki, aby były zrozumiałe.

5. Dodaj do zakładek pomocne strony internetowe w celu szybkiego odwoływania się.

Gdy treść, pomysły i struktura utworu są gotowe do użycia, możesz przejść do sedna sprawy.

To jest miejsce, w którym lubię zachować kilka stron internetowych oznaczonych zakładkami w celach informacyjnych. Oto te, które preferuję.

6. Miej pod ręką przydatne fragmenty kodu.

Oprócz dodawania zakładek do przydatnych witryn, dobrym pomysłem jest również zapewnienie łatwego dostępu do wszystkich przydatnych fragmentów kodu HTML lub innego kodu, z których zwykle korzystasz.

Na przykład możesz użyć określonego kodu, aby dołączyć moduł „Polecany fragment” do swojego systemu CMS.

Aby ułatwić ten proces, zapisuję fragmenty kodu w moim Evernote. Kiedy przychodzi czas, aby dodać je do kodu źródłowego mojego posta na blogu, po prostu wyciągam notatkę i w razie potrzeby podłączam fragmenty.

Oto szczegółowe wprowadzenie do języka HTML, dzięki któremu możesz nauczyć się przydatnych hacków do kodowania.

7. Przeczytaj artykuł na głos.

Nie można przecenić wagi tego kroku.

Głośne czytanie jest nie tylko dobre dla zachowania pamięci, ale także do wykrywania błędów. Bardziej prawdopodobne jest, że znajdziesz niezręczne zdania i inne rzeczy, których nie wykryje sprawdzanie pisowni, jeśli będziesz czytać na głos.

Najlepiej sprzedający się autor David Sedaris wykorzystuje to podejście werbalne, aby dopracować swoje pisarstwo.

Według Fast Company , Sedaris testuje swoje prace w toku, czytając je na głos publiczności na żywo, ponieważ pomaga mu to dostrzec niedoskonałości w tekście. Czytając, zakreśla wszystko, od mylących lub mylących fraz po ściśle powtarzające się słowa.

„Kiedyś nienawidziłem, kiedy wyszła książka lub opublikowano opowiadanie i byłbym jak cholera, jak tego nie zrozumiałem?” – powiedział Sedaris. „Ale prawie zawsze to łapiesz, kiedy czytasz na głos”.

Głośne czytanie pomoże Ci wyłapać te błędy w pierwszej rundzie, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas później.

8. Użyj „Znajdź i zamień”, aby szybko naprawić typowe błędy.

Wszyscy mamy słowa, które nas denerwują, bez względu na to, jak długo piszemy lub redagujemy.

Pomyśl o tym: jakie błędy popełniasz podczas pisania lub edytowania? Za czym zwykle tęsknisz?

Zacznij to śledzić i dodawać do osobistego bloga. Następnie, podczas edycji, wykonaj „Znajdź i zamień” przed publikacją, aby wyłapać wszelkie błędy, które prześlizgnęły się przez szczeliny. Jest to o wiele szybszy sposób na dopracowanie elementu niż ręczne wyszukiwanie tych instancji.

Aby wykonać „Znajdź i zamień”, naciśnij Control + F na komputerze PC (lub Command + F na komputerze Mac), wpisz słowo lub frazę problemową i kliknij „Znajdź”.

9. Wykonaj ostateczną kontrolę programu Microsoft Word.

Nie ma znaczenia, jak skrupulatnie przyjrzałeś się tekstowi: najczęściej podczas sprawdzania pisowni znajdziesz dodatkowe błędy, które inaczej byś przegapił.

Jeśli twój program do pisania ma funkcję sprawdzania pisowni, użyj go. Zalecamy również wklejenie treści do programu Microsoft Word (z uwzględnieniem długości) w celu ostatecznego sprawdzenia.

Pamiętaj tylko, aby dać dokumentowi kilka dodatkowych sekund na przetworzenie fragmentu po wklejeniu, ponieważ program Word potrzebuje trochę więcej czasu na „przeczytanie” fragmentu i wykrycie ewentualnych błędów.

Następnie możesz przez to przejść i ocenić wszystkie czerwone lub zielone faliste linie, które widzisz.

10. Wiedz, kiedy treść jest wystarczająco dobra.

Wiem jak każdy inny redaktor, że odejście od perfekcjonizmu jest trudne. Okazuje się jednak, że perfekcjonizm, choć pomocny w pewnych kontekstach, może stać się główną przeszkodą w zwiększaniu produktywności.

Zawsze będzie coś, co możesz zrobić, aby poprawić tekst. Możesz myśleć o „gotowym” jak o spędzeniu każdej możliwej minuty na ulepszaniu, polerowaniu i udoskonalaniu elementu, aż zostanie on dopracowany do perfekcji.

Ale co poświęcasz, wprowadzając więcej drobnych ulepszeń? Czy te ofiary są realistyczne? Czy są warte twojego czasu? W pewnym momencie musisz zadać sobie pytanie: „ Kiedy „wystarczająco dobre” jest wystarczająco dobre?”

Oczywiście łatwiej jest powiedzieć, niż zrobić, jaki jest próg „wystarczająco dobrego”. Oto przydatna formuła, która wskazuje kierunek:

1. Praca z powodzeniem rozwiązuje problem, odpowiada na potrzebę lub przekazuje zamierzone przesłanie.
2. Jest wyraźnie i wyraźnie na marce.
3. Jakość pracy jest zgodna lub wyższa od poziomu poprzedniej pracy.
4. Zostało to dokładnie, ale obiektywnie przeanalizowane przez inne wykwalifikowane osoby.
5. Ostateczną decyzję preferencji pozostawiono w rękach twórcy.

Upewnij się, że wykonałeś najważniejsze zadania związane z edycją i korektą. Następnie, gdy już dopracowałeś kawałek na tyle, by przejść dalej… po prostu idź dalej.

11. Miej pod ręką tę listę kontrolną przed publikacją.

Zanim klikniesz „opublikuj”, nadszedł czas na ostatni raz, aby upewnić się, że zaznaczyłeś wszystkie pola.

Chociaż wydaje się to być kolejnym dodatkowym krokiem, pamiętaj, że jest to inwestycja czasu, która zaoszczędzi ci konieczności późniejszego powrotu do utworu w celu wprowadzenia zmian i poprawek.

W związku z tym skorzystaj z tej listy kontrolnej edycji i korekty online podczas końcowej kontroli. Możesz również dodać do listy, ponieważ możesz mieć dodatkowe kroki w swoim procesie.

Ostatecznie bycie wydajnym redaktorem wymaga koncentracji, dbałości o szczegóły i umiejętności wiedzieć, kiedy przestać. Z tą listą do Twojej dyspozycji, będziesz lepszy w mgnieniu oka.

Uwaga redakcji: Ten post został pierwotnie opublikowany w kwietniu 2016 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.