11 bezpłatnych hacków e-mailowych, które zwiększą Twoją wydajność

Jeśli jesteś podobny do mnie, silną częścią twojego dnia pracy jest przeglądanie skrzynki odbiorczej, wysyłanie wiadomości e-mail do śmieci i odpowiadanie na e-maile, na które zależy czas.

Trzeba mieć jakieś umożliwiające sterowanie nim? Uzyskaliśmy darmowe hacki do poczty e-mail, które pozwolą ci lepiej kontrolować swoją skrzynkę odbiorczą, abyś mógł celować w najważniejsze rzeczy.

11 Całkowicie darmowych hacków do poczty elektronicznej, które zwiększą Twoją produktywność

1. Konwertuj powiadomienia lub wstrzymaj e-maile.

Poza mediami społecznościowymi poczta e-mail jest miejscem, w którym większość ludzi jest zalewana powiadomieniami. Może to być tylko jedna z najważniejszych blokad wydajności, biorąc pod uwagę, że twoja świadomość pozostaje wciągnięta w inne miejsca.

Rozwiązanie? Po prostu zamień powiadomienia e-mail na bardziej pilne obowiązki. Niemniej jednak o wiele lepiej możesz wstrzymać przychodzące e-maile nawet przed wyświetlaniem ich w skrzynce odbiorczej – jeśli pozwala na to Twoja firma e-mailowa.

Zasoby graficzne

Osoby korzystające z programu Outlook mogą wstrzymywać powiadomienia w wyniku działania aplikacji Boomerang i wznawiać je, gdy będą gotowe, aby sobie z nimi poradzić.

2. Zablokuj czasy dla oceny e-maili wsadowych.

E-mail może przychodzić nawet o kilka godzin w ciągu dnia roboczego, a jeśli pracujesz z załogą asynchroniczną, nie ma wolnych godzin.

Tak więc, zamiast ciągłego sprawdzania e-maili i odpowiadania na każdą osobę w miarę możliwości, wyznacz sobie bloki czasu w ciągu dnia, aby je ocenić.

Może to być wczesny poranek, późne popołudnie lub dowolny czas, kiedy spodziewasz się przestoju.

Profesjonalna sugestia: kiedy ustalisz ten blok czasowy, wstaw go do swojego kalendarza, aby uniknąć konfliktów z innymi działaniami operacyjnymi.

3. Wygeneruj szablony.

Wiesz, jak strony internetowe mają sekcje FAQ? W naszych doświadczonych zawodach zwykle przekazujemy te same szczegóły naszym klientom, współpracownikom i interesariuszom.

Aby to nieco ułatwić, generuj szablony, aby nie zaczynać od zera za każdym razem, gdy tworzysz wiadomość e-mail.

Twoje szablony będą oparte przede wszystkim na zapytaniach, które otrzymujesz najczęściej, wyrażeniach, których używasz najczęściej, oraz wiadomościach, które najczęściej udostępniasz. Rzeczy jak:

• Zimne e-maile
• Przekierowania do innych grup
• Cotygodniowe powiadomienia zespołu
• OOO koncepcja

Aby skonfigurować to w Gmailu, przejdź do swoich ustawień, kliknij kartę Zaawansowane i kliknij „Włącz”, przechodząc do części Szablony.

4. Stwórz foldery.

Biznes jest najważniejszy dla produktywności, a wiadomości e-mail często spadają na drugi plan. Ironia polega na tym, że prawdopodobnie przechowują niektóre z najbardziej krytycznych informacji, których używamy w codziennej pracy.

Tworzenie folderów w poczcie elektronicznej nie tylko znacznie ułatwi znajdowanie elementów, ale także ułatwi zarządzanie podczas ustalania priorytetów wiadomości e-mail.

Z okazji możesz tworzyć kategorie według:

• Priorytet (np. konieczne działanie, informacja)
• Działaj (np. HR, finanse, ubezpieczenie)
• Grupy (np. Kierownictwo, bezpośrednie doświadczenia, współpracownicy itd.)

5. Filtruj przychodzące wiadomości e-mail.

Po co robić to za pomocą wiadomości e-mail, skoro dostawca poczty elektronicznej może zrobić to za Ciebie mechanicznie?

Atrybut filtrowania — dostępny u większości dostawców poczty e-mail — umożliwia sortowanie, usuwanie, oflagowanie i przekazywanie wiadomości e-mail.

Możesz to zrobić, korzystając z następujących informacji:

• Adresy poczty elektronicznej
• Słowa i frazy i/lub frazy
• Wiersz tematu
• Załącznik

W momencie, gdy budujesz filtr, wyznaczasz zautomatyzowaną akcję zgodności.

Przypadki użycia obejmują umieszczanie wiadomości e-mail od kierownictwa w określonym folderze, usuwanie wiadomości-śmieci, oznaczanie przypomnień jako badania.

6. Użyj harmonogramu poczty e-mail.

Nie ma już dni, kiedy wstawałeś o 6 rano tylko po to, by wysłać e-mail, którego nie mogłeś wysłać o 22:00 poprzedniego wieczoru, kiedy go przygotowywałeś.

Niektórzy dostawcy poczty e-mail umożliwiają zaplanowanie daty i godziny dostarczenia wiadomości e-mail, dzięki czemu można ją założyć i zapomnieć o niej – bez obaw i opłat.

Jeśli Twoja firma nie ma tego aspektu, pomyśl o rozszerzeniu takim jak Boomerang, które możesz połączyć z pocztą e-mail, aby zaplanować e-mail.

7. Włącz funkcję „unsend”.

Wszyscy to robimy: wysyłamy e-mail, a następnie obowiązkowo ponownie czytamy e-mail, który teraz sprawdzamy pięć razy, tuż przed wysłaniem TYLKO w okolicznościach – nawet jeśli po prostu nie możesz nic z tym zrobić. Aż w końcu teraz.

Gmail i inni dostawcy poczty e-mail umożliwiają teraz anulowanie wysłania wiadomości e-mail przez kilka sekund po kliknięciu przycisku „Wyślij”, na wypadek gdybyś zauważył wpadkę lub po prostu zmienił swój intelekt.

Pro-sugestia: zwiększaj liczbę odbiorców tylko w momencie, gdy Twoja poczta elektroniczna jest gotowa do wysłania – w ten sposób w żadnym wypadku nie dostarczysz ponownie niedokończonej poczty elektronicznej.

8. Studiuj skróty.

Skróty pozwalają szybko podsumować zadania poczty e-mail bez pomijania podboju.

Za pomocą skrótów e-mail możesz:

• Utwórz nową wiadomość e-mail.
• Uwzględnij odbiorców DW i BCC.
• Wstaw linki przychodzące.
• Otwórz wskazówki dotyczące pisowni.
• Formatuj tekst za pomocą pogrubienia, kursywy, podkreślenia, wcięć i wyrównania.
• Zarchiwizuj e-mail

I to tylko żeby wymienić kilka. Jeśli jest funkcja, której zwykle używasz, najprawdopodobniej istnieje skrót, który zabierze Cię do niej za pomocą jednego kliknięcia lub naciśnięcia klawisza.

Klasowe skróty będą się różnić w zależności od firmy i maszyny. Więc zanim zaczniesz ich używać, upewnij się, że używasz tych idealnych.

9. Anuluj subskrypcję.

Jeśli twoja skrzynka odbiorcza jest prawie taka jak moja, jest kilka tysięcy e-maili od modelek, z którymi prawie nigdy nie wchodzisz w interakcje.

Chociaż usuwanie tych e-maili jest czasochłonne, możesz zacząć od zaśmiecania skrzynki odbiorczej, anulując subskrypcję e-maili, których w żadnym wypadku nie czytasz. Niestety, nie wszystkie modele mają przepływy pracy polegające na wycofaniu się, które rutynowo usuwają cię z historii czytania.

W takiej sytuacji będziesz musiał samodzielnie anulować subskrypcję. Uwierz mi, twoje długoterminowe ja będzie ci wdzięczne.

10. Pobierz rozszerzenie przeglądarki gramatyki.

Większość z nas przygotowuje e-maile bezpośrednio z pola „Nowa wersja robocza”. Z drugiej strony ta metoda wiąże się z pewnymi niebezpieczeństwami – w szczególności z błędami ortograficznymi lub niezręcznymi sformułowaniami.

Aplikacje takie jak Grammarly będą służyć jako korektor, wyłapując błędy tak długo, jak je popełnisz. Grammarly ma również zgrabne cechy, które przekażą ci ton twojej wiadomości i zaproponują alternatywne frazy.

Dzięki temu urządzeniu nigdy nie musisz się martwić o to, jak odtwarzasz dźwięk lub czy jest ukryta literówka. Eliminuje zgadywanie, więc możesz po prostu skupić się na naciśnięciu „Wyślij”.

11. Nadaj priorytet wiadomościom e-mail.

Jeśli nadal zmagasz się z obsługą dużej liczby e-maili, które otrzymujesz, spróbuj zastosować się do popularnej zasady: jeśli poczta elektroniczna wymaga odpowiedzi, która zajmie dwie minuty lub znacznie mniej, reaguj szybko.

Jeśli zajmie to więcej czasu, zachowaj go na później. Ta taktyka ma na celu pomóc ci pozbyć się zamętu, nie dając się pokonać.

Proszę bardzo – darmowe hacki do poczty elektronicznej, które pomogą Ci uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej poniżej, regulują i optymalizują Twoją produktywność.

Uwaga redaktora: ten artykuł został pierwotnie ujawniony w sierpniu 2016 r. i został zaktualizowany pod kątem kompleksowości.