15+ umiejętności organizacyjnych, których potrzebuje każdy lider [+ sposoby ich rozwijania]

Posiadanie umiejętności organizacyjnych oznacza, że ​​możesz dotrzymywać terminów i efektywnie zarządzać przepływem pracy. W rzeczywistości umiejętności organizacyjne mogą być w większości przypadków równoznaczne z zarządzaniem energią i czasem.

Wszystkie te umiejętności są bardzo ważne w miejscu pracy, a potencjalni pracodawcy chcą mieć pewność, że możesz być na bieżąco.

W tym poście zagłębimy się w to, czym są umiejętności organizacyjne, konkretne przykłady tego, jak wyglądają w działaniu i jak rozwijać umiejętności organizacyjne w miejscu pracy.

Umiejętności organizacyjne dotyczą budowania struktury, zwiększania produktywności i ustalania priorytetów właściwych zadań we właściwym czasie.

Przeciwieństwem umiejętności organizacyjnych jest prokrastynacja, bałagan, nieefektywność i nieporozumienie.

Umiejętności organizacyjne pozwalają zachować spokój podczas opracowywania zaplanowanego planu. Wiele osób z dobrymi umiejętnościami organizacyjnymi dzieli projekty na mniejsze cele, aby łatwiej je było zrealizować.

Znaczenie umiejętności organizacyjnych

Umiejętności organizacyjne są ważne w każdej dziedzinie życia, ale szczególnie w miejscu pracy.

Menedżerowie chcą wiedzieć, że poradzisz sobie ze swoimi zadaniami i możesz pracować niezależnie. Pomoże Ci to uzyskać awanse i zbudować referencje przy wyszukiwaniu możliwości w przyszłości.

Z osobistej perspektywy, jeśli nie masz planu, jak coś osiągnąć, będzie to znacznie trudniejsze.

Musisz przewidzieć, ile czasu zajmie zadanie, jakie zasoby będą potrzebne do jego ukończenia, a także mieć dyscyplinę, aby zablokować czas niezbędny do jego ukończenia – w tym przypadku kluczowa jest organizacja.

Rodzaje umiejętności organizacyjnych

Podejmowanie decyzji

• Planowanie strategiczne
• Ustalanie celów
• Rozwiązywanie problemów
• Wydajność
• Planowanie
• Analiza danych
• Prognozowanie
• Zarządzanie czasem

Praca zespołowa

• Delegacja
• Trening
• Udostępnianie opinii
• Ostateczna data spotkania

Komunikacja

• Aktywne słuchanie
• Empatia
• Zarządzanie konfliktem
• Perswazja
• Przedstawianie

Przykłady umiejętności organizacyjnych w CV

Kiedy wymieniasz umiejętności organizacyjne w swoim CV, możesz rozważyć rozbicie go na bardziej szczegółowe zestawy umiejętności. Zanurzmy się w poniższych przykładach.

• Komunikacja
• Zarządzanie czasem
• Delegacja
• Dbałość o szczegóły
• Podejmowanie decyzji
• Planowanie strategiczne
• Ustalanie celów
• Kreatywne myslenie
• Rozwiązywanie problemów
• Wydajność
• Zarządzanie priorytetami
• Praca zespołowa/współpraca
• Terminy
• Planowanie
• Zarządzanie konfliktem
• Zarządzanie biurem

Jak poprawić umiejętności organizacyjne

1. Posiadaj swój kalendarz.
2. Twórz listy.
3. Dowiedz się, jakie narzędzia ci pomogą.
4. Komunikuj się ze swoim zespołem.
5. Uporządkuj swoje miejsce pracy.

1. Posiadaj swój kalendarz.

Najlepszym sposobem na rozwijanie umiejętności organizacyjnych jest posiadanie własnego kalendarza. Zablokuj czas, w którym musisz wykonać pracę. Następnie stwórz sobie harmonogram, którego będziesz realistycznie trzymać się. Trudno jest zachować porządek, gdy w kalendarzu pojawiają się losowe spotkania.

Ponadto ważne jest, aby wiedzieć, jak najlepiej pracujesz. Na przykład lubię organizować spotkania jeden po drugim, ponieważ ciężko jest mi wykonać pracę w 30-minutowych odstępach między spotkaniami. Chcę, aby wszystkie moje spotkania były blokowane w tym samym czasie, abym mógł zablokować czas pracy, a następnie czas spotkania.

2. Twórz listy rzeczy do zrobienia.

Gdy masz dużo na liście rzeczy do zrobienia, możesz utworzyć osobne listy, które zawierają informacje o tym, co należy zrobić i kiedy.

Zwykle mam bieżącą listę rzeczy do zrobienia, na której dodaję wszystko, co muszę zrobić w danym tygodniu. Następnie podzielę to na codzienne listy rzeczy do zrobienia. Możesz uporządkować swoje listy według zadań, spotkań, przypomnień itp.

Porada od specjalistów: zacznij od zapisania wszystkich zadań, a następnie uporządkuj je według priorytetów, aby wiedzieć, które z nich należy rozwiązać jako pierwsze.

3. Dowiedz się, jakie narzędzia Ci pomogą.

Każdy pracuje inaczej. Dlatego ważne jest, aby dowiedzieć się, jak najlepiej pracujesz.

Lubisz korzystać z kalendarza fizycznego lub kalendarza cyfrowego? Niezależnie od tego będziesz potrzebować narzędzi, które pomogą Ci zachować porządek. Poniżej znajduje się krótka lista fizycznych i cyfrowych narzędzi, które pomogą Ci zacząć.

Narzędzia fizyczne

• Planista
• Kalendarz
• Notatnik
• Lornetka składana
• Czasopisma

Narzędzia cyfrowe

4. Komunikuj się ze swoim zespołem.

Innym sposobem rozwijania umiejętności organizacyjnych jest komunikacja z zespołem. Pomoże to nie tylko zachować odpowiedzialność, ale także umożliwi zespołowi wspieranie Cię.

Jeśli pracujesz nad projektem z kilkoma osobami, możesz przekazywać aktualizacje swojej części projektu na bieżąco lub na koniec dnia. To świetny sposób, aby zespół był zorganizowany i wykonywał zadania.

5. Uporządkuj swoje miejsce pracy.

Wreszcie, aby być naprawdę zorganizowanym, Twoje miejsce pracy powinno być wolne od bałaganu.

Chociaż nie każdy lubi utrzymywać wszystko w czystości i porządku, nadal powinieneś mieć na biurku tylko niezbędne przedmioty, aby nie rozpraszać się. Pomoże to w ogólnej wydajności i organizacji.

Umiejętności organizacyjne w pracy

Teraz możesz się zastanawiać: „Jak mogę wykorzystać te umiejętności organizacyjne w miejscu pracy?” i „Jak mogę podkreślić te umiejętności?”

Pierwszym krokiem jest umieszczenie tych umiejętności w swoim CV podczas ubiegania się o pracę. Zamiast mówić „umiejętności organizacyjne”, wymień konkretne umiejętności na podstawie typów wymienionych powyżej.

Jeśli bierzesz udział w rozmowie kwalifikacyjnej, pomyśl o historiach i przykładach tego, jak zorganizowałeś się i jak pomogło Ci to rozwiązać problem lub pomyślnie zakończyć projekt. Ważne jest, aby omówić sposób planowania czasu, obsługi wielu przydziałów i delegowania zadań.

Chociaż potencjalny pracodawca może nie zadać konkretnych pytań dotyczących umiejętności organizacyjnych, możesz wyróżnić te historie w pytaniach typu „Jakie są Twoje mocne strony?” i „Dlaczego dobrze pasujesz do tej roli?”

Pracując w firmie, możesz podkreślić swoje umiejętności organizacyjne podczas projektów lub spotkań. Dobrym pomysłem jest korzystanie z tych umiejętności, kiedy tylko możesz, ponieważ z pewnością zrobi to wrażenie na szefie i pomoże ci iść naprzód w karierze.

Umiejętności organizacyjne nie oznaczają tylko prowadzenia list rzeczy do zrobienia. Oznacza to, że efektywnie zarządzasz swoim czasem, jesteś produktywny, potrafisz rozwiązywać problemy i myślisz krytycznie. Dlatego ważne jest, aby rozwijać swoje umiejętności organizacyjne, kiedy tylko możesz.

Uwaga redakcji: Ten post został pierwotnie opublikowany we wrześniu 2021 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.