4 wskazówki, jak poprawić wydajność przepływu pracy w Twojej firmie

Większość biur i firm działa obecnie według ośmiogodzinnego harmonogramu. Możesz pomyśleć, że to wystarczająco długo, aby wykonać wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu dnia. Ale kiedy zagłębisz się w to, jak spędzasz te godziny, czy jesteś pewien, że każda minuta jest wydajna? A może są godziny, które są marnowane na nieefektywne korzystanie z procesów, narzędzi i innych funkcji potrzebnych do wykonania pracy?

W dzisiejszych czasach firmy są pod ogromną presją, aby robić więcej, dostarczać więcej i produkować więcej w tej samej liczbie godzin. Technologia staje się coraz bardziej zaawansowana i oczekuje się, że firmy będą wykorzystywać wszystkie dostępne zasoby na swoją korzyść, aby poprawić wydajność przepływu pracy. Od Twojej firmy zależy wyszukanie niezbędnych narzędzi i zapoznanie się ze źródłami, takimi jak tabela porównawcza CRM, dzięki czemu możesz kształtować właściwe decyzje dotyczące automatyzacji przepływu pracy w firmie. Gdy to zostanie osiągnięte, Twoja firma będzie w stanie pozbyć się wszelkich marnotrawców czasu w pracy, dzięki czemu produktywność i rentowność Twojej firmy również wzrosną.

W tym artykule znajdziesz cztery najlepsze wskazówki, jak poprawić ogólną wydajność przepływu pracy w Twojej firmie. Więc czytaj dalej!

1. Dowiedz się, jak ustalać priorytety zadań

Jedną z rzeczy, które mogą zaszkodzić Twojemu ogólnemu przepływowi pracy, jest to, że nie wiesz, jak skutecznie ustalać priorytety niektórych zadań, które musisz wykonać. Nie ma twardej i szybkiej, niepodlegającej negocjacjom zasady, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów zadań, ponieważ różni się to w zależności od tego, co należy zrobić w danym dniu i które terminy są napięte.

Wyzwanie jednak zaczyna się pojawiać, gdy czujesz, że wszystko na twojej liście jest ważne do wykonania. Jak nadać priorytet jednemu przed innymi? Oto przewodnik:

Skoncentruj się na najważniejszych zadaniach. Wybierz co najwyżej trzy zadania, które musisz umieścić na szczycie listy priorytetów. Te trzy zadania powinny być zakończone rano, kiedy możesz być jeszcze w swoim najbardziej produktywnym sezonie psychicznie. W ten sposób po południu będziesz mieć „wolny czas” na dokończenie wszystkiego, co jeszcze możesz z listy. Następnie ponownie rozpocznij ten sam cykl następnego dnia, w którym zgłosisz się do pracy.

Zaznacz, co jest pilne i zgodne z terminem. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnego zbliżającego się terminu, pracując najpierw nad tymi zadaniami, których termin jest jeszcze dość odległy.

Wejdź do pracy wcześnie. Jeśli uda Ci się zmusić go do pracy co najmniej 15 minut wcześniej niż zwykle, to naprawdę robi różnicę, aby zrobić więcej rzeczy rano. Ten niezakłócony czas, w którym nie ma jeszcze tak wielu współpracowników, może pozwolić Ci skupić się bardziej na czymś, co musisz zrobić. Ponieważ przybyłeś 15 minut wcześniej, może to również pozwolić Ci opuścić miejsce pracy 15 minut wcześniej niż wszyscy inni.

Kiedy wykonasz powyższe strategie, możesz zacząć zdawać sobie sprawę ze zmian w swoich operacjach biznesowych, ponieważ możesz teraz pozwolić sobie na więcej zadań zrobione w ciągu dnia.

2. Przeanalizuj swoje obecne procesy

Przed wprowadzeniem zmian w przepływie pracy w firmie ważne jest, aby przeanalizować również bieżące procesy przepływu pracy. Jest to ważne, abyś miał pewność, że każda zmiana, którą wprowadzisz w swoim miejscu pracy, jest tym, co jest konieczne, aby było bardziej efektywne. Wykonując ten proces, powinieneś zaangażować wszystkich, w tym swoich pracowników. W ten sposób możesz uzyskać od nich niezbędną informację zwrotną, aby określić, co działa dla tych pracowników, a co nie.

Aby upewnić się, że analiza przepływu pracy przyniesie efekty w Twojej firmie, pamiętaj o następujących krokach i strategiach:

Zautomatyzuj przepływ pracy. Po zidentyfikowaniu obszarów bólu w przepływie pracy, które nadal uparcie operujesz ręcznie, warto rozważyć ich zautomatyzowanie, po jednej procedurze na raz.

Znajdź pewne wąskie gardła w swoim przepływie pracy i opracuj strategię. Wąskie gardła w przepływie pracy to obszary problemowe, które spowalniają płynny przepływ pracy. Na przykład, czy są kroki, które trwają dłużej niż inne? Czy istnieje dział, który wielokrotnie walczy o zakończenie procesu? To są wąskie gardła, którymi należy się zająć.

Analiza przepływu pracy przynosi korzyści Twojej firmie na wiele sposobów, dzięki czemu jest jeszcze bardziej konieczna. Te korzyści obejmują:

Zwiększenie ogólnej wydajności w Twoim miejscu pracy. Analiza przepływu pracy umożliwia Twojej firmie świeże spojrzenie na sposób realizacji określonych zadań, dzięki czemu można zidentyfikować te nieefektywności i zaktualizować odpowiednią technologię.

Uszczęśliwianie klientów. Zmiany wprowadzone przez analizę przepływu pracy mogą również zaowocować szczęśliwszymi klientami. Kiedy trzeba podejmować decyzje dotyczące aspektów przepływu pracy, które mają wpływ na klientów, możesz mieć solidne podstawy przepływu pracy, poprawiając w ten sposób operacje biznesowe.

Zwiększenie morale pracowników. Z pewnością żaden pracownik nie chciałby pozostać w tyle, używając starych procesów, gdy pracownicy innych firm przeszli już na nowocześniejsze systemy.

3. Przypisz odpowiednich pracowników

Być może masz już dokładny proces rekrutacji. Wtedy Twoja firma również zainwestowała w odpowiednie narzędzia, aby wykonać zadanie. Zauważasz jednak, że nadal występuje powolny ruch z jednego końca przepływu pracy na drugi. Kiedy tak się dzieje, problem może polegać na tym, że przydzielasz niewłaściwych pracowników do pracy, na przykład przydzielasz pracowników w dziale marketingu, których nawet nie przeszkoliłeś w zakresie marketingu cyfrowego.

Właściwe przypisanie jest bardzo ważne, więc będziesz mieć pewność, że każdy pracownik jest dobrze dopasowany do stanowiska, które mu powierzono. Mogą dobrze sobie radzić, po prostu dlatego, że ich funkcje zawodowe są ich mocnymi stronami. Kiedy to zostanie osiągnięte, Twoja firma może cieszyć się większym prawdopodobieństwem sukcesu.

Aby upewnić się, że odpowiedni pracownicy są dopasowywani do odpowiednich funkcji zawodowych, oto wypróbowane i przetestowane wskazówki, które możesz chcieć zastosować:

Opracuj dokładne opisy stanowisk. Oznacza to, że Twoje opisy stanowisk powinny być w miarę możliwości bardzo szczegółowe. Pozostawienie niejasnych opisów stanowisk tylko stworzy lukę, która utrudni Twojej firmie rozszyfrowanie, czy te opisy stanowisk są w rzeczywistości spełnione.

Wspieraj rozwój i talent każdego członka Twojego zespołu. Zawsze, gdy każdy członek Twojego zespołu ma możliwości rozwoju, wykorzystaj je jak najlepiej. Daj swoim pracownikom szansę na rozwój i doskonalenie umiejętności, wysyłając ich na płatne przez firmę szkolenia i seminaria. To może wydawać się dodatkowymi wydatkami dla Twojej firmy, ale zwroty, gdy są w stanie dobrze sobie radzić i osiągnąć więcej dla Twojej firmy, są większe.

Ustal jasny zestaw celów dla każdego zadania , tak aby każdy z Twoich pracowników miał wyobrażenie o tym, co musi osiągnąć dla każdego zadania. Podział obowiązków na mniejsze zadania sprawia, że ​​proces jest bardziej przejrzysty i usprawniony, usuwając wszelkie możliwe szare obszary, gdy pracownicy nie są pewni, co powinni osiągnąć w ramach każdego zadania, a także pomaga im określić, czy co robią, czy nie, w rzeczywistości przynosi efekty.

4. Nadaj priorytet udostępnianiu plików i dokumentacji

Pliki są nieodłączną częścią każdej firmy. Istnieją dokumenty, które muszą być udostępniane z jednego końca przepływu pracy do drugiego, aby zapewnić pomyślny przepływ informacji. Bez względu na to, jak dobre lub jak dobrze zautomatyzowane są wszystkie inne aspekty Twojego przepływu pracy, nadal nie osiągniesz swoich celów, gdy Twój zespół nie będzie miał innego wyjścia, jak tylko ręcznie sięgnąć po potrzebne dokumenty.

Jednym z celów automatyzacji przepływu pracy musi być poświęcenie większej ilości czasu na osiąganie celów, a nie marnowanie czasu na szukanie pewnych dokumentów, które w innym przypadku można by łatwo znaleźć.

Mając to na uwadze, oto wskazówki, które możesz zastosować, aby zapewnić bezpieczne udostępnianie plików za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu:

· Wybierz oprogramowanie do udostępniania plików, które umożliwia szyfrowanie typu end-to-end, aby zapewnić stosowanie haseł i innych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć kradzieży danych i tożsamości.

· Przeprowadzaj regularny audyt plików , aby być na bieżąco z informacjami o tym, kto ma dostęp do niektórych plików i kto aktualnie sprawuje nad nimi kontrolę. Proces audytu plików jest również niezbędny, aby natychmiast usunąć niechciane pliki z systemu w chmurze.

· Wybierz system udostępniania plików klasy biznesowej, ponieważ systemy klasy konsumenckiej są bardziej podatne na wycieki, włamania i kradzieże przy mniejszych środkach bezpieczeństwa. System udostępniania plików klasy biznesowej umożliwia korzystanie z większej liczby kontroli bezpieczeństwa, takich jak kontrola zgodności i widoczności oraz wiele innych.

· Szkolenie i edukowanie swojego zespołu w zakresie stosowanych metod zautomatyzowanego udostępniania plików, ponieważ oprogramowanie do udostępniania plików nadal będzie bezużyteczne, jeśli Twój zespół nie będzie nawet na bieżąco informowany o tym, jak właściwie z nich korzystać i z korzyścią dla Twojej firmy.

Wniosek

Powyższe wskazówki działają bez względu na rodzaj prowadzonej działalności i bez względu na dział, do którego należysz. Kiedy weźmiesz każdy dział jako fragment całej układanki, Twoja firma może się poprawić i stać się bardziej produktywna. Procesy przepływu pracy mają kluczowe znaczenie dla realizacji zadań i to od Ciebie zależy, czy wszystkie Twoje procesy przyczynią się do większego prawdopodobieństwa sukcesu Twojej firmy. Kiedy Twoje procesy biznesowe zaczynają przytłaczać, jest to sygnał dla Ciebie, aby rzeczywiście przenieść i dostosować przepływ pracy, aby był bardziej usprawniony.