5 najlepszych pomysłów na przechowywanie informacji w chmurze dla firm
Opublikowany: 2022-01-31Wybrałeś więc tylko jednego z najlepszych dostawców pamięci masowej w chmurze i przeniosłeś pliki danych swojej firmy do chmury. Ale czy najefektywniej korzystasz z przechowywania faktów w chmurze i czy robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby Twoje informacje były bezpieczne i bezpieczne?
Najlepsza pamięć masowa w chmurze dla biznesu ma wiele możliwości, które mogą wynagrodzić Twoje przedsiębiorstwo. Umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co jest fantastyczne dla personelu wykonującego pracę w miejscu zamieszkania lub w podróży, a także zawiera wiele aplikacji do współpracy, które mogą uwzględniać trudności technologiczne wynikające z pracy zespołowej.
Ponadto większość znaczących firm działających w chmurze przechowuje Twoje wyniki w postaci zaszyfrowanej i bezpiecznej, jednak istnieje prawdopodobieństwo, że Ty i Twoi potencjalni potencjalni klienci będą mieli ryzyko dla stabilności, jeśli naprawdę nie będziesz odpowiednio zarządzać pamięcią masową w chmurze na potrzeby tworzenia kopii zapasowych.
W tym artykule przedstawimy Ci pięć sposobów na zwiększenie możliwości przechowywania informacji w chmurze i bezpieczne przechowywanie dokumentów.
1. Trzymaj się najwyższej oceny stabilności
Kluczowi dostawcy przechowywania informacji w chmurze mają najnowocześniejsze i regularnie aktualizowane urządzenia zabezpieczające, wraz z szyfrowaniem i zaporami ogniowymi, więc Twoje pliki danych są prawdopodobnie bezpieczniejsze w chmurze niż w przypadku przechowywania ich w kraju.
Nawet teraz istnieją potencjalne zagrożenia, ale większości z nich można przeciwdziałać poprzez skuteczne zrozumienie i wykorzystanie tych możliwości ochrony oraz szkolenie personelu w zakresie doskonałej ochrony on-line.
Ważne jest, aby wszyscy użytkownicy mieli silne hasła. Wiele osób używa identycznego hasła do wszystkich swoich kont internetowych, co jest niebezpieczne — jeśli jedna strona internetowa, na której personel ma prywatne konto, zostanie zhakowana, hakerzy najprawdopodobniej mogą również uzyskać dostęp do ich kont funkcyjnych.
Opcją jest skorzystanie z najlepszych administratorów haseł, którzy są niezwykle bezpieczni i umożliwiają kupującym posiadanie odrębnych haseł do wszystkich swoich kont bez konieczności przejmowania ich wszystkich.
Użytkownicy końcowi chmury w małych firmach powinni również korzystać z uwierzytelniania dwóch zmiennych, co oznacza, że nawet w przypadku złamania hasła istnieje dodatkowa warstwa stabilności, która uniemożliwiłaby hakerowi dostanie się na konto. Jako administrator musisz być w stanie zmusić wszystkich kupujących do skonfigurowania tego.
Ponadto włączone są alerty dotyczące konta gwarancyjnego. Sugeruje to, że jeśli wystąpi jakakolwiek akcja, taka jak indykacja z nowej maszyny, zostaniesz o tym powiadomiony. W większości przypadków te alerty nie będą się martwić, ale pomagają szybko reagować na rzadkie przypadki, gdy ktoś nieautoryzowany próbuje uzyskać dostęp do twoich informacji.
2. Wykorzystaj w pełni synchronizację
Ogromną zaletą przechowywania w chmurze jest szybka synchronizacja informacji i folderów. Dzięki najbardziej efektywnym firmom udostępniającym pliki dostarczanym przez firmy zajmujące się przechowywaniem danych w chmurze, wszyscy Twoi pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do najbardziej aktualnych plików danych, gdziekolwiek się znajdują, co jest szczególnie pomocne w przypadku coraz większej liczby mężczyzn i kobiet wykonujących pracę w nieruchomościach .
Jeśli nie jesteś miłośnikiem domyślnych interfejsów przechowywania w chmurze opartych głównie na przeglądarce, praktycznym atrybutem dostarczanym przez wielu dostawców jest możliwość łączenia folderów w chmurze z kompozycją plików systemu roboczego, tak jak plik Windows Eksplorator lub Mac Finder.
Gdy tylko pobierzesz ważną aplikację, Twoje pliki zapisane w chmurze pojawią się jako folder na Twoim komputerze osobistym i tak długo, jak masz relację online, synchronizacja powinna być skomputeryzowana i bezproblemowa. Jeśli masz mnóstwo dokumentów, które nie są regularnie synchronizowane — na przykład archiwum wcześniejszych, rzadko przeglądanych informacji — warto sprawdzić, czy Twoja firma zajmująca się przechowywaniem ma opcję sprzedaży tych dokumentów „na zimno”.
Dzieje się tak, gdy dokumenty są przechowywane na komponentach Lesson, takich jak taśma, i nie są zsynchronizowane, więc muszą być ręcznie pobierane, aby uzyskać do nich dostęp. Zaletą jest to, że może zaoszczędzić dużą ilość pieniędzy. Google i Microsoft Azure to dwie platformy, które oferują zimne przechowywanie.
3. Utrzymuj czynniki uporządkowane
Przechowywanie informacji w chmurze pozwala na sortowanie informacji w konstrukcji folderów, tak jak w przypadku klasycznego, trudnego nacisku. Jeśli zamierzasz udostępniać swojemu zespołowi plik, ważne jest, aby mieć wyraźnie zaplanowany framework i zbudować zasady niezawodnego nazewnictwa plików, aby każda osoba mogła odkryć potrzebne informacje.
Rób to od samego początku, zamiast sortować w miarę postępów, albo nieuchronnie skończysz z niemożliwym do nawigowania bałaganem. Bardzo dobra struktura folderów jest również ważna dla bezpieczeństwa, głównie dlatego, że pomoże ci regulować uprawnienia. Na przykład, jeśli utworzyłeś folder i ograniczyłeś dostęp do przełożonych organizacji, wszystkie ustawione w nim pliki będą traktowane jako poufne. Jest to o wiele łatwiejsze niż umieszczanie uprawnień do plików dla każdego indywidualnego pliku osoby.
Równie dobrze, jak w przypadku standardowej techniki folderów, powinieneś naprawdę zastanowić się, z jakimi innymi zasobami organizacyjnymi pochodzi Twoja pamięć masowa w chmurze. Zmieniają się one z jednego dostawcy usług na jeszcze jednego, ale na przykład jednym z korzystnych programów obserwowanych w Google Travel, o którym możesz nie wiedzieć, jest możliwość włączenia skrótu do pliku w innym folderze.
Aby to zrobić, wybierz plik i naciśnij Shift + Z. Będziesz wtedy mógł wybrać drugi folder, w którym chcesz umieścić skrót. Do celów edycji jest to dokładnie ten sam plik, a nie dwie niezależne kopie. Jest to przydatne, gdy plik ma zastosowanie do znacznie więcej niż jednej grupy lub przedsiębiorstwa.
4. Współpracuj z żywą papierkową robotą
Z plikami danych przechowywanymi na dyskach lokalnych można było próbować, aby znacznie więcej niż jeden personel otwierał dokładnie ten plik, tylko po to, by nadpisywać nawzajem swoje występy. Jednak dzięki przechowywaniu danych w chmurze każdy z dokumentów może być dostępny i edytowany w tym samym czasie, co znacznie ułatwia dużą liczbę zadań.
Na przykład, jeśli masz arkusz kalkulacyjny kont hostowany w Arkuszach Google, każda osoba na Twoim koncie może jednocześnie dodawać szczegółowe informacje o kontach, z którymi pracuje, z oddzielnych gadżetów. Nie ma również potrzeby martwić się o zamknięcie arkusza, aby inna osoba mogła uzyskać dostęp do przełącznika!
Monitorowanie modyfikacji jest również dość nieskomplikowane. Jeśli ten kierownik ds. obsługi kont uzna, że odmiana w arkuszu jest nieprawidłowa, może zobaczyć rekord edycji odpowiedniej komórki i dowiedzieć się, kto i kiedy go wprowadził, co pomoże odkryć, w jaki sposób powstał błąd. Mimo że ten wyjątkowy aspekt dotyczy wyłącznie Google Push, inne firmy współpracujące w chmurze stosują własne cechy rekordów edycji.
Mimo to możesz być zdenerwowany tym, że w sytuacji, gdy wielu kupujących wykonuje pracę na pliku, tylko jeden użytkownik może przypadkowo usunąć inne. Jednak wiele usług eksperckich w chmurze oferuje wersjonowanie — możliwość przywrócenia poprzedniego modelu dokumentu za pomocą wielu kliknięć. Jest to niezwykle przydatne, jeśli skrzyżowane są przewody i chcesz cofnąć zmiany zaprojektowane przez członka personelu przez błędne obliczenia.
5. Użyj integracji
Inna aplikacja, z której korzystasz w swojej firmie, może zostać wbudowana u dostawcy usługi przechowywania informacji w chmurze, co umożliwia płynną konwersację pomiędzy procedurami.
Na przykład możesz użyć aplikacji czatu Slack do interakcji z personelem. Może być zintegrowany z wieloma firmami w chmurze, w tym z Google Travel i Dropbox. Oznacza to, że możesz wyszukiwać według swoich plików bez konieczności opuszczania aplikacji Slack, udostępniać pliki w chmurze tylko na czacie, a nawet automatycznie publikować koncepcję, gdy występują poprawki w folderze.
Inną ilustracją jest HelloSign, która umożliwia klientom szybkie i szybkie wskazywanie dokumentów. Dzięki tej integracji zamontowanej w Dropbox lub Dysku Google możesz wskazać dokumenty w swojej pamięci za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Dropbox szczególnie doskonale integruje się z Salesforce, metodą administrowania partnerstwem z klientem stosowaną przez wiele organizacji. Możesz go skonfigurować tak, aby przesyłał informacje z Dropbox bezpośrednio do danych Salesforce, co może uprościć przepływ pracy i zapewnić dostęp do dokumentów sprzedaży w dowolnym miejscu.
To tylko kilka przykładów z wielu integracji dostępnych za pośrednictwem niektórych dostawców chmury. Niemniej jednak, aby nadal utrzymywać czystą i ekonomiczną procedurę oraz zmniejszać potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, musisz pamiętać, aby okresowo sprawdzać, które aplikacje mają dostęp do przechowywania wiedzy w chmurze, i usuwać te, na których nie masz już czasu .
Streszczenie
Stosując się do tych wskazówek, możesz mieć pewność, że Twoje pliki danych w chmurze są bezpieczne, a wiele czynników z Twojej codziennej pracy będzie działać znacznie płynniej dzięki nagrodom dostępnym dzięki przechowywaniu danych w chmurze .
Jeszcze dokładniejsze spojrzenie na przechowywanie w chmurze
Zagwarantuj, że sprawdzisz nasz samouczek dotyczący najlepszej pamięci masowej w chmurze dla biznesu i odkryjesz znacznie bardziej przydatne strategie związane z przechowywaniem w chmurze w naszym aspekcie, jak obniżyć ceny przechowywania w chmurze. Sprawdziliśmy również Dropbox Small business, wsparcie dla przedsiębiorstw na platformie.