5 wskazówek, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla Twojej firmy

Posiadanie projektów to nic wielkiego, ale sprawne zarządzanie wszystkim już tak. A jeśli kiedykolwiek poczujesz, że brakuje Ci na tej arenie, ten przewodnik jest przeznaczony dla Ciebie! Pomyśl w ten sposób! Masz mnóstwo projektów, powiedzmy 11, w swoim wiadrze. Nic dziwnego, że ciężko pracujesz nad realizacją projektów, ale nie jesteś w stanie zarządzać wszystkimi jednocześnie, ponieważ ich terminy raportowania lub inne terminy się ścierają. Więc jak sobie poradzisz? Na ratunek przychodzi oprogramowanie do zarządzania projektami. Bez wątpienia Twoje plany projektowe są doskonałe, nawet wykonanie jest również całkowicie zgodne, ale bez odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami, które jest nie tylko najlepsze, ale także odpowiada potrzebom Twojej firmy, jest niezbędne do pomyślnej realizacji projektu. A dlaczego nie będzie?

Przyjazne dla użytkownika interfejsy

Jest to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zespołom efektywnie zarządzać wykonywaną pracą, bez względu na to, gdzie i jak pracują. Jednak kilka rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami eksplodowało w ostatnich latach. Dla tych, którzy nie są tego świadomi, narzędzia do zarządzania projektami obejmują interfejsy użytkownika zbudowane w celu usprawnienia współpracy między członkami zespołu i oferują różnorodne możliwości raportowania, aby wszyscy byli na bieżąco. Wystarczy! Ale również pozostawia bardzo istotne pytanie: „Które oprogramowanie jest odpowiednie dla mnie lub dla mojej firmy?” Twój wybór będzie miał wpływ na to, jak zarządzasz swoją pracą, jak Twój zespół współpracuje oraz jak Twoja praca jest przygotowywana i zatwierdzana. Cóż, nie panikuj! Poniższe punkty pomogą ci. Ale zanim to nastąpi, najpierw zrozummy, o co chodzi w oprogramowaniu.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzie, które umożliwia zespołom realizację projektów od początku do końca, w tym budżetowanie, planowanie, zarządzanie zadaniami, przydzielanie zasobów, śledzenie i raportowanie postępów oraz wiele innych funkcji. Firmy używają narzędzi do zarządzania projektami do realizacji projektów oraz skuteczniej i wydajniej ułatwiając osiąganie celów i zadań. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, wyposażone w narzędzia, umożliwia zespołowi współpracę i pomaga organizować, koordynować i śledzić prace niezbędne do realizacji udany projekt od początku do końca.

5 punktów do rozważenia przy wyborze najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami

1. Łatwy w użyciu (nie czasochłonny w pracy)

Na samym początku musisz upewnić się, że oprogramowanie, w które zainwestujesz, jest łatwe do zrozumienia i użytkowania! Nie wspominając o tym, że wiele narzędzi do zarządzania projektami jest bardzo skomplikowanych, a użytkownicy potrzebują kilkudniowego szkolenia, aby nad nimi pracować. Najlepszy produkt to jedyny, nad którym praca jest nieskomplikowana i który będzie pasował również do Twojej firmy. Wiele narzędzi oferuje bezpłatne wersje próbne, więc przed podjęciem decyzji o zakupie przekonasz się, czy jest to dla Ciebie najlepsze.

2. Ułatwia zarządzanie zadaniami

Jest to jedna ważna funkcja, która nie tylko umożliwia wypisanie wszystkich zadań, ale także przypisanie do każdego członków zespołu. W ten sposób możesz skoncentrować się na najwyższych preferencjach i wyznaczyć terminy, aby każdy bez problemu wiedział, co i przez kogo ma do załatwienia. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają dzielenie zadań w uporządkowany sposób. Na przykład według zasobu, rzeczy do zrobienia, dnia ukończenia, kategorii itp., dzięki czemu możesz szybko znaleźć i uporządkować informacje. Aby upewnić się, że zadania zostaną zakończone na czas, w większości narzędzi dostępna jest funkcja powiadamiania odpowiedzialnego członka zespołu o zbliżającym się terminie.

3. Skuteczna komunikacja w zespole

Skuteczna komunikacja jest kluczem do przyspieszenia współpracy i zapewnienia fachowej realizacji zadań. Ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie lub jest rozproszonych w biurach w różnych lokalizacjach, zwłaszcza w czasie pandemii, potrzeba usprawnienia komunikacji staje się coraz bardziej krytyczna. Dzięki temu narzędziu wszyscy członkowie zespołu szybko komunikują się ze sobą w czasie rzeczywistym bez konieczności sortowania stosu e-maili. Poza tym, aby szybko nadrobić zaległości, inni członkowie zespołu mogą przeglądać wątek, zamiast kazać komuś przekopywać się przez foldery ze starymi e-mailami. To niewątpliwie ułatwia współpracę i przejście.

4. Wizualne pulpity nawigacyjne

Czy to za pomocą wykresów, wykresów, wizualnych metryk, czy też kluczowych wskaźników wydajności (KPI), Dashboard pomaga na bieżąco informować wszystkich o statusie projektu, oferując wysokopoziomowy wgląd w status projektu wraz z zespołem. Te raporty graficzne dostarczają również status projektu interesariuszom i sponsorom, którzy mogą nie chcieć przeglądać szczegółów przedstawionych w pisemnym raporcie.

5. Interfejs użytkownika

Nie jest tajemnicą, że kiepski, zagracony interfejs może utrudnić zespołowi znalezienie tego, czego potrzebuje, a także może obniżyć wydajność zespołu. Przejrzysty, uproszczony i profesjonalny interfejs nie tylko sprawia, że ​​korzystanie z oprogramowania jest przyjemniejsze, ale także pomaga członkom zespołu ekscytować się korzystaniem z oprogramowania. Poza tym dobrze zaprojektowany interfejs online jest również niezbędny, jeśli używasz komponentu skierowanego do klienta z narzędzia do zarządzania, zwłaszcza do komunikacji z klientem. Profesjonalny i nowoczesny design wzmocni wizerunek marki Twojej firmy. Wiele programów oferuje nawet unikalny interfejs graficzny, który można dostosować do potrzeb Twojej firmy, dzięki czemu informacje są bardziej przejrzyste i łatwe w zarządzaniu. I nie zapominaj, że to jest prawdziwy cel posiadania oprogramowania do zarządzania projektami!

Dlaczego Ayoa jest najlepszym oprogramowaniem do zarządzania projektami?

Po skorzystaniu z kilku projektów uznałem Ayoa za najlepszy. Zawiera wszystkie narzędzia, których potrzebujesz, aby zarządzanie każdym aspektem Twoich projektów było łatwe. Poza tym od początku do końca pomaga osiągnąć wszystkie czynniki, takie jak przywództwo, motywacja, organizacja, produktywność i inne, zapewniając dedykowane miejsce do zbierania pomysłów, przydzielania zadań członkom zespołu, wyznaczania terminów i śledzenia postępów w wielu projektach.

Oto kilka jego funkcji, które najbardziej mi się podobają:

• Łatwe wdrażanie zespołu
• Jedna platforma dla każdego projektu
• Spraw, aby projekty były bardziej oparte na współpracy
• Natychmiastowe aktualizacje postępu zadań
• Produktywna komunikacja w zespole
• Różne widoki dla różnych projektów

Co najważniejsze, możesz zacząć nad nim pracować za darmo, kiedy tylko chcesz. Więc na co czekasz? Wskakuj!