8 działań do transformacyjnej doskonałości operacyjnej z eksploracją procedur
Opublikowany: 2021-12-27
Dzisiejsze firmy znajdują się pod ważnym stresem ekonomicznym i agresywnym, ponieważ radzą sobie z zakłóceniami na skalę, której wcześniej nie wyobrażano. Oczekiwania nabywców osiągnęły najwyższy poziom w historii, a przejście na zdalne i hybrydowe projekty pracy postawiło bezprecedensowe wymagania zarówno pracownikom, jak i firmom.
Doskonałość operacyjna jest kluczem do prężności i ekspansji firmy, a właściciele domów metod zazwyczaj walczą o utrzymanie natychmiastowego poziomu poprawy i wglądu w braki w zakresie inteligencji procedur i zasobów modelowania wymaganych do podejmowania pomocnych decyzji. Bardziej skomplikowane kwestie to czysto naturalny postęp zmian. W miarę jak procesy firmy ewoluują z czasem, stają się one zagracone marnotrawstwem, niechcianymi środkami, obcymi kontrolami, zduplikowanymi zasobami i ręcznymi obejściami – z których zasadniczo nie widać.
Eksploracja systemów zwiększa standardowe strategie do doskonałości operacyjnej poprzez automatyzację kluczowych działań związanych z odkrywaniem procesów. Z definicji eksploracja systemów jest ulubieńcem taktyk opartych na faktach, służących do oceny procedur przedsiębiorstwa pracujących z przypadkowymi faktami wydobytymi z informacji i jednostek faktów. Umożliwia małym klientom biznesowym wykrywanie wąskich gardeł, odchyleń i źródeł marnotrawstwa lub przeróbek w swoich procesach. Z odkrytymi modelami jako fundamentem, droga do ulepszenia stanie się wtedy znacznie łatwiejsza, bardziej precyzyjna, niesie ze sobą znacznie mniejsze możliwości i jest znacznie szybsza.
Oto, w jaki sposób liderzy firm mogą położyć podwaliny pod automatyzację odkrywania procesów i ciągłego doskonalenia za pomocą 8-stopniowej ścieżki do doskonałości operacyjnej.
Osiem technik prowadzących do transformacyjnej doskonałości operacyjnej
Działanie 1: Przestań wykonywać funkcje nieprzynoszące korzyści-dodatkowe
Problem: Znaczne wykonanie pracy jest jednak generalnie wykonywane na podstawie zachowania. Na przykład: użytkownicy jednej grupy mogliby przestrzegać procesu, który przez dłuższy czas nie jest zgodny z pragnieniami innej załogi. Pozbywanie się tej energii jest szybkie i proste do zastosowania w praktyce i może dać szybkie korzyści.
Jak pomaga eksploracja przebiegu działań
Odkryty model systemu nie tylko znacznie ułatwiłby rozpoznanie wąskich gardeł, przeróbek i regionów, w których procedury są utknięte, ale także ułatwiłby ilościowe określenie nagród. Badając zmianę wśród najskuteczniejszych technik i prezentując (tak jak jest) produkty w dochodzeniu delta, twórcy wniosków z małych firm mogą przyjrzeć się alternatywom w celu wyeliminowania marnotrawstwa, zmniejszenia szansy i wzmocnienia efektywności operacyjnej i doświadczenia klienta.
Etap 2: Konsolidacja
Z biegiem czasu w dużych, dojrzałych przedsiębiorstwach poprawia się styl prowadzenia, modyfikuje się istniejące rozwiązania i wprowadza nowe. Konsekwencją są często fragmentaryczne i rozproszone procesy, które różnią się w wielu grupach. Istotnym krokiem w kierunku doskonałości operacyjnej jest konsolidacja bardzo podobnych procedur, procedur i zespołów. Jednak konsolidacja nie jest pozbawiona ryzyka.
Jak pomaga eksploracja systemu
Możliwości oceny wariantów procesu eksploracji procesów pozwalają użytkownikom porównywać różne ścieżki lub przepływy pracy tej samej procedury. Z tego punktu widzenia specjaliści ds. przedsiębiorstw, operacji i ryzyka mogą koncentrować się na zmianach i ich skutkach. Wskazuje to na możliwości konsolidacji oraz dodatkowe korzyści i zagrożenia, które mogą się z tym wiązać. Ten poziom przejrzystości oferuje również fakty, które pomagają w przejściu na euro, takie jak wykorzystanie zasobów, profile potrzeb, wąskie gardła i wiele innych, drastycznie zmniejszając ryzyko inicjatyw konsolidacyjnych.
Krok 3: Standaryzacja
Zapewnienie stałego kupującego praktycznego doświadczenia po obniżonej cenie to znak rozpoznawczy cyfrowych gigantów i startupów. Porównanie sposobu, w jaki dwa różne zespoły realizują przebieg działań, może zapewnić przydatny wgląd w to, jak działanie wpływa na dobre lub negatywne oraz planowane lub nieplanowane wyniki. Chociaż ludzie mogą dzielić się strategiami i listami kontrolnymi tylko ze swoimi pracownikami, jest to znacznie trudne w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej. W rezultacie procedury szybko odbiegają od normy, a ich doskonała i zgodność okazują się nieprzewidywalna.
Jak pomaga eksploracja przebiegu działań
Ocena wariantów działań poprzez eksplorację procedur w celu zrozumienia ścieżek, zrozumienia okazji do wykonania ćwiczeń i wyczekiwania, umiejscowienia wąskich gardeł, wyjątków, wykorzystania źródeł i innych procesów szybko wskazuje, gdzie znajdują się alternatywy do standaryzacji.
Krok 4: Uproszczenie
Procesy biznesowe nieuchronnie ewoluują z upływem czasu, takie jak niepotrzebne miary, obce kontrole, zduplikowane źródła i przewodniki obejścia. Kiedy punkty się mylą, instynktowną reakcją jest często włączenie jeszcze jednego elementu sterującego lub wprowadzenie szeregu niezrównoważonych, podatnych na błędy procedur przewodnich.
Jak pomaga eksploracja systemu
Widoczność, przejrzystość i dostępność wersji procesów poznanych przez eksplorację procedur z precyzyjną reprezentacją strumienia i metrykami rzeczywistego podejścia umożliwiają analitykom szybkie wykrycie marnotrawstwa. Rodzaje transakcji, w których można łatwo zidentyfikować spowalniające procesy, zduplikowane kontrole, działania bez wartości, nieudane lub stopniowe przekazywanie, pętle przeróbek i wyjątki. Wyeliminowanie tego marnotrawstwa w prosty sposób obniża koszty i poprawia jakość, zapewniając kupującym znacznie lepszy efekt końcowy.
Faza 5: Reengineering procesów w małych firmach
Zanim metoda zostanie skonsolidowana, ustandaryzowana i uproszczona, identyfikując alternatywy dla przeprojektowania, zwykle jest to kolejny etap. Aby to zrobić właściwie, wymaga nie tylko zrozumienia każdego podejścia „tak jak jest” dla odpowiednich kanałów, które obejmuje dokładne metryki systemowe, które nimi kierują, ale także szczegółowego zrozumienia wszystkich możliwych do wykonania wyjątków.
Jak pomaga eksploracja metod
W pełni uchwyć ukryte zadania i wykryj słabe przekazania, przeróbki, niewykorzystane lub nadmiernie wykorzystane źródła, aby wyciągnąć wnioski dotyczące postępu metod oparte na wiedzy. Wykrywaj bardzo powtarzalne, ręczne i podatne na błędy procedury automatyzacji. Eksploracja przebiegu działań może odkryć przyczynę częstych opóźnień w łańcuchach dostaw lub przepływach pracy, które są doskonałe w sytuacjach dostarczania wyświetleń, a następnie prowadzą do utraty zysków.
Krok 6: Automatyzacja taktyczna
Automatyzacja procedur jest centralnym punktem wielu firm. Kiedy trwa wszechstronna transformacja, automatyzacja taktyczna jest powszechną taktyką, pozwalającą w międzyczasie osiągnąć niektóre korzyści. Może to obejmować takie rzeczy, jak modyfikowanie reguł organizacji, wykorzystywanie Robotic Approach Automation lub projekty wykrywania sprzętu. Ze względu na fundamentalną złożoność, nawet przeprojektowane podejście, które opiera się na tym samym stosie technologicznego know-how, jest trudne do zautomatyzowania taktycznie blisko końca.
Jak pomaga eksploracja metod
Wskazanie konkretnych metod w procedurze, w których automatyzacja może wywrzeć największy wpływ, wymaga dokładnego poznania czasu zadania, wykorzystania źródła i kosztów źródła. Modelowanie przebiegu działań w pracy z eksploracją systemów może pomóc w ustaleniu priorytetów działań automatyzacji taktycznej. Daje również pewność, że nie zostanie zmarnowany czas na automatyzację elementów toku działań, które mogą nie przynosić zwrotu poniesionych wydatków. Approach Mining wzmacnia tradycyjną technikę: opcje automatyzacji, na poziomie zadania lub metody, można określić za pomocą wydobywania procedur, a wpływ ich automatyzacji można ocenić ilościowo, przede wszystkim na podstawie naprawdę twardych szczegółów.
Faza 7: Outsourcing/Offshoring/Rightshoring
Oszacowanie liczby mężczyzn i kobiet może wydawać się szybkie, po prostu licząc dobór mężczyzn i kobiet zaangażowanych w wysyłającą załogę. Mimo to może to nie odzwierciedlać nieopłaconego dodatkowego czasu lub różnic między tym, co przewidywano, a tym, co zostało zakończone. Jest mało prawdopodobne, aby umożliwiło to zdobycie wieloletniej wiedzy i informacji, a także wzrost produktywności, który się z tym wiąże.
Przenoszenie podstawowych procesów organizacyjnych z jednego miejsca do innego lub z jednego konkretnego przedsiębiorstwa do innego jest ryzykowne i często zależy od zdolności pracowników do zgłaszania problemów lub przekazywania sposobu wykonywania funkcji.
Jak pomaga podejście do wydobywania
Zarządzanie automatycznym wykrywaniem procedur przed przejściem zapewnia, że każda grupa wysyłająca i odbierająca znajduje się na podobnej stronie internetowej oraz że istnieje pełne zrozumienie wszystkich wyjątków i leżących za nimi obliczeń zasobów.
Krok 8: Transformacja
Cyfryzacja może usprawnić operacje i procedury w małych firmach oraz umożliwić firmom zmianę stylu pracy i zwiększenie wyników przedsiębiorstwa. To powiedziawszy, cyfryzacja nie jest różnicą polegającą na zmianie obecnego dostawcy na typ elektroniczny lub wprowadzeniu znacznie większego know-how. Aby osiągnąć pełny zysk, procesy będą musiały zostać zrozumiane i idealnie zoptymalizowane przed automatyzacją i cyfryzacją, co jest poważnym wyzwaniem dla organizacji, które mają dziesiątki tysięcy procesów i tyle samo wyjątków od tych procesów.
Jak pomaga eksploracja procedur
Eksploracja metod zapewnia bardzo pożądaną przejrzystość tego, jak organizacja jest skuteczna, a w konsekwencji pozwala liderom transformacji zrozumieć, gdzie kierować, jakie priorytety i jak całkowicie przekształcić kluczowe procesy w celu trwałej doskonałości operacyjnej. Bardzo ważne jest, aby w pełni zrozumieć przepływy procedur „tak jak jest”, dokładnie zrozumieć, gdzie pojawiają się wąskie gardła i które funkcje pochłaniają optymalną ilość pracy, a także zbadać i przewidzieć projekty podejścia „do-bycia” i dostosowania tuż po transformacji. Bardzo ważne jest zbudowanie widocznego wglądu w wymagane korekty, ich możliwe do wykonania wyniki oraz reakcje klientów na nie.
Wydobywanie podejścia jest podstawą dojrzałości metody
Wiele firm ma jeszcze wiele do zrobienia, aby osiągnąć dojrzałość działania. Kluczowym problemem jest brak przejrzystości i szczegółów procedur, aby pomóc grupom w dogłębnym zrozumieniu, jak działają ich obecne procesy. Widoczność i postrzeganie, jakie przedstawia eksploracja procesów, jest rozsądnym punktem odniesienia dla postępu i może stymulować istotne odkrycie, jak działają procesy organizacyjne. Praca z istniejącymi dziennikami uroczystości jako podstawą symulacji umożliwia zespołom przyspieszenie analizy i szybsze wyciąganie wniosków.
Eksploracja procedur wzmacnia tradycyjne podejście do doskonałości operacyjnej poprzez automatyzację podstawowych działań związanych z odkrywaniem metod. Tworzone mapy i wersje odzwierciedlają rzeczywistość organizacji i są wspierane danymi operacyjnymi, których zwykle brakuje. Mając jako podstawę nieodkryte wersje, droga do poprawy skutkuje tym, że jest znacznie mniej trudna, dużo bardziej poprawna, niesie ze sobą mniejsze zagrożenie i jest znacznie szybsza.
Marcello La Rosa, współzałożyciel i dyrektor generalny, Apromore