Przewodnik dla początkujących po diagramach przepływu danych

Zapytaj dowolnego zawodowego sportowca lub dyrektora biznesowego, jak odniósł sukces, a powie ci, że opanował cały proces. Dowiedziawszy się, które nawyki doprowadziły do ​​sukcesu, a które nie, poprawili swoją wydajność i produktywność.

Ale wdrożenie procesu w firmie, dziale, a nawet zespole to zupełnie inne zwierzę niż doskonalenie osobistego procesu. Jak przy tak wielu ruchomych częściach śledzić i udoskonalać każdy aspekt procesu biznesowego?

Diagramy przepływu danych zapewniają organizacjom prosty i skuteczny sposób zrozumienia, udoskonalenia i wdrożenia nowych procesów lub systemów. Stanowią wizualną reprezentację systemu, co ułatwia jego zrozumienie i uporządkowanie.

Zanim zagłębimy się w to, jak diagramy przepływu danych mogą pomóc w udoskonaleniu dowolnego systemu lub procesu biznesowego, przyjrzyjmy się, co to dokładnie jest.

Źródło obrazu

DFD stały się popularne w latach 70. XX wieku i nadal są szeroko stosowane, ponieważ są łatwe do zrozumienia.

Istnieją dwa typy DFD – logiczne i fizyczne. Diagramy logiczne przedstawiają teoretyczny proces przenoszenia informacji w systemie, na przykład skąd dane pochodzą, dokąd trafiają, jak się zmieniają i dokąd trafiają.

Diagramy fizyczne pokazują praktyczny proces przenoszenia informacji w systemie. Może pokazać, jak specyficzne oprogramowanie, sprzęt, pliki, pracownicy i klienci systemu wpływają na przepływ informacji.

Do opisania przepływu informacji można użyć diagramów logicznych lub fizycznych. Można ich także używać w połączeniu, aby zrozumieć proces lub system na bardziej szczegółowym poziomie.

Korzyści ze stosowania diagramów przepływu danych

DFD to reprezentacje wizualne, które mogą pomóc niemal każdemu zrozumieć logikę i funkcje systemu lub procesu. Oprócz tego, że są dostępne, zapewniają bardzo potrzebną przejrzystość i poprawiają produktywność. Oto jak.

Dostępność

Ponieważ informacje wizualne są łatwiejsze do przyswojenia, DFD zazwyczaj wyjaśniają złożone koncepcje lepiej niż bloki tekstu.

Wizualne prezentacje działania procesu mogą również przykuć uwagę ludzi na dłużej, ułatwiając zatrzymanie informacji.

Przejrzystość

DFD wyjaśniają systemy i procesy niezbędne, aby Twój zespół mógł wykonywać swoją najlepszą pracę. Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowy system obejmujący całą firmę, czy udoskonalasz istniejący proces w dziale, DFD zapewni Tobie i Twojemu zespołowi tę samą sytuację.

Tworzenie DFD zapewni Ci również przejrzystość w zakresie operacji biznesowych. Lepsze zrozumienie umożliwia udoskonalenie i śledzenie procesów biznesowych przy mniejszym tarciu.

Wydajność

Dostępność i przejrzystość stworzona dzięki DFD pozostawi mniej miejsca na błędy. Twój zespół lepiej opanuje systemy i procesy, ponieważ je rozumie.

Lepsze zrozumienie – w połączeniu z powtarzalnym procesem – prawdopodobnie zwiększy efektywność i produktywność zespołu.

Na szerszym poziomie DFD mogą pomóc w usprawnieniu operacji biznesowych. Planując procesy, zyskasz wgląd w to, co działa, a co nie.

Te spostrzeżenia pomogą zwiększyć produktywność Ciebie i Twojego zespołu. Jako bonus możesz dzielić się najlepszymi praktykami pomiędzy działami.

Symbole diagramu przepływu danych

Przed użyciem DFD należy zapoznać się z symbolami używanymi do jego opisu.

Symbole diagramu przepływu danych to ustandaryzowane oznaczenia, takie jak prostokąty, okręgi, strzałki i etykiety z krótkim tekstem. Symbole te reprezentują kierunek przepływu danych w systemie, wejścia, wyjścia, punkty przechowywania i podprocesy.

W DFD stosowane są cztery popularne metody notacji: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM i Unified.

Wszystkie używają tych samych etykiet i podobnych kształtów do przedstawienia czterech głównych elementów DFD — jednostki zewnętrznej, procesu, magazynu danych i przepływu danych.

1. Podmiot zewnętrzny

Jednostki zewnętrzne — zwane również terminatorami, źródłami, ujściami lub aktorami — to systemy zewnętrzne, które wysyłają lub odbierają dane do i z systemu przedstawionego na diagramie.

Są albo źródłami, albo miejscami docelowymi informacji, dlatego zwykle umieszcza się je na krawędziach diagramu.

Symbole jednostek zewnętrznych są podobne we wszystkich modelach, z wyjątkiem Unified, w którym zamiast prostokąta, okręgu lub kwadratu używany jest rysunek w kształcie kreski.

2. Proces

Proces to procedura manipulująca danymi i ich przepływem poprzez pobieranie przychodzących danych, zmienianie ich i wytwarzanie danych wyjściowych. Proces może tego dokonać, wykonując obliczenia i używając logiki do sortowania danych lub zmiany kierunku ich przepływu.

Procesy zwykle rozpoczynają się od lewego górnego rogu DFD i kończą w prawym dolnym rogu diagramu.

3. Magazyn danych

Magazyny danych przechowują informacje do późniejszego wykorzystania, np. plik dokumentów oczekujący na przetworzenie. Dane wejściowe przepływają przez proces, a następnie przez magazyn danych, natomiast dane wyjściowe przepływają ze magazynu danych, a następnie przez proces.

4. Przepływ danych

Przepływ danych to droga, którą informacje systemu pokonują od podmiotów zewnętrznych poprzez procesy i magazyny danych. Dzięki strzałkom i zwięzłym etykietom DFD może pokazać kierunek przepływu danych.

Poziomy DFD

DFD mogą obejmować zarówno proste przeglądy, jak i złożone, szczegółowe reprezentacje systemu lub procesu na wielu poziomach, zaczynając od poziomu 0.

Najpopularniejszymi i intuicyjnymi DFD są DFD poziomu 0, zwane także diagramami kontekstowymi. Są to przystępne, ogólne przeglądy przepływu informacji przez system lub proces, więc prawie każdy może je zrozumieć.

Poziom 0: Diagram kontekstu

Ten poziom DFD koncentruje się na procesach lub funkcjach systemowych wysokiego poziomu oraz źródłach danych, które przepływają do nich lub z nich. Diagramy poziomu 0 zaprojektowano jako proste, bezpośrednie przeglądy procesu lub systemu.

Poziom 1: Rozkład procesu

Chociaż DFD poziomu 1 nadal stanowią ogólny przegląd systemu lub procesu, są również bardziej szczegółowe — dzielą pojedynczy węzeł procesu systemu na podprocesy.

Poziom 2: Głębsze nurkowania

Następny poziom DFD pozwala zagłębić się w szczegóły, dzieląc każdy proces poziomu 1 na szczegółowe podprocesy.

Poziom 3: Rosnąca złożoność

DFD poziomu 3 i wyższych numerów są rzadkie. Dzieje się tak głównie ze względu na ilość wymaganych szczegółów, co jest sprzeczne z pierwotnym celem, jakim było zapewnienie łatwego zrozumienia.

Przykłady diagramów przepływu danych

Specjaliści z różnych branż, takich jak inżynieria oprogramowania, IT, e-commerce oraz zarządzanie i projektowanie produktów, mogą korzystać z DFD, aby lepiej zrozumieć, udoskonalić lub wdrożyć nowy system lub proces.

Ale jak wygląda diagram przepływu danych w praktyce – i jak może pomóc Twojej firmie? Oto trzy przykłady, które pomogą Ci kontekstualizować wpływ DFD.

1. Poziom 0 DFD

Ten dokument DFD poziomu 0 zapewnia kontekstową mapę platformy obrotu papierami wartościowymi.

Dane przepływają w jednym kierunku od asystenta obsługi klienta i brokera do platformy. Płynie również w dwóch kierunkach od klientów do platformy i z powrotem.

2. DFD poziomu 1

Ten DFD poziomu 1 bardziej szczegółowo opisuje proces obsługi klienta, rozszerzając go o tworzenie konta, wypłaty gotówki i ewentualne transakcje na papierach wartościowych.

3. DFD poziomu 2

Ten DFD poziomu 2 rozkłada proces „złożenia zamówienia” w celu umieszczenia w kontekście kroków wymaganych do złożenia zamówienia – przez klienta lub brokera.

Uwzględnia nawet zewnętrzne centrum giełdowe, do którego szczegóły transakcji są przesyłane po złożeniu zamówienia.

1. Poznaj podstawy.

Zanim zaczniesz mapować diagramy przepływu danych, musisz zastosować się do czterech najlepszych praktyk, aby utworzyć prawidłowy DFD.

1. Każdy proces powinien mieć co najmniej jedno wejście i jedno wyjście.
2. Każdy magazyn danych powinien mieć co najmniej jeden przepływ danych i jeden przepływ danych.
3. Dane przechowywane w systemie muszą przejść proces.
4. Wszystkie procesy w DFD muszą być połączone z innym procesem lub magazynem danych.

2. Wybierz system lub proces.

Rozpocznij od wybrania konkretnego systemu lub procesu, który chcesz przeanalizować. Chociaż dowolny system lub proces można przekształcić w DFD, im większy proces, tym bardziej skomplikowany jest diagram i tym trudniej będzie umieścić go w kontekście.

Jeśli to możliwe, zacznij od małej funkcji lub procesu, który chcesz ulepszyć.

3. Kategoryzuj powiązane działania biznesowe.

Następnie kategoryzuj wszystkie działania związane z tym procesem na podmioty zewnętrzne, przepływy danych, procesy i magazyny danych.

Rozważmy system zamawiania jedzenia w restauracji. Klienci to podmioty zewnętrzne, system zamawiania jedzenia to proces, a interakcja pomiędzy klientami a systemem (która przebiega w obu kierunkach) to przepływ.

Warto również zwrócić uwagę? System zamawiania pełni także funkcję magazynu danych, więc w przypadku modelu SSADA oznacza to narysowanie go jako prostokąta z zaokrąglonymi narożnikami i dwiema poziomymi liniami wewnątrz, aby przedstawić jego podwójną funkcję.

4. Narysuj kontekstowy DFD.

Teraz czas zacząć rysować. Pliki DFD można tworzyć ręcznie, korzystając z bezpłatnych szablonów dostępnych online lub za pomocą rozszerzeń przeglądarki.

Zacznij od prostego DFD poziomu 0: Zacznij od procesu lub systemu, a następnie zmapuj wszystkie podstawowe połączenia i przepływy.

5. Sprawdź swoją pracę.

Zanim zagłębisz się w bardziej złożone DFD, sprawdź wykonaną już pracę, aby upewnić się, że jest dokładna i kompletna.

Jeśli pominąłeś (lub dodałeś) proces, jednostkę lub przepływ, Twoje DFD następnego poziomu mogą nie mieć sensu i możesz być zmuszony zacząć od nowa.

6. Utwórz diagramy potomne.

Dla każdego procesu lub systemu opisanego w DFD poziomu 0 utwórz nowy diagram podrzędny z własnymi jednostkami i przepływami. Ostatecznie możesz użyć tych diagramów podrzędnych do połączenia procesów.

7. Rozszerz procesy na DFD poziomu 1.

Używając diagramów podrzędnych, powinieneś zmapować bardziej szczegółowe powiązania pomiędzy każdym procesem.

W przypadku naszej restauracji może to oznaczać głębsze zagłębienie się w system zamawiania jedzenia i jego powiązania z dostawcami, menedżerami, klientami i personelem kuchni.

8. Powtórz w razie potrzeby.

Każdy proces – niezależnie od tego, jak duży czy mały – można ponownie wyobrazić sobie jako diagram kontekstu poziomu 0, a cykl można rozpocząć od nowa.

W razie potrzeby powtórz te kroki, aby utworzyć wymaganą liczbę DFD lub podziel procesy na mniejsze części, aby opracować DFD poziomu 2, 3 itd.

Doskonalenie procesu

Chociaż nie ma czegoś takiego jak „idealny” diagram przepływu danych, ciągła praktyka może pomóc w usprawnieniu procesu i zapewnić krytyczny wgląd w to, co działa, a co nie i gdzie Twoja firma może wprowadzić znaczące ulepszenia.

Twój najlepszy zakład? Zapamiętaj zasadę: zachowaj prostotę. Zacznij od kontekstu, zbuduj połączone procesy i powtarzaj w razie potrzeby, aby zmapować kluczowe połączenia, przepływy i podmioty w całej organizacji.