Pokonywanie trudności cyfrowej transformacji i techniki informacyjnej
Opublikowany: 2022-03-14
W ciągu ostatnich dwóch lat specjaliści IT w szybkim tempie realizowali cele transformacji cyfrowej swojej organizacji. Kiedy wybuchła pandemia, tempo tych przełomów przyspieszyło.
Znikąd, każde wyzwanie, któremu musiała sprostać cyfrowa transformacja — były jedynymi opcjami, które były jednak możliwe i chronione do wprowadzenia w życie. A mając tylko krótki czas na reakcję na całkowite zakłócenie, korporacje musiały działać szybko.
To szybkie przyspieszenie w trakcie przechodzenia do środowisk zdalnych zmieniło priorytety i problemy związane z transformacją elektroniczną. Obecnie modele pracy zdalnej i hybrydowej okazały się skuteczne i przyniosły znaczne korzyści (takie jak umożliwienie organizacjom rozwijania ich pul wiedzy specjalistycznej), dlatego rząd federalny Wielkiej Brytanii proponuje wszystkim pracownikom idealne rozwiązanie, aby poprosić o dostosowanie się do pracy na początku nowe zatrudnienie.
Ale przy tak dużej liczbie pracowników na stałe pracujących zdalnie lub wybierających hybrydowy model wydajności, najnowszą przeszkodą w transformacji elektronicznej jest rozszerzanie się rozrostu treści, z jakimi borykają się firmy, oraz sposób, w jaki mogą bezpiecznie i skutecznie kontrolować swoje artykuły elektroniczne.
Co to jest rozrastanie się materiału?
Rozrastanie się artykułów ma miejsce, gdy korporacje pomagają użytkownikom tworzyć, kopiować i wykorzystywać niezarządzane treści w celu ułatwienia im codziennych zajęć.
Cyfrowe zasoby informacyjne mają więcej, co powoduje nieporęczną masę informacji, która jest trudna w obsłudze. Rozrastanie się treści pisanych spowodowałoby, że użytkownicy końcowi nie mogliby odkryć tego, czego potrzebują, i zwiększyłoby zagrożenie, że informacje zostaną zapisane w niezabezpieczonych miejscach, co jest szczególnie związane z ciągłymi zmianami przepisów dotyczących prywatności przez rządy.
Organizacje muszą przezwyciężyć problemy związane z rozrastaniem się materiałów, które negatywnie wpływają na wydajność, i poprawić wyzwania związane z zapewnieniem zgodności, aktualizując swoje strategie zarządzania informacjami i zarządzania, aby dotrzymać tempa innym inicjatywom związanym z transformacją elektroniczną.
Gdy korporacje badają, w jaki sposób łączą, migrują lub wycofują treść pisemną w swoich funkcjach, jedną z przeszkód, na jakie natkną się ostateczni decydenci, jest sposób włączenia nieustrukturyzowanej wiedzy do swoich celów. Rozproszeni pracownicy chcą, aby te szczegóły były dostępne i dostępne dla personelu, klientów, współpracowników i systemów w kilku punktach wejścia, takich jak produkty firmy Microsoft.
Większość firm ma artykuły rozmieszczone na dyskach współdzielonych, poczcie e-mail, narzędziach do współpracy, sieciach VPN i dodatkowych miejscach. Próbując poradzić sobie z tym rozrastaniem się materiałów, korporacje przechodzą przez te krytyczne przeszkody:
1. Migracja do chmury
Przechowywanie materiałów poprawiło się w zakresie infrastruktury doradczej organizacji wykonujących zadania z gospodarstwa domowego i dążeniu do obniżenia opłat operacyjnych. Firmy zgłaszają teraz większą popularność odpowiedzi w chmurze. Według Gartnera, na całym świecie płacenie za usługi ekspertów w zakresie chmury publicznej wzrośnie o 26,7% w 2021 r., ponieważ CIO i liderzy IT będą nadal wdrażać programy dostarczane w chmurze, takie jak pakiet oprogramowania jako firma (SaaS).
Wykorzystanie chmury zapewnia organizacjom znacznie bardziej atrakcyjne cenowo i elastyczne sugestie dotyczące udostępniania treści. Mimo to, bez udanego zarządzania materiałami, przechowywanie w chmurze zasadniczo zwiększa wyzwania związane z rozrostem materiałów, dlatego 69% firm wyraża problem wykraczający poza pułapki stabilności wprowadzone przez pracowników pracujących z nieruchomości.
Dobrze prosperująca, wolna od zagrożeń migracja do chmury będzie musiała zacząć się od zapoznania się z rozległością i głębią krajobrazu wiedzy organizacji. Liderzy IT muszą wiedzieć, w jaki sposób fakty są wymieniane i zmieniane zarówno w chmurze, jak i lokalnej pamięci masowej, aby przewidzieć, jak migracja do chmury wpłynie na programy i urządzenia. Przyjęcie systemu dochodzeń dostosowujących, który automatyzuje wykrywanie sposobu tworzenia, przechowywania i wykorzystywania szczegółów w całej firmie, może sprostać temu wyzwaniu.
2. Niedobór informacji i zarządzania faktami
Dzisiejsze procesy zarządzania informacjami są niewystarczające w obliczu rosnącego rozrostu informacji. Chociaż firmy próbują identyfikować, szyfrować i sprawdzać dostęp do wszystkich delikatnych informacji, na wspaniałym świecie firmy naprawdę powinny mieć całkowitą pewność, że ich zarządzanie zapewnia potężny nadzór nad kategoryzacją i zarządzaniem szczegółami.
Firmy muszą mieć absolutną pewność, że ich strategia treści poprawia się pod względem wydajności i przestrzegania wewnętrznych procedur i zewnętrznych specyfikacji regulacyjnych. Na przykład identyfikacja i bezpieczeństwo danych umożliwiających identyfikację osób (PII) w różnych lokalizacjach geograficznych ma szczególną wartość, przyglądając się przede wszystkim rosnącemu naciskowi regulacyjnemu na całym świecie (takie jak w Chinach, Stanach Zjednoczonych i UE).
Korporacje muszą mieć otwartą, wszechstronną i skalowalną architekturę do zarządzania dużymi ilościami materiałów. Rozwiązania do zarządzania treścią muszą zautomatyzować metodę zarządzania szczegółami, aby bezpiecznie obsługiwać cykl życia informacji przedsiębiorstwa i określać, kto może mieć dostęp, oglądać i modyfikować informacje. Kupujący powinni być przygotowani do przestrzegania zasad ładu korporacyjnego i zasad administracyjnych, chociaż mają dostęp do treści, które muszą mieć.
Wspaniała rezolucja ustanawia polisy ubezpieczeniowe i procedury dotyczące informacji oraz ustala kryteria dla obszernego administrowania cyklem życia w celu usprawnienia przetwarzania i reagowania, nawet przy zapewnieniu zgodności z przepisami.
3. Zaniedbywanie spotkania personelu
Organizacje, które zajmują się rozrostem materiałów poprzez swoje próby transformacji cyfrowej, powinny rozważyć wpływ na personel i wykorzystać możliwość poprawy doświadczeń osób.
Głównym celem każdej metody informacyjnej powinno być umożliwienie osobom wykonywania pracy, dostępu do usług i wykonywania obowiązków o wiele skuteczniej, przy jednoczesnym ograniczaniu ryzyka związanego z niewłaściwym wykorzystaniem informacji i faktów. Należy pamiętać, że poprawa doświadczenia użytkownika w dłuższej perspektywie przynosi korzyści w postaci zwiększonej produktywności, ponieważ przepływy pracy są usprawnione i zautomatyzowane.
Aby mieć skoncentrowaną na osobach metodę zarządzania treścią pisemną, organizacje muszą mieć aplikacje z wbudowanymi interfejsami osób do wyszukiwania i kontrolowania potrzebnych danych. Konsumenci mogą uzyskać kontrolę i świadomość dzięki zmodernizowanemu, centralnemu miejscu funkcji raportowania, eksploracji, przeglądania i nawigacji w danych.
Pozbawieni czasochłonnych i nerwowych procesów związanych z obsługą materiałów, pracownicy będą znacznie bardziej zadowoleni i wydajni.
4. Trzeba mieć do automatyzacji
Automatyzacja systemów organizacji jest najważniejsza dla liderów IT, którzy rozwijają swoje metody transformacji elektronicznej i pisanej treści, ale często prowadzi do przeszkód w identyfikowaniu, co i jak zautomatyzować. Na przykład aprobaty zewnętrzne i wyjątki systemowe to obowiązki, które są zwykle wykonywane w wyniku wiadomości e-mail i które mogłyby skorzystać na inicjatywach automatyzacji. Dzięki zautomatyzowaniu poszczególnych zadań, produktywność może wzrosnąć, ponieważ personel przeniesie swój czas na dodatkową, wartościową pracę.
Przetwarzanie rachunków dostawców i sprawozdawczość finansowa są również sporymi alternatywami dla automatyzacji. Natychmiastowe przechwytywanie i systematyczne przetwarzanie znacznych ilości zeskanowanych, papierowych danych fiskalnych jest możliwe dzięki opcji automatycznego administrowania treścią. Wraz z automatyzacją łagodzącą część złożoności tych procesów, firmy będą miały uproszczoną drogę do sprawozdawczości finansowej.
Administracja materiałami jest o wiele bardziej krytyczna niż kiedykolwiek dla prawdziwej transformacji elektronicznej
Obecnie kilka przedsiębiorstw poszukuje transformacji cyfrowej, aby poprawić swoją zdolność reagowania na ciągłe zmiany w krajobrazie finansowym i regulacyjnym. Na tym stanowisku organizacje muszą przyspieszyć firmę elektroniczną lub zaryzykować osiągnięcie firmy.
Podczas gdy pokonują ten wzmocniony zarzut modyfikacji, ważne jest, aby zastosować solidny system zarządzania treścią, aby poradzić sobie z wcześniej wymienionymi problemami, aby firmy mogły wprowadzić w pełni pozytywne aspekty swoich pisemnych treści i złagodzić zagrożenie, które mogą wprowadzić gdy niezarządzane.