5 najlepszych programów do współpracy przy dokumentach, które wzmocnią Twój zespół

„Praca zespołowa sprawia, że ​​praca marzeń”. John Maxwell

Nikt nie może zaprzeczyć, jak ważna jest praca zespołowa w każdej organizacji, od gigantycznych korporacji technologicznych, takich jak Apple czy Microsoft, po firmy z sektora SMB.

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że praca zespołowa i współpraca są podstawą, która może stworzyć lub zepsuć Twój biznes. Jest to jedna z 4 najważniejszych umiejętności warunkujących sukces pracowników. Najnowsze badania dowodzą, że współpraca jest uważana za ważną przez 75% pracowników.

Aby zbudować zespół, który współpracuje właściwie i wydajnie, oprócz ducha kolektywnego, potrzebujesz również pomocy odpowiednich narzędzi, aby wszyscy członkowie mogli efektywnie współpracować. Dlatego oprogramowanie do współpracy przy dokumentach jest czymś, czego nie można przegapić.

W tym artykule pokrótce zdefiniujemy, czym jest oprogramowanie do współpracy przy dokumentach i dlaczego jest ono korzystne dla Twojej firmy. Następnie udostępnimy Ci listę 5 najlepszych narzędzi do współpracy przy dokumentach. Ich cechy, zalety i wady zostaną dokładnie omówione w tym poście.

• Co to jest oprogramowanie do współpracy z dokumentacją?
• Kluczowe cechy oprogramowania do współpracy z dokumentacją
• #1 Dokumenty Google
• #2 Poniedziałek
• #3 Dokumenty360
• #4 Przeskript
• #5

Co to jest oprogramowanie do współpracy z dokumentacją?

Narzędzie do współpracy przy dokumentach daje Twojemu zespołowi idealną możliwość współpracy nad tym samym dokumentem. Może to być plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, a nawet dokument PDF.

Członkowie zespołu mogą edytować, wprowadzać aktualizacje i komentować ten dokument, jednocześnie obserwując, co robią inni. To nie tylko zwalnia ich z konieczności zapisywania wielu plików naraz, ale także zapobiega konfliktom wersji.

Korzyści z oprogramowania do współpracy z dokumentacją

Platforma do współpracy nad dokumentacją jest korzystna dla Twojej firmy na różne sposoby. Pomaga zwiększyć produktywność zespołów, zwłaszcza zdalnych, a jednocześnie sprawia, że ​​Twoja firma jest lepiej zorganizowana.

• Popraw produktywność pracowników

Szacuje się, że narzędzia do współpracy zwiększają wydajność zespołu do 30%.

Dzięki temu, że wszyscy członkowie pracują nad tym samym dokumentem, możesz śledzić przepływ pracy zespołu. Niezrozumienie przydzielonych zadań lub pracy innych nigdy by się nie wydarzyło.

Dodatkowo każda osoba może obsłużyć określoną sekcję i znać postępy zespołu. Są w stanie wskoczyć, gdy jest to konieczne, aby zapewnić wynik.

• Włącz szybkie informacje zwrotne

Bez narzędzia do współpracy online w Twojej skrzynce odbiorczej będzie bałagan e-maili w obie strony. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy nie mogą powstrzymać się od wysyłania i odbierania ton e-maili dziennie, co skutkuje wieloma wersjami dokumentu.

Na szczęście większość programów do współpracy umożliwia użytkownikom dodawanie komentarzy. Umożliwia to kierownikowi zespołu lub pracodawcom szybkie przekazywanie informacji zwrotnych. Od tego czasu zespół może również szybko wprowadzać modyfikacje w dokumencie.

• Wsparcie pracy zdalnej

Praca zdalna jest obecnie coraz bardziej popularna, zwłaszcza w czasie pandemii. Właściwa opcja współpracy umożliwia zespołowi odwiedzanie fizycznych lokalizacji lub pozostawanie w domu w celu elastycznego prowadzenia projektów. Urządzenie połączone z Internetem umożliwiające dostęp do plików zespołu to warunek sine qua non.

Ten model pracy nadal zachęca zespół do dzielenia się przemyśleniami i pomysłami. Każdy może prowadzić otwarte rozmowy w taki sam sposób, jak przebywanie w biurze.

Kluczowe cechy oprogramowania do współpracy z dokumentacją

Każde narzędzie zawiera zestaw przydatnych funkcji, które spełniają określone cele. Trudno jest znaleźć kompleksowe rozwiązanie dla potrzeb każdej osoby. Zanim wybierzesz platformę skrojoną na miarę, przyjrzyjmy się niezbędnym funkcjom narzędzia do współpracy przy dokumentach.

• Edytor w czasie rzeczywistym — oczywiście dokument jest „na żywo”, więc edycje i komentarze użytkowników są aktualizowane w czasie rzeczywistym.
• Automatyczne zapisywanie plików — automatycznie zapisuj postępy zespołu, gdy pojawią się jakiekolwiek aktualizacje w dokumencie.
• Wersje dokumentu — umożliwiają przechowywanie różnych wersji pliku, co daje szansę na przywrócenie starej wersji.
• Komentarze — umożliwia przekazywanie opinii i zadawanie pytań w komentarzach. Nie wpływa to na bieżącą pracę zespołu, a jednocześnie sprawia, że ​​proces edycji jest bardziej wnikliwy.
• Przechowywanie w chmurze — zapewnij dużą przestrzeń dyskową, aby wszyscy członkowie Twojego zespołu mieli łatwy dostęp do swojej pracy i mogli ją zapisywać.
• Powiadomienia — śledź wszystkie zmiany w dokumencie. Aktualizuj członków zespołu o wszelkich wprowadzonych tam zmianach.

5 najlepszych narzędzi do współpracy przy dokumentach

Oto 5 najlepszych narzędzi, które możesz rozważyć do przechowywania i zarządzania plikami online.

#1 Dokumenty Google

Pierwsza opcja na tej liście to Dokumenty Google.

Warto wspomnieć, że rozpoczęcie korzystania z Dokumentów Google nie kosztuje fortuny. Aby korzystać z aplikacji, wystarczy posiadać identyfikator Google lub konto Gmail.

Przypomina chmurową wersję programu Microsoft Word, ale umożliwia użytkownikom dostęp do plików za pośrednictwem dowolnych urządzeń podłączonych do Internetu, od komputerów po telefony komórkowe i tablety. Możesz edytować plik w podobny sposób jak Word z opcjami górnego paska.

Udostępnianie pliku Google nigdy nie było prostsze dzięki możliwości udostępniania linków. Możesz zaprosić określone osoby do dostępu do dokumentu lub pozostawić drzwi otwarte dla każdego. Aby ograniczyć uprawnienia, możesz pozwolić im edytować, komentować lub po prostu przeglądać plik.

Google oferuje 15 GB miejsca w chmurze za darmo. Mimo to możesz przejść na konto premium, aby uzyskać więcej miejsca, szczególnie w przypadku dużych zespołów. Miesięczna cena to 10 USD za 100 GB dla każdego użytkownika.

Plusy

• Wyeliminuj proces rejestracji.
• Wysyłaj powiadomienia e-mail, gdy udostępnisz dokument lub ktoś skomentuje Twój plik.
• Wyświetl wersje dokumentów i przywróć poprzednie.
• Przyjdź z łatwym w użyciu interfejsem.

Cons

• Wymuś połączenie z Internetem, aby edytować pliki.
• Ogranicz style i motywy.
• Brak zaawansowanych funkcji Worda.

#2 Poniedziałek

Monday.com odpowiada za zarządzanie projektami, aby dopasować je do każdej wielkości zespołu. Zapewnia wszystkie niezbędne funkcje, jakie powinna mieć platforma do współpracy nad dokumentami.

Możesz przypisywać zadania, śledzić postępy członków i oznaczać członków @. Ponadto możesz edytować pliki w czasie rzeczywistym, automatycznie zapisywać, udostępniać komentarze oraz przeciągać i upuszczać tekst bez wpływu na innych członków zespołu.

Zauważalnie, Monday.com bezproblemowo integruje się z wieloma aplikacjami, dzięki czemu możesz przenieść pliki z tych aplikacji na platformę, na przykład Dysk Google i Dropbox.

Plusy

• Fajny, przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika.
• Dostępne w przeglądarce, Androidzie, iPhone'ach i iPadach.
• Zaoferuj darmową wersję.

#3 Dokumenty360

Document360 pomaga Twojemu zespołowi w przechwytywaniu i przechowywaniu ważnych informacji w lokalizacji. Wszyscy członkowie mogą jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem, a ich aktualizacje będą zapisywane automatycznie. Możliwe jest również przywracanie wersji.

Niektóre inne kluczowe funkcje Document360 obejmują historię wersji, komentowanie, tagowanie i przypomnienia o przeglądach.

Ponadto oprogramowanie obsługuje dostęp do roli użytkownika, co pozwala kontrolować, kto może wyświetlać lub edytować dany dokument.

Plusy

• Mieć przejrzysty interfejs użytkownika.
• Integruj z popularnymi aplikacjami, takimi jak Slack, Microsoft Teams i Chrome.
• Włącz automatyczne i ręczne tworzenie kopii zapasowych.

Cons

• Trudne do wprowadzenia ze względu na ograniczenia w dokumentacji i materiałach do nauki.

#4 Przeskript

ReSkript okazuje się być jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania plikami online i współpracy z dokumentami dzięki szerokiej gamie przydatnych funkcji. Platforma została zaprojektowana tak, aby efektywniej zarządzać przepływem pracy zespołu.

Narzędzie daje duży obraz tego, kto uzyskuje dostęp do pliku, jak często go używa, jak długo nad nim spędzał, a nawet do której sekcji przewinął się w dół. Oprócz tego możesz porządkować pliki, tagować i komentować dokumenty.

Plusy

• Mają estetyczny wygląd i łatwy w użyciu interfejs użytkownika.
• Zezwalaj na rozmowy wideo i czat.
• Pracuj nad zespołem o dowolnej wielkości.

#5

Podobnie jak Dokumenty Google, Zoho zajmuje się tworzeniem dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Możesz współpracować z innymi, aby błyskawicznie dodawać, przechowywać, edytować i udostępniać pliki.

Wzmacnia więzi między zespołami i utrzymuje bliskie powiązania, klasyfikując pliki według zespołów, projektów, typów plików i autorów. Współpracownicy mogą również rozmawiać z innymi w czasie rzeczywistym, aby przyspieszyć przeglądanie lub dyskusję.

To, co najbardziej imponuje użytkownikom, to możliwość ustawiania uprawnień, ochrony hasłem i wygasania plików w celu zablokowania nieautoryzowanego dostępu.

Plusy

• Przesyłaj muzykę, filmy i inne typy plików do Zoho.
• Twórz foldery dla lepszej organizacji dokumentów.
• Synchronizuj z komputerami stacjonarnymi.
• Miej ścisłe bezpieczeństwo.

Cons

• Brak darmowej wersji. Plan Starter zaczyna się od 2,00 USD miesięcznie za użytkownika.

Jakie jest Twoje idealne oprogramowanie do współpracy przy dokumentach?

Narzędzie do zarządzania plikami online umożliwia Twojemu zespołowi przetwarzanie pracy nad tym samym dokumentem. Pomaga uprościć projekt współpracy zespołowej i dotrzymać terminów.

Przedstawiliśmy Ci 5 najlepszych programów do współpracy przy dokumentach. Jeśli szukasz prostego rozwiązania z podstawowymi funkcjami zarządzania plikami i udostępniania, Dokumenty Google są w sam raz dla Ciebie. Jeśli szukasz potężnej platformy z silnymi opcjami bezpieczeństwa, wybierz Zoho.

Chociaż Google Doc i Zoho nic Cię nie kosztują, aby rozpocząć i przyznać do 5 GB, inne wymagają zarejestrowania się w planie premium.

Jakie jest Twoje ulubione rozwiązanie? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!