Współcześni pracownicy codziennie muszą sobie radzić z mnóstwem zakłóceń, począwszy od pingów wiadomości i powiadomień e-mail, po media społecznościowe i inne osobiste rozrywki.

Na przykład pracownicy w USA sprawdzają pocztę e-mail średnio co 37 minut. To daje 15 razy dziennie.

Dla pracowników zdalnych kolejną poważną rozrywką są niepotrzebne spotkania. Według Zippii tego typu zadania o niskiej wartości zajmują 51% dnia pracy pracownika korporacji. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne odkryło, że jeśli te małe zadania zakłócają inne, ważniejsze zadania, prowadzi to do 40% spadku produktywności pracownika.

Aby zapobiec stratom finansowym wynikającym ze spadku produktywności spowodowanego przerwami w pracy, musisz skupić się na pomaganiu pracownikom w lepszym zarządzaniu czasem.

W artykule przedstawiono najskuteczniejsze metody prawidłowego zarządzania czasem pracy i podnoszenia produktywności. Dowiesz się także, jak monitorować pracowników pracujących z domu, aby jeszcze bardziej wspierać pozytywne skutki praktyk zarządzania czasem.

Korzyści z efektywnego zarządzania czasem w środowiskach pracy zdalnej

Wdrażanie i dostosowywanie strategii zarządzania czasem do codziennej rutyny zespołu zdalnego może pomóc na różne sposoby:

1. Zarządzanie rozproszeniami: Zdalne środowisko pracy może czasami utrudniać dyscyplinę. Pomoc pracownikom we wdrożeniu skutecznej metody zarządzania czasem może ułatwić im ignorowanie czynników rozpraszających i skupienie się na zadaniu.
2. Większa produktywność: Umiejętne zarządzanie czasem zapewnia lepszą koncentrację i produktywność. Kiedy Twoi pracownicy opanują efektywne zarządzanie czasem, będą mogli wykonywać pracę o wyższej jakości w krótszym czasie.
3. Większa niezawodność: Można zaufać skoncentrowanym i produktywnym pracownikom, którzy wykonają wszystkie swoje zadania na czas, niezależnie od ich lokalizacji. Innymi słowy, aby mieć niezawodnych i wydajnych pracowników, upewnij się, że Twoi zdalni pracownicy posiadają niezbędne umiejętności zarządzania czasem.
4. Lepsza jakość pracy: poświęcenie czasu na wymagające zadania daje Twoim pracownikom szansę na wejście w stan głębokiej pracy. Zapewnia to lepszą jakość pracy, zwiększa satysfakcję pracowników i redukuje stres.
5. Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Złe zarządzanie czasem w pracy często oznacza, że ​​praca przenosi się na czas osobisty. Kiedy pomożesz swoim pracownikom efektywnie zarządzać swoimi zadaniami, będą mogli łatwiej osiągnąć zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Strategie i narzędzia lepszego zarządzania czasem

Oto sprawdzone strategie i narzędzia, które mogą pomóc Twoim pracownikom efektywniej zarządzać czasem i zadaniami:

1. Stwórz rutynę

Praca w domu może siać spustoszenie w dyscyplinie danej osoby. Pomimo elastycznych godzin pracy, zasugeruj swoim pracownikom, aby ułożyli harmonogram dnia i starali się go trzymać.

Mogą w tym harmonogramie uwzględnić czas na sprawy osobiste i przerwy. Podkreśl, że domownicy muszą znać ich harmonogramy.

Doradź im, aby przygotowali także wydzieloną przestrzeń do pracy. W ten sposób ograniczają możliwość przeszkadzania w pracy osobistej i tworzą uporządkowany sposób myślenia w dniu pracy, który poprawia dyscyplinę.

2. Powstrzymaj się od rozpraszania uwagi

Opieranie się rozproszeniom może być jeszcze trudniejsze w domu, gdzie Twoi pracownicy są swoimi głównymi przełożonymi.

Porozmawiaj ze swoimi pracownikami i wskaż najczęstsze pożeracze czasu podczas pracy zdalnej. Są to zazwyczaj telewizor, obowiązki domowe, osobisty telefon komórkowy i dostęp do treści rozrywkowych.

Wyjaśnij, że najlepiej będzie, jeśli wybiorą taki kącik do pracy, w którym nie będą widzieć ani słyszeć żadnych zwykłych czynników rozpraszających. Przypomnij im również, aby wyciszyli telefony i wyznacz kilka przerw w pracy, aby sprawdzić, czy nie przegapiłeś powiadomień.

3. Zdefiniuj cele

Posiadanie celów krótko- i długoterminowych poprawia motywację i poczucie odpowiedzialności. Aby pomóc swoim pracownikom w ustaleniu własnych celów w zakresie zarządzania czasem, pomyśl o zorganizowaniu sesji szkoleniowej.

Podążanie za ramami SMART może być w tym celu najskuteczniejsze. Oznacza to wyznaczenie celów, które są:

• Specyficzny.
• Wymierny.
• Osiągalny.
• Realistyczny.
• Aktualny.

Oto kilka dobrych przykładów celów związanych z zarządzaniem czasem:

• Skrócenie czasu korzystania z mediów społecznościowych do 15 minut w przerwach w pracy
• Sprawienie, że poranne rutyny będą szybsze, aby móc wcześniej rozpocząć dzień pracy

4. Ustal priorytety

Jasno określ poziom priorytetu każdego projektu. Pomoże to menedżerom w ustalaniu priorytetów zadań i zapewni pracownikom odpowiednie informacje.

Doradź swoim pracownikom, aby na początku każdego tygodnia tworzyli listę rzeczy do zrobienia opartą na priorytetach. Poleć im tworzenie podobnych codziennych list. Następnie mogą tworzyć szczegółowe harmonogramy i blokować czas na szczególnie wymagające zadania.

Przypomnij im, aby w swoim harmonogramie uwzględnili także trochę czasu wolnego. W ten sposób będą mogli dostosować listę, jeśli pojawi się nowe, pilne zadanie.

5. Dąż do maksymalnej produktywności

Aby osiągnąć maksymalną produktywność, pracownicy mogą wdrożyć kilka praktyk zarządzania czasem:

Wykorzystaj swoją wiedzę o sobie

Zasugeruj pracownikom, aby zaplanowali najbardziej wymagające zadania w godzinach szczytu. Jeśli nie są pewni niektórych swoich zadań, zachęć ich do blokowania dłuższych okresów na te zadania.

Blokuj czas na nieprzerwaną pracę

Bloki nieprzerwanej pracy umożliwiają maksymalną produktywność. Poinstruuj swoich pracowników, aby zaplanowali czas na skupienie się na wymagającym zadaniu i wyłączyli wszelkie źródła powiadomień osobistych i zawodowych.

Wypróbuj technikę Pomodoro

Niektórzy ludzie pracują lepiej, gdy robią krótkie, ale częste przerwy. Pomodoro składa się z 25-minutowych okresów skupionej pracy połączonych z 5-minutowymi przerwami. Najtrudniejszą częścią jest trzymanie się interwałów.

6. Polegaj na oprogramowaniu monitorującym

Wdrożenie oprogramowania monitorującego przede wszystkim ułatwia śledzenie czasu. Jednak bardziej niezawodne wersje tych narzędzi mogą pomóc Twojej firmie i pracownikom na wiele więcej sposobów:

• Łatwiejsze przeciwstawienie się rozproszeniom — świadomość, że są monitorowani, pomaga pracownikom zachować większą dyscyplinę.
• Śledzenie tego, jak dobrze pracownicy dotrzymują wyznaczonych bloków czasowych — śledzenie czasu pomoże pracownikom lepiej zobaczyć, ile czasu tak naprawdę spędzają na zadaniu.
• Lepsze mierzenie dyscypliny pracowników — zaawansowane oprogramowanie monitorujące mierzy każdą minutę przestoju, dzięki czemu daje realistyczny obraz dyscypliny pracownika.
• Dostarczanie dowodów pracy — narzędzia do monitorowania komputera, które śledzą zasoby wykorzystywane przez pracowników i umożliwiają zrzuty ekranu, również stanowią dowód pracy. Dzięki temu pracownicy mogą wyłączać powiadomienia w czasie, gdy są skoncentrowani na pracy i nie odpowiadać na wiadomości, nie martwiąc się, że ich przełożeni mogą pomyśleć, że opieszała.

Wniosek

Pomaganie pracownikom w nauce i doskonaleniu umiejętności zarządzania czasem przynosi korzyści zarówno firmie, jak i pracownikom. Dzięki lepszej organizacji pracownicy mogą osiągnąć najwyższą produktywność bez konieczności dłuższej pracy. W ten sposób zapewnisz stabilność finansową, Twoja firma pozostanie konkurencyjna, a Twoi pracownicy pozostaną zadowoleni i lojalni.