Zatrzymanie spirali: jak uporać się z cenami usług online
Opublikowany: 2022-01-28Popularne zdalne i hybrydowe, które wykonują tę pracę, skłoniły wiele firm do znacznie większej zależności od usług online. Nabywając swoje osobiste rozwiązania elektroniczne lub rozwiązania outsourcingowe, organizacje zostały zmuszone do uzyskania nowych technik umożliwiających wykonywanie podstawowych, codziennych operacji.
A absorpcja wciąż rośnie, nawet jeśli wiele organizacji chce ponownie przejść na jakiś dyplom skoncentrowania się na pracy biurowej. Mówiąc najprościej, działanie hybrydowe stało się teraz tak preferowane wśród pracowników, że ostatnia ankieta YouGov, zlecona przez Microsoft, wykazała, że 51% pracowników twierdzi, że przestaliby, gdyby zrezygnowano z działania hybrydowego.
Począwszy od uproszczenia HR i rekrutacji, po zmniejszenie śladu węglowego organizacji, istnieje internetowe rozwiązanie pomocy technicznej, które zaspokoi prawie każdą potrzebę przedsiębiorstwa. Mimo to, chociaż wszystkie te opcje mogą być korzystne, przełożeni IT powinni być naprawdę czujni, analizując opłaty i dodatkowe korzyści związane z prawie każdym wsparciem, zanim zdecydują się na dłuższe i ogólnie drogie kontrakty.
Ale przy tak wielu dostępnych możliwościach, gdzie eksperci IT zaczynają wybierać w Internecie usługi najbardziej odpowiadające potrzebom biznesowym? Co więcej, jakie są najlepsze strategie monitorowania kosztów i unikania niepotrzebnego inwestowania?
Oto niektóre z najczęstszych problemów związanych z opłatami firm w Internecie, o których organizacje powinny być naprawdę informowane, aby uniknąć płacenia więcej niż stawki za coś, co nie jest proporcjonalnie wartościowe dla małych firm.
Prawidłowe badanie wykorzystania danych
Jednym z najrozsądniejszych, ale zwykle ignorowanych działań, jakie firma może podjąć w celu obniżenia opłat netto firmy, jest dokładna i realistyczna ocena wykorzystania informacji. Może się to wydawać łatwym przedsięwzięciem: upewnij się, ile informacji używasz, a następnie zapłać za tę sumę. Ale jak dokładnie ocenić wymagania dotyczące informacji o firmie?
Wiele organizacji musi płacić nadmierne kwoty za niewykorzystane szczegóły, zarówno z powodu tego, że nie są świadome tego, co jest pożądane, albo z powodu niedokładnych obliczeń wykorzystujących informacje. Korporacjom zwykle trudno jest realistycznie oszacować liczbę użytkowników i potrzeby informacyjne, po prostu dlatego, że wykorzystanie wiedzy prawie nigdy nie jest regularne – podlega zarówno gwałtownym wzrostom, jak i okresom ograniczonego działania.
Jedną z pierwszych technik obniżania cen usług on-line jest ustalenie, w jaki sposób Twoja umowa uwzględnia zaskakujący wzrost liczby szczegółów. Jednym z głównych czynników, które zwykle podkreślają firmy działające w chmurze, jest ich zwiększanie i zmniejszanie możliwości sprostania wymagającym zmianom informacji, ale zazwyczaj ma to swoją cenę. Administratorzy IT muszą sprawdzić, czy jest to wydatek, który chcą ponieść, czy też wsparcie, którego będą potrzebować. Bardziej opłacalne może być zatrudnienie dostawców firmy chmurowej zależnej od prawidłowego obliczenia wykorzystania wiedzy.
Inne kwestie, które należy wziąć pod uwagę, obejmują: czy Twój dostawca oferuje dobrą skalowalność dla przyszłego rozwoju? Czy Twoja umowa może być dostosowana do zmieniających się wymagań i priorytetów przedsiębiorstwa? I czy cena, którą płacisz za swoje rozwiązania, jest proporcjonalna do usług eksperckich, które otrzymujesz?
Krótko mówiąc, bądź realistą, oceniając swoje potrzeby w zakresie danych i oceniaj rozwiązania – może to zaoszczędzić pieniądze w długiej eksploatacji!
Czy otrzymujesz idealne wsparcie?
Nadchodzące kluczowe znaczenie ma ocena wymagań logistycznych organizacji i upewnienie się, że poziom wsparcia jest prawidłowy. Wybierając dostawcę usług internetowych, płacisz za dużo więcej niż tylko rzeczywistą infrastrukturę fizyczną – musisz także płacić za administrację tymi produktami i ważną pomoc technologiczną.
Może to być wyjątkowo cenny aspekt produktów i usług w sieci, ale jest również wszędzie tam, gdzie wydatki mogą zacząć się kręcić. W porównaniu do pozostawania świadomym szczegółowych wymagań dotyczących użytkowania, ważne jest, aby regularnie oceniać wymagania dotyczące usług i sprawdzać, za co musisz płacić. Równie korzystne jest rozpoznanie pomocy, na którą wydajesz, ale której nie potrzebujesz, jak wykrycie usługi, której brakuje.
Po całkowitym zrozumieniu potrzeb firmy w zakresie pomocy, oceń je na podstawie umowy z firmą – nie jest niczym niezwykłym, że poziomy dostawców są ustawione zbyt duże w stosunku do tego, co realnie musisz mieć. Jeśli płacisz za coś, czego po prostu nie używasz, wydaj się, że masz to wyjęte z umowy SLA.
Czy zastanawiałeś się nad hybrydą?
Kiedy wybuch pandemii i sporo organizacji szybko oddaliło się, lokalne przechowywanie nie było wyborem, a większa część operacji została zmuszona do przejścia do chmury, aby zapewnić ciągłość. Niemniej jednak teraz ludzie wracają do środowiska biurowego, a przynajmniej preferują działanie lokalne, chmura nie jest już jedynym realnym rozwiązaniem do przechowywania informacji.
Chociaż przetwarzanie w chmurze może być niezwykle wygodnym urządzeniem, może być dość drogie i nie jest optymalnym środowiskiem do przechowywania niektórych rodzajów dokumentów. Na przykład ogromne pliki danych, takie jak AutoCAD, znacznie lepiej nadają się do lokalnego przechowywania i mogą niepotrzebnie naliczać opłaty za przechowywanie w chmurze, jeśli są zapisywane poza siedzibą firmy.
Wykorzystanie alternatyw hybrydowych może również umożliwić zarządzanie suwerennością danych, jeśli firmy mają pewność, że ich najważniejsze i poufne dane są zapisywane lokalnie, w miejscu, w którym masz jeszcze ściślejsze i bardziej szczegółowe zarządzanie ochroną i ciągłością.
Czy zwykle konieczne jest „zawsze włączone”?
Jeśli chodzi o chmurę, tylko jedna fraza, którą zobaczysz raz, jest „zawsze włączona”, co oznacza, że dostawcy są dostępni w każdej chwili. Jest to jeden z kluczowych szczegółów marketingowych, z których korzystają dostawcy centrów wiedzy, aby kierować swoimi firmami. Niemniej jednak ważne jest, aby ponownie wybrać powrót i wziąć pod uwagę, czy Twoja organizacja naprawdę chce wejść 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu?
„Zawsze włączony” może być drogi, jeśli nie jest zoptymalizowany – a większość organizacji nigdy nie musi tego mieć. Wielu pracowników jest w sieci tylko przez całe godziny pracy, ale firmy muszą jednak płacić za gotowość wkrótce po zamknięciu firmy. A te opłaty naprawdę się wliczają. Naprawdę warto przeanalizować swoje wymagania dotyczące informacji i poważnie rozważyć, czy „zawsze włączony” jest głównym wymogiem firmy. Jeśli tak nie jest, przejrzyj opcje z dostawcą usług w chmurze, jakie byłyby oszczędności, gdybyś zrezygnował z wydatków na godziny czuwania.
Mówienie jest niedrogie
I wreszcie, konsekwentnie komunikuj się ze swoimi firmami usługowymi. Naprawdę płaci ekspertom IT, którzy przechowują fundusze, aby otworzyć prawdziwy dialog na temat przewidywań i pragnień. W ten sposób dostawca może z góry i przejrzyście informować o opłatach, a być bardziej w zgodzie z Twoją firmą, co wymaga zmiany usług eksperckich w celu ich obsługi. Jeśli Twój usługodawca nie jest usatysfakcjonowany swoją wszechstronnością w spełnianiu wymagań i finansów, może nadszedł czas, aby zajrzeć gdzie indziej.
Każdy renomowany dostawca usług musi być przygotowany na poświęcenie czasu na zrozumienie swojej infrastruktury i potrzeb w zakresie pomocy, a jeśli wcześniej zdołałeś uporać się z oczekiwanym wykorzystaniem wiedzy i potrzebami serwisowymi, zobaczysz rozbieżność w ostatecznym wyniku.
Terry Storrar opiekuje się dyrektorem United Kingdom w Leaseweb .