Jak wybrać oprogramowanie dla małych firm, które zautomatyzuje Twoje systemy?

Dzięki fali nowych i innowacyjnych przedsiębiorców, którzy odważają się podjąć kroki niezbędne do osiągnięcia swoich celów zawodowych, liczba małych firm rośnie. Jeśli ktoś myśli, że małe firmy są prostsze w zarządzaniu niż organizacje średniej lub dużej skali, to się myli. Prowadzenie małej firmy nie jest wolne od wyzwań ze względu na ograniczenia dotyczące budżetów, zakresu i zasięgu. Kiedy więc pojawia się temat automatyzacji w operacjach biznesowych, małe firmy są często pomijane. Jeśli jednak ktoś mógłby ogromnie skorzystać z tej procedury, na szczycie listy znajdują się małe firmy.

Mała firma musi posiadać zdolność przewidywania, aby zrozumieć, że wzrost jest nieunikniony, jeśli chce odnieść sukces w branży. Automatyzacja przyjęta na wczesnym etapie będzie służyć małym firmom w miarę ich rozwoju w odpowiednim tempie. Ten blog będzie skierowany do wszystkich właścicieli małych firm, którzy muszą wiedzieć, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla małych firm, aby pomóc im działać wydajniej, jednocześnie maksymalizując swoje mocne strony.

Co to jest automatyzacja za pomocą oprogramowania dla małych firm?

Automatyzacja wydaje się być niewiarygodnie wymyślnym słowem, co odstrasza kilku właścicieli małych firm i przedsiębiorców przed odkrywaniem korzyści, jakie może wnieść do ich operacji i procesów. Automatyzacja odnosi się do usprawnienia różnych procesów związanych z prowadzeniem firmy w celu uproszczenia i usprawnienia codziennych funkcji. Może to być tak proste, jak integracja z oprogramowaniem księgowym, które obsługuje od góry do dołu transakcje biznesowe, które obejmują finanse lub oprogramowanie, które obsługuje wszystkie bieżące, przychodzące i zakończone projekty z wieloma zespołami. Inwestowanie w oprogramowanie „Small Business Software” zastępuje potrzebę zatrudniania różnych specjalistów do tej samej pracy lub wydawania niepotrzebnej ilości kapitału na rozbudowaną komunikację, podczas gdy prosta instalacja może wystarczyć.

Jak wybrać oprogramowanie dla małych firm, które rozwija się wraz z Twoją firmą?

Można zastosować kilka parametrów, aby ocenić, czy oprogramowanie dla małej firmy dobrze spełni wymagania Twojej organizacji.

1. Znajdź aspekty, które wymagają automatyzacji w Twojej małej firmie

Które obszary Twojej firmy możesz usprawnić, aby zaoszczędzić czas, siłę roboczą i pieniądze? Niektóre organizacje wymagają dużego nakładu pracy i produkcji, co wymaga zarządzania zapasami, podczas gdy inne są zorientowane na intelekt i usługi, które wymagają zarządzania projektami. Do właściciela firmy należy zrozumienie rodzaju oprogramowania, które uprości operacje, w zależności od rodzaju działalności.

2. Utwórz pakiet oprogramowania dla małych firm

Decydując się na zautomatyzowanie swojej małej firmy za pomocą pakietów oprogramowania, zaoszczędzisz komplikacji i kapitału. Po zapoznaniu się z aspektami, które wymagają usprawnienia, możesz podzielić te procesy na kategorie, aby zmniejszyć liczbę oprogramowania dla małych firm, które musisz kupić. Istnieje kilka doskonałych producentów oprogramowania, które dostarczają kompletny zestaw usług połączonych w pakiety w tym samym celu. Na przykład możesz znaleźć taki, który zapewnia kompletne rozwiązania księgowe lub tworzy, hostuje i utrzymuje Twoją witrynę w jednym pakiecie.

3. Koszt do wartości

Znajdziesz kilka niedrogich pakietów oprogramowania dla małych firm, które zaspokoją obecne wymagania biznesowe; z niektórych można nawet korzystać za darmo z niesamowitą gamą usług do zaoferowania, o ile zarejestrujesz się na ich platformie. Aby wybrać taki, który Ci odpowiada, rozważ porównanie jego abonamentu lub kosztu instalacji z wartością, jaką zapewnia. Nie spiesz się, aby wybrać pierwszą, którą znajdziesz; zamiast tego wybierz trzy najlepsze z każdej kategorii oprogramowania dla małych firm i dokonaj równoległej oceny, które z nich obejmuje wszystkie podstawy wymagań biznesowych i zapewnia najwyższy stosunek kosztów do korzyści.

4. Jednorazowa instalacja vs. Subskrypcja

Na pierwszy rzut oka niektóre z najlepszych programów dla małych firm mogą wydawać się drogie jako jednorazowy zakup z nieograniczonym dostępem w porównaniu z subskrypcją miesięczną, kwartalną lub roczną. Jeśli jednak porównasz koszty opłat abonamentowych na przestrzeni lat, zdasz sobie sprawę, że jednorazowa instalacja oprogramowania jest korzystna, nawet przy terminowych aktualizacjach. Naszym zdaniem wybór takiego, który ma elastyczny zakres ekspansji wraz z rozwojem małej firmy, ma więcej korzyści niż częsta zmiana planów abonamentowych.

Jakich typów oprogramowania dla małych firm może potrzebować mała firma?

Jeśli zastanawiasz się, jakiego rodzaju oprogramowania dla małych firm może używać Twoja firma, poniżej wymieniono kilka z nich, które służą do automatyzacji podstawowych procesów biznesowych. Przeglądając opcje, natkniesz się na oprogramowanie dla małych firm, które obsługuje wiele funkcji dla różnych wymagań. Jeśli potrzebujesz bardziej zindywidualizowanego podejścia do swojej firmy, możesz zbudować swój model przy użyciu tych platform, ponieważ tworzą one również pakiety dostosowane do wymagań branżowych i specyficznych dla skali.

1. Oprogramowanie księgowe

Oprogramowanie księgowe obsługuje wszystkie transakcje organizacji i jest niezbędne dla małych firm do śledzenia wszystkich wydatków, dochodów, sprzedaży, zapasów, wynagrodzeń i innych aspektów zgodności księgowej. Takie oprogramowanie ERP tworzy również niezbędne zestawienia księgowe i raporty zgodności, dzięki czemu można je łatwo złożyć na długo przed terminami.

2. Oprogramowanie do zarządzania projektami

Jeśli masz wiele zespołów pracujących nad różnymi projektami, wewnętrznie lub zdalnie, oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże usprawnić wszystkie zadania, łącząc je wszystkie w jednym systemie. Tutaj będą mogli zobaczyć postęp całego projektu, aspekty ukończone lub oczekujące, jednocześnie śledząc ich postępy. Oprogramowanie pozwala również zespołom na nadawanie priorytetów zadaniom i projektom w zależności od ich ważności, trudności i zbliżających się terminów. Zapewnia to większą osobistą odpowiedzialność i przejrzystość operacji, unikając zamieszania, pomyłek i niepowodzeń między zespołami z nakładającymi się projektami i pracownikami pracującymi nad wieloma projektami.

3. Oprogramowanie marketingowe

Oprogramowanie marketingowe pomoże małej firmie zmaksymalizować jej mocne strony, aby dotrzeć do znacznej liczby odbiorców poprzez analitykę, niestandardowe filtry dla pul odbiorców, SEO i tworzenie odpowiednich ścieżek. Oprogramowanie do marketingu wielokanałowego usprawnia wdrażanie strategii, działając jak w zegarku z ustawionymi parametrami.

4. Oprogramowanie do komunikacji zespołowej

Komunikacja między poziomą, w górę i w dół hierarchią organizacji jest niezbędna do utrzymania stabilności operacji. Od 2020 roku większość organizacji wdrażających pracę z domu, w obecnych okolicznościach jeszcze bardziej potrzebna jest skuteczna komunikacja. Zamiast wydawać wygórowaną kwotę na firmowe rachunki telefoniczne, mała firma może zainwestować w oprogramowanie do komunikacji zespołowej, w którym można organizować regularne spotkania różnych członków, całej organizacji lub kierowników zespołów przy użyciu tylko swoich urządzeń i dobrego połączenia internetowego.

5. Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi

Korzystanie z oprogramowania w celu usprawnienia procesu rekrutacji, oceny pracy, naliczania wynagrodzeń i płatności, a także rozpatrywania skarg pracowników jest niezbędnym wymogiem w radzeniu sobie z rozwijającą się firmą. Zarządzanie personelem może być teraz łatwe, ale śledzenie pracowników stanie się trudne, gdy Twoja firma się rozwinie. Dlatego najlepiej jest wybrać elastyczne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, które może sprostać wymaganiom kadrowym w miarę rozwoju firmy od samego początku, aby zaoszczędzić czas na późniejsze dostosowywanie się lub poświęcanie czasu na pracę ręczną, której można uniknąć w teraźniejszości.

6. Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych

Tworzenie, hosting i utrzymanie witryny internetowej wymagałoby zwykle wewnętrznego programisty, co początkowo jest kosztowną inwestycją dla małej firmy. Zamiast zatrudniać programistę na pełen etat, mogą skorzystać z oprogramowania do tworzenia stron internetowych, które dostosuje strukturę, strony, estetykę i zawartość Twojej firmy, zapewniając jednocześnie platformę do hostowania domeny i regularnej konserwacji witryny. Takie oprogramowanie posiada roczną subskrypcję z atrakcyjnymi pakietami narzędzi analitycznych.

Jak można skorzystać z oprogramowania dla małych firm?

Istnieje kilka korzyści, jakie oprogramowanie dla małych firm przynosi dzięki swoim rozwiązaniom do automatyzacji, jak podano poniżej:

1. Zdolność do adaptacji

Oprogramowanie dla małych firm pomaga dostosować się do wymagań rynku, zapewniając pewien poziom elastyczności, aby radzić sobie z rozwojem firmy z naturalną elastycznością. Na przykład zmiany w wymaganiach rynku podczas „sezonu wysokiego popytu” będą wymagały, aby właściciel firmy zatrudnił dodatkowe ręce, aby poradzić sobie z nagłym wzrostem liczby zamówień. Zamiast tego zmiana ta może być postrzegana jako naturalna zmiana oczekiwana przez oprogramowanie, które może obsługiwać zamówienia masowe i wysyłać wszystkie zapasy do odpowiednich klientów na czas, jednocześnie utrzymując kontrolę stanu zapasów, aby uniknąć wyczerpania zapasów popyt- wszystko przy jednoczesnej oszczędności kosztów drogiej pracy sezonowej.

2. Zminimalizuj miejsce na ludzki błąd

Ponieważ oprogramowanie dla małych firm działa na wstępnie ustalonych parametrach i systemie stworzonym przez doświadczonych programistów, zmniejsza to miejsce na błędy ludzkie w obliczeniach lub niedotrzymanie terminów niezbędnych transakcji, czynności i dokumentacji. Po ustawieniu tak, aby spełniało Twoje wymagania, oprogramowanie wykona swoją pracę, wymagając ograniczonego wkładu ze strony personelu ludzkiego, zwłaszcza w kwestiach takich jak zasoby ludzkie, księgowość i zarządzanie zapasami.

3. Maksymalizacja odbiorców i ROI

Oprogramowanie dla małych firm może pomóc organizacji zwiększyć jej marketing i osiągnąć maksymalny zwrot z inwestycji. Małe firmy są często ograniczone do określonej strefy odbiorców. Aby osiągnąć większą liczbę potencjalnych odbiorców, oprogramowanie do zdalnego marketingu biznesowego zawiera narzędzia analityczne, które można wykorzystać do badania środowiska, klientów i konkurencji, aby dotrzeć do większej liczby osób. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, spowoduje to maksymalizację współczynników konwersji i ROI.

4. Zmniejsza wymagania kadrowe i koszty

Oprogramowanie dla małej firmy może zastąpić kilku pracowników potrzebnych do wykonywania tego samego zadania i wykonywania funkcji pomocniczych. Uwalnia również Twój obecny personel od poświęcania cennego czasu na wykonywanie zbędnych i przyziemnych zadań, w których ich umiejętności można wykorzystać w miejscach, które wymagają natychmiastowej uwagi. W rezultacie oszczędza ogromne koszty, ponieważ płacenie raty lub abonamentu za jeden pakiet oprogramowania pokrywa całą pracę mechaniczną. Jednocześnie Twoje zasoby ludzkie przyczyniają się teraz do produktywnej pracy i przynoszą namacalny rozwój Twojej firmy.

5. Lepsza komunikacja w zespole zdalnym

Komunikacja między zdalnymi zespołami a poszczególnymi pracownikami może być skomplikowana, jeśli nie zostanie usprawniona ze względu na różne harmonogramy i strefy czasowe. Oprogramowanie do zarządzania projektami, które pełni również funkcję narzędzia do komunikacji zespołowej, zapewnia, że ​​wszyscy członkowie Twojej organizacji zostaną przeniesieni na jedną platformę do wspólnej pracy. Zwiększa to płynność operacji, odpowiedzialność, ducha zespołu i więzi między członkami, pomagając w ten sposób jak najlepiej wykorzystać zdalne środowisko pracy, o ile Twoi pracownicy mają urządzenie i połączenie z Internetem.

6. Zadowolenie pracowników

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi pomoże Ci w odpowiednim czasie zająć się prośbami i skargami pracowników. Zaobserwowano również, że zespół radzi sobie lepiej, gdy zapewniono mu odpowiedni zestaw narzędzi (oprogramowania), które ułatwiają śledzenie i koordynację jego pracy z innymi członkami organizacji. Satysfakcja pracowników polega na popieraniu ich celów i doświadczeniu, jakie mają podczas pracy dla Twojej organizacji. Produktywność przy podejściu do współpracy i możliwość rozwoju we wszystkich wymiarach sprawia, że ​​jest to zadowolony pracownik, co można zapewnić korzystając z doskonałego pakietu zasobów ludzkich.

7. Konsekwencja w obsłudze klienta

Obsługa klienta to jeden z aspektów Twojej firmy, który będzie w czołówce bez względu na to, jakie towary lub usługi świadczysz w dowolnym sektorze gospodarki. Korzystanie z oprogramowania dla małych firm do obsługi klienta pomoże Ci zapewnić terminową, szybką i wydajną pomoc Twojej bazie klientów poprzez usprawnienie procesu.

Zawijanie:

Jak widać powyżej, kilka aspektów małej firmy wymaga pomocy oprogramowania, aby operacje działały płynnie. Ponieważ wzrost wymaga od właścicieli firm wyjścia ze swoich stref komfortu, korzystanie z takiego oprogramowania zwalnia miejsce na produktywną pracę, która przyczynia się do takiej ekspansji, jednocześnie dając więcej możliwości maksymalizacji zysków. Inwestowanie w oprogramowanie dla małych firm nie tylko upraszcza bieżące funkcjonowanie organizacji, ale także umożliwia jej płynne przejście do nieuniknionego rozwoju dzięki specjalistycznej wiedzy. Wybór oprogramowania, którego Twoja firma najbardziej wymaga, w zależności od charakteru branży, w której działasz, to znaczna inwestycja. Deskera oferuje najlepsze pakiety oprogramowania dla małych firm, aby spełnić zmieniającą się dynamikę Twojej firmy.