Jak zorganizować cyfrowe (lub hybrydowe) imprezy ucieczki dla swojej załogi?

Pandemia zmusiła regularne wakacyjne imprezy firmowe, aby stały się wirtualne. Ale w tym roku sytuacja wygląda inaczej — teraz wybór miejsc pracy składa się z odległych i szczególnych pracowników (lub ich hybrydy).

Oto wyzwanie — jak zorganizować przyjemną wakacyjną imprezę, która zadowoli każdego? Jakie procedury możesz zaplanować? Jaka jest logistyka?

Z pewnością jest wiele rzeczy, w które można wierzyć, ale nie martw się. Oto kilka wskazówek od odległych pracowników HubSpot, jak zorganizować cyfrowy lub hybrydowy pomocny wypad.

1. Użyj arkusza kalkulacyjnego do zarządzania swoimi działaniami.

Przygotowanie cyfrowego spotkania towarzyskiego na ucieczkę wymaga dużej ilości logistyki. Dlatego powinieneś używać arkusza kalkulacyjnego, aby zachować strukturę.

Kara Korosec, odległy starszy kierownik ds. sukcesu zakupów w HubSpot, sugeruje: „Wykorzystałem do koordynowania ściśle tajnego Mikołaja w mojej poprzedniej korporacji, w 100% odległej organizacji. Stworzyłem arkusz kalkulacyjny, w którym absolutnie każdy przedstawiał niektóre ze swoich pasji, a następnie użyliśmy losowego generatora do przypisania tajemniczych Mikołajów. Każdy miał plan wydatków w wysokości 50 USD i wykorzystał arkusz kalkulacyjny jako inspirację do tego, co uzyskać. Natychmiast po wysłaniu przedmiotów mieliśmy Zoom dokładnie tam, gdzie dzieliliśmy się naszymi prezentami i odgadywaliśmy, kto jest naszym kluczowym Mikołajem.”

2. Uczyń go interaktywnym.

Zdarzenia wirtualne mogą od razu wyczuć „odrywanie palców” — ale nie musi to być taki scenariusz. W przypadku tajnej sprawy Mikołaja Koroseca, otworzyli prezenty podczas rozmowy z Zoomem.

Celem tutaj jest bycie innowacyjnym.

Eimear Marrinan, dyrektor ds. tradycji w HubSpot, sugeruje: „Istnieje mnóstwo niesamowitych odległych dystrybutorów i firm należących do mniejszości, z którymi współpracujemy w grupie Society. Wykonują wspaniałe zadania. Jeśli twoje fundusze na to pozwalają, pomyśl o outsourcingu do guru. Kilka fantastycznych sytuacji, które znalazłem: doświadczenie w pracy w domku narciarskim, przewodnik po jarmarkach świątecznych, koktajle w zimowej krainie czarów!”

Istnieje wiele gier i zajęć w sieci, których możesz użyć podczas wirtualnego świętowania przerwy świątecznej. Poniżej znajdują się niektóre z naszych ukochanych interaktywnych zajęć na odległość:

• Virtual MasterChef: Poproś tylko jednego człowieka o przyjęcie i wysłanie listy substancji (lub zmodyfikowanych składników w przypadku limitów dietetycznych) i materiałów. W wieczór kulinarny niech każda osoba zadzwoni do Zoom, aby wspólnie przygotować obiad identyczny posiłek, gdy gospodarz zapoznaje ich z przepisem. Gdy przepis będzie gotowy, usiądź i wspólnie zjedz cyfrowy posiłek!
• Konkurs na nieatrakcyjny sweter
• Cyfrowe pokoje ewakuacyjne, takie jak Puzzle Split, Mystery Escape Area lub The Escape Game

3. Włącz żywność.

Kiedy internet organizuje indywidualną imprezę, podawanie posiłków jest zazwyczaj elementem koncertu. Dlaczego nie może to dotyczyć również dalekich wyjazdów wakacyjnych?

Emily Tong-Sanchez, ekspert ds. zdalnych funkcji dochodu w HubSpot, twierdzi: „Niech ludzie komponują swój posiłek!”

Daje to ludziom cel do świętowania i czerpania przyjemności z imprezy.

Marrinan zapewnia: „Problemy z prośbami, jeśli włączasz posiłki. Czy istnieją objawy alergii lub wybory? Jeśli umawiasz się na koktajl, czy wszyscy spożywają napoje alkoholowe? Chodzi o to, aby obecnie włączać się w to, jak organizujesz swoją uroczystość”.

Jeśli zdarzy ci się wysyłać posiłki, naprawdę ważne jest, aby znać wszelkie ograniczenia, aby twoja uroczystość obejmowała wszystkie osoby.

4. Przekonaj ludzi do przebrania się.

Imprezy związane z przerwą świąteczną to zwykle spotkania rozrywkowe, na których każdy może się przebrać i świętować. Zdobycie pilota nie powinno tego modyfikować — więc nie powinieneś porzucać nieprzyjemnego swetra na wakacje tylko, ale.

Tong-Sanchez sugeruje: „Przekonaj ludzi, żeby się ubrali. Lubimy otrzymywać wyjaśnienia, które można umieścić na fantazyjnych ubraniach!”

5. Nieustannie prowadź z inkluzywną mentalnością.

Istotną przeszkodą przy spotkaniach na odległość jest to, że naprawdę trudno jest poczuć się zintegrowanym.

Marrinan zauważa: „Obecnie występujemy w rozproszonym i odległym środowisku, więc kiedy wyobrażasz sobie, że w wyniku świątecznej okazji dla Ciebie i Twoich pracowników poczujesz się poważny i międzynarodowy. Czy strefa czasowa wykona zadanie dla wszystkich pracowników? Czy „Święta” rozbrzmiewają na całym świecie? Zagwarantuj swojemu systemowi coś przyjemnego i włączającego, do którego każdy może się włączyć!”

6. Strategia z góry.

Jeśli planujesz wirtualną uroczystość przerwy świątecznej, naprawdę ważne jest, abyś miał wystarczająco dużo czasu na przygotowania. Wysyłaj zaproszenia w toku, sfinalizuj program i przyjrzyj się działaniom operacyjnym.

Marrinan stwierdza: „Koniec 12 miesięcy jest chaotyczny. Właściwie zajęty! Daj ludziom czas na innowacyjne odkrycie i e-book w toku. Mnóstwo osób żongluje teraz prawidłowo, więc ochrona czasu jest niezbędna! Równie dobrze pamiętaj o opiekunach w swoim zespole lub o tych, którzy być może zablokowali czas w ich dniu pracy”.

7. Wyślij jedną rzecz faktycznie fizyczną.

Tylko dlatego, że twoja okazja jest odległa, nie oznacza to, że nie możesz włączyć elementu cielesnego do swojej wirtualnej zabawy podczas przerwy wakacyjnej.

„Czy możesz zawczasu przekazać coś załodze, aby pobudzić emocje? Nie musi to być fizyczna nagroda — może to odręcznie napisana karta lub wyraz wdzięczności” — zauważa Marrinan. „Funkcja ucieczki nie musiałaby być wielką, ogromną rzeczą. Często to naprawdę nieskomplikowane akty życzliwości, które mają długą drogę dla ludzi”.

8. Wybierz cel.

Kiedy zdarzy ci się przygotowywać uroczystość świąteczną, naprawdę ważne jest, aby zdecydować, jaki jest twój cel. Na przykład naprawdę trudno jest cieszyć się meczem, jednocześnie poznając się nawzajem.

Caroline Merewether, kierownik ds. podejścia i funkcji w HubSpot, stwierdza: „Największym wyzwaniem jest ustalenie, czy chodzi o pogłębienie interakcji lub cieszenie się meczem”.

Jedną z ulubionych czynności Merewether, w których wykonywała ją jej załoga, było praktyczne doświadczenie Airbnb, jakim był cyfrowy pokój ewakuacyjny.

„To było zabawne robić cokolwiek innego i była to przyjemna zmiana mentalna. Ale to nie było fantastyczne, że poznawaliśmy mężczyzn i kobiety, ponieważ staraliśmy się szukać wskazówek. Na naszą następną imprezę musieliśmy podróżować w dialogu z udziałem nas – dodaje.

Na kolejną cyfrową uroczystość wakacyjnego wyjazdu jej zespołu będą wysyłać na cały świat słodycze, które będą doskonałym początkiem dialogu w pokojach podgrup. Następnie prawdopodobnie zorganizują konkurs kostiumowy i ciekawostki on-line.

Jeff Boulter, inżynier bezpośrednio w HubSpot, postanowił połączyć interaktywną akcję ze sposobem poznania się nawzajem poprzez interaktywną grę wideo z ciekawostkami.

Na początek Boulter wysłał Google Kind z mieszanką pytań dotyczących lodołamaczy. Kilka przykładów zintegrowanych:

• Jaka była Twoja pierwsza transakcja online lub z pocztą elektroniczną?
• Jaki program zrobiłeś najgorzej na uniwersytecie?
• Jaka jest najdziwniejsza kariera, jaką kiedykolwiek miałeś?
• Jaka jest Twoja najmniej preferowana muzyka?
• Jaka jest twoja preferowana zasada spisku?
• Jaki właściwie masz dziwny talent?
• Gwiezdne wojny czy Star Trek?
• Yanni czy Laurel?
• Gdybyś mógł poświęcić jakąkolwiek zbrodnię i uszło jej to na sucho, co by to było?
• Jaki jest najgorszy prezent, jaki kiedykolwiek zdobyłeś?
• Kto zostałby zjedzony na początku, gdybyśmy wszyscy zostali złapani w windzie 1C?

Następnie zastosowali całkowicie darmową witrynę internetową z ciekawostkami, oznaczoną jako MyQuiz. Właśnie tutaj rozwiązania polegały na wyborze jednej konkretnej osoby ze swojego składu (która jest najmniej ulubioną muzyką na przykład „To naprawdę jest małe środowisko”) lub kupowaniu właściwej odpowiedzi spośród kilku innych zaprojektowanych rozwiązań. Skończyli z 54 przemyśleniami. Zobacz obraz poniżej, aby zobaczyć, jak to wyglądało.

5 pomysłów na hosting hybrydowej okazji świątecznej

Najskuteczniejsze hybrydowe spotkania wypadowe angażują każdego cyfrowego i nieludzkiego odwiedzającego w znaczący sposób. Ale jeśli nie masz pewności co do logistyki, zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby zbudować połączenia między współpracownikami wokół i wiele:

1. Uwierz w cyfryzację.

Planując działania i program swojej hybrydowej imprezy wakacyjnej, Twoi cyfrowi uczestnicy muszą pozostać w umyśle. Zobacz, jak Twój wirtualny personel może wchodzić w interakcje i angażować się w każdą indywidualną czynność.

2. Odkryj odpowiednią lokalizację.

Miejsce na twoją okazję może zarówno wywołać, jak i złamać spotkanie hybrydowe. Skup się na stabilności swojego miejsca w Internecie i daj się zwieść — i upewnij się, że masz dostęp do odpowiednich maszyn do wideokonferencji.

3. Nadaj priorytet rzeczom przyjaznym dla hybryd

Typową wpadką, gdy hosting imprez hybrydowych jest organizowanie funkcji dla osobistej firmy i po prostu transmitowanie uroczystości dla cyfrowych uczestników. Jako alternatywę, wyobraź sobie hybrydowe procedury powitalne, z których absolutnie każdy może czerpać przyjemność razem, gdy są osobno. Poniżej kilka przykładów:

• Zabawna wystawa nagród grupowych
• Przerwa wakacyjna Ciekawostki lub wieczór sportowy
• Magiczna formuła Mikołaj
• Farba Spotkajmy się
• Świąteczna prezentacja wiedzy

Nie zapominaj, że hybrydowe funkcje wakacyjnych wyjazdów wymagają aktywnej interakcji zarówno z osobami, jak i cyfrowymi opiekunami — więc nadaj priorytet zadaniom, które mogą osiągnąć ten cel.

4. Podziel się atmosferą.

Czasami wirtualni uczestnicy mogą naprawdę poczuć, że tracą przyjemność, głównie dlatego, że są zdalni. Aby temu przeciwdziałać, gospodarze powinni stworzyć wspólne doświadczenie pracy i atmosferę dla wszystkich uczestników. Na przykład, jeśli twój męski lub damski wystrój zawiera papierowe płatki śniegu i waniliowe świeczki, spójrz na wysłanie cyfrowych gości bardziej kompaktowej edycji tych przedmiotów do ich mieszkania lub miejsca pracy.

5. Ustawiaj mężczyznę lub kobietę i zdalnych przyjaciół w grupach lub parach.

Jednym ze sposobów motywowania zaangażowania wśród mężczyzn lub kobiet i cyfrowych gości jest umieszczanie ich w grupach lub parach. Na przykład, jeśli wykonujesz ciekawostki związane z ucieczką, weź pod uwagę podział znajomych na grupy, przy czym prawie każdy zespół zawiera indywidualną i zdalną firmę. Uzyskaj dodatkową fazę 1, zachęcając zespoły do ​​burzy mózgów innowacyjnych nazw zespołów.

Kiedy przychodzi do organizowania działań odległych i hybrydowych, może zająć znacznie więcej czasu, wysiłku i ciężkiej pracy, aby zdobyć logistykę. Ale kiedy zostanie to odpowiednio wykonane, możesz zorganizować okazję, która wyczaruje koleżeństwo i przynależność do twojej grupy.