Jak zwiększyć swoje kompetencje komunikacyjne w 5 prostych krokach

W biurze każdy z pracowników może mieć swoje obowiązki i cele, ale razem wszyscy wykonujecie pracę w celu osiągnięcia dokładnie tego samego celu końcowego.

Ale przy tak wielu różnych ludziach, którzy dziś spotykają się razem, będą pewne tarcia dotyczące tego, jak najlepiej wdrożyć wskazówki i metody. Kluczem do sukcesu twojej grupy jest interakcja.

Rozmowa to ciężka praca oparta na współpracy i każdy może stanąć na wysokości zadania w zakresie swoich kompetencji komunikacyjnych. Podczas gdy niektórzy pracownicy mogą poczuć się nieśmiali i nie będą dzielić się swoimi wybitnymi koncepcjami, inni użytkownicy grupy mogą walczyć o zobaczenie lub zrozumienie różnych szczegółów spojrzenia.

Bez względu na to, gdzie jesteś ze swoimi możliwościami konwersacji, możesz je ulepszyć za pomocą pięciu bardzo prostych kroków, przede wszystkim do bardziej opartej na współpracy i odnoszącej sukcesy grupy.

Jak ulepszyć techniki konwersacji w miejscu pracy

Doskonalenie umiejętności prowadzenia rozmów w miejscu pracy może wymagać wielu unikalnych elementów. Niezależnie od tego, czy chcesz być lepszym słuchaczem, czy też weryfikować się z prawie każdym pracownikiem, istnieje kilka sposobów, dzięki którym Twoja grupa może lepiej rozmawiać z prawie każdym innym. Poniżej znajduje się pięć prostych sposobów na rozpoczęcie ulepszania swoich możliwości komunikacyjnych.

1. Bądź energicznym słuchaczem.

Czy na pewno słuchasz członków swojej grupy? Jeśli wygłupiasz się na konferencji, piszesz e-maile przez telefon Zoom lub przerywasz indywidualnymi koncepcjami lub opcjami, nie słuchasz aktywnie. Na szczęście istnieje wiele sposobów na ulepszenie umiejętności słuchania, aby upewnić się, że słyszysz poczucie współpracownika.

• Zwracaj uwagę, gdy rozmawiają inni ludzie.
• Odłóż przerwy. Możesz robić notatki, ale nie rysuj, nie wysyłaj e-maili ani nie sortuj tekstów, gdy inna osoba próbuje się z Tobą skontaktować.
• Zwróć uwagę na ton rozmówcy i język systemu.
• Utrzymuj swoje poglądy, dopóki człowiek nie skończy mówić. Kiedy nadejdzie Twoja klapka, zareaguj właściwie i odtwórz ponownie fakty, którymi się właśnie podzieliłeś, aby wyraźnie pokazać swoją uwagę.
• Przytakuj i uśmiechaj się jako akceptowalne, gdy druga osoba rozmawia. Jeśli to możliwe, próbuj unikać szarpania włosów, palców lub innych pobliskich przedmiotów.
• Naprawdę nie zastanawiaj się, co powiedzieć o przyszłości w swojej głowie. Możesz natychmiast stać się pochłoniętym tymi pomysłami i przeoczyć, co mówi druga osoba.
• Trzymaj osądy i myśli na własną rękę. Trzymaj się z dala od wyciągania wniosków i zamiast tego pozwól osobie podzielić się każdą drobnostką, którą ma do powiedzenia.
• Kiedy dana osoba skończy mówić, porozmawiaj z pytaniami, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości, co do których masz wątpliwości.

2. Organizuj pomocne konferencje.

Jeśli dopiero zaczynasz włączać konferencje do kalendarza każdego innego dnia roboczego, prawdopodobnie będziesz miał mnóstwo jęczących i narzekających pracowników. Wzmocnienie interakcji nie oznacza hostingu dodatkowych konferencji. Sztuką jest raczej organizowanie udanych i znaczących konferencji.

• Pierwsza rzecz jest początkowo. Określ, jakie spotkania są wymagane, a które z nich byłyby o wiele lepsze jako wiadomości e-mail. Marnowanie czasu na bezproduktywnych konferencjach sprawia, że ​​pracownicy mają o wiele mniej czasu i energii na dokończenie kluczowych obowiązków.
• Opracuj konspekty dla każdej indywidualnej konferencji. Pomaga to zachować każdą osobę w temacie i możesz wrócić do definicji za każdym razem, gdy dialog zaczyna się zabłąkać.
• Zaproś na apel tylko te osoby, które zdecydowanie potrzebują. Chociaż rozmowa z udziałem firm jest niezbędna, zapraszanie na konferencję osób, które nie muszą tam być, przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Jeśli jest kilka szczegółów, które dotyczą kogoś, ale naprawdę nie muszą być obecne na całym zgromadzeniu, zaproś go do wzięcia udziału i zacznij od czynników ludzkich. Superior jednak wyślij go w e-mailu.
• Opuść zespół z opisanymi towarami ruchomymi. To pomaga, aby spotkanie było warte zachodu.
• Obserwuj pracowników po spotkaniu. Wyślij notatki na temat tego, co zostało wyłożone na konferencji, i zakończ z obiektami ruchu przewidzianymi dla grupy.

3. Ujawnij dlaczego.

Kiedy pytasz pracownika, aby zaczął przeprowadzać dochodzenie w sprawie nowego przedsiębiorstwa lub pobrać raporty, spróbuj przekazać, dlaczego prosisz go o wykonanie pracy. Możesz poprosić pracownika o uzyskanie historii dotyczących jednej rzeczy, nad którą pracowali w poprzednim okresie trzydziestu dni.

Bez wyjaśnienia, mogą się martwić, że ich wyniki były bardzo słabe i mają kłopoty, gdy tak naprawdę chcesz wdrożyć ilości do nowej inicjatywy firmy, w kierunku której dążysz.

Niezależnie od pracy i celu powiedz, dlaczego pytasz o pewne rzeczy. Może to również pomóc w uniknięciu nieporozumień i nieporozumień wśród personelu.

4. Wymelduj się z pracownikami.

Nawet jeśli masz politykę otwartych drzwi, która zachęca pracowników do wyrażania swoich opinii w dowolnym momencie, nie wszyscy ludzie wybiorą korzyści z tej otwartej linii interakcji. Niektórzy członkowie personelu mogą się denerwować, dzieląc się swoimi przemyśleniami lub przysługami, aby zachować je dla siebie.

Organizuj okresowo indywidualne spotkania, najprawdopodobniej raz w miesiącu lub co kwartał, w celu zbadania każdego członka grupy. Zapytaj ich o rozwój ich zadań, sprawdź, czy nie czują się zdezorientowani i zaproś ich do podzielenia się swoimi sugestiami i celami.

5. Zapytaj o sugestie.

Interakcja to droga dwukierunkowa. Oprócz głównych udanych konferencji i sprawdzania z pracownikami ich pracy i postępów zadań, naprawdę powinieneś również powitać informacje zwrotne na temat własnej wydajności i organizacji jako całości.

Może to mieć miejsce podczas indywidualnych spotkań lub przedstawiać regularne ankiety do wypełnienia przez pracowników. Przedstaw możliwość równie skutecznego przesyłania opinii anonimowo, co może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się o wiele bardziej komfortowo podczas rozmowy.

Kiedy otrzymujesz komentarze, nie odkładaj ich na bok i zapomnij o nich. Stwórz system ruchu, aby wzmocnić swoje słabości. Jeśli uzyskasz informację zwrotną, która dotyczy korporacji, upewnij się, że odpowiednio podzielisz się tymi faktami z kierownictwem.

Uzupełniające wybory poprawiające zdolności komunikacyjne

Chociaż te pięć czynności to doskonałe miejsce na rozpoczęcie, istnieją inne sposoby na zwiększenie zdolności interakcji w biurze. Wykorzystaj technologię, taką jak Google Chat lub Slack, do generowania kanałów konwersacji.

Jeśli korzystasz z aplikacji lub innych zasobów komunikacyjnych, zastanów się nad wprowadzeniem ograniczeń, kiedy poszczególne linie są otwarte. Regularne wiadomości o 3 nad ranem o wyzwaniu „wykonaj zadanie” mogą sprawić, że wielu pracowników poczuje się wypalony, jeśli w żaden sposób nie mogą zmienić trybu pracy.

Zapytaj swoich współpracowników również o ich upodobania do interakcji. Z pewnością będą chwile, w których będziesz musiał zorganizować konferencję dla każdego, ale nadal utrzymuj preferencje komunikacyjne w mózgu, gdy musisz dotrzeć do jednej konkretnej lub dwóch osób. Niektórzy mężczyźni i kobiety przechowują informacje i fakty najskuteczniej, gdy mogą je przeczytać w e-mailu, podczas gdy inni wolą przekazywać wskazówki osobiście.

Kiedy organizujesz pomocną rozmowę w zespole, upewnij się, że angażujesz wszystkich. Oczywiście, chcesz zapętlić mężczyzn i kobiety do wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy jest to dla nich istotne, ale jako całość należy uwzględnić absolutnie wszystkich — nawet jeśli nie są w twojej części biura lub nawet w tej samej metropolii — we wskazówkach dotyczących interakcji.

Na koniec zastanów się nad stworzeniem planu z otwartymi drzwiami, aby umożliwić pracownikom zatrzymanie się w biurze firmy, aby porozmawiać o problemach lub uczuciach w dowolnym momencie.

Korzyści z solidnych technik komunikacji

Korzyści płynące z poprawy możliwości prowadzenia rozmów są pozornie nieskończone. Kiedy ktoś czuje się wysłuchany, jest mniej szans na napięte konfrontacje. Co więcej, Twój zespół poświęci znacznie mniej czasu na korygowanie nieporozumień, które pojawiły się z powodu tego, że jeden konkretny mężczyzna lub kobieta nie słuchał aktywnie lub ktoś inny przerywał konferencję. Oznacza to zwiększoną produktywność i dodatkowy czas zainwestowany w ważne zadania.

Kiedy Twoja grupa skutecznie komunikuje się na tablicy, możesz również poprawić wrażenia z pracy kupującego. Pracownicy mogą zaspokoić potrzeby konsumentów o wiele bardziej efektywnie, gdy mogą pracować wspólnie w wyniku wyzwań, i mogą pozytywnie oceniać, że zdarzają się drobne nieporozumienia, które powodują, że zadania kończą się niepowodzeniem.

Znacznie lepsze kompetencje komunikacyjne wskazują, że prawie każdy pracownik czuje się wysłuchany i dodatkowo przytulnie dzieli się swoimi pomysłami. Oznacza to, że Twoi pracownicy mogą dostarczyć na biurko znacznie więcej pomysłów, które pomogą Twojej firmie ugruntować i osiągnąć nowe cele.

Komunikacja jest kluczowa w miejscu pracy

Twoja grupa jest tak silna, jak jej kompetencje w zakresie interakcji. Poświęcenie czasu na maksymalne wykorzystanie aplikacji interaktywnych, przeglądanie komentarzy, ustalanie agendy konferencji i przeprowadzanie tylko pojedynczych okresów z pracownikami spowoduje dodatkowe zaangażowanie personelu i wydajność na całym świecie.

Interakcja będzie działać w obie strony, więc upewnij się, że będziesz pracować nad swoimi technikami komunikacji i wesprzeć załogę w poprawie ich rozmowy. Na koniec Twoja organizacja będzie o wiele lepsza.