Jak poprowadzić idealne spotkanie inauguracyjne

Rozpoczęcie projektu bez spotkania inaugurującego jest jak wędrówka bez mapy. Jasne, możesz cieszyć się fajnymi szlakami, ale prawdopodobnie zgubisz się bez mapy i jasnego planu.

To samo dzieje się w przypadku uruchamiania projektów bez spotkania inaugurującego. Tylko dzięki solidnej komunikacji i planowi możesz utrzymać swój projekt na właściwej drodze. To jak GPS, który pomaga dotrzeć do celu.

Dowiedzmy się więcej na ten temat.

Spis treści

Co to jest spotkanie inauguracyjne?

Spotkanie inauguracyjne przygotowuje grunt pod sukces poprzez wyjaśnienie celów projektu, zdefiniowanie ról i obowiązków oraz nakreślenie harmonogramu projektu.

Wszystko to zapewnia płynną realizację projektu. Potraktuj to jako oficjalny początek swojego projektu – jak ceremonię otwarcia Igrzysk Olimpijskich.

Istnieją dwa rodzaje kickoffów – wewnętrzne i zewnętrzne . Wewnętrzne kickoffy skupiają się na dostosowaniu wewnętrznego zespołu, podczas gdy zewnętrzne kickoffy skupiają zewnętrznych interesariuszy lub partnerów zaangażowanych w projekt.

Korzyści ze spotkań inauguracyjnych

1. Lepsze dopasowanie i komunikacja

Piękno spotkań inauguracyjnych? Pozwalają każdemu dzielić się swoimi priorytetami, spostrzeżeniami i planami. Oznacza to, że Twój zespół może od samego początku uzgodnić i uzgodnić najważniejsze elementy.

Sage Journals przeprowadziło badanie społeczne, podkreślając znaczenie wydarzeń inaugurujących projekty badawcze.

Wydarzenia te obejmują współpracę na każdym etapie spotkania, budowanie relacji poprzez kwestionowanie wzajemnych punktów widzenia i dzielenie się wiedzą.

Sugeruje się spotkania inauguracyjne, aby ułatwić dialog pomiędzy członkami zespołu i promować sprawiedliwe partnerstwo.

Wskazówka dla profesjonalistów: nawiąż dialog, aby wykorzystać zbiorową wiedzę swojego zespołu, wygenerować cenne spostrzeżenia i wzmocnić poczucie współwłasności.

2. Usprawnione planowanie i realizacja projektów

Rozpoczęcie gry jest jak gwizdek rozpoczynający mecz — przydzielasz role i rozpoznajesz potencjalne konflikty.

Pomaga to zespołowi zaoszczędzić ogromną ilość energii i czasu, umożliwiając szybkie rozpoczęcie pracy z solidnym planem zarządzania projektem.

Heather Negley podkreśla ten punkt w swojej książce zatytułowanej Przewodnik konsultanta Salesforce: Narzędzia do wdrożenia lub ulepszenia rozwiązania Salesforce Twojego klienta:

„Spotkanie inaugurujące jest jednym z najważniejszych spotkań w projekcie.

To moment, w którym zespół robi najważniejsze pierwsze wrażenie i rozmawia z klientem o celach związanych z projektem. Klientowi przekazywana jest także metodologia projektu.

„Podczas odkrywania zespół projektowy przeprowadza analizę biznesową, korzystając z różnych technik, aby uzyskać zrozumienie obecnych i przyszłych procesów. Członkowie projektu piszą historie użytkowników, aby przygotować się do fazy kompilacji”.

3. Wyczyść kamienie milowe i terminy

Wyobraź sobie grupę wysoce zmotywowanych osób, które spotykają się, aby przekształcić plan w rzeczywistość.

Skrupulatnie realizują każdy kamień milowy od etapu planowania po testy końcowe, kontrolując czas i otwarcie komunikując się o postępach.

Taki poziom współpracy zapewnia płynność procesu i terminową dostawę gotowego produktu. Jean Kang, menedżer programów strategicznych w Figma, mówi:

„Uruchom swój program z hukiem, organizując 30-minutowe spotkanie inauguracyjne.

• Wyznacz cele, przedstaw członków zespołu i ustal plan wykonania.
• Zdefiniuj źródła prawdy o zasobach, do kogo się zwrócić po co i odpowiednie kanały komunikacji (Slack, formularz przyjmowania, Microsite).
• Udostępnij ramy podejmowania decyzji, takie jak DACI, RACI lub RAPID.

4. Wczesna informacja zwrotna

Według Joao Varajao, Gabrieli Fernandes i Helio Silvy pięć najczęściej stosowanych narzędzi i technik zarządzania projektami to „spotkanie inaugurujące”, „spotkania dotyczące postępu”, „raporty z postępu”, „analiza wymagań” i „lista działań”. .

Metody te mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, ponieważ umożliwiają zespołom otrzymywanie informacji zwrotnych na wczesnym etapie i wprowadzanie niezbędnych poprawek w czasie rzeczywistym , co prowadzi do dokładniejszej i wydajniejszej realizacji projektu.

Wskazówka dla profesjonalistów: użyj chmury emoji Slido, aby zadawać proste pytania i uzyskiwać opinie za pomocą emoji. Dzięki tej grywalizacji możesz zbierać jakościowe i ilościowe informacje zwrotne oraz łagodzić wszelkie napięcia i nieprzyjemne uczucia.

Źródło obrazu

4 rodzaje spotkań inauguracyjnych

Wewnętrzne spotkanie inauguracyjne

Najlepsze dla: Zespołu Projektowego

Wewnętrzny kickoff to kluczowe spotkanie, które gromadzi zespół projektowy i nadaje ton większemu lub nadchodzącemu projektowi. Powszechnie nazywa się to kickoffem projektu i pozwala członkom zespołu na wzajemne poznanie się.

Cele wewnętrznego spotkania inaugurującego:

• Ustal jasne kanały komunikacji, częstotliwość spotkań i przepływ pracy.
• Zidentyfikuj potencjalne wąskie gardła i opracuj harmonogram ich łagodzenia.
• Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu tak samo rozumieją informacje o projekcie.
• Dopasuj priorytety i oczekiwania wobec projektu.

W idealnym przypadku wewnętrzne rozpoczęcie powinno obejmować role członków zespołu, tło projektu, ramy projektu i cel.

Sezonowe spotkanie inaugurujące

Najlepsze na: Nadchodzący sezon

Sezonowy start pomaga firmie pobudzić się na nadchodzący sezon lub rok, a także stanowi celebrację osiągnięć z poprzedniego roku/sezonu.

Duże firmy często organizują sezonowe spotkania inauguracyjne na początku roku finansowego, nowego sezonu lub nowego roku.

To wewnętrzne wydarzenie może dotyczyć konkretnego działu lub całej firmy. Zwykle trwa jeden dzień, chociaż można go ukończyć w ciągu kilku godzin.

Cele sezonowego spotkania inaugurującego:

• Wzmocnij kulturę firmy i pewność siebie zespołu.
• Ustal priorytety i cele na nowy sezon.
• Rozwiąż niektóre przeszłe problemy.
• Motywuj wszystkich do dalszej pracy.

Spotkanie inaugurujące nowy zespół

Najlepsze za: Budowanie zaufania do nowych członków zespołu

Rozpoczęcie nowego zespołu, zwane także spotkaniem „poznawczym”, zapewnia odpowiednie przedstawienie się i dopasowanie nowych i obecnych członków zespołu.

Spotkanie to, zwykle organizowane poza siedzibą firmy, daje możliwość nawiązania kontaktów, inspirujących przemówień, wspólnej burzy mózgów i produktywnych sesji grupowych.

Pod koniec dnia członkowie zespołu wychodzą z jasnym zrozumieniem, jak efektywnie współpracować i osiągać swoje cele.

Cele spotkania inauguracyjnego nowego zespołu:

• Wzbudzaj pozytywne nastawienie.
• Zademonstruj role wszystkich.
• Zdecyduj o częstotliwości spotkań, kanałach komunikacji i nie tylko.
• Buduj zaufanie i poznaj wszystkich.

Zewnętrzne spotkanie inauguracyjne

Najlepsze do: Jednoczenia się z klientami

Wyobraź sobie, że po raz pierwszy spotykasz nowego klienta. Nie znasz ich stylu pracy, preferencji ani oczekiwań. I tu właśnie pojawia się zewnętrzny kickoff.

Spotkanie to gromadzi firmę i klienta w celu uzgodnienia celów, zdefiniowania zakresu projektu i ustalenia jasnej linii komunikacji.

Podczas zewnętrznego rozpoczęcia ustal oczekiwania dotyczące przeglądów pracy i określ najlepszy sposób współpracy. Oficjalna talia również będzie miłym dodatkiem. Przeglądaj szablony talii spotkań inauguracyjnych.

Cele zewnętrznego spotkania inaugurującego:

• Zdefiniuj zakres projektu.
• Utwórz plan działania projektu.
• Zidentyfikuj interesariuszy projektu i nawiąż z nim współpracę.
• Ustanów protokoły regularnych raportów o stanie.

Źródło obrazu

Jak przeprowadzić udane spotkanie inauguracyjne

Jeśli nigdy nie planowałeś rozpoczęcia meczu, poniższy przewodnik krok po kroku pokaże Ci dokładnie, jak to zrobić.

1. Przygotowanie

Zdecyduj o uczestnikach spotkania i czasie trwania rozpoczęcia. Drobne szczegóły zależą od formalności i celu spotkania inaugurującego . Oto kilka podstawowych czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas przygotowań:

• Sfinalizuj listę zaproszeń.
• Zaplanuj czas trwania i czas oraz zostaw trochę czasu na pytania.
• Stwórz porządek obrad.

Możesz skorzystać z tej listy kontrolnej przed rozpoczęciem projektu.

Źródło obrazu

Wskazówka dla profesjonalistów: przypisz osobę sporządzającą notatki, aby wszyscy nieobecni uczestnicy mogli otrzymać podsumowanie. Ponadto, jeśli rozpoczęcie odbywa się wirtualnie, nagraj je.

2. Wprowadzenie

Przedstawiamy nowego członka zespołu lub spotykamy się z klientem po raz pierwszy? Nie lekceważ wartości ciepłego wprowadzenia. Rozpoczęcie od pozytywnego nastawienia może nadać ton produktywnemu i udanemu spotkaniu.

Przykład:

„HubSpoters, powitajmy naszą najnowszą członkinię zespołu, Sarę! Sarah jest ekspertem ds. marketingu i nie może się doczekać, aby podzielić się z nami swoją mądrością. Cieszymy się, że tu jesteś!

„Sarah, czy zechciałabyś opowiedzieć nam coś więcej o sobie?”

Wskazówka dla profesjonalistów: rozważ zabawne pytania typu „lodołamacz”, aby poprawić nastrój. Na przykład: „Opowiedz nam o swoim najgorszym dniu z włosami”. Upewnij się jednak, że osoba udzielająca odpowiedzi czuje się komfortowo w przypadku takich pytań.

3. Cel projektu

Upewnij się, że wszyscy w zespole są na tej samej stronie. Wszyscy muszą wiedzieć, dlaczego projekt jest ważny i jakich rezultatów może się spodziewać.

Niestety, szokujące 74% pracowników czuje się odłączonych od celów swojej firmy. Właściwie nawet nie rozumieją, jak ich praca wpisuje się w szerszy obraz, co jest dość smutne. Nie pozwól, aby Twój zespół wpadł w te statystyki.

Zamiast tego poświęć trochę czasu na wyjaśnienie swoich celów każdemu członkowi zespołu. A co najważniejsze, pokaż im, dlaczego ich rola jest ważna w osiągnięciu sukcesu.

Wskazówka dla profesjonalistów: pamiętaj o rozmowie 1:1 ze wszystkimi (jeśli to możliwe).

4. Plan projektu

Uwzględnij ten niezwykle ważny element w programie spotkania, aby umożliwić uczestnikom zapoznanie się ze szczegółami przed wydarzeniem.

Podczas rozpoczęcia skup się na najważniejszych informacjach, które są naprawdę ważne — kluczowych rezultatach, kluczowych kamieniach milowych i harmonogramie projektu.

Wskazówka dla profesjonalistów: zachęcaj do zadawania pytań na tym etapie.

Źródło obrazu

5. Zakres projektu

Po nakreśleniu głównego planu projektu wyjaśnij, co wchodzi w zakres, a co nie.

Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie i zapobiegają nieporozumieniom związanym z dostarczanymi produktami i nieoczekiwanymi niespodziankami w przyszłości. Następnie jasno określ granice projektu.

Wskazówka dla profesjonalistów: uwzględnij strony docelowe, zasoby, cele i wymagania kreatywne w zakresie projektu.

6. Role w projekcie

Zdecyduj o rolach w projekcie – kto będzie sponsorem wykonawczym i głównym punktem kontaktowym? Czy projekt będzie miał akceptację?

Zapewni to jasność i kierunek działania zespołu. Pamiętaj, że niewielkie planowanie z góry może zaoszczędzić wielu problemów w późniejszym czasie.

Wskazówka dla profesjonalistów: udostępnij wykres RACI jako element działania. Jest to przydatna struktura zarządzania projektami, pozwalająca wyjaśnić role i obowiązki w zakresie konkretnych zadań i rezultatów.

Źródło obrazu

7. Aktualizacje i dane projektu

Wszyscy mamy skłonność do marnowania dużej ilości czasu na przeglądanie dokumentów i zbieranie informacji. Wynik? Mniej czasu na skupienie się na pracy o dużym wpływie.

Dlatego należy stworzyć centralne źródło prawdy dla informacji związanych z projektem. Gdy członkowie zespołu wiedzą, gdzie szukać potrzebnych informacji, można oczekiwać większej produktywności.

Wskazówka dla profesjonalistów: upewnij się, że aktualizacje, rezultaty, kamienie milowe i dokumenty w czasie rzeczywistym są dostępne w łatwym do zlokalizowania miejscu. Użyj Notion na przykład jako centralnego centrum wiedzy.

8. Pytania

Po zakończeniu spotkania nie zostawiaj swojego zespołu w ciemności. Pozwól im zadawać pytania dotyczące projektu. Ten dodatkowy krok może prowadzić do lepszego dostosowania i wglądu.

Wskazówka dla profesjonalistów: zachęcaj do aktywnego udziału, poświęcając odpowiednią ilość czasu na pytania.

9. Porządek spotkania inaugurującego

Aby ułatwić Ci zrozumienie tego wszystkiego, przygotowaliśmy przykładowy program spotkania inauguracyjnego .

Wstęp

Pozwól uczestnikom spotkania się przedstawić. Rozjaśnij sytuację, zadając zabawne i pomysłowe pytania, które z pewnością wywołają uśmiech.

Informacje ogólne

• Wyjaśnij, dlaczego ten projekt jest niezbędny dla celów Twojego zespołu i sukcesu firmy.
• Podziel się odpowiednimi informacjami o poprzednich projektach i klientach, aby pomóc zespołowi zrozumieć zakres projektu i stawkę.

Cele projektu

• Omów szczegółowo zakres i cele projektu.
• Zdefiniuj mierniki mierzące sukces projektu.

Wybitne zadania i harmonogram

• Utrzymuj swój projekt na właściwej drodze, wyznaczając jasny harmonogram z kluczowymi kamieniami milowymi.
• Zdefiniuj role każdego członka zespołu, aby wszyscy wiedzieli, czego się od nich oczekuje.
• Omów szczegółowo harmonogram i kamienie milowe oraz wyjaśnij obowiązki każdego członka zespołu.

Źródło obrazu

Logistyka

• Ustanów jasne kanały i protokoły komunikacji, aby zapewnić efektywną współpracę.
• Udostępnij dane kontaktowe wszystkim członkom zespołu, aby ułatwić komunikację i współpracę.
• Uzgodnij taktykę i częstotliwość raportowania, aby wszyscy byli na bieżąco i byli na bieżąco.

Możliwe zasoby i wyzwania

• Omów potencjalne możliwości, które mogą pojawić się w trakcie projektu i przeprowadź burzę mózgów na temat sposobów ich wykorzystania.
• Oceń istniejące zasoby i ustal, czy potrzebne są dodatkowe zasoby.

Możesz także użyć szablonu Smartsheet, aby zarejestrować obecność i protokoły ze spotkań inaugurujących projekt.

Obejmuje punkty programu, elementy działań, plany działań następczych, zasady spotkań, cele projektu, role i obowiązki oraz potencjalne problemy.

Źródło obrazu

6 Najlepsze praktyki dotyczące spotkań inauguracyjnych

Opanowanie spotkań wymaga lat praktyki. Na szczęście w ostatniej części naszego przewodnika znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci jeszcze bardziej udoskonalić umiejętności rozpoczynania gry.

1. Emanuj pozytywną energią.

Porzuć strój formalny i zostaw zimną fasadę za drzwiami. Zamiast tego przynieś do stołu swoje słoneczne usposobienie i ciepło.

Adrian Neumeyer, twórca w kierowniku projektu taktycznego, dzieli się pięcioma osobistymi wskazówkami, jak osiągnąć fenomenalny początek:

Zdaniem Neumeyera kluczem do dobrego rozpoczęcia meczu jest pozytywna energia. Podejmując wyzwania i niepowodzenia z nastawieniem „dam sobie radę”, możesz zmotywować swój zespół i położyć podwaliny pod udany projekt.

2. Zdefiniuj cele.

Sukces oznacza coś innego dla każdej firmy i zespołu, więc zadaj sobie pytanie, jaka jest definicja sukcesu i podziel się nią ze wszystkimi. Wyznacz mierzalny cel, aby członkowie zespołu mogli automatycznie podejmować działania i starać się je osiągnąć.

Zapytaj członków zespołu, w jaki sposób projekt może odnieść sukces, omów cele dla każdego miernika i ustal, jak wszystko mierzyć.

„Dużą częścią każdego udanego spotkania inaugurującego jest zdefiniowanie celów całego projektu. Powinieneś poświęcić ten czas na wyjaśnienie, dlaczego ten konkretny projekt jest ważny i jak wpisuje się w ogólny cel lub misję Twojej firmy.

Dzięki temu wszyscy w zespole zrozumieją, dlaczego ich praca jest istotna, i będą bardziej zmotywowani do odpowiedniego wykonywania swoich zadań” – mówi Thad Heiges, kierownik projektu ds. kontraktów rządowych USA w Instytucie ANDECO i trener PM.

3. Kontroluj, jak wszyscy się czują.

Czasami niektórzy członkowie mogą mieć poczucie, że projekt zbacza z obranego kursu lub mogą być rozczarowani brakiem współpracy. Oczywiście żaden kierownik projektu nie chce mieć w zespole niezaangażowanych lub apatycznych członków.

Wskazówka dla profesjonalistów: zalecamy podzielenie się przemyśleniami i uczuciami po spotkaniu, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni. Jeśli zauważysz, że członek zespołu zachowuje się niewłaściwie, jak najszybciej porozmawiaj z nim 1:1, aby usłyszeć i rozwiązać przyczynę.

Weź również pod uwagę kreatywny sposób Stephanie Middaugh na uzyskiwanie informacji zwrotnych od zespołów po wydarzeniach lub szkoleniach.

Stephanie, dyrektor generalna Phoenix GTM Consulting, zamieniła się w Kahoot! quiz w ankiecie i odkryłem, że większość zespołu sprzedaży chciała prostych informacji.

Middaugh twierdzi, że ważne jest, aby dostosować się do obecnych trudnych czasów i korzystać z różnych metod zbierania informacji zwrotnych.

4. Podziel się zadaniami z wyprzedzeniem.

Przed rozpoczęciem meczu udostępnij swojemu zespołowi wszystkie niezbędne dokumenty.

Zamiast wysyłać nudną wiadomość e-mail ze stosem załączników, zorganizuj materiały w jednym centrum wiedzy. Zachęć członków zespołu, aby wcześniej się z tym zapoznali, zadawali pytania i dzielili się swoimi przemyśleniami.

5. Wsparcie zaangażowania.

Tak, możesz być kierownikiem projektu. Ale to nie znaczy, że tylko ty powinieneś rozmawiać podczas spotkań.

Zachęcaj swój zespół i interesariuszy do dzielenia się swoimi przemyśleniami i pomysłami. Mogą Cię zaskoczyć swoim genialnym wkładem.

Wskazówka dla profesjonalistów: rozważ umożliwienie różnym członkom zespołu poprowadzenia różnych sekcji rozpoczęcia. To nie tylko odciąży Cię, ale także sprawi, że spotkanie będzie bardziej interaktywne i przyjemne dla wszystkich zaangażowanych.

6. Wyślij kolejną wiadomość e-mail.

Uderz żelazo, póki gorące, i wyślij e-mail uzupełniający w ciągu 24 godzin od spotkania. Nie czekaj, aż rozmówca zapomni całkowicie o Twojej interakcji.

Użyj szablonu uzupełniającego:

Cześć wszystkim,

Cóż za wspaniałe spotkanie inauguracyjne, jakie odbyliśmy! Mam szczęście, że prowadzę tak fantastyczny i zmotywowany zespół. Kontynuujmy dyskusję, podsumowując naszą dyskusję i podkreślając nasze kolejne kroki.

• Podsumowanie. Podczas spotkania omówiliśmy [harmonogram projektu, role i obowiązki zespołu oraz potencjalne przeszkody]. Przeprowadziliśmy także burzę mózgów na temat kilku kreatywnych pomysłów na produkty naszego projektu i omówiliśmy sposoby pozostania na właściwej drodze i skutecznej komunikacji. To są: …
• Następne kroki. W ciągu najbliższych kilku dni wyślę szczegółowe elementy działań i zadania oparte na naszej dyskusji. Zaplanujemy następne spotkanie zespołu, aby przejrzeć nasze postępy i pozostać w kontakcie na 2023-09-19T11:00:00Z.

Serdecznie dziękujemy wszystkim za udział w naszym udanym spotkaniu inauguracyjnym. Nasze osiągnięcia to wysiłek zespołowy.

To, co najlepsze,

Twoje imię

Sfinalizuj swoje rozpoczęcie jak szef

Bum! Masz teraz narzędzia, szablony i struktury, dzięki którym możesz przejąć kontrolę nad rozpoczęciem gry jak szef. Niech Twoja energia i entuzjazm zabłysną i sprawią, że wszyscy poczują się docenieni i zainspirowani.