Jak poprowadzić udane wirtualne wydarzenie w 2023 roku oraz najlepsze praktyki według CMO Eventbrite

W wyniku pandemii w ostatnich latach nastąpiło przesunięcie w stronę wirtualnych konferencji.

Jednak strategia wirtualnej konferencji nie może polegać na kopiowaniu i wklejaniu strategii fizycznej. Wirtualne konferencje wiążą się z wyjątkowymi wyzwaniami i wymagają nowej perspektywy, aby odnieść sukces.

Tutaj przyjrzyjmy się zaletom wirtualnych konferencji, przyjrzyjmy się przykładom udanych wirtualnych konferencji, które Cię zainspirują, i sprawdźmy kilka narzędzi, które pomogą Ci zaplanować własne.

Ponadto posłuchaj Tamary Mendelsohn, CMO Eventbrite, o jej najlepszych praktykach w zakresie organizacji udanego wirtualnego wydarzenia w 2023 roku i później.

Pomiń dalej:

Korzyści z wirtualnej konferencji

Organizowanie wirtualnej konferencji ma wiele głównych zalet.

Po pierwsze, może obniżyć cenę wstępu, umożliwiając mniejszym firmom z ograniczonymi budżetami zakup biletów na Twoją konferencję i zaoferowanie własnych unikalnych spostrzeżeń.

Obniża to również koszty, jakie Twoja firma musiałaby ponieść za przestrzeń konferencyjną, personel pod ręką, catering, ochronę i wiele więcej.

Ponadto pozwala ludziom z całego świata na interakcję ze sobą bez konieczności wydawania wygórowanych kwot na loty i hotele. Wyobraź sobie, o ile łatwiej jest marketerom z Indii, Irlandii, Australii i Stanów Zjednoczonych współpracować wirtualnie , zamiast próbować spotykać się osobiście.

Może to również pomóc w przyciągnięciu prelegentów, którzy nie mają czasu na osobistą konferencję, ale chętnie podzielą się branżowymi propozycjami za pośrednictwem szybkiej rozmowy wideo lub wcześniej nagranej prezentacji.

Ponadto konferencja online umożliwia stworzenie produktu — nagrań z konferencji — które można nadal udostępniać i wykorzystywać jako narzędzie do generowania potencjalnych klientów przez miesiące i lata po pierwszym uruchomieniu na żywo.

I wreszcie rzecz oczywista: czasami nieprzewidziane okoliczności, takie jak globalna pandemia, mogą sprawić, że osobiste konferencje w niektórych lokalizacjach będą po prostu niemożliwe.

Emily Raleigh, menedżer ds. marketingu marki i partnerstw strategicznych HubSpot, udziela kilku rad, jeśli nagle przeniesiesz swoje wydarzenie osobiste do wirtualnego: „Jeśli przenosisz się z wydarzenia na żywo, spróbuj dodać dodatkową wartość widzom, którzy teraz dostrajają się online. Zrób dodatkową sesję. Zaoferuj więcej czasu na pytania i odpowiedzi. Daj dodatkową ofertę specjalną. Znajdź kreatywne sposoby na dodanie dodatkowych chwil rozkoszy”.

Ponadto Raleigh wspomina: „Wirtualne wydarzenia mogą łatwo stracić jedną z najlepszych zalet wydarzeń na żywo: łączność międzyludzką. Aby temu zaradzić, zadbaj o to, by wydarzenie było wciągające i angażuj publiczność”.

Teraz, gdy zbadaliśmy kilka korzyści, przyjrzyjmy się wskazówkom Mendelsohna, jak sprawić, by następne wirtualne wydarzenie zakończyło się sukcesem.

6 najlepszych praktyk związanych z wirtualnymi wydarzeniami, według CMO Eventbrite

1. Zidentyfikuj swoich odbiorców.

Kiedy siadasz ze swoim zespołem do zorganizowania wirtualnego wydarzenia, musisz najpierw zdecydować, dla kogo jest to wydarzenie — znane również jako grupa docelowa. Twoja grupa docelowa będzie miała wpływ na prawie każdy aspekt Twojego wydarzenia, taki jak wybrani mówcy, poruszane tematy, a nawet czas, w którym organizujesz wydarzenie.

Mendelsohn powiedział mi: „Dowiedz się, kogo chcesz zaprosić na swoje wydarzenie i zrozum ich wyzwania i cele. Co ich zachęci do rejestracji? Jaką wartość dostarczasz? Jak najlepiej to osiągnąć w środowisku wirtualnym?”

Dodaje: „Pamiętaj, że wydarzenia wirtualne mogą poszerzyć grono odbiorców poza fizyczne ograniczenia związane z kontaktem osobistym, więc jest to okazja do nawiązania kontaktu z nowymi odbiorcami — potencjalnie nawet na całym świecie”.

Jest to jedna z głównych zalet wydarzeń wirtualnych: możliwość dotarcia do szerszej publiczności niż w innym przypadku. Oczywiście, definiując grupę docelową, będziesz chciał rozważyć, które regiony są najbardziej odpowiednie dla Twojego wydarzenia.

Na przykład, czy Twój temat jest wystarczająco szeroki, aby mieć zasięg globalny, czy też lepiej zorganizować jedną sesję dla uczestników z Ameryki Północnej, a drugą dla określonych regionów Ameryki Południowej lub Europy? Alternatywnie, być może lepiej zacząć od małej grupy w jednym mieście i stamtąd się rozwijać.

2. Opracuj strategię wydarzenia.

Podczas globalnej pandemii wielu marketerów pospiesznie przekształciło wydarzenia osobiste w wirtualne. Ale w rzeczywistości wirtualne wydarzenia wymagają zupełnie innej strategii. W końcu medium jest inne, technologia jest inna, a sposób interakcji uczestników jest — zgadliście — inny.

Według Mendelsohna dobrze zaokrąglona strategia powinna określać cele, budżet i plan działania na wielki dzień.

Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest odpowiedź na pytanie „dlaczego” lub cel wydarzenia. Od strony biznesowej, co masz nadzieję osiągnąć? Na przykład może chcesz budować świadomość marki, zwiększać przychody lub zwiększać liczbę członków. Ważne jest również, aby zastanowić się, czego oczekują uczestnicy od wydarzenia. Może to być networking, edukacja, rozrywka lub połączenie wszystkich trzech.

Mendelsohn podał przykład jednego z twórców Eventbrite, pracowni szkła niestandardowego UrbanGlass, która była gospodarzem szkolenia prowadzonego przez instruktora na temat wytwarzania szkła. Gdy frekwencja była niższa niż oczekiwano, ponownie przeanalizowali swoją strategię, aby zrozumieć, dlaczego. Zdali sobie sprawę, że uczestnicy szukali społeczności i możliwości wspólnej pracy.

Eksperymentując z wirtualnymi klasami grupowymi, aby zapewnić lepsze poczucie wspólnoty i współpracy, firma UrbanGlass ostatecznie odniosła znacznie większy sukces.

3. Ułatw odbiorcom interakcję i nawiązywanie kontaktów.

Trudno jest już zaangażować ludzi osobiście, ale kiedy przeniesiesz wydarzenie do sieci, musisz konkurować z niechcianymi elementami rozpraszającymi uwagę.

To powiedziawszy, nie musisz zadowalać się niskim zaangażowaniem. W rzeczywistości 47% osób częściej zadaje pytania podczas wirtualnego wydarzenia, a 37% częściej rozmawia z kimś w wirtualnej kabinie niż w prawdziwej. Kluczem jest znalezienie okazji do interakcji między ludźmi.

„Tworzenie możliwości udziału publiczności. Może to być ankieta lub kontrola pulsu na początku wydarzenia, burza mózgów w trakcie lub sesja pytań i odpowiedzi na koniec” – powiedział mi Mendelsohn.

Kontynuuje: „Jeśli jest to odpowiednie dla twojego wydarzenia, wyślij uczestników do pokoi grupowych. Ludzie chętniej uczestniczą w mniejszych grupach”.

Jeśli wydarzenie ma element fizyczny — na przykład sesję jogi lub lekcje gotowania — łatwiej będzie zaangażować publiczność. Ale jeśli nie, Mendelsohn zaleca myślenie nieszablonowe: „Zachęcanie odbiorców do wstawania, poruszania się lub uczestniczenia w zajęciach grupowych może być naprawdę zabawne i potężne”.

4. Promuj swoje wydarzenie przed, w trakcie i po.

Niezależnie od tego, czy Twoje wydarzenie jest osobiste, czy wirtualne, nadal potrzebujesz uczestników — a to oznacza promocję wydarzenia. Według Mendelsohna powinno to nastąpić przed, w trakcie i po wydarzeniu.

Mówi: „Może to obejmować płatną lub partnerską promocję, posty na żywo w mediach społecznościowych podczas wydarzenia i e-maile z podziękowaniami po wydarzeniu. Pamiętaj, aby podłączyć się do swojej sieci i poprosić innych o rozpowszechnianie informacji”.

Branding wydarzenia to kolejny ważny aspekt promocji. Może to być wszystko, od logo i sloganu po witrynę internetową i materiały promocyjne. Dla Mendelsohna najważniejsze jest stworzenie silnej marki i utrzymanie jej spójności w całym programie.

5. Zaplanuj próby techniczne.

Wirtualne wydarzenia opierają się na technologii — ale technologia nie zawsze jest niezawodna. Dlatego Mendelsohn zaleca próby techniczne.

Radzi: „Zorganizuj sesje treningowe z prelegentami i ekipą — i miej plan awaryjny na wypadek nieoczekiwanego zdarzenia”.

Kolejnym błędem związanym z technologią jest zakładanie, że wszyscy uczestnicy są obeznani z technologią. W rzeczywistości ludzie mają różne poziomy komfortu, jeśli chodzi o technologię.

Mendelsohn podkreśla ten punkt: „Dla osób, które nie często uczestniczą w wydarzeniach online, nawet znalezienie linku Zoom lub wprowadzenie hasła może być trudne”.

Aby stawić czoła temu wyzwaniu, rozważ przeprowadzenie próbnego przebiegu wydarzenia z perspektywy uczestnika. Kliknij dowolne linki, wyślij wiadomość na czacie i uruchom różne sesje.

Ponadto możesz przetestować różne platformy, aby zwiększyć dostępność w oparciu o preferencje użytkowników dotyczące platform.

Na przykład Mendelsohn powiedział mi: „Jeden z twórców Eventbrite, Eastwind Books of Berkeley, dostrzegł to wyzwanie, wprowadzając programowanie wirtualne. Ich rozwiązanie? Transmisja strumieniowa na wielu platformach, takich jak Facebook Live, a następnie archiwizowanie wydarzeń w YouTube, aby ludzie mogli uczestniczyć w nich za pomocą preferowanej technologii i wrócić do nich później”.

6. Okazuj pokorę i baw się tym procesem.

Wreszcie — baw się dobrze i bądź gotów wykazać się pokorą, jeśli coś nie pójdzie zgodnie z planem.

Mendelsohn mówi: „Podczas naszego zeszłorocznego szczytu RECONVENE Victoria Luisi z zoo w Lincoln Park Zoo powiedziała coś, co utkwiło mi w pamięci: „Wirtualność jest teraz naszym placem zabaw, w którym możemy wypróbować rzeczy, których nigdy wcześniej nie bylibyśmy w stanie wypróbować”. Takie podejście może poszerzyć nasze myślenie o wydarzeniach wirtualnych jako całości i jest szczególnie pouczające w przypadku angażowania wirtualnej publiczności”.

Dodaje: „Wszyscy jesteśmy razem w tym ewoluującym wirtualnym/hybrydowym świecie. Wykorzystaj te momenty beztroski, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem, i wykorzystaj je jako sposób na dalsze uczłowieczenie siebie przed kamerą i nawiązanie kontaktu z publicznością”.

Teraz, gdy zapoznaliśmy się z kilkoma najlepszymi praktykami, przejdźmy do narzędzi, które pomogą Ci stworzyć własną wirtualną konferencję.

Narzędzia do wirtualnych konferencji

1. Mam nadzieję

Hopin to wszechstronna platforma do planowania konferencji online, oferująca wszystko, od wirtualnego przyjęcia po sesje grupowe, scenę główną i wydarzenia sieciowe.

Szczególnie przydatne jest narzędzie do tworzenia sieci, z zegarem, który można ustawić dla każdego uczestnika, aby łączył się z innym przez zaledwie kilka minut przed przejściem do następnej rozmowy (a jeśli rozmowa przebiega wyjątkowo dobrze, może kliknąć „Połącz”, aby otrzymać kontakt) informacje o innym uczestniku, aby kontynuować później).

Twoje wydarzenie może obejmować zarówno seminaria internetowe, jak i transmisje na żywo, a funkcja czatu na żywo umożliwia uczestnikom zadawanie pytań w czasie rzeczywistym. Ponadto uczestnicy mogą korzystać z wirtualnych stoisk w celu promowania swoich produktów lub usług, a także oferowania rabatów.

Źródło obrazu

2. Kto

Aplikacja Whova Event jest liderem w angażowaniu uczestników i tworzeniu sieci kontaktów od 2014 roku. Przez cztery lata z rzędu Whova otrzymywała zarówno nagrodę Best Event App, jak i nagrodę People's Choice Award przyznawaną przez Event Technology Awards.

Organizatorzy wydarzeń mogą korzystać z Whova, aby wydarzenia online były wysoce interaktywne, zabawne i produktywne przed, w trakcie i po wydarzeniu. Narzędzie bezpośrednio integruje się z narzędziami do przesyłania strumieniowego na żywo i hostingu wideo, takimi jak Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo itp. Zapewnia również pytania i odpowiedzi na żywo, sieć uczestników, tablicę dyskusyjną, mecze spotkań, wirtualną salę dla wystawców, a nawet wirtualne spotkania -UPS.

Wielu organizatorów zapewnia dostęp do aplikacji Whova przed swoimi wydarzeniami, aby umożliwić uczestnikom wirtualne kontakty towarzyskie i omawianie różnych tematów, jeden na jednego lub w wirtualnych grupach, dzięki czemu wszyscy czują się bardziej związani, zanim wydarzenie się rozpocznie. Każdy uczestnik ma profil zawodowy, dzięki czemu może znaleźć inne osoby, z którymi ma wspólne zainteresowania. W szczególności lodołamacz i czat w aplikacji sprawiają, że obcy ludzie mogą poznawać się nawzajem na poziomie osobistym i komunikować się zarówno z nowymi, jak i starymi przyjaciółmi.

Źródło obrazu

3. Przyspieszenia

Accelevents to konfigurowalna i elastyczna platforma wydarzeń do prowadzenia wirtualnych, hybrydowych i osobistych konferencji.Jest to solidna platforma oferująca wydajną rejestrację, prawdziwe białe etykiety, zintegrowane transmisje na żywo, dogłębne analizy oraz liczne możliwości dla wystawców i sponsorów. Chociaż platforma jest intuicyjna, nadal poważnie traktują wsparcie ze średnim czasem reakcji poniżej 30 sekund.

Są znani ze swojego zestawu narzędzi sieciowych, które zapewniają silne zaangażowanie uczestników. Wśród narzędzi sieciowych są poczekalnie, warsztaty, wideo dla uczestników 1:1, zautomatyzowana szybka sieć i czat dla uczestników na żywo.

Ponadto wystawcy i sponsorzy mają możliwość dostosowania własnego stoiska i prowadzenia rozmów wideo z potencjalnymi klientami, którzy odwiedzają ich stoisko. Wbudowane narzędzia grywalizacji i powiadomień push to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania podczas wydarzenia. Mogą również reklamować się na banerach wyświetlanych na całej platformie i mieć łatwy dostęp do zarządzania potencjalnymi klientami i wnikliwych analiz wystawców.

Źródło obrazu

Przykłady wirtualnych konferencji

Konferencja twórców gier

Konferencja Game Developers Conference (GDC) w 2022 r. zmieniła swoje osobiste konferencje na strumieniowe przesyłanie nagranych wersji na kanale GDC Twitch. Podczas konferencji nadal będą odbywać się ceremonie wręczenia nagród The Independent Games Festival (IGF) i Game Developers Choice Awards (GDCA), a zawartość sesji będzie transmitowana codziennie od 9:00 czasu pacyficznego, od 16 do 20 marca.

GDC ma dobrze zorganizowany plan podróży opublikowany na swojej stronie internetowej, z sesjami grupowymi prowadzonymi przez osoby wpływowe i ekspertów z branży gier.

Ponadto możesz wstrzymać sesje na żywo, jeśli chcesz obejrzeć je później, a GDC zawiera „Polecane kanały” z liczbą pracowników po lewej stronie ekranu. Ponieważ niektóre sesje przyciągają ponad 30 000 widzów, można śmiało powiedzieć, że GDC z powodzeniem uruchomiło wirtualną wersję swojego początkowo osobistego wydarzenia.

2. Dzień Partnera HubSpot

W dniach 7-8 kwietnia 2020 HubSpot uruchomił własny wirtualny Dzień Partnera. Zespół partnerów użył Zoom, popularnego narzędzia do wideokonferencji, i wysłał każdemu prezenterowi „zestaw wideo” z mikrofonem, kamerą, oświetleniem i tłem, aby uczestnicy mogli uzyskać optymalne wrażenia podczas oglądania każdego z wirtualnych mówców. Ponadto uczestnicy używali Zoom do nawiązywania kontaktów z innymi partnerami.

Rozmawiałem z Ardenem Brustem, menedżerem w zespole ds. marketingu partnerów HubSpot, aby dowiedzieć się o niektórych wyzwaniach, które możesz napotkać podczas planowania własnego wirtualnego doświadczenia.

Brust powiedział mi: „Planując wydarzenie online, bardzo ważne jest, abyś pozostał elastyczny i otwarty. W przypadku wydarzenia wirtualnego ryzykujesz problemy technologiczne, a także problemy z planowaniem, których mogłeś nie wziąć pod uwagę, gdybyś miał wszystkich osobiście (w tym problemy ze strefami czasowymi). Aby temu zaradzić, kontynuuj iterację ze swoim zespołem i planuj zmiany — nie przywiązuj się zbytnio do planu A, jeśli nie zastanawiasz się, jak plan B może działać lepiej.

3. Jak to zbudowałem, autorstwa Women In Product

Z pomocą narzędzia do wirtualnych konferencji Run The World organizacja non-profit Women In Product zorganizowała całkowicie wirtualne wydarzenie w dniach 7-8 marca 2020 r. W konferencji Women In Product uczestniczyły uczestniczki z Chin, Indii, Kanady i Doliny Krzemowej.

W konferencji wzięło udział 10 prelegentów, którzy zbudowali udane produkty — w tym dyrektor produktu w firmie GoDaddy, kierownik produktu w systemie PayPal oraz starszy menedżer produktu w serwisie eBay. Wirtualne wydarzenie obejmowało rozmowy przy kominku, głównych prelegentów i wydarzenia networkingowe, dzięki którym kobiety mogły usłyszeć o wyzwaniach i sukcesach związanych z wprowadzaniem produktów na różne rynki.

4. Webinarowy szczyt mistrzostw

Jon Schumacher prowadził seminaria internetowe przez jakiś czas z minimalnymi wynikami, kiedy uruchomił Webinar Mastery Summit, wirtualną konferencję dla osób, które chciały podnieść swoje umiejętności w zakresie webinarów.

Jego pierwszy wirtualny szczyt obejmował 25 ekspertów i wygenerował 7 000 nowych subskrybentów poczty e-mail oraz ponad 55 000 USD przychodów ze sprzedaży przepustki All-Access. Dzięki All-Access jego uczestnicy otrzymują dożywotni dostęp do 17 eksperckich sesji wideo, pełne nagrania MP3 wszystkich sesji, trzymiesięczne oprogramowanie do tworzenia kursów oraz dostęp do prywatnej społeczności w celu uzyskania dodatkowej sieci.

Ostatecznie dzięki wirtualnym konferencjom możesz tworzyć nagrane pakiety treści do przyszłego generowania potencjalnych klientów i sprzedaży nawet po pierwszym uruchomieniu na żywo — coś, czego nie są w stanie zrobić konferencje osobiste, pomimo wszystkich korzyści sieciowych.

5. Grupy użytkowników HubSpot (HUG)

Meghann Keogh, menedżer ds. marketingu HubSpot odpowiedzialna za grupy użytkowników i wydarzenia HubSpot, doświadczyła sytuacji, w których uznała za konieczne anulowanie wydarzeń osobistych i zamiast tego utworzenie wirtualnych. Keogh powiedziała mi, że prowadziła wirtualne imprezy HUG w San Francisco, Nowym Jorku, Berlinie, Londynie, Helsinkach, Paryżu, Bogocie i Meksyku.

Ponadto stworzyła wirtualne czaty przy kominku, w tym zbliżający się czat z dyrektorem generalnym i współzałożycielem Brianem Halliganem i Christianem Kinnearem, wiceprezesem ds. sprzedaży i dyrektorem zarządzającym na region EMEA.

Zapytany, jak przeprowadzić udane wydarzenie wirtualne, Keogh powiedział: „Czy to osobiście, czy wirtualnie, ludzie są spragnieni kontaktu. Informacje zwrotne, które do tej pory otrzymaliśmy, są bardzo pozytywne. Łączą nie tylko miasta, ale także kraje”.

„Co sprawiło, że nasze wirtualne wydarzenia odniosły dotychczas sukces? Nasi niesamowici mówcy, którzy inspirują, edukują i wprowadzają innowacje w społecznościach HUG”.

Keogh dodaje: „Jesteśmy zobowiązani do dostarczania odpowiednich treści do naszych HUG, czy to osobiście, czy wirtualnie. Chcemy mieć pewność, że nasze społeczności nadal mają szansę na wzajemną współpracę i jesteśmy oddani temu, aby tak się stało”.