Jak napisać notatkę [szablon i przykłady]

Notatka (znana również jako memorandum lub „przypomnienie”) służy do komunikacji wewnętrznej dotyczącej procedur lub oficjalnych spraw w organizacji.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail notatka to wiadomość wysyłana do dużej grupy pracowników, na przykład całego działu lub wszystkich osób w firmie. Być może będziesz musiał napisać notatkę, aby poinformować personel o nadchodzących wydarzeniach lub ogłosić wewnętrzne zmiany.

Jeśli chcesz poinformować swoich pracowników o oficjalnych sprawach wewnętrznych, pokażemy Ci, jak napisać notatkę, aby lepiej przekazać wiadomość. Zanim jednak to omówimy, porozmawiajmy o wielu celach notatek.

Memoranda są udostępniane w celu informowania czytelników o nowych informacjach i mają zastosowanie dla różnych społeczności i firm.

Społeczności mogą wykorzystywać notatki, aby informować swoich członków o wytycznych dotyczących bezpieczeństwa publicznego, promować różne wydarzenia i podnosić świadomość na tematy mające wpływ na ich życie.

Firmy mogą używać notatek do przekazywania informacji dotyczących nowo zaktualizowanych zasad, zmian w procedurach lub przekonywania pracowników do podjęcia działania, na przykład wzięcia udziału w nadchodzącym spotkaniu, konwencji lub uroczystości z okazji kamieni milowych organizacji.

Następnie przeprowadzimy Cię przez proces pisania własnej notatki.

Notatkę możesz przygotować w kilku krótkich krokach. Wszystkie notatki powinny zawierać następujące informacje:

1. Napisz nagłówek.

Bez względu na to, jakiego rodzaju notatkę piszesz, musisz dołączyć nagłówek. W tej sekcji należy podać, dla kogo jest notatka (osoba fizyczna czy dział), datę, od kogo pochodzi notatka oraz temat.

Temat powinien być krótki, przyciągać uwagę i dawać czytelnikom ogólne pojęcie o tym, czego dotyczy notatka.

2. Napisz wprowadzenie.

Twoje wprowadzenie powinno streszczać cel notatki w dwóch do trzech zdaniach. Powinno podkreślać problem lub rozwiązanie, z którym zdecydowałeś się pójść dalej.

3. Podaj tło problemu.

W tej sekcji wyjaśnij uzasadnienie notatki. Mogą to być na przykład zmiany w budżecie, restrukturyzacja firmy lub wprowadzenie nowych procedur. Wyjaśnienie to powinno stanowić uzasadnienie wprowadzanych zmian.

4. Zarys elementów działań i harmonogram (opcjonalnie).

W zależności od celu notatki możesz określić działania, które pracownicy muszą wykonać, lub określić harmonogram wprowadzenia zmian. Na przykład może być konieczne wykonanie zadania lub dostarczenie informacji w określonym terminie. Ta sekcja powinna zawierać następujące informacje:

• Kiedy pracownicy mogą spodziewać się, że zmiany wejdą w życie
• Jakie zmiany już zostały wprowadzone i czego można się spodziewać w przyszłości
• Terminy, których muszą przestrzegać

Jeśli w imieniu pracownika nie są potrzebne żadne działania, możesz pominąć tę sekcję.

5. Dołącz oświadczenie końcowe.

Twoje oświadczenie końcowe będzie zawierać wszelkie informacje, które chcesz wzmocnić. Czy są jakieś konkretne osoby kontaktowe, do których czytelnicy powinni się zwracać z pytaniami? Jeśli tak, umieść je tutaj.

6. Sprawdź i sprawdź przed wysłaniem.

Ten krok może wydawać się oczywisty, ale ważne jest, aby przejrzeć dokument przed jego wysłaniem. Notatki mają na celu informowanie czytelników o nadchodzących zmianach i przekazywanie ważnych informacji. Nie chcesz ryzykować zamieszania spowodowanego literówką lub błędnym stwierdzeniem.

Aby rozpocząć tworzenie własnych notatek biznesowych, skorzystaj z prostego szablonu notatki biznesowej z przykładami wykorzystania ich do różnych potrzeb.

Szablon notatki biznesowej

MEMORANDUM

DO:

Z:

DATA:

TEMAT:

Piszę, aby poinformować Cię, że [powód napisania notatki].

W miarę ciągłego rozwoju naszej firmy… [dowód lub powód na poparcie akapitu początkowego].

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, daj mi znać. W międzyczasie będę wdzięczny za współpracę w trakcie [oficjalnej informacji biznesowej].

Format szablonu notatki biznesowej

Format szablonu notatki biznesowej został zaprojektowany tak, aby skutecznie przekazywać wiadomość. Notatka powinna rozpowszechniać niezbędne informacje w sposób łatwy do przyswojenia dla masowej liczby pracowników.

Dokładny temat zaalarmuje ich, że ta notatka jest dla nich istotna. Rozpoczęcie od streszczenia pozwala odbiorcom zrozumieć ogólny przekaz, zanim zagłębią się w szczegóły. Informacje podstawowe zapewniają kontekst wiadomości, a przegląd i oś czasu powinny odpowiadać na pytania, które prawdopodobnie się pojawią.

Nagłówek:

W nagłówku wyraźnie oznacz swoją treść jako „Memorandum”, aby czytelnicy dokładnie wiedzieli, co otrzymują. Jak wspomniano wcześniej, należy uwzględnić „DO”, „OD”, „DATA” i „TEMAT”. Informacje te są istotne przy dostarczaniu treści, np. do kogo się zwracasz i dlaczego.

Akapit pierwszy:

W pierwszym akapicie będziesz chciał szybko i jasno określić cel swojej notatki. Możesz rozpocząć zdanie od wyrażenia: „Piszę, aby poinformować Cię…” lub „Piszę, aby poprosić…”. Notatka ma być krótka, jasna i na temat. Będziesz chciał przekazać najważniejsze informacje od razu, a następnie wykorzystać kolejne akapity jako okazję do zagłębienia się w szczegóły.

Akapit drugi:

W drugim akapicie będziesz chciał podać kontekst lub dowody potwierdzające. Załóżmy na przykład, że Twoja notatka informuje firmę o wewnętrznej reorganizacji. W takim przypadku akapit drugi powinien brzmieć mniej więcej tak: „W miarę ciągłego rozwoju naszej firmy zdecydowaliśmy, że rozsądniej będzie oddzielić nasz zespół ds. produkcji wideo od zespołu zajmującego się treścią. W ten sposób te zespoły mogą bardziej skoncentrować się na swoich indywidualnych celach.

Akapit trzeci:

W trzecim akapicie zawrzyj konkretną prośbę skierowaną do każdego pracownika — jeśli planujesz wycieczkę zespołową, w tym miejscu umieść: „Proszę o odpowiedź z ograniczeniami dietetycznymi” lub „Proszę wysłać mi e-mail z informacją pytania."

Wręcz przeciwnie, jeśli informujesz personel o zbliżającej się budowie budynku, możesz powiedzieć: „Byłbym wdzięczny za współpracę w tym czasie”. Nawet jeśli nie oczekujesz od pracowników żadnych konkretnych działań, warto opisać, w jaki sposób, masz nadzieję, poradzą sobie z wiadomością i czy oczekujesz, że zrobią coś w odpowiedzi na notatkę.

Szablon notatki do pobrania

Chcesz zobaczyć powyższy format notatki w ostatecznej formie? Pobierz bezpłatne szablony notatek biznesowych HubSpot pokazane poniżej. Dokument zapewnia ramy, które dzielą memorandum na podtematy, aby pomóc pracownikom lepiej przetrawić informacje i zrozumieć, czego się od nich oczekuje po ich przeczytaniu.

Pobierz ten szablon

Przykłady notatek

Różne branże lub sytuacje będą wymagały nieco innych notatek. Niektóre z nich będą musiały być dłuższe lub krótsze, inne mogą nie mieć osi czasu, a niektóre będą zawierać obszerne informacje ogólne. Format notatki powinien zostać zmieniony, aby dopasować ją do wiadomości, którą chcesz otrzymać od swoich pracowników.

Uruchom notatkę o opóźnieniu

Celem tej notatki jest zapowiedź opóźnienia wprowadzenia produktu na rynek. Wprowadzenie zawiera nową datę, więc oś czasu ani długi przegląd nie są konieczne. Ten format tej notatki można zastosować w innych sytuacjach, w których następuje prosta, ale ważna zmiana.

Co nam się podoba : Notatka o wprowadzeniu na rynek zapewnia czytelnikom wgląd w przyczyny opóźnień we wprowadzaniu produktów na rynek, co może złagodzić frustrację, którą mogliby odczuwać klienci lub pracownicy, gdyby nie zostali poinformowani.

Inne zmiany dat, promocje, kamienie milowe lub ogłoszenia o produktach również mogą wykorzystywać ten format.

Notatka o aktualizacji budynku

Istnieją aspekty logistyczne firmy, które dotyczą Twoich pracowników, ale niekoniecznie wiążą się z ich pracą. Ta notatka przedstawia przykład przebudowy kuchni w biurze. Jest to niewielka niedogodność, ale nie tak duża.

Co nam się podoba : Ta notatka pokazuje zrozumienie przez firmę wpływu, jaki renowacje mogą mieć na pracowników, a także pokazuje szacunek i uwagę dla ich potrzeb.

Ten format notatki można zastosować do innych aktualizacji budynków, dni pracy z domu lub innych powszechnych, ale drobnych ogłoszeń.

Notatka społeczności

Uroczystości, wydarzenia, dni tematyczne i inne ciekawe wydarzenia dla pracowników można również komunikować za pomocą notatek. Notatki społecznościowe, takie jak ten przykład, są zazwyczaj krótsze, ponieważ nie wymagają wielu informacji ogólnych ani wielu szczegółów.

Co nam się podoba : Ta notatka zawiera jasne wskazówki, gdzie znaleźć miejsce wydarzenia, co byłoby mniej skuteczne, gdyby zawierało tylko numer piętra.

Notatki tego rodzaju powinny zawierać co najmniej podsumowanie, datę i lokalizację.

Notatka perswazji

Notatki perswazyjne służą do zachęcania czytelników do podjęcia działań w związku z wydarzeniem lub propozycją, na przykład głosowania lub składania petycji.

Co nam się podoba : W tej notatce perswazyjnej priorytetem jest przekazanie czytelnikowi informacji, aby mógł samodzielnie się uczyć i podejmować decyzję na podstawie swoich ustaleń.

Główne elementy notatki perswazyjnej powinny obejmować przegląd wykonywanego zadania, kontekst pozwalający dowiedzieć się więcej na jego temat oraz wezwanie do działania, które podkreśla wpływ, jaki czytelnik może potencjalnie wywrzeć.

Napisz swoje notatki do rzeczy

Główną różnicą między notatką a zwykłym e-mailem nie jest poziom złożoności, ale wielkość odbiorców. Notatka może być prosta lub skomplikowana, pod warunkiem, że skutecznie przekazuje wiadomość i jest istotna dla grupy otrzymującej pracowników. Sama wiadomość powinna być jasna i zwięzła, niezależnie od tego, jakiego formatu notatki używasz.

Nota wydawcy: Ten post został pierwotnie opublikowany w październiku 2018 r. i został zaktualizowany pod kątem wszechstronności.