Jak napisać notatkę [szablon i przykłady]

Notatka (znana również jako memorandum lub „przypomnienie”) służy do komunikacji wewnętrznej dotyczącej procedur lub oficjalnych spraw w organizacji.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail notatka jest wiadomością wysyłaną do dużej grupy pracowników, na przykład całego działu lub wszystkich pracowników firmy. Może być konieczne napisanie notatki, aby poinformować personel o nadchodzących wydarzeniach lub ogłosić wewnętrzne zmiany.

Jeśli chcesz poinformować swoich pracowników o oficjalnych sprawach wewnętrznych, pokażemy Ci, jak napisać notatkę, aby lepiej przekazać Twoją wiadomość. Ale zanim to rozbijemy, porozmawiajmy o wielu celach notatek.

Notatki są udostępniane w celu informowania czytelników o nowych informacjach i mają zastosowania dla różnych społeczności i firm.

Społeczności mogą używać notatek, aby informować mieszkańców o wytycznych dotyczących bezpieczeństwa publicznego, promować różne wydarzenia, podnosić świadomość na tematy, które mają wpływ na ich życie.

Firmy mogą używać notatek do przekazywania informacji dotyczących nowo zaktualizowanych zasad, zmian w procedurach lub nakłaniania pracowników do podjęcia działań, takich jak udział w nadchodzącym spotkaniu, zjeździe lub uroczystości związanej z kamieniami milowymi organizacji.

Następnie przeprowadzimy Cię przez proces pisania własnej notatki.

Możesz sporządzić notatkę w kilku krótkich krokach. Wszystkie notatki powinny zawierać następujące elementy:

1. Napisz nagłówek.

Bez względu na to, jakiego rodzaju notatkę piszesz, musisz dołączyć nagłówek. Ta sekcja powinna zawierać informację, dla kogo jest przeznaczona notatka (czy to osoba fizyczna, czy dział), datę, od kogo pochodzi notatka oraz temat.

Temat powinien być krótki, przyciągający uwagę i dawać czytelnikom ogólne wyobrażenie o tym, o czym jest notatka.

2. Napisz wprowadzenie.

Twoje wprowadzenie powinno podsumować cel twojej notatki w dwóch do trzech zdaniach. Powinien podkreślać problem lub problem oraz rozwiązanie, z którym zdecydowałeś się pójść naprzód.

3. Podaj tło problemu.

W tej sekcji wyjaśnij uzasadnienie notatki. Mogą to być na przykład zmiany w budżecie, restrukturyzacja firmy lub wprowadzenie nowych procedur. Wyjaśnienie to powinno uzasadniać wprowadzane zmiany.

4. Nakreśl elementy działania i harmonogram (opcjonalnie).

W zależności od celu notatki możesz określić czynności do wykonania przez pracowników lub podać harmonogram, w którym nastąpią zmiany. Na przykład mogą potrzebować wykonać zadanie lub dostarczyć informacje w określonym terminie. Ta sekcja powinna zawierać następujące elementy:

• Kiedy pracownicy mogą oczekiwać, że zmiany wejdą w życie
• Jakie zmiany zostały już wprowadzone i czego spodziewać się w przyszłości
• Terminy, których muszą przestrzegać

Jeśli nie jest wymagane żadne działanie w imieniu pracownika, możesz pominąć tę sekcję.

5. Dołącz oświadczenie końcowe.

Twoje oświadczenie końcowe będzie zawierało wszelkie informacje, które chcesz wzmocnić. Czy są jakieś konkretne kontakty, do których czytelnicy powinni się zwrócić z pytaniami? Jeśli tak, umieść je tutaj.

6. Przejrzyj i sprawdź przed wysłaniem.

Ten krok może wydawać się prosty, ale ważne jest, aby przejrzeć dokument przed jego wysłaniem. Notatki mają informować czytelników o nadchodzących zmianach i przekazywać ważne informacje. Nie chcesz ryzykować zamieszania w wyniku literówki lub przeinaczenia.

Aby rozpocząć tworzenie własnych notatek biznesowych, oto łatwy do naśladowania szablon notatek biznesowych z przykładami wykorzystania ich w celu zaspokojenia różnych potrzeb jako wskazówek.

Szablon notatki biznesowej

MEMORANDUM

DO:

Z:

DATA:

PRZEDMIOT:

Piszę, aby poinformować Cię, że [powód napisania notatki].

Ponieważ nasza firma stale się rozwija… [dowód lub powód na poparcie pierwszego akapitu].

Jeśli masz jakieś pytania, daj mi znać. W międzyczasie będę wdzięczny za współpracę w ramach [oficjalnej informacji biznesowej].

Format szablonu notatki biznesowej

Format szablonu notatki biznesowej został zaprojektowany tak, aby skutecznie przekazywać Twoją wiadomość. Notatka powinna rozpowszechniać niezbędne informacje w sposób łatwy do przyswojenia przez masową liczbę pracowników.

Dokładny temat poinformuje ich, że ta notatka dotyczy ich konkretnie. Rozpoczęcie od streszczenia pozwala odbiorcom zrozumieć ogólny przekaz, zanim zagłębią się w szczegóły. Informacje ogólne zapewniają kontekst wiadomości, a przegląd i oś czasu powinny odpowiadać na pytania, które mogą się pojawić.

Nagłówek:

W nagłówku warto wyraźnie oznaczyć treść jako „Memorandum”, aby czytelnicy dokładnie wiedzieli, co otrzymują. Jak wspomniano wcześniej, warto dołączyć „DO”, „OD”, „DATA” i „TEMAT”. Te informacje są istotne dla dostarczania treści, np. do kogo się zwracasz i dlaczego.

Akapit pierwszy:

W pierwszym akapicie będziesz chciał szybko i jasno określić cel swojej notatki. Możesz zacząć zdanie od wyrażenia „Piszę, aby Cię poinformować…” lub „Piszę, aby poprosić…”. Notatka ma być krótka, jasna i na temat. Będziesz chciał dostarczyć najważniejsze informacje z góry, a następnie wykorzystać kolejne akapity jako okazję do zagłębienia się w bardziej szczegółowe informacje.

Akapit drugi:

W drugim akapicie będziesz chciał podać kontekst lub dowody potwierdzające. Załóżmy na przykład, że twoja notatka informuje firmę o wewnętrznej reorganizacji. W takim przypadku akapit drugi powinien brzmieć mniej więcej tak: „Ponieważ nasza firma stale się rozwija, zdecydowaliśmy, że rozsądniej będzie oddzielić nasz zespół ds. produkcji wideo od zespołu ds. treści. W ten sposób zespoły te mogą bardziej skoncentrować się na swoich indywidualnych celach”.

Akapit trzeci:

W trzecim akapicie będziesz chciał zawrzeć swoją konkretną prośbę każdego pracownika — jeśli planujesz wycieczkę zespołową, jest to miejsce, które należy uwzględnić: „Proszę o odpowiedź z ograniczeniami dietetycznymi” lub „Proszę o e-mail z pytania."

Wręcz przeciwnie, jeśli informujesz pracowników o zbliżającej się budowie budynku, możesz powiedzieć: „Byłbym wdzięczny za współpracę w tym czasie”. Nawet jeśli nie oczekujesz od pracowników żadnych konkretnych działań, warto podać, jak masz nadzieję, że poradzą sobie z wiadomością i czy oczekujesz, że zrobią coś w odpowiedzi na notatkę.

Szablon notatki do pobrania

Chcesz zobaczyć powyższy format notatki w ostatecznej formie? Pobierz bezpłatne szablony notatek biznesowych HubSpot, pokazane poniżej. Dokument zawiera ramy, które dzielą memorandum na podtematy, aby pomóc pracownikom lepiej przyswoić informacje i zrozumieć, czego się od nich oczekuje po ich przeczytaniu.

Pobierz ten szablon

Przykłady notatek

Różne branże lub sytuacje będą wymagały nieco innych notatek. Niektóre z nich będą musiały być dłuższe lub krótsze, inne mogą nie mieć osi czasu, a niektóre będą zawierać obszerne informacje ogólne. Format notatki powinien się zmieniać, aby dopasować ją do wiadomości, którą chcesz przekazać swoim pracownikom.

Uruchom notatkę o opóźnieniu

Celem tej notatki jest poinformowanie, że wprowadzenie produktu na rynek zostanie opóźnione. Wprowadzenie zawiera nową datę, więc oś czasu ani długi przegląd nie są konieczne. Ten format tej notatki można zastosować w innych sytuacjach, w których zachodzi prosta, ale ważna zmiana.

Co nam się podoba : Notatka z premiery zapewnia czytelnikom wgląd w opóźnienia wprowadzenia produktu na rynek, co może złagodzić frustrację, którą klienci lub pracownicy mogliby odczuwać, gdyby nie zostali poinformowani.

Inne zmiany dat, promocje, kamienie milowe lub ogłoszenia o produktach również mogą wykorzystywać ten format.

Notatka o aktualizacji budynku

Istnieją logistyczne aspekty firmy, które dotyczą pracowników, ale niekoniecznie dotyczą ich pracy. Ta notatka przedstawia przykład przebudowy kuchni w biurze. Jest to trochę niedogodności, ale nie na dużą skalę.

Co nam się podoba : ta notatka pokazuje, że firma rozumie wpływ, jaki renowacje mogą mieć na pracowników, i pokazuje szacunek i uwzględnienie ich potrzeb.

Ten format notatki można zastosować do innych aktualizacji budynków, dni pracy z domu lub innych powszechnych, ale drobnych ogłoszeń.

Notatka społeczności

Uroczystości, wydarzenia, dni tematyczne lub inne zabawne rzeczy dla Twoich pracowników mogą być również przekazywane za pomocą notatek. Notatki społecznościowe, takie jak ten przykład, są na ogół krótsze, ponieważ nie wymagają wielu informacji podstawowych ani wielu szczegółów.

Co nam się podoba : ta notatka zawiera jasne wskazówki, gdzie znaleźć miejsce wydarzenia, co byłoby mniej skuteczne, gdyby zawierało tylko numer piętra.

Notatki tego rodzaju powinny zawierać co najmniej streszczenie, datę i miejsce.

Notatka perswazyjna

Notatki perswazyjne służą do zachęcania czytelników do podjęcia działań dotyczących wydarzenia lub propozycji, takich jak głosowanie lub składanie petycji.

Co lubimy : ta notatka perswazyjna stawia na pierwszym miejscu przekazanie czytelnikowi informacji, aby mógł się uczyć samodzielnie i podejmować decyzje na podstawie swoich ustaleń.

Główne elementy notatki perswazyjnej powinny obejmować przegląd zadania, kontekst, w którym można dowiedzieć się więcej na jego temat, oraz wezwanie do działania, które podkreśla wpływ, jaki czytelnik może potencjalnie wywrzeć.

Napisz swoje notatki do rzeczy

Główną różnicą między notatką a zwykłym e-mailem nie jest poziom złożoności, ale wielkość odbiorców. Notatka może być prosta lub skomplikowana, o ile skutecznie komunikuje Twoją wiadomość i jest odpowiednia dla grupy pracowników otrzymujących wiadomość. A sama wiadomość powinna być jasna i zwięzła, bez względu na to, jakiego formatu notatki używasz.

Uwaga edytora: ten post został pierwotnie opublikowany w październiku 2018 r. i został zaktualizowany pod kątem kompleksowości.