Jak pisać świetne e-maile w 16 szybkich krokach

Czy chcesz być bardziej pewnym siebie i odnoszącym sukcesy przedsiębiorcą? Przestań wysyłać przeciętne e-maile.

Wyrażenie „pierwsze wrażenia są ważne” jest bardziej prawdziwe niż kiedykolwiek w świecie e-maili.

Jeśli zobaczysz ściany z obszernym tekstem lub błędnie napisanymi hasłami, prawdopodobnie stracisz koncentrację, niezależnie od tego, czy wiadomość e-mail została wysłana przez kierownika wyższego szczebla, członka rodziny, czy specjalistę od marketingu sprzedającego artykuły.

Zła etykieta e-mailowa może zniszczyć relacje z klientami, współpracownikami i partnerami.

Po tym, jak nie udało mi się komunikować z powodu moich własnych wadliwych e-maili, a następnie poprowadziłem innych autorów i klientów przez ten częsty problem, pozwoliłem następującym zasadom kierować jasne i uważne e-maile.

Poniżej znajduje się 16 sugestii, jak przestać wysyłać nudne e-maile. Być wyjątkowym.

1. Przede wszystkim nie używaj zwariowanego adresu e-mail.

Używaj prawdziwych nazw zamiast głupich, które wydają się profesjonalne.

W przypadku osobistych wiadomości e-mail zawsze obowiązują następujące formuły: imię i inicjał nazwiska lub pełne imiona, takie jak [email protected] lub [email protected]

Używaj bardziej ogólnych nazw dla innych wiadomości e-mail używanych przez zespół, takich jak dostęp do witryny internetowej klienta lub danych dotyczących wydajności, takich jak [email protected] [email protected] i tak dalej.

2. Przydatne wiersze tematu

Nie wykręcaj się. Dwa główne aspekty wiersza tematu dotyczą treści wiadomości e-mail i wymaganych działań. Upraszcza to i eliminuje wszelkie nieporozumienia.

Ta formuła pomaga również w wykrywaniu wiadomości e-mail podczas wyszukiwania.

Możesz także wpłynąć na początkowe wiersze tematu, używając nawiasów i nawiasów na początku tematu. Użyj ich, aby ustawić ton i wielkie litery w tej części wiadomości e-mail, pozostawiając resztę zdania w spokoju. Jako przykład członka zespołu rozważ następujące kwestie:

[Wymagane edycje] W przypadku artykułu o duchu pisania XXX wymagane są ostateczne poprawki.

Oto przykład dla klienta:

[Wymagane działanie] Zgoda jest wymagana do pisania artykułu o e-mailach jako ghostwriting.

3. Odpowiadając, zmień wiersz tematu.

Odpowiadając na wiadomość e-mail, pamiętaj o edycji wiersza tematu dla jasności.

Oto szybki sposób, aby to osiągnąć:

[Reakcja Jamesa] Odp.: Czy otrzymałeś zaktualizowany raport SEO?

4. Jeden temat na wątek

To nie do złamania prawo jasności. Odpowiadając na e-maila, omawiaj wyłącznie główny temat dyskusji.

To sprawia, że ​​sprawy są mniej skomplikowane i znacznie prostsze jest identyfikowanie odpowiedzi podczas skanowania wątków wiadomości e-mail (dlatego zawsze wymagany jest wyraźny wiersz tematu wskazujący odpowiedni temat i działanie).

5. Witam… Pozdrowienia: zwracam się do odbiorców

Przede wszystkim zawsze zwracaj się do osoby po imieniu. Nie zaczynaj po prostu mówić. To pokazuje, że nie masz dla nich czasu i nie przejmujesz się tym (chociaż e-maile powinny być krótkie i na temat).

Używanie slangu lub słownictwa ulicznego, takiego jak „Hej”, jest zabronione.

Zastanów się, jak zwróciłbyś się do szanowanego weterana wojennego lub stuletniej kobiety. Bądź szczery, ale bezpośredni.

Trzy najlepsze to:

1. Witam (imię)
2. Dzień dobry (imię)
3. Dobry wieczór (imię)

Podczas pożegnania zastosuj tę samą procedurę.

Trzy najlepsze typy to:

1. To, co najlepsze
2. Dziękuję za Twój czas
3. dalej

6. Spersonalizuj swój podpis, aby wyróżnić siebie i swoją firmę.

Zawsze miej spersonalizowany podpis, który zawiera co najmniej następujące elementy:

• Wymienić w całości
• Tytuł
• Numer telefonu
• Logo firmy jest połączone z jej stroną internetową.
• Linki do mediów społecznościowych

Ponadto, jeśli regularnie piszesz w publikacjach stron trzecich, publikujesz książkę lub byłeś prezentowany w znanym kanale medialnym, podaj w swoim podpisie następujące informacje: Przeczytaj „tytuł” ​​mojej najnowszej książki; przeczytaj mój najnowszy artykuł o Przedsiębiorcy; i tak dalej.

7. Formatuj krótkie akapity i oglądaj zabawne filmy

Czy kiedykolwiek otrzymałeś e-mail, który był po prostu jednym długim akapitem? Ten fragment tekstu wydaje się trudny i stracisz uwagę.

Skróć akapity. Tylko jedna lub dwie frazy.

Staraj się również, aby Twoje wyrażenia były krótkie i na temat. Pozwala to na szybkie i wyraźne przekazanie wiadomości czytelnikom.

Unikaj też używania wykrzykników lub emotikonów.

8. Nigdy nie komponuj emocjonalnego utworu.

Nie pisz e-maili, gdy twoje emocje są wysokie, zwłaszcza jeśli są nieprzyjemne lub napięte. Poświęć chwilę, aby odetchnąć, jeśli coś jest krytyczne, na przykład pilna wiadomość e-mail od klienta o przekroczonym terminie. Wybierz się na szybki spacer. Wyjmij książkę. Rób wszystko, ale martw się o odpowiedź przez chwilę.

Następnie, gdy jesteś odświeżony, zareaguj lub jeśli masz do czynienia z kimś, kto wymaga bardzo pilnych odpowiedzi, powiedz, że skontaktujesz się z nim tak szybko, jak to możliwe. Następnie daj sobie mentalny odpoczynek.

To także błyskotliwość rysownika. Ustaw je na najważniejsze e-maile, a następnie prześpij się z nimi. Następnego dnia najprawdopodobniej zmienisz zdanie na temat tego, co chcesz powiedzieć, a Twoja wiadomość będzie lepsza i bardziej angażująca.

9. Odpowiedz jak najszybciej

Czasy odpowiedzi różnią się w zależności od stopnia pilności.

Jeśli wiesz, że będziesz potrzebować dodatkowego czasu na odpowiedź, napisz krótką odpowiedź w ciągu 24 godzin, wyjaśniając, dlaczego wraz z dokładną datą powinni przewidzieć odpowiedź zwrotną:

Pam tutaj.
Mam nadzieję, że wszystko dobrze. Pozwól, że zbadam to dokładniej i wrócę do piątku.

10. Nie wysyłaj ani nie odpowiadaj na e-maile w weekendy lub poza godzinami pracy.

Chyba że jest to wymóg zatrudnienia. Oto kilka przykładów:

To pokazuje potencjalnym klientom, że jesteś zdesperowany.

To pokazuje klientom lub Twojemu zespołowi, że masz obawy, co świadczy o złym zarządzaniu czasem.

Świadczy to o pracoholizmie, który dobrze komponuje się z brakiem uwagi.

Nauczysz także ludzi, aby wierzyli, że ciągle jesteś „na” i zaczną oczekiwać od ciebie odpowiedzi, nawet jeśli nie jesteś. A jeśli to naprawdę sytuacja awaryjna, na przykład strona internetowa klienta nie działa lub coś strasznego dzieje się z klientem/członkiem zespołu, SMS-em lub telefonem.

11. Poznaj swoje strefy czasowe.

Poznaj strefy czasowe osób, do których wysyłasz e-maile. Ponownie, pokazuje to, że poświęciłeś dodatkowy czas na nauczenie się czegoś, co pokazuje, że Ci zależy.

Rozważ otrzymanie wiadomości e-mail od klienta z Izraela, gdy zaczyna on swój dzień, a Ty masz zamiar iść spać, który mówi „Dzień dobry”. To po raz kolejny pokazuje ich brak koncentracji.

12. Podaj adres e-mail odbiorcy.

Ile razy przypadkowo nacisnąłeś przycisk wysyłania? Niektóre systemy, takie jak Google Gmail, zawierają strefę buforową do transmisji, ale nie wszystkie. Wycofywanie niedokończonej lub nieedytowanej wiadomości e-mail może sprawić, że nie będziesz wyglądać pretensjonalnie.

13. Miej oko na swoje odpowiedzi.

Poczta e-mail jest powszechnie dostępna. Zawsze dokładnie sprawdzaj informacje o odbiorcy przed kliknięciem przycisku wysyłania. Możesz mówić inaczej do jednej osoby niż do drugiej, a wiadomości mogą być zagmatwane (lub masz kłopoty, jeśli masz negatywne nastawienie).

Pamiętaj też, że inni mogą zareagować tylko na ciebie. Pamiętaj o tym przed wysłaniem tego samego e-maila do kilku osób.

14. Nie używaj słowa „przepraszam”.

„Przepraszam za opóźnienie” jest najgorsze. To dostarcza wiadomość, że jesteś zdezorganizowany. Zamiast tego powiedz „proszę wybaczyć opóźnienie”. Nie ma potrzeby wchodzić w konkrety.

Innym rozsądnym podejściem jest unikanie słowa „przepraszam”. Termin pokazuje słabość. Nie chcesz wyjść tak słaby. Kiedykolwiek.

15. Wejdź w interakcję z czytelnikiem

Zmniejsz użycie „ja” i mów prosto do odbiorcy. Dotyczy to szczególnie klientów.

Zawsze zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy i pomiń jak najwięcej „ja”.

16. Negatywy należy zamienić na pozytywy

Słowa mają znaczenie zarówno na poziomie świadomym, jak i podświadomym. Unikaj wyrażeń takich jak „Nie mogę”, „Moja firma życzy sobie, aby mogła” i „Gdybym tylko mogła”.

Oto kilka poziomów negatywnych komentarzy, które mogą umniejszać ogólny pozytywny przekaz. Tego rodzaju interakcje, bez zagłębiania się w neurobiologię, powodują złe zaprogramowanie zarówno dla ciebie, jak i dla twojego klienta. A im częściej te czynności będą się powtarzać, tym bardziej staną się nawykiem.

Korzystaj z pozytywów. Zamień puszki na nie, aby stworzyć bardziej pozytywny dialog. Zamiast stwierdzać: „Moja firma ma nadzieję, że może uzyskać bardziej terminowe wyniki”, powiedz: „Moja firma chce, aby mogła generować bardziej terminowe wyniki”. „Ponieważ koncentrujemy się na Twoich potrzebach, moja firma zapewnia bardziej terminową pracę…”

E-maile to sposób na zerwanie kontaktu, zwłaszcza teraz, gdy praca zdalna zmieniła aspekt komunikacji w wielu firmach.

Te szybkie pomysły mogą pomóc Ci wyróżnić się z tłumu poprzez uproszczenie i wyjaśnienie wiadomości. Sprawią, że będziesz lepszym autorem e-maili, co pomoże ci stać się lepszym przedsiębiorcą.