Jak pisać dokumentację procesu

Niezależnie od tego, czy wykonujesz powtarzające się zadania, czy tworzysz nowy program, dokumentacja procesu może pomóc w sformalizowaniu przedsięwzięć biznesowych. W rzeczywistości tworzenie dokumentacji pomaga poprawić koordynację, strukturę i spójność w Twojej organizacji.

W tym poście zebrano najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji procesów. Tutaj dowiesz się:

Dokumentacja procesu może być samouczkiem krok po kroku dotyczącym nowego oprogramowania lub dokumentem wprowadzającym dla nowych pracowników. Ta praktyka pozwala na proaktywne projektowanie wewnętrznych systemów i procesów, które oszczędzają czas, kapitał i cenną energię.

Dlaczego dokumentacja procesu ma znaczenie

Jeśli brakuje Ci struktury i szczegółów dotyczących podstawowych procesów organizacyjnych, Twoja firma jest bardziej narażona na nieefektywność. Dokumentacja procesów zapewnia dodatkową warstwę ochrony Twojej organizacji.

Brak dokumentacji może prowadzić do następujących wyzwań organizacyjnych.

Brak zatrzymywania informacji

Jeśli tylko jedna osoba ma rozległą wiedzę na temat procesu, organizacja jest narażona na utratę tej wiedzy, jeśli odejdzie. Dokumentacja procesu pomaga nakreślić informacje, które posiada ta osoba, i umożliwia przechowywanie ich w sposób dostępny dla innych osób.

Zwolnienia

Bez planu działania istnieje większe prawdopodobieństwo, że czas zostanie zmarnowany na niepotrzebne lub powtarzalne zadania. Dokumentacja procesu może pomóc w nakreśleniu i zwizualizowaniu tych nadmiarowości, dzięki czemu można stworzyć lepsze rozwiązanie.

Wąskie gardła

Wąskie gardło może wystąpić na każdym etapie procesu. Ważne jest, aby dowiedzieć się, skąd biorą się wąskie gardła i dlaczego. Identyfikacja tych opóźnień i przeszkód będzie pomocna przy tworzeniu większej wydajności.

Utrata dochodów

Mniejsza produktywność oznacza więcej czasu i energii zużywanej na realizację procesów w Twojej organizacji. Członkowie zespołu mają wtedy mniejszą dostępność do podejmowania nowych projektów. Ta dezorganizacja może prowadzić do utraty przychodów, a nawet obrotów w Twojej firmie.

Korzyści z dokumentacji procesu

Dokumentacja procesów ma kluczowe znaczenie dla ogólnej funkcji i przepływu systemów w Twojej organizacji. Poniżej przedstawiono inne wspólne korzyści wynikające z dokumentacji procesu.

Tworzy odporność na zmiany.

Dokumentacja procesów pozwala Twojej organizacji utrzymać stałe tempo i rozmach, pomimo ruchomych elementów. Dzięki rozbiciu wszystkiego na czynniki pierwsze (tak szczegółowo, jak to tylko możliwe), poszczególne elementy procesu można z dużą łatwością przesuwać lub zastępować.

Może to być szczególnie pomocne w przypadku restrukturyzacji lub zmian kadrowych w Twojej organizacji. Gdy jedna osoba opuszcza Twój zespół, jej wiedza może przetrwać. Jeśli dołączy nowy członek zespołu, dokumentacja pomoże mu szybko się rozwinąć.

Zidentyfikujesz zbędne procesy i kroki.

Zanurzając się w procesy organizacyjne, określisz, czy proces wnosi uzasadnioną wartość do Twojej organizacji. Będziesz w stanie określić, które kroki w ramach Twoich procesów są niezbędne i skuteczne.

Czy są jakieś kroki, które można zmienić lub wyeliminować bez utraty skuteczności? Ta praktyka stworzy przejrzystość dla twojego zespołu.

Gromadzi i porządkuje wiedzę.

Dokument procesowy zawiera zbiorową wiedzę na temat danego podejścia do tematu. Ułatwiając dostęp do tych dokumentów członkom zespołu, umożliwiasz wzrost i przepływ informacji w całej organizacji.

Pozwala na samoocenę i uwzględnia zmienne.

Dokumentacja procesu pozwala członkom zespołu zastanowić się nad ich indywidualnym wkładem. Dokładnie widzą swój wpływ na wynik danego procesu.

Tworzenie dokumentacji jest również pomocne w identyfikowaniu miejsc, w których należy wprowadzić poprawki, aby udoskonalić proces w celu uzyskania lepszych wyników.

Zapewnia zgodność.

Twój zespół powinien uwzględnić odpowiednie dokumenty procesowe w procesie onboardingu i szkolenia. Możesz wtedy upewnić się, że członkowie zespołu, zarówno nowi, jak i starzy, mają wszystkie informacje potrzebne do wykonania zadania.

Określając parametry, można się upewnić, że osiągnięto zgodność w zakresie bezpieczeństwa, przepisów prawnych lub innych.

Minimalizuje błędy.

Błędy są naturalną częścią życia. Jednak w miarę możliwości będziesz chciał uniknąć błędów w swojej firmie. Instrukcje krok po kroku dotyczące wykonania zadania mogą pomóc zminimalizować te błędy.

Tworzenie dokumentacji procesowej

Teraz, gdy już wiesz, jak ważna jest dokumentacja procesów dla Twojej organizacji, przyjrzyjmy się, jak możesz ją wdrożyć we własnych firmach.

1. Określ swój cel.

Zanim zaczniesz pisać, przeprowadź burzę mózgów. W tym czasie powinieneś określić, co powinien osiągnąć Twój dokument końcowy. Tworzysz poradnik szkoleniowy? Czy planujesz proces dla wyższego kierownictwa?

Będziesz chciał ustalić jasną nazwę procesu, który dokumentujesz, i jasny cel tego, co próbujesz osiągnąć.

2. Określ odbiorców.

Następnie zidentyfikuj odbiorców i dlaczego musisz im wyjaśnić ten proces. Na przykład, czy jest to dla zespołu sprzedaży lub nowych pracowników? Publiczność określi informacje, które uwzględnisz.

3. Zidentyfikuj format.

Będziesz chciał zdecydować, co jest istotne, aby uwzględnić w dokumentacji. I to wykracza poza tekst. Czy będziesz potrzebować wizualizacji? Być może Twój dokument skorzystałby na wykresach, tabelach lub schemacie blokowym. Być może plik PDF lub strona internetowa nie jest najlepszym formatem. Niektóre procesy najlepiej wyjaśnić na wideo.

Tutaj określisz, który format lub wizualizacja najlepiej przekazuje niezbędne informacje.

4. Zdefiniuj zakres.

Twój zakres określi, co jest, a co nie jest zawarte w twojej dokumentacji. Może to pomóc w skupieniu się na konkretnym zadaniu, które jest dokumentowane. Praca w określonym zakresie pomoże Twojemu zespołowi uniknąć przeciążenia informacjami.

5. Zidentyfikuj niezbędne narzędzia i zasoby.

Następnie określ, co będzie potrzebne do wykonania zadania. Obejmuje to odpowiednie oprogramowanie, narzędzia i kapitał potrzebny na każdym etapie procesu. Zasoby te są czasami określane jako dane wejściowe.

6. Określ kolejność.

Jeśli to możliwe, opisz kolejne kroki potrzebne do powtórzenia procesu. Odgrywa to ogromną rolę w zwiększaniu wydajności i określaniu ogólnego sukcesu każdego zadania.

Jednak nie każde zadanie ma wyraźną kolejność. Czasami będziesz musiał ocenić różne scenariusze i potencjalne wyniki, aby określić kolejność operacji dla twojego procesu. W takim przypadku utwórz różne sekwencje dla każdego scenariusza.

7. Określ strony odpowiedzialne.

Następnym krokiem jest zastanowienie się nad rolą każdego interesariusza. Ta część dokumentu powinna być jak najbardziej szczegółowa. Uwzględnij oczekiwania dotyczące osi czasu dla każdej osoby i sposób, w jaki te terminy wspierają Twoje ogólne cele na osi czasu.

8. Określ granice.

Twój dokument powinien określać wszelkie granice, które kształtują twój proces. Obejmuje to harmonogramy procesów, terminy, ograniczenia budżetowe, kluczowe wskaźniki wydajności itp.

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą swojego procesu, ustalenie wyraźnych granic pomoże ci zrozumieć wszelkie ograniczenia. Będziesz w stanie określić, co możesz zmienić, a co musi pozostać stałe.

W poniższym dokumencie dotyczącym procesu kadrowego jasno określono granice związane z zasobami ludzkimi. Dokument określa również, gdzie kończy się zaangażowanie HR.

Źródło obrazu

9. Wyjaśnij wyjątki i ewentualności.

Pamiętaj o wyjątkach, które mogą się pojawić i uwzględnij je w dokumentacji procesu. To samo dotyczy sytuacji awaryjnych. Należy określić, kiedy członkowie zespołu będą musieli odstąpić od wyznaczonej sekwencji kroków.

10. Przejrzyj i przetestuj.

Po rozważeniu wszystkich tych czynników i udokumentowaniu procesu, dokonasz przeglądu swojej pracy. Edytuj swój dokument. Następnie przetestuj swoje instrukcje, wykonując zadanie zgodnie z opisem. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, powinieneś osiągnąć pożądane rezultaty swojego zadania.

Pamiętaj: jeśli twój proces obejmuje wielu interesariuszy, może to skończyć się projektem obejmującym warstwy informacji zwrotnych. Każda perspektywa oferuje większe możliwości optymalizacji usprawnień procesów.

Wskazówki dotyczące dokumentacji procesu

Zanim Twój zespół zacznie pisać, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać wysiłek.

1. Mów krótko.

Masz wybór, czy chcesz być tak rozwlekły, jak i krótkoręczny. Zalecamy możliwie zwięzłe sformułowanie. Powiedz wystarczająco dużo, aby przekazać pomysł, bez powtarzania się i używania słów wypełniających.

2. Dołącz elementy wizualne (w stosownych przypadkach).

Elementy wizualne mogą sprawić, że Twój dokument będzie bardziej atrakcyjny. Na przykład obrazy lub infografiki mogą dzielić duże fragmenty tekstu. Może to ułatwić czytanie dokumentu.

W innych przypadkach wykresy lub tabele mogą być najbardziej pomocnym sposobem wyświetlania informacji. W przypadku złożonych tematów lub procesów wizualnych najlepiej sprawdzi się film.

Wskazówka: jeśli pokazujesz, jak jeden krok prowadzi do następnego, rozważ schemat blokowy.

Źródło obrazu

3. Daj swojemu zespołowi uprawnienia do edycji.

Daj swoim interesariuszom możliwość edytowania dokumentacji procesu. Ta prosta modyfikacja ustawień uprawnień do dokumentu może zaoszczędzić dużo czasu i zaoszczędzić czas między zespołami. Ponieważ procesy zmieniają się w czasie, będziesz mieć wielu członków swojej organizacji, którzy będą mogli aktualizować Twoje treści.

4. Bądź elastyczny.

Pamiętaj: Nie ma jednego właściwego sposobu dokumentowania procesów. Jedynym sposobem na błędne wykonanie dokumentacji procesu jest jej całkowite pominięcie.

Sposób tworzenia dokumentacji może zmieniać się w czasie. W rzeczywistości sam dokument prawdopodobnie przejdzie przez wiele iteracji. Zachowaj elastyczne podejście, aby uzyskać najlepsze wyniki.

Pierwsze kroki z dokumentacją

Teraz, po zapoznaniu się z najlepszymi praktykami dotyczącymi dokumentacji procesów, możesz zacząć pisać.

Pamiętaj: Udokumentowanie kroków najczęściej wykonywanych procesów chroni Twój zespół przed koniecznością ciągłego wymyślania koła na nowo. Zamiast tego Twój zespół będzie miał solidną linię bazową. Zamiast tego mogą wprowadzić innowacje w kole, jeśli zajdzie taka potrzeba.