5 korzyści z wdrożenia wewnętrznej bazy wiedzy

Coraz więcej organizacji wdraża wewnętrzną bazę wiedzy z wielu różnych powodów. Rozwijając swoją firmę, potrzebujesz również miejsca, w którym pracownicy mogą łączyć się i pobierać bezcenne informacje, które mogą pomóc im w podejmowaniu świadomych decyzji.

Wdrażając wewnętrzną bazę wiedzy, możesz czerpać wiele korzyści ze zorganizowanego zbioru informacji i wiedzy z Twojej organizacji. Co więc się dzieje, gdy udostępniasz te informacje wszystkim, którzy ich potrzebują?

Przyjrzyjmy się bliżej, a zobaczysz, dlaczego Twoja organizacja potrzebuje wewnętrznej bazy wiedzy. Jednym słowem sprawi, że Twoje operacje będą znacznie wydajniejsze, a pracownicy bardziej wydajni.

Poprawa produktywności we wszystkich działach

Znaczenie wydajności nie musi być w ogóle wyjaśniane, ale bardzo niepokojące jest to, jak bardzo wydajność spadła w ciągu ostatnich kilku lat. Przeciętny pracownik jest produktywny tylko przez 2 godziny i 53 minuty dziennie z powodu różnych czynników, a to musi się zmienić.

Jednym z powodów, dla których wydajność jest tak niska, jest to, że pracownicy spędzają dużo czasu na poszukiwaniu informacji. Dotyczy to zwłaszcza większych organizacji z dużą liczbą pracowników oraz tych, które nie mają odpowiedniego systemu przechowywania i wyszukiwania informacji.

Jeśli kiedykolwiek musiałeś przeszukiwać zagracone pudełka, przewijać stare wiadomości Slack lub znaleźć współpracownika, który może mieć informacje, których szukasz, wiesz, ile czasu może to zmarnować. Jeśli jednak wdrożysz wewnętrzną bazę wiedzy, w której przechowujesz wszystkie niezbędne dane, będzie to już przeszłość.

Zwiększanie zaangażowania pracowników

Różnica między zaangażowanym i niezaangażowanym pracownikiem jest oszałamiająca. Zaangażowanie pracowników poprawia morale, zwiększa rentowność i prowadzi do obniżenia absencji o 41%. Jednym z najłatwiejszych sposobów na zwiększenie zaangażowania jest zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do bazy wiedzy.

Jeśli udostępnisz całą wiedzę i informacje z organizacji za pomocą narzędzi bazy wiedzy, pokażesz, że Twoja firma ponad wszystko ceni przejrzystość. To z kolei zwiększy zaufanie, ponieważ wszyscy Twoi pracownicy poczują, że są na bieżąco.

Pracownicy, którzy wierzą w firmę, w której pracują, chętniej dzielą się swoją wiedzą, co mogą wygodnie zrobić za pośrednictwem Twojej bazy wiedzy. A ponieważ nowoczesne bazy mają niesamowite funkcje współpracy, Twoi pracownicy będą mogli wchodzić w interakcje bardziej niż kiedykolwiek wcześniej.

Dzięki funkcjom, które pozwalają im komentować posty lub dokumenty, takie jak oni, oznaczać innych współpracowników, zadawać pytania, śledzić tematy i wiele więcej, współpraca i zaangażowanie bez wątpienia wzrośnie. Bez względu na to, czy Twoi pracownicy siedzą obok siebie, czy pracują z różnych stron świata, zawsze będą połączeni i poczują, że ich głos jest ceniony w firmie.

Zachowanie wiedzy o byłych pracownikach

Nikt nie pracuje w jednej organizacji wiecznie, a powody odchodzenia pracowników z firmy są różne, niektóre tymczasowo, inne na stałe. Bez względu na to, czy ktoś zmieni pracę, przejdzie na emeryturę, czy wyjedzie na wakacje, zabiera ze sobą również wiele cennej wiedzy i informacji.

Każdy pracownik jest ważną częścią Twojej firmy, a jeśli stracisz czyjeś doświadczenie tylko dlatego, że nie jest już w Twojej firmie, może to doprowadzić do katastrofy i stworzyć problemy. Na szczęście tego wszystkiego można uniknąć, jeśli wiesz, jak bez wysiłku radzić sobie z transferem wiedzy.

Zachęć wszystkich zatrudnionych w Twojej firmie do dokumentowania każdego realizowanego projektu, zadawanych pytań, pisanej treści, opracowywanych protokołów i tak dalej. W ten sposób przenoszenie dowolnego zadania i informacji z jednej osoby na drugą będzie znacznie prostsze.

Dodatkowo, jeśli zatrudniasz ekspertów w danej dziedzinie, musisz korzystać z platformy, która umożliwia użytkownikom udostępnianie treści w różnych formatach. Jeśli zezwolisz na publikowanie obrazów, audio, wideo i tekstów w swojej bazie wiedzy, pozwalasz ekspertom na udostępnianie informacji w sposób, który jest dla nich najwygodniejszy.

Wzmocnienie pozycji pracowników zdalnych

Dni od 9 do 5 godzin pracy biurowej są powoli zastępowane inną formą pracy, a jest to praca zdalna. Nie musisz dzielić biura z kimś, aby z nim współpracować, zwłaszcza, że ​​coraz więcej osób przechodzi do pracy z domu.

Liczba pracowników zdalnych rośnie z roku na rok, a liczba ta stała się jeszcze wyższa od początku pandemii COVID-19. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w Twojej firmie jest również wielu zdalnych pracowników, ale to nie znaczy, że ucierpi na tym współpraca.

Dopóki masz wewnętrzną bazę wiedzy opartą na chmurze i przyjazną dla urządzeń mobilnych, każdy pracownik będzie mógł uzyskać do niej dostęp, niezależnie od tego, w którym miejscu na świecie się znajduje.

A jeśli przyjmiesz elastyczny model pracy i pozwolisz swoim pracownikom być w pracy, kiedy chcą, będą mogli uzyskać dostęp do potrzebnych im informacji, kiedy tylko tego potrzebują. Tak więc, nawet jeśli ktoś nie jest dostępny w określonym czasie, jego wiedza zawsze będzie.

Jeśli ktoś z Twojej firmy potrzebuje dostępu do ważnych informacji, a łatwo dostępna baza wiedzy jest Twoją największą bronią. Na przykład, jeśli przedstawiciel obsługi klienta, który pracuje zdalnie, musi natychmiast odpowiedzieć na pytanie klienta, może to zrobić bez żadnych problemów.

Pamiętaj, że reputacja firmy może w dużej mierze zależeć od tego, jak szybko może ona świadczyć usługi klientowi lub klientowi. Jeśli Twoja praca wymaga od Twoich pracowników pomocy w odpowiednim czasie, niezbędna jest baza wiedzy, w której mogą natychmiast znaleźć odpowiedzi i informacje.

Zmniejszenie zapotrzebowania na e-maile

Przez długi czas pracownicy w organizacji polegali na e-mailach i różnych platformach komunikacyjnych, aby dzielić się wiedzą, i ta praktyka jest nadal obecna w wielu firmach. Jednak udostępnianie takich treści ma jeden rażący problem, a jest to kontrola wersji.

Gdy udostępnisz komuś dokument za pośrednictwem poczty e-mail, a osoba, która go otrzymała, musi go edytować, będzie musiała ponownie wysłać nową i aktualną wersję. Czasami nad jednym dokumentem musi pracować jednocześnie wiele osób, co skutkuje powstaniem wielu różnych wersji tego dokumentu.

Ponadto mogą pojawić się problemy, jeśli prowadzi się wiele indywidualnych rozmów dotyczących tego dokumentu za pośrednictwem poczty e-mail, co zwykle prowadzi do zabrudzenia tych informacji.

Jeśli nauczysz się zachęcać swoich pracowników do korzystania z bazy wiedzy i publikowania w niej za każdym razem, gdy pracują nad projektami z wieloma osobami, możesz upewnić się, że cała zawartość jest zawsze aktualna. Będziesz także mógł zobaczyć, kto dokonał jakich zmian w czasie, co zwiększy odpowiedzialność.

Końcowe przemyślenia

Wszystkie korzyści, które tutaj omówiliśmy, to nie spekulacje, to proste fakty, które zostały wielokrotnie udowodnione. Każda firma, która wdrożyła własną bazę wiedzy, odnotowała wzrost produktywności, zaangażowania pracowników i wiele więcej.

Wielkość i nisza Twojej firmy są nieistotne, ponieważ ten rodzaj przechowywania i udostępniania wiedzy może być korzystny dla każdej organizacji. Dopóki upewnisz się, że wszyscy Twoi pracownicy rozumieją, że baza wiedzy jest po to, aby ich praca była łatwiejsza i bardziej wydajna, nie będziesz mieć problemów z jej wdrożeniem.