Jak zwiększyć rozwój firmy dzięki technologii OCR

Hej, dzisiaj w tym artykule omówimy, jak zwiększyć rozwój biznesu dzięki technologii OCR. Więc czytaj dalej.

Jeśli jesteś jak większość właścicieli firm, idea zwiększonej produktywności i zwiększonych zysków przyciąga twoją uwagę. Istnieje kilka sposobów na zwiększenie produktywności i zysków, ale niektóre metody wymagają więcej wysiłku niż inne.

Jedną z takich metod jest technologia OCR — znana również jako optyczne rozpoznawanie znaków — która polega na przekształcaniu dokumentów papierowych w cyfrowe, aby można było je przechowywać wydajniej i uzyskiwać do nich dostęp z większą wydajnością.

Jak zdigitalizować dokumenty biznesowe za pomocą technologii OCR

Podczas wdrażania technologii OCR należy wykonać cztery kroki:

Konwertuj pliki biznesowe na tekst cyfrowy

Oprogramowanie OCR można znaleźć w Internecie, na przykład OCR .net, ale ma ono cenę. Dobrym pomysłem jest poproszenie o wycenę co najmniej trzech renomowanych firm, zanim zdecydujesz, której z nich użyć.

Nie wszystkie programy OCR są takie same, więc najlepiej przeprowadzić badania. Po drugie, wykonaj testowe uruchomienie oprogramowania i zobacz, jak działa z twoimi plikami.

Jeśli nie poradzi sobie z plikami biznesowymi, musisz znaleźć inne oprogramowanie, które to potrafi.

Dodaj metadane do tych plików

Należy dodać metadane do plików tworzonych podczas procesu skanowania. Metadane to informacje, które opisują Twoje pliki i nadają im kontekst.

Oznacza to dodawanie informacji, takich jak osoba, która je utworzyła i kiedy zostały utworzone. Dzięki tym informacjom łatwiej jest znaleźć odpowiednią zawartość w obszernym archiwum cyfrowym lub kopii zapasowej.

Upewnij się, że metadane są dokładne

Upewnij się, że metadane są dokładne. Chcesz, aby Twoje pliki były dobrze zorganizowane i łatwe do znalezienia, prawda? Upewnij się więc, że informacje dodane w kroku 2 są dokładne.

Poproś jednego z członków zespołu, aby dokładnie sprawdził Twoją pracę. Ponadto korzystanie z technologii OCR może pomóc w uporządkowaniu dokumentów i skróceniu czasu ich późniejszego formatowania.

Wybierz najlepszy sposób udostępniania plików

Możesz zdecydować się na wysyłanie plików pocztą e-mail lub przechowywanie ich na urządzeniu do przechowywania w chmurze. Decydując się na przechowywanie plików, upewnij się, że wybrałeś najlepszą opcję dla swojej firmy.

Na przykład, jeśli jesteś małą firmą, która zajmuje się głównie papierowymi dokumentami, najlepiej będzie wybrać urządzenie magazynujące w chmurze.

Jeśli masz do czynienia ze średnimi firmami i dużymi korporacjami, rozwiązanie oparte na poczcie elektronicznej będzie dla Ciebie bardziej odpowiednie.

Jak zwiększyć rozwój firmy dzięki technologii OCR

Oto cztery sposoby, w jakie może pozytywnie wpłynąć na Twoją firmę.

Zmniejsz zasoby niezbędne do prowadzenia firmy

Jedną z największych wad prowadzenia małej firmy jest utrzymanie rentowności przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów.

Chociaż cięcie wydatków jest niezbędne, nie możesz ryzykować jakości swojego produktu lub usługi, idąc na skróty, np. zatrudniając tańszą siłę roboczą lub zlecając projekty osobom spoza firmy.

Ale dzięki technologii OCR nie musisz ryzykować jakości swojej firmy, zmniejszając liczbę zatrudnianych pracowników lub liczbę wykorzystywanych zasobów.

Korzystanie z tego typu programu może zadowolić obecnych pracowników i zwiększyć wydajność bez wydawania większych pieniędzy.

Rozwiąż problemy związane z morale pracowników i retencją

Wiele małych firm zmaga się z morale pracowników, co jest problemem z kilku powodów. Po pierwsze, wysokie wskaźniki rotacji oznaczają, że mniej wykwalifikowanych pracowników wykonuje więcej pracy.

Po drugie, na morale Twoich obecnych pracowników wpłynie stała rotacja. Może to skutkować wzrostem liczby błędów i zmniejszeniem entuzjazmu, co zmniejsza zaangażowanie pracowników.

Nie chcesz mikrozarządzać swoimi pracownikami, aby utrzymać ich w zadaniu, ale nie chcesz, aby całkowicie przestali pracować z powodu frustracji lub nudy.

Program OCR może pomóc w uniknięciu tych problemów, zwalniając czas dla pracowników, aby byli bardziej produktywni.

Zwiększ wydajność i produktywność

Tworzenie stron internetowych i marketing online mają kluczowe znaczenie dla zwiększenia produktywności i wzrostu Twojej firmy. Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie wydajności, produktywności i zysków jest zastosowanie technologii ułatwiającej procesy.

Program taki jak technologia OCR może to zrobić na wiele sposobów. Przede wszystkim eliminuje niektóre niedogodności związane z ręcznym wprowadzaniem danych.

Na przykład nie musisz się martwić o usunięcie lub przypadkowe zaktualizowanie informacji o koncie klienta, gdy możesz zeskanować i przesłać dokument bezpośrednio do bazy danych.

Umożliwia także pracownikom korzystanie z mniej wymagających zadań, takich jak sporządzanie notatek o transakcjach klientów. To zwalnia ich z części czasochłonnej pracy, którą musieliby wykonać.

Oszczędzaj pieniądze w czasie, zmniejszając zużycie papieru i odpady

Zużycie papieru i marnotrawstwo to nie tylko problemy, o które musisz się martwić, ponieważ prowadzisz małą firmę — są to problemy, z którymi w końcu zmierzy się każdy właściciel firmy.

Wiele małych firm już odczuwa negatywne skutki zużycia papieru. Na przykład mogą stwierdzić, że wydają pieniądze na spinacze do papieru lub kasety z tonerem, podczas gdy mogą wykorzystać te pieniądze na zakup materiałów ze strony internetowej pobierania e-booków do biura lub płacenie pracownikom.

Dlatego warto wdrożyć technologię OCR wcześniej niż później, nawet jeśli nie widzisz takiej potrzeby dzisiaj.

Jego najlepsze zastosowania są w przyszłości, kiedy można stworzyć biuro bez papieru lub wykorzystać wolny czas na skonstruowanie wygodniejszego systemu dla swoich pracowników.

Niektóre firmy z powodzeniem stosują technologię OCR w dużych środowiskach biurowych, w których konieczne jest utrzymanie wysokiego poziomu wydajności.

Ale ponieważ ta metoda jest dostosowana do dużych organizacji, może nie być idealnym rozwiązaniem dla mniejszych firm. Program OCR może być doskonałym narzędziem do zwiększania produktywności, w zależności od Twoich potrzeb oraz rodzaju oferowanych produktów i usług.

Więc nie zapomnij porozmawiać z dostawcą OCR już dziś, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Mam nadzieję, że spodobał Ci się ten artykuł o tym, jak zwiększyć rozwój biznesu dzięki technologii OCR. Dziękuje za przeczytanie!.