5 faz zarządzania zadaniami

Z jakimi wyzwaniami i przeszkodami spotykasz się jako kierownik zadania? Dla wielu pełzanie zasięgu, słaba interakcja i starania opóźniają najlepszy rekord.

Aby uwarunkować to, co pozorne, zarządzanie projektami może być trudne. Bez starannego planowania i strategii można naprawdę poczuć się jak na ślepo.

Tak więc, jeśli zajmujesz stanowisko w zarządzaniu przedsięwzięciem, najlepiej zacząć od podstaw. Tutaj podzielimy projekty na 5 faz, aby pomóc ci lepiej zrozumieć, jakie wymagania należy ukończyć i kiedy.

Cykl życia zarządzania wyzwaniami

5 etapów zarządzania przedsięwzięciem

Faza 1: Koncepcja wyzwania i inicjacja

Etap 2: Organizacja zadań

Faza 3: Wykonanie zobowiązania

Etap 4: Sprawdzanie i zarządzanie przedsięwzięciem

Faza 5: Zamknięcie przedsięwzięcia

Przyszłość administracji pracy wygląda lepiej niż kiedykolwiek.

Cykl życia administracji stanowiskiem

Bez względu na wielkość i zakres, wszystkie projekty są zgodne z porównywalnym procesem. W zarządzaniu przedsięwzięciem ten sposób działania nazywany jest cyklem życia zadania.

Cykl życia zadania zwykle składa się z czterech faz: inicjacji, przygotowania, wykonania i zamknięcia. Niemniej jednak niektórzy menedżerowie wyzwań włączają piąty etap, zwany monitorowaniem i kontrolowaniem.

Dodany ruch może pomóc profesjonalistom w utrzymaniu projektu pod obserwacją i zapewnia, że ​​problemy są określane i szybko rozwiązywane.

W rezultacie produkty 5-okresowe są postrzegane jako wyjątkowo sprawne i pomocne w realizacji zadań. W rzeczywistości Instytut Zarządzania Zawodami (PMI) również zachęca do 5-okresowego cyklu życia.

W poniższym obszarze przyjrzymy się bliżej każdemu etapowi cyklu życia administrowania zadaniami.

5 poziomów zarządzania pracą

Każda skuteczna praca przechodzi przez te same 5 faz: inicjowanie, organizowanie, wykonanie, sprawdzanie i kontrolowanie.

Faza 1: Koncepcja wyzwania i inicjacja

Każdy projekt zaczyna się od koncepcji i inicjacji. Na czas trwania tego etapu strategia otrzymuje system małej firmy, kończąc na planach, kartach przedsięwzięć i interesariuszach.

Wtedy też grupy projektowe pojawiają się razem — z kierownikiem projektu — w celu stworzenia szerokiej mapy drogowej dla zadania.

Na tym etapie grupy muszą odpowiedzieć na szereg pytań, w tym:

• Jaki jest powód tego przedsięwzięcia?

• Jakie są niektóre przeszkody na drodze do możliwości?

• Kim są główni interesariusze?

• Czy ma minimalną kwotę lub optymalny budżet?

• Jak długo potrwa ten projekt?

W ramach tego etapu sponsor projektu (człowiek, który poprosił o realizację przedsięwzięcia) zatwierdza przedział cenowy i harmonogram.

Etap 2: Planowanie projektu

Po opisaniu wyzwania w szerszym zakresie, nadszedł czas, aby ustalić szczegóły.

Na tym etapie zarządzający przedsięwzięciem opracowuje kompleksowe przygotowanie do realizacji, sprawdzenia i kontrolowania przedsięwzięcia. Zwykle zaczyna się to od ambicji lokalizacyjnych.

Podczas definiowania celów wyzwania najczęściej stosuje się metodologie SMART i Crystal Clear.

Skrót SMART oznacza Specyficzny, Mierzalny, Osiągalny, Realnie wyglądający i Terminowy. Zastosowanie tych ram gwarantuje, że twoje plany są wyraźnie nakreślone, praktyczne i osiągalne.

Poszukajmy ilustracji. Niejasnym celem może być „Opracowanie aplikacji, która usprawnia zakupy”. Wykorzystując proces SMART, cel ten wyglądałby następująco: „Opracuj oprogramowanie, które skraca czas realizacji zamówienia o 20%”.

Akronim CLEAR oznacza Collaborative, Restricted, Psychological, Appropriate i Refined.

W tej metodologii grupa projektowa skutecznie dąży do określonego celu, który jest odrębny i możliwy do osiągnięcia w ramach terminu i finansów przedsięwzięcia. Każda osoba musi pasjonować się osiągnięciem tego celu i musi odnosić się do ogólnych celów zadania.

Plan musi również obejmować kamienie milowe i rezultaty, aby absolutnie każdy wiedział, jakie wymagania należy spełnić, kto czym się zajmuje i kiedy należy wykonać kamienie milowe. Obejmuje również podział zadań, harmonogram, plan interakcji, podejście do łagodzenia zagrożeń oraz system oferowania najgorszych ewentualności.

Istnieje kilka ideologii, które możesz wykorzystać do zaprogramowania tej fazy. Stosując zwinne administrowanie zadaniami, z powodzeniem wykorzystuje się źródła awansu i spełnia wymagania klienta.

Równie doskonale, jak utrzymywanie wszystkich ludzi na bieżąco z rozwojem, umożliwia tworzenie krótkich i łatwych zmian. Zwinne administrowanie projektami pozwoliłoby o wiele efektywniej i sprawniej zająć się zadaniami dotyczącymi postępów w programie.

Etap 3: Wykonanie wyzwania

Gdy tylko sekcja planowania zostanie ukończona, naprawdę nadszedł czas, aby zacząć stosować strategię. Jest tutaj wymienione, że prawdziwy występ zostanie osiągnięty.

Na tym etapie menedżerowie przedsięwzięcia ustalają przepływy pracy, przydzielają obowiązki członkom personelu i upewniają się, że wszyscy są monitorowani. Utrzymują również interesariuszy i zespoły w pętli w miarę postępów przedsięwzięcia.

Mając tak wiele szczegółów do żonglowania, wielu kierowników projektów wykorzystuje sprzęt do współpracy, taki jak Asana, Trello i oprogramowanie do zarządzania zadaniami HubSpot, do śledzenia obowiązków, harmonogramów i budżetów w jednej centralnej lokalizacji.

Odpowiednio opracowany instrument zarządzania wyzwaniami będzie Cię na bieżąco i wspierał w osiąganiu celów. Aby uzyskać listę najlepszych programów do zarządzania wyzwaniami, zapoznaj się z tym pomocnym przewodnikiem.

Faza 4: Monitorowanie i kontrolowanie przedsięwzięcia

Etap 4 zwykle przebiega równolegle z etapem kilka. W końcu, aby sprawdzić pracę, musi ona działać od początku do końca.

W tym okresie osoba nadzorująca wyzwanie współpracuje ze swoim personelem w celu rozwiązania wszelkich wątpliwości. Będzie to obejmować okresową krytykę i aktualizację strategii w celu odtworzenia ulepszeń w zakresie zadania lub dostępności aktywów.

Naprawdę ważne jest również obserwowanie rozwoju w porównaniu z systemem i rozważenie ruchu korekcyjnego, gdy jest to ważne. Na przykład może być konieczne skorygowanie harmonogramu w celu uwzględnienia nieprzewidzianych opóźnień lub korekt.

Co więcej, menedżerowie przedsiębiorstw mogą śledzić rozwój na podstawie krytycznych wskaźników efektywności (KPI) lub istotnych elementów dobrych wyników (CSF). Na przykład możesz zmierzyć, czy Twoje zadanie jest rutynowe i budżetowe lub czy precyzyjne zadania są wykonywane.

Faza 5: Zamknięcie przedsięwzięcia

Jest to poprzedni okres cyklu życia zarządzania projektami. Ma to miejsce, gdy przekazujesz nadwyżkę wyników sponsorowi przedsięwzięcia do akceptacji. Przez cały ten etap zespół się rozwiązuje, a wszelkie umowy o pracę do wykonania zadania zostaną rozwiązane.

Wkrótce po zamknięciu kierownik pracy przeprowadza ostateczny przegląd, w którym dokumentuje lekcje wyciągnięte z wyzwania, a także wszelkie potrzebne informacje, które mogą być przydatne na dłuższą metę.

Klienci i interesariusze Grupy również skupiają się na porażkach i sukcesach przez czas prezentacji raportu. Może to pomóc we wzmocnieniu funkcjonalności i wydajności w całej firmie.

Przewidywalna przyszłość zarządzania zadaniami wygląda lepiej niż kiedykolwiek

Tradycyjnie administrowanie przedsiębiorstwem kończyło się za pomocą pióra i papieru lub, w idealnym przypadku, arkusza kalkulacyjnego. Ze względu na złożoność zadań i rozproszenie siły roboczej procedury te stały się nieskuteczne.

Śledzenie postępów i dotrzymywanie terminów wymaga rozwiązania cyfrowego. Pakiet oprogramowania HubSpot do zarządzania wyzwaniami jest jednym z zasobów, które bez wątpienia mogą pomóc w zarządzaniu przedsięwzięciem.

Dzięki temu programowi grupy mogą usprawnić swoje przepływy pracy, monitorować postępy, udostępniać pliki i regulować swoje zadania.

Co więcej, platforma HubSpot CRM umożliwia łatwe łączenie jej z innymi aplikacjami do sprzedaży i promocji. Ułatwia to monitorowanie rozwoju i zapewnia, że ​​wszyscy są na podobnej stronie.

Ponadto oprogramowanie komputerowe zapewnia klientom wgląd w ich przepływy pracy w czasie rzeczywistym, umożliwiając im identyfikację wąskich gardeł i odpowiednie regulacje.

Tak więc, jeśli szukałeś sposobów na podniesienie poziomu zarządzania przedsiębiorstwem, oto twoje prawdopodobieństwo. Skorzystaj z szablonu zarządzania zadaniami, aby obserwować postępy swojego zespołu i usprawnić przepływy pracy w celu zwiększenia wydajności.