Kompletny przewodnik po podstawach zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to nie tylko tworzenie oprogramowania i sprzętu. Menedżerowie projektów odpowiednio rozdzielają zasoby, zarządzają terminami i dbają o interesariuszy w trakcie całego procesu.

Jednak często łatwiej to powiedzieć niż zrobić. W końcu istnieje powód, dla którego kierownicy projektów nieustannie modyfikują swoje podejście i przemyśleli swoje procesy.

Z tego artykułu dowiesz się, jak zarządzać projektami od podstaw i jak możesz je wdrożyć w swojej firmie. Zacznijmy.

Spis treści

Proces obejmuje opracowywanie planów dotrzymywania terminów przy jednoczesnym zachowaniu celów jakościowych w ramach ograniczeń czasowych i budżetowych. Ta dyscyplina może być własnością dedykowanego menedżera lub lidera projektu.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?

Procesy zarządzania projektami są niezbędne dla udanych projektów. Badania przeprowadzone przez Project Management Institute wykazały, że organizacje, które nie integrują zarządzania projektami, odnotują całkowity wzrost wskaźnika niepowodzeń projektów o współczynnik 2/3.

To szokująca statystyka. Przyjrzyjmy się zatem bliżej niektórym kluczowym korzyściom wynikającym z dojrzałych procesów zarządzania projektami.

Dotrzymasz ważnych terminów.

Zarządzanie projektami umożliwia dzielenie dużych zadań na mniejsze terminy. Trzymając się tych kamieni milowych, projekty mogą z łatwością trzymać się harmonogramu od początku do końca.

W rzeczywistości firmy z dojrzałymi procesami dostarczania wartości częściej dostarczają projekty na czas niż firmy bez zarządzania projektami (63% w porównaniu do 39%).

Zwiększysz wpisowe.

Zarządzanie projektami umożliwia zespołowi budowanie zaufania i wiarygodności wśród współpracowników, klientów i interesariuszy. W końcu, jeśli konsekwentnie dostarczasz wysokiej jakości produkty na czas, z pewnością przekonasz ludzi.

Możesz łatwo śledzić wydatki.

Będziesz w stanie zmieścić się w swoim budżecie, a nawet poniżej budżetu. PMI stwierdził, że 11,4% wszystkich zasobów jest marnowanych z powodu gorszych procesów zarządzania projektami.

Oszczędzanie pieniędzy jest szczególnie ważne w środowisku, w którym tylko 43% firm deklaruje, że realizuje projekty w ramach budżetu „przez większość czasu” lub „zawsze”.

Poprawisz swoją kulturę.

Możesz rozwinąć kulturę ciągłego doskonalenia procesów poprzez zarządzanie wiedzą. Jeśli wspierasz środowisko, w którym priorytetem jest optymalizacja i uczenie się, prawdopodobnie zainspirujesz innych i przyciągniesz pracowników o tej samej mentalności.

Obowiązki Kierownika Projektu

Kierownik projektu planuje, organizuje i kieruje realizacją projektu. Gwarantuje to, że spełnia oczekiwane cele, zapewniając jednocześnie wymagane funkcje w ramach ograniczeń czasowych i budżetowych.

Specjaliści od zarządzania projektami zapewniają przywództwo poprzez skuteczne skanowanie środowiska, syntezę informacji w sensowne dane i obiektywną analizę. To szeroki zestaw obowiązków, które wymagają przeszkolenia i doświadczenia.

Źródło obrazu

Omówimy, jakie umiejętności — zarówno wyszkolone, jak i rozwinięte dzięki doświadczeniu — będą potrzebne do tej roli.

Zestawy umiejętności kierownika projektu

Aby zapewnić produktywność zespołów i realizację projektów zgodnie z planem, kierownicy projektów potrzebują szerokiego zestawu umiejętności. Oto niektóre z najważniejszych umiejętności, których potrzebujesz, aby wyróżniać się w tej roli.

Umiejętności interpersonalne

Kierownicy projektów (PM) muszą wchodzić w interakcje z wieloma osobami, w tym członkami zespołu, interesariuszami i innymi kierownikami projektów. Świetni PM mogą pracować z różnymi grupami ludzi, aby osiągnąć wspólny cel.

Interesariusze często mają sprzeczne cele. Aby stworzyć spójność, PM muszą być dyplomatyczni, ponieważ zarządzają relacjami zawodowymi z ludźmi, którzy mogą mieć różne perspektywy, poziomy umiejętności i politykę osobistą.

Dobre relacje motywują członków zespołu i ułatwiają rozwiązywanie sporów w zespole.

Umiejętności komunikacyjne

Kierownicy projektów muszą planować częste spotkania między współpracownikami i przekazywać informacje zwrotne na temat wydajności. Nie tylko musisz wiedzieć, z kim się spotykać i kiedy, ale także musisz zrównoważyć wiele stylów komunikacji.

Na przykład dział prawny będzie chciał Twojej aktualizacji w zakresie umów i ryzyka. Tymczasem finansiści chętnie dowiedzą się o Twoim budżecie i wydatkach. Inżynierowie i zespół marketingowy będą mieli również różne zainteresowania, które wymagają różnych rodzajów komunikacji.

Umiejętności podejmowania decyzji

Kierownik projektu musi podejmować decyzje i brać odpowiedzialność za wyniki. Jasne określenie celów i stawianie wysokich oczekiwań pomaga utrzymać morale.

Umiejętności podejmowania decyzji obejmują ustalanie priorytetów zasobów, opracowywanie alternatywnych szacunków, ocenę ryzyka i zapewnianie właściwego zarządzania budżetem.

Umiejętnośći zarządzania

Menedżerowie projektów są odpowiedzialni zarówno za kierowanie zespołem, jak i raportowanie postępów do starszych rozgrywek.

Będziesz potrzebować doświadczenia w kierowaniu zespołem, utrzymywaniu pojedynków jeden na jednego i rozwiązywaniu pojawiających się wyzwań. PM powinni również mieć możliwość komunikowania się z kierownictwem w imieniu swoich zespołów.

W niektórych przypadkach kierownicy projektów muszą zbudować zespół dla swojej inicjatywy. Może to obejmować znalezienie odpowiednich uczestników wewnętrznych lub spojrzenie na zewnątrz organizacji. Idealnie byłoby, gdyby PM miał pewne doświadczenie w rekrutacji nowych członków zespołu.

Cykl życia zarządzania projektami

Najlepiej spojrzeć na cały proces PM jako na serię etapów. Każdy etap ma swój cel. W sumie istnieje pięć krytycznych etapów w cyklu życia zarządzania projektami. Przedstawimy krótki przegląd każdego etapu.

• Inicjacja. Na tym etapie kierownicy projektów realistycznie przyglądają się projektowi. Szacują, jak długo powinien trwać projekt, co ostatecznie określa budżet bazowy i harmonogram projektu.
• Planowanie. Etap planowania obejmuje analizę szczegółów technicznych, przydzielanie zadań odpowiednim członkom zespołu oraz identyfikację ryzyk związanych z różnymi częściami projektu.
• Wykonanie. Tutaj zaczynasz działać zgodnie z planem, który stworzyłeś w poprzednim stanie.
• Monitorowanie i kontrolowanie. Ten krok zapewnia dotrzymanie terminów. Nie tylko wykonujesz pracę określoną w planie, ale także monitorujesz swoje postępy. Tutaj możesz określić, czy przestrzegasz wszystkich przepisów rządowych i standardów branżowych. Śledzisz również wszystkie wydatki i postępy w projekcie.
• Zamknięcie. Zamykanie projektu to jego ostatni etap. Tutaj określasz, czy projekt przynosi zamierzone rezultaty i czy anulować, czy kontynuować projekt.

Popularne podejścia do zarządzania projektami

Podczas gdy większość organizacji zgadza się, że zarządzanie projektami jest ważne, istnieje wiele różnych stylów stosowanych przez kierowników projektów. W tej części zapoznasz się z czterema popularnymi podejściami do zarządzania projektami.

Planowanie oparte na produktach

Planowanie oparte na produktach koncentruje swoje podejście na produktach i rezultatach projektu. Podejście to koncentruje się na uruchomieniu produktu lub usługi od koncepcji do realizacji, a efektem końcowym jest sprzedaż produktu lub usługi.

Planowanie oparte na procesach

Planowanie oparte na procesach zapewnia, że ​​wszystkie działania projektowe przyczyniają się do osiągnięcia celów organizacji. Dzięki takiemu podejściu kierownik projektu tworzy, zarządza i ulepsza projekty zgodne z podstawowymi wartościami biznesowymi.

Etapowe podejście do zarządzania produktem

Podejście to polega na planowaniu i wdrażaniu projektów etapami ze względu na zewnętrzne ograniczenia. Każdy etap obejmuje pięć etapów cyklu życia zarządzania produktem. Z tego powodu to podejście jest idealne dla małych i dobrze zdefiniowanych projektów.

Zarządzanie produkcją projektową

Podejście to wykorzystuje teorie i zasady nauki operacyjnej w celu zrozumienia i optymalizacji realizacji projektu. Zarządzanie produkcją w projekcie wykorzystuje dane dotyczące aktywności do przewidywania limitów i określania poziomów osiągnięć.

Najlepsze praktyki zarządzania projektami

Niezależnie od tego, jakie podejście wybierzesz, istnieją uniwersalne wskazówki, które pomogą każdemu. Oto niektóre z tych najlepszych praktyk mających zastosowanie do każdego projektu w dowolnej branży lub dziedzinie.

1. Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania projektami.

Obecnie mniej niż 1 na 4 organizacje używa dowolnego oprogramowania do zarządzania projektami. Zamiast tego zespoły polegają na zlepku arkuszy kalkulacyjnych, papierowych notatek i e-maili. Takie podejście prowadzi do dezorganizacji. Nie ma sposobu, aby zobaczyć, gdzie znajduje się projekt w czasie rzeczywistym.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci śledzić projekty i harmonogramy, organizować zadania i działania, skutecznie komunikować się z zespołem oraz zarządzać ryzykiem i problemami.

Możesz także dostosowywać pulpity nawigacyjne, aby śledzić kluczowe wskaźniki wydajności i tworzyć raporty ułatwiające prognozowanie na podstawie danych historycznych i bieżących trendów na potrzeby przyszłego planowania.

2. Przewiduj zmiany, utrzymując elastyczny harmonogram.

Większość projektów ma opóźnienia. Niestety, jeśli trzymasz się ustalonego harmonogramu, drobne opóźnienia mogą przerodzić się w poważne problemy. Z drugiej strony elastyczny harmonogram poradzi sobie z większością zmian w tempie.

Podczas gdy niektóre terminy są elastyczne, inne mogą być sztywne. Zachowaj listę dat, których nie można zmienić. Pozwala to na dotrzymanie zewnętrznych terminów z ustalonymi ramami czasowymi, jednocześnie pozwalając na elastyczne terminy w innych obszarach.

3. Śledź style komunikacji.

Na początku projektu usiądź z ważnymi interesariuszami. Zapytaj, jak często chcą otrzymywać od Ciebie wiadomości i jak chcieliby się komunikować.

Na przykład niektórzy interesariusze będą chcieli cotygodniowego spotkania Zoom z Twoim zespołem. Inni mogą preferować codzienną aktualizację Slacka lub comiesięczny e-mail z postępami.

Możesz uporządkować te informacje w arkuszu kalkulacyjnym lub sekcji oprogramowania do zarządzania projektami, aby zachować porządek.

4. Poznaj swoje wskaźniki .

Jednym z największych wyzwań związanych z każdym projektem jest mierzenie sukcesu. Z tego powodu będziesz musiał wyznaczyć mierzalne punkty przed iw trakcie realizacji projektu. Dowiedz się, które metryki mają znaczenie dla Twojego projektu i kiedy.

Pamiętaj, że podstawowe wskaźniki będą się zmieniać z czasem. Jeśli Twój projekt dopiero się rozpoczyna, możesz po prostu świętować szybkie osiągnięcie ważnych kamieni milowych.

Z biegiem czasu będziesz musiał udowodnić wpływ swojego projektu. Obejmuje to takie wskaźniki, jak liczba potencjalnych klientów lub wkład w zwrot z inwestycji.

Zwiększ poziom zarządzania projektami

Przyglądając się bliżej podstawom, można zauważyć, że zarządzanie projektami to szeroka dziedzina, która wymaga głębokiego zrozumienia komunikacji i niuansów specyficznych dla branży.

Włączając narzędzia i techniki wymienione powyżej do swojego codziennego doświadczenia zawodowego, możesz poprawić swoją wydajność jako kierownik projektu.

Aby pomóc Ci zacząć działać, wypróbuj teraz nasz bezpłatny szablon do zarządzania projektami — pomoże Ci to zaoszczędzić wiele cennego czasu i zasobów.