Kompletny przewodnik po zarządzaniu interesariuszami

Udane projekty mają wsparcie interesariuszy w całej organizacji. Dlatego zarządzanie interesariuszami jest niezbędne dla każdej inicjatywy.

Zarządzanie interesariuszami pozwala identyfikować i zaspokajać potrzeby liderów przy zachowaniu otwartej komunikacji.

Z tego artykułu dowiesz się, czym jest zarządzanie interesariuszami, dlaczego jest ważne i jak stworzyć plan zarządzania interesariuszami.

Spis treści

Dlaczego zarządzanie interesariuszami jest ważne?

Projekty kończą się niepowodzeniem, gdy interesy i potrzeby interesariuszy są ignorowane. Prowadzi to do braku akceptacji ze strony kluczowych interesariuszy, co może zagrozić powodzeniu projektu.

Kiedy interesariusze czują, że ich potrzeby są zaspokajane, są bardziej skłonni do wspierania projektu. Z drugiej strony, jeśli ich potrzeby nie zostaną zaspokojone, mogą próbować zablokować Twoją inicjatywę. Zarządzanie interesariuszami pomaga budować pozytywne relacje, które zapewniają płynny przebieg projektu.

Skuteczna strategia zarządzania interesariuszami może pomóc:

• Unikaj lub rozwiązuj konflikty między interesariuszami.
• Bezpieczne zaangażowanie i wsparcie ze strony kluczowych interesariuszy.
• Skutecznie komunikuj się z interesariuszami.
• Zarządzaj oczekiwaniami interesariuszy.
• Monitoruj zaangażowanie interesariuszy w całym projekcie.

Korzyści z zarządzania interesariuszami

Istnieje wiele korzyści płynących ze skutecznej strategii zarządzania interesariuszami, w tym:

• Udoskonalona komunikacja. Identyfikując interesy i potrzeby interesariuszy, możesz dostosować komunikację do ich konkretnych potrzeb. Dzięki temu masz pewność, że Twoje wiadomości zostaną odebrane i zrozumiane.
• Zwiększone wpisowe. Według KPMG 61% projektów ma bardzo zaangażowanych sponsorów. Kiedy interesariusze czują, że ich interesy i potrzeby są brane pod uwagę, jest bardziej prawdopodobne, że wesprą projekt.
• Zmniejszone ryzyko. Współpracując z interesariuszami, możesz wcześnie zidentyfikować potencjalne zagrożenia i podjąć kroki w celu ich uniknięcia lub złagodzenia. Może to pomóc zmniejszyć ogólne ryzyko projektu.
• Poprawiona wydajność. Skuteczna strategia zarządzania interesariuszami może pomóc zoptymalizować zasoby i dostosować działania projektowe do interesów interesariuszy. Może to prowadzić do poprawy wydajności projektu.

Wewnątrz procesu zarządzania interesariuszami

Chociaż zarządzanie interesariuszami może niektórym wydawać się intuicyjne, możesz zacząć systematycznie budować zaufanie, korzystając z bardziej formalnego planu działania.

Poniższe sześć kroków może pomóc w zrozumieniu priorytetów interesariuszy i sposobach zaspokojenia tych potrzeb.

1. Zidentyfikuj interesariuszy.

Stary, identyfikując wszystkie osoby i grupy, które mogą wpłynąć na Twój projekt, zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Obejmuje to interesariuszy wewnętrznych (takich jak członkowie zespołu) i interesariuszy zewnętrznych (takich jak klienci lub dostawcy).

Aby zidentyfikować interesariuszy, zadaj sobie następujące pytania.

• Na kogo wpłynie Twój projekt?
• Kto jest zainteresowany twoim projektem?
• Kto ma wpływ na Twój projekt?
• Kto chce, aby Twój projekt się nie powiódł?
• Kto chce, aby Twój projekt odniósł sukces?

2. Ustal priorytety interesariuszy.

Po zidentyfikowaniu wszystkich interesariuszy następnym krokiem jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci to skoncentrować uwagę na interesariuszach najważniejszych dla sukcesu Twojego projektu.

Powinieneś określić, jakie są ich oczekiwania, jaki jest ich wpływ, jakich informacji będą od ciebie potrzebować i jak często chcą raportować od twojego zespołu. Możesz użyć mapowania interesariuszy, aby ustalić priorytety dla kluczowych liderów.

Przeprowadź ćwiczenie mapowania interesariuszy

Źródło obrazu

Powyższe ćwiczenie mapowania interesariuszy wymaga wykreślenia liderów na siatce dwa na dwa. Jedna oś jest oznaczona jako władza, a druga jako interes.

Na osi władzy oceniasz każdego interesariusza pod kątem jego zdolności wpływania na projekt. Na osi zainteresowania oceniasz każdego interesariusza na podstawie jego poziomu zainteresowania projektem. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz tego, z którymi interesariuszami należy najbardziej współpracować i jak najlepiej to robić.

Istnieje kilka różnych sposobów mapowania interesariuszy, w tym:

• Macierz RACI. Jest to popularna metoda mapowania interesariuszy, która wykorzystuje litery R (odpowiedzialny), A (odpowiedzialny), C (konsultowany) i I (poinformowany), aby ocenić interesariuszy pod względem ich poziomu zaangażowania w projekt.
• Siatka władzy/interesów. Jest to prosty sposób mapowania interesariuszy, którego można użyć do ustalenia priorytetów zaangażowania. Jest również znany jako model Salience.
• Matryca wpływu/wpływu. Jest to bardziej szczegółowa metoda mapowania interesariuszy, której można użyć do oceny potencjalnego wpływu każdego interesariusza na projekt.

3. Oceń potrzeby i interesy interesariuszy.

Kluczem do udanego planu zarządzania interesariuszami jest zrozumienie interesariuszy. Pomoże Ci to ocenić, czego oczekują od projektu i jak najlepiej z nimi współpracować.

Na tym etapie zadaj sobie następujące pytania.

• Czy rozumiesz ich potrzeby, priorytety i problemy?
• Czy mają wpływ na projekt?
• Jaki mają finansowy lub emocjonalny interes w wyniku projektu?
• Co ich motywuje?

Znając odpowiedzi na te pytania, możesz lepiej opracować plan zarządzania interesariuszami, który pasuje do każdego lidera.

4. Zdefiniuj motywy interesariuszy.

Po zidentyfikowaniu i ocenie interesariuszy możesz zacząć określać ich motywy. Pomoże ci to zrozumieć, czego chcą od projektu i jak najlepiej z nimi współpracować.

Istnieje kilka sposobów definiowania motywów interesariuszy, w tym:

• Wywiady. Możesz przeprowadzić wywiady z zainteresowanymi stronami, aby poznać ich opinie na temat projektu. Można to zrobić osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• Ankiety. Możesz wysłać ankiety do interesariuszy, aby uzyskać ich opinie na temat projektu. Jest to szybki sposób na zebranie danych od dużej liczby interesariuszy.
• Grupa badawcza. Możesz organizować grupy fokusowe z interesariuszami, aby uzyskać ich wkład w projekt. Można to wykorzystać do generowania pomysłów i identyfikowania problemów.

Dzięki zrozumieniu motywów interesariuszy można opracować skuteczny plan zarządzania interesariuszami, który odpowiada ich potrzebom i zainteresowaniom.

5. Opracuj plan zaangażowania.

Celem zaangażowania interesariuszy jest zarządzanie oczekiwaniami i budowanie relacji. Można to zrobić kilkoma różnymi metodami, w tym:

• Częsta komunikacja. Jest to najważniejszy aspekt zaangażowania interesariuszy. Musisz regularnie komunikować się z interesariuszami, aby informować ich o projekcie i uzyskiwać informacje zwrotne. Można to zrobić poprzez bezpośrednie spotkania, rozmowy telefoniczne, e-maile lub narzędzia online, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami. Każdy interesariusz może potrzebować własnej strategii komunikacji.
• Konsultacja. Wiąże się to z konsultacjami z zainteresowanymi stronami w procesie podejmowania decyzji. Można to zrobić poprzez spotkania, ankiety lub grupy fokusowe.
• Współpraca. Obejmuje to współpracę z interesariuszami w celu wykonania zadań lub osiągnięcia celów. Można tego dokonać poprzez współtworzenie, wspólne planowanie lub wspólne podejmowanie decyzji.

Najlepszy sposób na zaangażowanie różnych liderów będzie zależał od interesariusza i projektu. Powinieneś dostosować swój plan zaangażowania do każdej osoby.

Szablony planu zarządzania interesariuszami

Po zidentyfikowaniu interesariuszy nadszedł czas na opracowanie planów zarządzania dla każdej grupy.

Poniższe szablony mogą pomóc w tworzeniu planów zaangażowania i organizowaniu komunikacji z interesariuszami.

Asany

Jeśli dopiero zaczynasz zarządzanie interesariuszami, ten szablon firmy Asana oferuje prosty sposób na utrzymanie porządku. W tym planie zapisujesz każdego interesariusza, jego poziom zainteresowania twoim projektem i wpływ, jaki mają na twoją pracę.

Następnie możesz zaznaczyć pole, aby określić ich preferencje dotyczące komunikacji. Obejmuje to, jak często chcą otrzymywać wiadomości od Twojego zespołu i jak chcą, abyś się z nimi kontaktował.

To, co kochamy: dzięki temu szablonowi od razu wiesz, który z Twoich liderów woli szybką wiadomość e-mail od oficjalnego e-maila.

Dokumenty dotyczące zarządzania projektami

Jeśli szukasz bardziej szczegółowego planu zaangażowania, rozważ tę opcję z Dokumentów zarządzania projektami. Dzięki temu dokumentowi możesz w pełni przedstawić wizję swojego projektu i określić, na które działy wpłynie Twoja inicjatywa.

Co kochamy: ten szablon zawiera wykresy i tabele, których możesz użyć do określenia poziomu ważności każdego interesariusza dla twojego projektu. Możesz użyć tego dokumentu do burzy mózgów i nakreślenia ostatecznej wersji roboczej.

Chata wiedzy

Jeśli szukasz kompletnego przewodnika, jak napisać plan zaangażowania, KnowledgeHut jest tutaj, aby Ci pomóc. Ten szablon zawiera sekcje, które pomagają zidentyfikować interesariuszy i stworzyć harmonogram zaangażowania każdej osoby. Możesz także śledzić koszty i zaangażowanie zasobów ludzkich.

Co kochamy: Ten szablon zawiera wykresy, które możesz wypełnić danymi interesariuszy. Jeśli utkniesz, każda sekcja zawiera pomocne pytania do autorefleksji, które poprowadzą Cię po drodze.

PM-Szkolenie

Jeśli szukasz prostego arkusza kalkulacyjnego do zarządzania interesariuszami, nie szukaj dalej. Ten szablon z PMTraining oferuje proste podejście do zarządzania interesariuszami.

Co kochamy: ten szablon określa, kto jest zaangażowany, co musi zrobić dla Twojego projektu i jak planujesz utrzymać ich zaangażowanie. Jeśli szukasz szybkiego sposobu na opracowanie jednostronicowego przewodnika dotyczącego zarządzania interesariuszami, to jest to. Ponadto wszystko można edytować w Dokumentach Google.

Wskazówki dotyczące zarządzania interesariuszami

Sformalizowanie zarządzania interesariuszami może sprawiać wrażenie przytłaczającego procesu. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy masz wieloletnie doświadczenie, poniższe wskazówki pomogą Ci skutecznie zarządzać interesariuszami.

1. Określ cel projektu.

Według PMI 44% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu braku zgodności między celami biznesowymi i projektowymi.

Przed rozpoczęciem współpracy z interesariuszami kluczowe jest zdefiniowanie celu projektu. Pomoże Ci to określić, z kim musisz współpracować i jakie są ich cele.

2. Zdefiniuj role i obowiązki.

Na początku projektu jasno zdefiniuj role i obowiązki każdego interesariusza. Pomoże to upewnić się, że każdy ma jasność co do swojego zaangażowania w projekt.

3. Komunikuj się regularnie.

Regularna komunikacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania interesariuszami. Powinieneś regularnie informować interesariuszy o projekcie i zabiegać o ich opinie.

Twoje cele strategiczne powinny być zawsze jasne w komunikacji z interesariuszami. Dzięki temu Twój zespół może zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i tworzyć pozytywne relacje.

4. Bądź przejrzysty.

Ważne jest, aby zachować przejrzystość wobec interesariuszy na temat projektu. Pomoże to zbudować zaufanie i upewnić się, że wszyscy są po tej samej stronie.

5. Poproś o opinię.

Informacje zwrotne są niezbędne do skutecznego zarządzania interesariuszami. Powinieneś szukać informacji zwrotnej od interesariuszy na każdym etapie projektu.

Śledź ich sugestie i wdrażaj ich spostrzeżenia. Następnie możesz zgłosić, w jaki sposób wdrożyłeś ich rozwiązania, aby jeszcze bardziej zyskać ich wsparcie.

6. Wybierz odpowiednie oprogramowanie.

Obecnie tylko jeden na cztery zespoły korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami. Wdrożenie jednego z tych narzędzi może pomóc w utrzymaniu porządku.

Obejmuje to oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Basecamp lub Asana, po oprogramowanie do współpracy, takie jak Dysk Google lub Trello. Wybierz stos technologii, który najlepiej pasuje do potrzeb Twojego projektu.

7. Bądź elastyczny.

Zarządzanie interesariuszami nie jest procesem uniwersalnym. Powinieneś być elastyczny i dostosowywać swoje podejście do każdej osoby, z którą pracujesz.

Stwórz skuteczny plan zarządzania interesariuszami

Interesariusze mają moc wpływania na Twój projekt, więc angażowanie liderów i stawianie ich potrzeb na pierwszym miejscu pomoże w utrzymaniu sprawnego działania.

Pamiętaj o tych wskazówkach podczas opracowywania strategii zarządzania interesariuszami, aby pozostać na właściwej drodze.