Co to jest KPI? Jak wybrać najlepsze KPI dla Twojej firmy?

Pytanie „co to jest KPI?” pojawia się na wielu spotkaniach. Jeśli chcesz skalować swoją firmę, być może zastanawiasz się, jakie wskaźniki KPI mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Przeglądanie wydajności za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI) informuje zespół, kiedy osiągnąłeś wynik lub nie. Ale jak wybrać odpowiednie KPI dla swojej firmy?

W tym poście przedstawimy Ci, czym jest KPI, na których KPI powinieneś się skoncentrować i jak możesz doskonalić metryki, które mają największe znaczenie dla Twojej firmy.

Czytaj dalej lub przejdź do sekcji, której szukasz:

• Co to jest KPI?
• Dlaczego KPI są ważne?
• Rodzaje kluczowych wskaźników wydajności
• KPI a metryki
• OKR a KPI
• Jak określić KPI
• Przykłady KPI
• Jak mierzyć KPI

Niezależnie od tego, czy KPI dotyczy jednorazowej kampanii, czy długoterminowej inicjatywy, może pomóc zespołom śledzić ich postępy, poprawiać wyniki i pozostać na dobrej drodze.

Firmy wykorzystują KPI, aby dowiedzieć się, czy osiągają swoje najważniejsze cele. Te kluczowe wskaźniki wydajności zwykle śledzą ogólną kondycję i wydajność organizacji.

Departamenty wykorzystują wskaźniki KPI, aby pokazać wartość swoich wysiłków dla firmy. Te wskaźniki wydajności pomagają zespołom pracować nad ustalaniem wyników i rozwiązywaniem problemów, które stoją na drodze do osiągnięcia tych celów.

Pracownicy używają wskaźników KPI, aby zrozumieć, w jaki sposób ich indywidualne wysiłki przyczyniają się do realizacji celów projektowych, zespołowych i organizacyjnych.

KPI mogą również pomóc w śledzeniu skuteczności:

• Projektowanie
• Procesy
• Kampanie
• Zmiany strategiczne

Wskaźnik KPI jest również przydatny w przypadku współpracy między działami, ponieważ ułatwia szybkie sprawdzenie, nad czym pracują inne zespoły. Kluczowe wskaźniki efektywności informują firmy, czy ich przeczucia są słuszne i czy to, co robią, działa.

Ważna uwaga: KPI powinny mierzyć najważniejsze wskaźniki.

Na przykład Twój zespół ds. mediów społecznościowych może mieć mnóstwo punktów danych, które mogą służyć jako wskaźniki KPI. Powinni jednak wybierać tylko te, które są zgodne z szerszymi celami biznesowymi. Powiedzmy, że to świadomość marki. W takim przypadku liczba obserwujących, zasięg postów i wyświetlenia będą prawdopodobnie wskaźnikami KPI w mediach społecznościowych, które należy zmierzyć.

Mając to na uwadze, posiadanie KPI oznacza zawężenie uwagi do kilku istotnych wskaźników, które będą miały największy wpływ na Twój biznes.

Dlaczego KPI są ważne?

Ludzie na całym świecie wygenerowali i zużyli 64,2 zetabajtów w 2020 roku. Według Statista liczba ta powinna osiągnąć 181 zetabajtów do 2025 roku.

Ile kosztuje zettabajt? Miliard terabajtów. A ile kosztuje terabajt? Około jednego biliona bajtów. To dużo informacji. Oznacza to, że Twoja firma przetwarza więcej informacji niż kiedykolwiek wcześniej.

Przetwarzanie tej stale rosnącej masy danych może wydawać się przytłaczające. Na przykład ten post dotyczący metryk sprzedaży przedstawia ponad 140 metryk, które jeden menedżer sprzedaży może śledzić w ciągu miesiąca. Są to cenne wskaźniki, które mogą pomóc sprzedawcom osiągnąć sukces. Ale dodaj cotygodniowe metryki i nie jest niespodzianką, że 80% pracowników cierpi z powodu przeciążenia informacjami.

Wprowadź KPI. Kiedy wybierasz KPI dla swojej firmy lub zespołu, zawęża to koncentrację twoich wysiłków. Ta jedna strategia może pomóc twojemu zespołowi zmobilizować się wokół tego, co najbardziej znaczące. Może skłonić zespoły do ​​szybszego uzyskiwania wyników, większej produktywności i wprowadzania przydatnych zmian, gdy są potrzebne.

KPI to więcej niż liczba. To wiadomość, historia, która szybko pokaże Twojemu zespołowi, czy dążysz do wspólnie wyznaczonych celów. Kluczowe wskaźniki wydajności mogą pomóc:

• Miej na uwadze cele wysokiego poziomu
• Przekształć abstrakcyjne pomysły w łatwe do opanowania cele
• Zmniejsz przeciążenie danych

Silne KPI mogą pomóc Twojej firmie zaoszczędzić czas, uzyskać krytyczne informacje, kierować zarządzaniem i utrzymać firmę na długofalowej ścieżce rozwoju.

Ponieważ kluczowe wskaźniki wydajności są tak krytyczne, ważne jest, aby ustawić właściwe wskaźniki wydajności dla Twojej firmy. Niewłaściwy KPI może zakłócić pracę nawet najsilniejszego zespołu.

Załóżmy na przykład, że Twój zespół marketingowy wybiera KPI dla swoich celów rozwoju. Pozycja w wynikach wyszukiwania jest ważna dla bloga, więc ilość słów kluczowych w rankingu nr 1 może wydawać się dobrym KPI.

Ale co, jeśli słowa kluczowe o najwyższej pozycji w Twoim blogu nie są powiązane z Twoimi celami biznesowymi? Co się stanie, jeśli te słowa kluczowe mają mały ruch lub nie łączą się z kwalifikowanymi potencjalnymi klientami? W tej sytuacji ruch organiczny jest prawdopodobnie lepszym KPI.

Wybór odpowiedniego KPI może wymagać dodatkowych badań, więc porozmawiajmy o różnych typach KPI.

Rodzaje kluczowych wskaźników wydajności

Chociaż istnieje wiele różnych wskaźników wydajności, które firma może mierzyć, większość z nich należy do dwóch kategorii:

Ilościowe KPI

Ilościowy wskaźnik KPI wykorzystuje liczby do pomiaru postępu w realizacji celu. Większość wskaźników KPI ma charakter ilościowy, np. liczba zamkniętych sprzedaży, zgłoszeń obsługi klienta lub roczny przychód.

Źródło obrazu

Jakościowe KPI

Jakościowy wskaźnik KPI śledzi dane nieliczbowe, takie jak komentarze klientów lub zaangażowanie pracowników. Chociaż istnieją sposoby na uzyskanie danych ilościowych z badań jakościowych, te kluczowe wskaźniki wydajności koncentrują się na danych nienumerycznych.

Załóżmy na przykład, że firma właśnie wydała nowy produkt online. Gdy tylko lista produktów zostanie opublikowana, będą śledzić wskaźniki ilościowe, takie jak:

• Sprzedaż produktów
• Porzucone wózki
• Wyświetlenia strony produktu

Jednocześnie firma śledziłaby również dane jakościowe, takie jak recenzje produktów i ankiety klientów. Może to pomóc zespołowi dowiedzieć się, jak ludzie reagują na produkt i jak go ulepszać.

Źródło obrazu

Większość firm używa więcej niż jednego KPI do śledzenia wydajności i może łączyć KPI, aby osiągnąć wyznaczony cel.

Istnieją inne środki, których firmy używają do doskonalenia swoich celów biznesowych.

Inne kluczowe wskaźniki wydajności

Wiodące KPI : to dane ilościowe, które pomagają firmie zmierzyć potencjalne reakcje na zmianę. Na przykład, jeśli firma SaaS planuje wprowadzić nową funkcję, wskaźniki wiodące mogą pomóc w prognozowaniu przyszłych wyników.

Opóźnione KPI : mierzą wyniki po zmianie, aby śledzić, czy ta zmiana spełnia oczekiwania. Są one czasami nazywane również wskaźnikami produktu. Na przykład po uruchomieniu SaaS powyżej wskaźniki opóźnione pokażą rzeczywiste wyniki wydania.

Wiodące i opóźnione wskaźniki KPI mogą pomóc zespołom we wczesnym wprowadzaniu poprawek. Dzięki temu firma może zaoszczędzić czas, wysiłek i inwestycje w miarę upływu czasu.

Wejściowe kluczowe wskaźniki wydajności : śledzą zasoby, których firma potrzebuje do kampanii, projektu lub procesu.

Wskaźniki KPI procesu : wskaźniki KPI procesu śledzą, jak dobrze działa nowy proces i pomagają ukierunkować potencjalne zmiany. Na przykład typowy wskaźnik KPI procesu to czas potrzebny do zamknięcia zgłoszenia pomocy technicznej.

Praktyczne wskaźniki KPI : śledzą bieżące procesy wewnętrzne firmy i ich wpływ na inne części działalności.

Kierunkowe kluczowe wskaźniki wydajności : te kluczowe wskaźniki wydajności dotyczą ogólnej wydajności firmy. Mogą skupiać się na trendach w firmie lub w porównaniu z konkurencją.

Wykonalne KPI : Wskaźniki takie jak ten śledzą, jak dobrze firma angażuje się i przeprowadza wewnętrzne zmiany biznesowe. Przykłady obejmują kluczowe wskaźniki wydajności, które śledzą zmiany kulturowe, nastroje pracowników lub inicjatywy DEI. Często mierzą one postęp w określonym czasie.

KPI a metryki

Kiedy byłeś w szkole, mogłeś się nauczyć, że kwadrat może być równoległobokiem, ale nie każdy równoległobok jest kwadratem. To samo dotyczy wskaźników KPI i metryk.

Chociaż KPI może być metryką, nie każda metryka jest KPI. Dzieje się tak, ponieważ KPI śledzą postępy w realizacji określonego celu. KPI jest istotną miarą wydajności.

Kiedy Twój zespół wybierze KPI, zobowiązuje się do określonego wskaźnika i sposobu, w jaki osiągnięcie tego celu może prowadzić do rozwoju firmy. KPI również zawężają zakres informacji do danych, które każdy musi znać — od stażystów po interesariuszy.

Nie oznacza to, że metryki nie mają wpływu. Gdy Twój zespół rozwiązuje określone problemy i tworzy procesy, będziesz śledzić wiele wskaźników. Z kolei te metryki mogą pomóc Twojemu zespołowi w osiągnięciu Twoich KPI.

Przykład wskaźników KPI

Oto przykład. Załóżmy, że Twój zespół tworzy bloga dla Twojego zespołu sprzedaży, aby generować więcej wykwalifikowanych potencjalnych klientów. Kluczowe wskaźniki efektywności dla tego projektu to:

Są to kluczowe wskaźniki wydajności, które według Twojego zespołu pokażą, że czas i wysiłek związany z uruchomieniem nowego bloga jest tego warty dla biznesu.

Jednocześnie, jeśli kiedykolwiek założyłeś bloga, wiesz, że istnieje wiele innych wskaźników do śledzenia, takich jak:

• Czas zaangażowania
• Współczynnik odrzuceń
• Wyświetlenia na użytkownika
• Linki zwrotne
• Urząd domeny

Te metryki pomogą Twojemu zespołowi rozwiązywać problemy, wybierać odpowiednie tematy bloga i wprowadzać zmiany, które poprawiają komfort użytkownika.

Metryki są niezbędne dla zespołu pracującego nad blogiem, dzięki czemu mogą go ulepszać. Jednocześnie metryki są często zbyt szczegółowe dla każdego interesariusza. W tym przykładzie Twój zespół blogów potrzebuje innych metryk, aby pomóc w osiągnięciu kluczowych wskaźników wydajności.

OKR a KPI

Cele i kluczowe wyniki (OKR) i KPI są często używane zamiennie, ponieważ oba terminy odnoszą się do celów, które są śledzone i mierzone. Różnią się jednak intencją.

Mówiąc prościej, KPI pokazują, czy Twoja firma osiąga swoje cele. Są one często nazywane miernikami zdrowia, ponieważ informują o tym, jak firma radzi sobie z osiągnięciem celu, który jest już wyznaczony.

Z drugiej strony OKR to szerokie cele dla Twojej firmy z kluczowymi wynikami, które będą oznaczać osiągnięcie tych celów. Są to agresywne i ambitne cele, które odzwierciedlają ogólną wizję firmy.

Załóżmy na przykład, że firma technologiczna ma na celu stać się jednym z 10 najlepszych dostawców w swojej branży w 2021 r. Ich kluczowe wyniki mogą być następujące:

• Pozyskaj 1000 nowych klientów do III kwartału.
• Co miesiąc generuj 3000 leadów.
• Zwiększ roczną sprzedaż członkostwa o 30%.

Podczas gdy wskaźniki KPI są idealne do skalowania, wskaźniki OKR są przeznaczone do gwałtownego wzrostu. Są bardziej ambitni i zmuszają zespoły do ​​rozwijania swoich możliwości.

Ważne jest również, aby pamiętać, że chociaż KPI mogą być kluczowymi wynikami twojego OKR, to na ogół nie jest to prawdą.

Na przykład Twój zespół marketingowy może mieć KPI wynoszący 3000 potencjalnych klientów, jak wspomniano w powyższym przykładzie. Jednak jest mało prawdopodobne, aby jakikolwiek dział wymienił cel „Top 10” jako swój KPI, ponieważ przemawia to do szerszej wizji i ma bardziej elastyczny harmonogram.

Zanim będziesz mógł zmierzyć swoje KPI, musisz określić, które metryki chcesz śledzić. Będzie to w dużej mierze zależeć od Twoich celów i zespołu.

Kiedy już to zawęzisz, wyznacz sobie cele. Zwykle opierają się na kombinacji czynników, w tym wydajności historycznej i standardach branżowych.

Będziesz także musiał odpowiedzieć kto, kiedy i dlaczego. Kto odpowiada za ten KPI? Zidentyfikuj osobę w swoim zespole, która zarządza tym KPI, aby mogła być kierowcą do rozwiązywania problemów, które mogą wpływać na wydajność. Będą również odpowiedzialni za raportowanie postępów.

Jeśli chodzi o „kiedy”, musisz znać oś czasu, aby osiągnąć te cele. Wiele firm ustala je co miesiąc lub co kwartał, ale w zależności od zespołu Twój harmonogram może być krótszy lub dłuższy.

Wreszcie: dlaczego. To najważniejsza rzecz, o której należy pamiętać podczas mierzenia wskaźników KPI. Jasne określenie celów może pomóc zmotywować zespół i upewnić się, że wszyscy są zorientowani w kierunku, w którym zmierzasz.

Omówmy kilka kroków, które mogą uprościć ten proces.

1. Wybierz KPI bezpośrednio związane z Twoimi celami biznesowymi.

Kluczowe wskaźniki wydajności to wymierne pomiary lub punkty danych używane do pomiaru wydajności firmy w odniesieniu do celu. Na przykład KPI może być powiązany z celem zwiększenia sprzedaży, poprawy zwrotu z inwestycji w działania marketingowe lub poprawy obsługi klienta.

Jakie są cele Twojej firmy? Czy zidentyfikowałeś główne obszary wymagające poprawy lub optymalizacji? Jakie są największe priorytety Twojego zespołu zarządzającego?

Udzielenie odpowiedzi na te pytania przybliży Cię o krok do określenia właściwych wskaźników KPI dla Twojej marki.

2. Rozważ etap rozwoju Twojej firmy.

W zależności od etapu Twojej firmy – startup vs. przedsiębiorstwo – niektóre wskaźniki będą bardziej krytyczne niż inne.

Firmy na wczesnym etapie rozwoju zwykle skupiają się na danych związanych z walidacją modeli biznesowych, podczas gdy organizacje o ugruntowanej pozycji koncentrują się na wskaźnikach, takich jak koszt pozyskania i wartość życiowa klienta.

Oto kilka przykładów potencjalnych kluczowych wskaźników wydajności dla firm na różnych etapach rozwoju:

3. Zidentyfikuj zarówno opóźnione, jak i wiodące wskaźniki wydajności.

Różnica między wskaźnikami opóźnionymi a wyprzedzającymi polega zasadniczo na tym, jak sobie radzisz, w porównaniu z tym, jak sobie radzisz. Wskaźniki wyprzedzające niekoniecznie są lepsze niż wskaźniki opóźnione lub odwrotnie. Powinieneś po prostu zdawać sobie sprawę z różnic między nimi.

Wskaźniki opóźnień mierzą wyniki czegoś, co już się wydarzyło. Łączna sprzedaż w ostatnim miesiącu, liczba nowych klientów czy godzin świadczonych usług profesjonalnych to przykłady wskaźników opóźnionych. Tego typu metryki są dobre do pomiaru wyłącznie wyników, ponieważ koncentrują się na wynikach.

Z drugiej strony wskaźniki wyprzedzające mierzą prawdopodobieństwo osiągnięcia celu w przyszłości. Służą one jako predyktory tego, co ma nadejść. Współczynniki konwersji, wiek możliwości sprzedaży i aktywność przedstawicieli handlowych to tylko kilka przykładów wskaźników wyprzedzających.

Tradycyjnie większość organizacji skupiała się wyłącznie na wskaźnikach opóźnionych. Jednym z głównych powodów jest to, że są one łatwe do zmierzenia, ponieważ wydarzenia już się wydarzyły. Na przykład, łatwo jest sporządzić raport o liczbie klientów pozyskanych w ostatnim kwartale.

Ale pomiar tego, co wydarzyło się w przeszłości, może być tylko tak pomocny.

Możesz myśleć o wiodących wskaźnikach jako o czynnikach biznesowych, ponieważ pojawiają się przed pojawieniem się trendów, co może pomóc Ci określić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów. Jeśli potrafisz określić, które wskaźniki wyprzedzające wpłyną na Twoje przyszłe wyniki, będziesz miał znacznie lepszą szansę na sukces.

W każdym biznesie celem jest wzrost. Wskaźniki KPI pomagają śledzić postępy i stopniowo skalować, aby rozwijać się w sposób, który ma znaczenie dla Twojej firmy.

4. Skoncentruj się na kilku kluczowych wskaźnikach, a nie na zbiorze danych.

Gdy zaczniesz identyfikować KPI dla swojej firmy, mniej znaczy więcej. Zamiast wybierać dziesiątki metryk do mierzenia i raportowania, skoncentruj się tylko na kilku kluczowych .

Jeśli śledzisz zbyt wiele wskaźników KPI, możesz zostać przytłoczony danymi i stracić koncentrację.

Jak możesz sobie wyobrazić, każda firma, branża i model biznesowy są inne, więc trudno jest określić dokładną liczbę wskaźników KPI, które powinieneś mieć. Jednak dobrą liczbą, do której należy dążyć, jest od dwóch do czterech wskaźników KPI na cel. Wystarczająco, aby dobrze zorientować się, na czym stoisz, ale nie za dużo tam, gdzie nie ma priorytetu.

Przykłady KPI

Model biznesowy Twojej organizacji i branża, w której działasz, będą miały wpływ na wybrane KPI.

Na przykład firma oferująca oprogramowanie jako usługa (SaaS) B2B może skoncentrować się na pozyskiwaniu klientów i odchodzeniu, podczas gdy firma handlu detalicznego w tradycyjnym handlu może skoncentrować się na sprzedaży na metr kwadratowy lub średnich wydatkach klientów.

Oto kilka przykładów niektórych wskaźników KPI będących standardami branżowymi:

Chociaż niektóre wskaźniki KPI są proste, ich utworzenie może być trudniejsze do stworzenia wskaźników KPI, które mogą pomóc Twojej firmie w osiągnięciu określonych celów. Te przykłady kluczowych wskaźników wydajności dla firm mogą zainspirować właściwe KPI dla Twojej firmy.

Marketingowe KPI

Wskaźniki KPI dla marketingu mogą pomóc w śledzeniu skuteczności działań marketingowych. Pomoże Ci określić wartość konkretnych kampanii i inicjatyw oraz ocenić różne kanały medialne.

Na przykład ten film pokazuje, jak ustawić KPI dla mediów społecznościowych:

Oto niektóre z najważniejszych marketingowych wskaźników KPI:

• Zwrot z inwestycji (ROI)
• Żywotna wartość klienta (LTV)
• Koszt pozyskania klienta (CAC)
• Współczynnik konwersji

Więcej pomysłów na KPI znajdziesz w tych zasobach:

KPI sprzedaży

Sprzedaż jest działaniem opartym na liczbach, co sprawia, że ​​wybór KPI jest jeszcze ważniejszy. KPI sprzedaży mogą mierzyć wysiłki indywidualne, zespołowe, działowe lub organizacyjne. Mogą również pomóc zespołom sprzedaży w dokonywaniu zmian i reagowaniu na zmiany celów i priorytetów.

Oto kilka typowych wskaźników KPI sprzedaży:

• Miesięczny wzrost sprzedaży
• Miesięczne rozmowy telefoniczne (lub e-maile) na przedstawiciela
• Stosunek szansy do rozdania
• Średnia wartość zakupu

Więcej pomysłów na KPI znajdziesz w tych zasobach:

KPI usług

Wskaźniki KPI obsługi klienta mogą śledzić wydajność zespołów wsparcia. Pomagają również menedżerom usług zrozumieć, przeanalizować i zoptymalizować obsługę klienta.

Oto niektóre z najważniejszych wskaźników KPI usług:

• Liczba rozwiązanych biletów
• Ocena zadowolenia klienta (CSAT)
• Czas pierwszej odpowiedzi
• Wynik promotora netto (NPS)

Więcej pomysłów na KPI znajdziesz w tych zasobach:

KPI witryny

Wskaźnik KPI witryny może powiązać wydajność witryny z celami marketingowymi, sprzedażowymi i usługowymi. Dane z witryn internetowych mogą pomóc firmom zrozumieć, jak łączyć wydzielone działy i usuwać luki w ścieżce kupującego. Ten typ wskaźnika KPI jest szczególnie przydatny w przypadku witryn e-commerce.

Oto kilka typowych wskaźników KPI w witrynie:

• Ruch drogowy
• Źródła wizyt
• Liczba sesji
• Liczba transakcji

Ten post zawiera również kilka świetnych sugestii dotyczących wskaźników zaangażowania w witrynie.

Teraz, gdy wiesz, czym jest KPI i jak wybrać odpowiednie KPI dla swojej firmy, nadszedł czas na działanie. Mierzenie KPI może być proste lub złożone, w zależności od Twoich KPI, Twojego stosu technologicznego i sposobu pracy Twojego zespołu.

Niektóre firmy kończą śledzenie niewłaściwych wskaźników KPI, ponieważ są to najłatwiejsze do śledzenia dane. Nie jest to satysfakcjonujące rozwiązanie, a w dłuższej perspektywie może prowadzić do większych wyzwań biznesowych.

Przyjrzyjmy się sprawdzonym metodom mierzenia wskaźników KPI.

1. Zidentyfikuj narzędzia lub oprogramowanie potrzebne do pomiaru kluczowych wskaźników wydajności.

Pomiar KPI rozpoczyna się od źródeł danych i narzędzi używanych przez firmę do śledzenia danych. Jest kilka rzeczy, których warto szukać we właściwym oprogramowaniu.

Integracje

Według badań Productiv z 2021 r. przeciętna firma korzysta z ponad 200 aplikacji. Oznacza to, że będziesz potrzebować oprogramowania, które łączy się z szeregiem narzędzi do zbierania dokładnych danych.

Pulpity

Pulpity nawigacyjne są również przydatne do śledzenia wskaźników KPI, ponieważ ułatwiają wizualizację spostrzeżeń. Wizualizacja może sprawić, że skomplikowane informacje będą prostsze i szybsze do zrozumienia i działania.

Raporty niestandardowe i standardowe

Pomocne jest również korzystanie z oprogramowania KPI z raportowaniem zarówno standardowym, jak i niestandardowym. Podczas gdy niektóre kluczowe wskaźniki wydajności są skuteczne same, inne mogą potrzebować pomocniczych metryk, aby wyjaśnić historię danych. Załóżmy na przykład, że Twoim KPI jest zaangażowanie w media społecznościowe. Możesz także chcieć przedstawić dane dotyczące każdego narzędzia społecznościowego, z którego korzysta Twój zespół.

Przeczytaj tutaj, jeśli szukasz odpowiedniego oprogramowania do śledzenia danych.

2. Zawęź ostateczną listę kluczowych wskaźników wydajności.

Skupienie jest głównym powodem ograniczenia liczby śledzonych wskaźników KPI. Jeśli KPI są najbardziej krytyczną miarą sukcesu biznesowego, chcesz śledzić tylko dwa lub trzy KPI, a nie 10-20.

Po pierwsze, upewnij się, że KPI są wyraźnie oddzielone od metryk. Następnie ponownie przyjrzyj się swoim celom, aby upewnić się, że wybrane KPI pokazują wyraźny postęp w realizacji tego celu.

Badając oprogramowanie, możesz zauważyć, że niektóre wskaźniki KPI są łatwiejsze do śledzenia niż inne.

Na przykład śledzenie życiowej wartości klienta według kanału marketingowego jest łatwe, jeśli Twoje przychody i systemy marketingowe są połączone. Ale co, jeśli są to dwa różne systemy? Może Twoja platforma marketingowa pokazuje, że większość Twoich leadów pochodzi z bloga. Jednocześnie analityka Twojej platformy klienta pokazuje, że większość Twoich potencjalnych klientów pochodzi ze strony docelowej.

Ten rodzaj problemu prowadzi do dużej ilości pracy ręcznej i wskaźnika KPI, któremu Twój zespół nie może zaufać. Dopóki nie będziesz w stanie ujednolicić swoich systemów, możesz chcieć wybrać wskaźnik KPI, który można dokładnie zmierzyć.

Pamiętaj, aby obserwować swoje KPI w pierwszych kilku miesiącach i zwracać uwagę na to, jak często sprawdzasz każdy KPI. Czasami będziesz potrzebować prawdziwych danych, aby dowiedzieć się, czy ten wskaźnik wydajności jest przydatny.

Załóżmy na przykład, że na początku współpracy marketingowej Ty i Twój partner ustalacie KPI dla wspólnych potencjalnych klientów. Ale w ciągu pierwszych dwóch miesięcy jedyne udostępniane leady pochodzą z webinaru, który wspólnie organizują Twoje firmy. W tym samym czasie oboje zauważacie zwiększoną liczbę leadów z linków polecających.

Jeśli chcesz, aby Twoje KPI mierzyły efektywność Twojego partnerstwa, możesz zmienić ten KPI.

3. Twórz standardowe raporty i terminy raportowania.

Jednym ze sposobów pomocy interesariuszom w inwestowaniu w KPI jest stworzenie spójnego harmonogramu i formatu raportowania. Możesz mierzyć i raportować wskaźniki KPI co tydzień, miesiąc, kwartał lub rok, w zależności od potrzeb biznesowych.

Na przykład, jeśli masz miesięczny cel potencjalnych klientów, dobrym pomysłem jest cotygodniowe śledzenie KPI. Jeśli wydajność jest zgodna z oczekiwaniami, możesz zebrać informacje na temat tego, co Twój zespół radzi sobie dobrze. Jeśli nie, możesz poprosić o zasoby, rozwiązywać problemy i wprowadzać zmiany.

Standardowy raport ma za każdym razem taką samą strukturę. Często można zautomatyzować te raporty i zwykle nie wymagają one dużej ręcznej analizy danych. W zależności od branży i wskaźników KPI możesz chcieć dostosować swoje standardowe raporty. Pomoże Ci to upewnić się, że Twoje raporty wyraźnie pokazują najbardziej przydatne informacje.

4. Zaprojektuj wizualizacje w swoim kokpicie dla najważniejszych wskaźników KPI.

Skanowanie liczb jest dla niektórych satysfakcjonujące. Ale większość ludzi najlepiej przetwarza i zatrzymuje obrazy. Dlatego warto w pełni wykorzystać swoje dane za pomocą wizualnego pulpitu nawigacyjnego, który ułatwi interesariuszom zrozumienie i zapamiętanie wskaźników KPI.

Podczas tworzenia pulpitów nawigacyjnych warto przemyśleć kilka przydatnych rzeczy. Najpierw spróbuj pogrupować swoje KPI, aby utworzyć pulpity nawigacyjne dla konkretnych odbiorców. Na przykład możesz chcieć zbudować jeden pulpit nawigacyjny KPI do prezentacji w pakiecie C-Suite, a drugi do spotkań z zespołem.

Następnie zadbaj o prostotę wizualizacji. Wybierz najlepszy wykres dla prezentowanych informacji i nie dodawaj małego tekstu ani dodatkowej grafiki, która mogłaby odwrócić uwagę od danych.

5. Udostępniaj raporty KPI innym zespołom w celu kontroli jakości.

Może minąć trochę czasu, zanim Twoje KPI staną się wiarygodnym źródłem informacji. Za pomocą narzędzi cyfrowych można wiele zrobić, ale nie zapomnij o innym ważnym źródle zapewniającym dokładność wskaźników KPI — o zespole.

Niezależnie od tego, czy co drugi dzień meldujesz się ze znajomymi w dziale księgowości, czy przeprowadzasz cotygodniowe meldunki z pracownikami swojego działu, warto skontaktować się z nimi. Nawet małe problemy mogą z czasem prowadzić do dużych błędów.

Na przykład, czy chcesz oprzeć swój KPI na średniej dziennej liczbie połączeń obsługi klienta przez siedem dni w tygodniu, czy tylko od poniedziałku do piątku? Jeśli nie porozmawiasz ze swoim zespołem CS o jego strukturze i harmonogramie, możesz pobrać nieprawidłowe dane. Może to prowadzić do wypaczenia liczb, złych decyzji strategicznych i nie tylko.

Im bardziej Twoja firma może zaufać Twoim wskaźnikom KPI, tym więcej zyska z nich korzyści.

6. Wybierz kadencję raportowania dla interesariuszy.

Większość decydentów w biznesie organizuje raporty wokół kalendarza biznesowego. Ale nadal będziesz chciał pomyśleć o odpowiedniej częstotliwości raportowania dla swoich konkretnych KPI.

Na przykład miesięczny rytm może nie być wystarczająco częsty, aby rozwiązać problemy. Jednocześnie cotygodniowa kadencja może powodować przeciążenie informacjami. Zbyt częste spotkania mogą również prowadzić do rozmów na temat wskaźników. To odciąga uwagę od kluczowych wskaźników wydajności.

Jeśli jesteś nowy w tym procesie, może być sensowne częstsze spotykanie się na początku, a następnie tworzenie większej przestrzeni między spotkaniami później.

Chcesz zbudować kulturę i strukturę wokół wsparcia dla swoich kluczowych wskaźników wydajności. Pamiętaj, że chodzi o to, aby firma korzystała z tego narzędzia, aby osiągnąć swoje cele.

7. Wyznaczaj nowe cele i KPI w oparciu o swoje wyniki.

Niektóre wskaźniki KPI są wieczne, ale będziesz chciał kontynuować przeglądanie i aktualizowanie swoich wskaźników KPI na podstawie wyników. Dlatego przynajmniej raz w roku zaplanuj czas na przegląd swoich KPI.

Wprowadzając aktualizacje, organizuj dane w sposób ułatwiający porównywanie przydatnych wskaźników KPI ze wskaźnikami, które nie pomagają.

Następnie poświęć trochę czasu na zaplanowanie i zbadanie zmian, które możesz chcieć wprowadzić. Zmiana kluczowych wskaźników wydajności może czasami powodować niezamierzone problemy. Na przykład niewykorzystany KPI może wykazywać spójne, dobre wyniki, nawet jeśli wydajność nie jest zgodna z celami rozwoju.

Wprowadzając poprawki, pamiętaj, że KPI powinny pochodzić z celów biznesowych, a nie na odwrót.

Wykorzystaj swoje KPI do napędzania wzrostu

W każdym biznesie celem jest wzrost. Wskaźniki KPI pomagają śledzić postępy i stopniowo skalować, aby rozwijać się w sposób, który ma znaczenie dla Twojej firmy.

Zaawansowane tworzenie i śledzenie KPI może zapewnić Tobie i Twojej firmie strategiczną przewagę. Mogą pomóc w ustaleniu priorytetów, skoncentrowaniu i skalowaniu procesów w celu osiągnięcia Twoich celów.

Niektóre KPI są proste. Ale jeśli chcesz przejść na wyższy poziom, być może będziesz musiał poświęcić trochę więcej czasu na znalezienie dokładnych wskaźników KPI, których potrzebuje Twoja firma.

Ten post został pierwotnie opublikowany w marcu 2021 r. i został zaktualizowany pod kątem kompleksowości.