Co to jest karta projektu? Kompletny przewodnik

Karty projektów stanowią drogowskaz dla każdej nowej inicjatywy. Niezależnie od tego, czy pracujesz jako kierownik projektu, czy specjalista ds. operacji, musisz stać się profesjonalistą w pisaniu tych dokumentów.

Poza zapewnieniem autoryzacji do rozpoczęcia projektów, karty projektów pomagają w sprzedaży interesariuszom rentowności projektu. Ten dokument pomoże również całemu zespołowi dostosować się do planów i terminów.

W tym przewodniku omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o kartach projektów. omówimy:

Korzyści z tworzenia Kart Projektów

„Karta projektu jest tak ważnym dokumentem, że bez niej nie można rozpocząć projektu” — mówi Rita Mulcahy, uznana kierownik projektu, trenerka i autorka. Ten dokument może pomóc Twojemu zespołowi w dążeniu do osiągnięcia celów projektu w wyznaczonym terminie.

Oto inne korzyści z tworzenia dobrze napisanej karty projektu:

• Zdecydujesz o budżecie projektu.
• Możesz zdefiniować wynik projektu.
• Unikniesz pełzania zakresu i dotrzymasz terminów.
• Możesz uzyskać poparcie interesariuszy dla swojego projektu.
• Możesz ustawić przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia projektu.
• Możesz jasno wyjaśnić, w jaki sposób cele Twojego projektu są zgodne z celami organizacji.

Następnie przyjrzymy się najlepszym praktykom pisania karty projektu.

Jak napisać kartę projektu

Podczas pisania karty zarządzania projektem ważne jest, aby od samego początku zrobić to dobrze. „Nie należy zmieniać karty projektu po jej zatwierdzeniu” — mówi Mary Beth Imbarrato, autorka książki The Project Roadmap. Zmiany wprowadzane w ostatniej chwili mogą sprawić, że interesariusze zakwestionują wykonalność projektu.

Ten przewodnik krok po kroku pomoże Ci od samego początku napisać świetną kartę projektu.

1. Zbierz spostrzeżenia swojego zespołu projektowego.

Rozmowa z członkami zespołu jest niezbędna podczas tworzenia kart projektów. Twoi współpracownicy mogą pomóc Ci ustalić realistyczne ramy czasowe projektu. Mogą również pomóc w odkryciu celów, zakresu i planów ograniczania ryzyka dla projektu.

„Powinieneś poświęcić czas członkom zespołu na omówienie projektu, jak chcą do niego podejść i jaka jest ich obecna przepustowość” — mówi Will Yang, kierownik ds. rozwoju w firmie Instrumentl. „Dzięki temu masz pewność, że Twój zespół projektowy jest na tej samej stronie”.

2. Przechowuj czarter w centralnej lokalizacji.

Aby wspierać współpracę, przechowuj kartę projektu w centralnym centrum, aby członkowie zespołu mogli ją komentować i edytować.

Daje to każdemu poczucie własności projektu. Programy takie jak Dysk Google i Dropbox oferują możliwości wspólnej edycji.

3. Staraj się, aby karta projektu była zwięzła.

Możesz ulec pokusie, aby uchwycić każdy szczegół w karcie projektu. Ale pamiętaj: powinieneś zagłębić się w dokument planowania projektu, a nie w karcie projektu.

„Interesariusze nie będą mieli czasu na przeczytanie obszernej 15-stronicowej karty, ponieważ mają inne priorytety” — radzi Konstandinos Christofakis, szef marketingu w firmie ULTATEL. „Dlatego karty powinny stanowić ogólny przegląd projektów, powinny być wystarczająco krótkie, aby były przydatne, i wystarczająco długie, aby były wartościowe”.

Zdaniem Christofakisa, jeśli informacje są zrozumiałe, szanse na zatwierdzenie projektu rosną.

4. Dodaj elementy wizualne do swojej karty.

Korzystanie z obrazów lub elementów projektu może poprawić czytelność karty projektu i zachować zwięzłość dokumentu.

Na przykład, jeśli chcesz nakreślić długi plan komunikacji lub kamień milowy w swoim statucie, pomocny może być wykres Gantta. Wykresy te wyróżniają się również w karcie projektu, umożliwiając członkom zespołu łatwe odwoływanie się do nich.

Źródło obrazu

5. Utwórz szablon karty projektu.

Czy w przeszłości pisałeś kartę projektu? A może właśnie ukończony dokument jest arcydziełem. Zamień te dokumenty w szablony, których będziesz mógł używać w przyszłości.

Posiadanie szablonu karty zarządzania projektem pomaga zaoszczędzić czas i zachować spójność w przyszłości. Takie podejście do kart projektów zapewnia również, że nie pominiesz ważnych elementów w swoim dokumencie.

Pro wskazówka: jeśli nie masz jeszcze szablonu, możesz przeglądać opcje online. HubSpot oferuje bezpłatny szablon karty projektu, który możesz pobrać w dowolnym momencie.

Źródło obrazu

Teraz, gdy znasz już podstawy tworzenia kart zarządzania projektami, przejdźmy do anatomii karty projektu.

Anatomia Karty Zarządzania Projektami

Po opracowaniu karty projektu kierownicy projektu przesyłają ją do sponsora projektu w celu uzyskania zatwierdzenia. Sponsorem może być rząd, indywidualny podmiot finansujący lub najwyższe kierownictwo organizacji realizującej projekt.

Oto elementy, których karta projektu potrzebuje, aby uzyskać zgodę sponsorów.

1. Cel projektu

Cel projektu jest nadrzędnym powodem podjęcia projektu. Powiązanie celów z celami firmy to doskonały sposób na wzbudzenie zainteresowania interesariuszy projektem.

Wskazówka dla profesjonalistów: użyj struktury SMART, aby Twoje cele były konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.

2. Przegląd projektu

Twój przegląd projektu zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat osi czasu i własności projektu. Ta sekcja zawiera szczegółowe informacje, takie jak nazwa projektu, sponsor projektu, kierownik projektu, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia oraz szacowany budżet.

Wskazówka: dodaj tabelę do przeglądu projektu. Dzięki temu informacje można przeglądać i łatwo znaleźć.

Źródło obrazu

3. Wyniki projektu

Jest to lista usług lub produktów, które zespół projektowy dostarczy interesariuszom. Jasno określ, co dostarcza Twój zespół, aby uniknąć nieporozumień, które spowodują wydłużenie terminu.

4. Zakres projektu

Zakres projektu wyjaśnia granice projektu. Podczas gdy menedżerowie projektów zazwyczaj opisują szczegółowe zakresy projektów, najlepszą praktyką jest utrzymywanie ich w zwięzłej formie w karcie projektu. Czemu? Możesz stworzyć szczegółowe zestawienie zakresu w fazie planowania projektu.

5. Interesariusze projektu

Jest to lista nazwisk i obowiązków stron zaangażowanych w projekt. Określenie, kto jest odpowiedzialny za różne zadania, pociąga za sobą odpowiedzialność członków zespołu.

6. Ryzyka projektowe

Przedstawienie zagrożeń dla projektu pomoże zidentyfikować przeszkody uniemożliwiające powodzenie projektu i ich potencjalny wpływ. Dzięki temu możesz opracować strategie ograniczania ryzyka.

Pro wskazówka: Stwórz tabelę potencjalnych zagrożeń. Pamiętaj, aby wyjaśnić, dlaczego ryzyko stanowi zagrożenie dla twojego projektu i strategii ograniczania, które planujesz wdrożyć.

Źródło obrazu

7. Zasoby projektu

Zawsze twórz listę zasobów, których będzie potrzebował Twój projekt. I to nie tylko pieniądze. Twoje zasoby powinny obejmować członków zespołu, obiekty, sprzęt i inne niezbędne elementy, które mają kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego projektu. Pomaga to uwzględnić wszystko, czego potrzebujesz, aby doprowadzić projekt do mety.

Źródło obrazu

Przykłady Karty Projektu

1. Karta Zarządzania Projektami dla Lean Six Sigma

Źródło obrazu

Ta przykładowa karta projektu jest zgodna z formatem Lean Six Sigma, jedną z metodologii zarządzania projektami. Zespoły, które już korzystają z tej struktury, mogą zdecydować się na ustrukturyzowanie karty projektu w ten sposób.

Co nam się podoba: Karta projektu Lean Six Sigma oferuje jasny zakres prac. Cele projektu są również zgodne z ramami SMART, dzięki czemu bardzo jasno widać, w jaki sposób projekt przyniesie firmie korzyści.

Ograniczenia karty projektu: Chociaż ta karta przedstawia kluczowe informacje, w tym cel projektu i opis problemu, brakuje niektórych kluczowych informacji. Właściciel procesu nie określił kosztów ani ryzyka projektu. Jeśli emulujesz ten format, pamiętaj o uwzględnieniu tych informacji.

2. Karta zarządzania projektami w zakresie przeprojektowania strony internetowej

Źródło obrazu

W tej karcie projektu Uniwersytet Guelph bada dokładnie, co musi zrobić jego zespół internetowy, aby przeprojektować stronę internetową biblioteki szkolnej. Obejmuje to wszystkich niezbędnych interesariuszy i właściciela projektu.

Co nam się podoba: Ten projekt ma dobrze określony zakres i harmonogram. Sponsorzy dokładnie wiedzą, kto nad czym i kiedy pracuje.

Ograniczenia Karty Projektu: Podczas gdy ten projekt bada ryzyko związane z projektem, plany łagodzenia poprawiłyby tę sekcję dokumentu.

Błędy, których należy unikać podczas tworzenia Kart Zarządzania Projektami

1. Brak jasnego określenia celu

Każdy projekt powinien mieć jasno określony cel i przeznaczenie. Ale czasami główny cel staje się niejasny. Aby temu zaradzić, zastosuj efekt iluzorycznej prawdy, który mówi, że powtarzanie informacji zwiększa zrozumienie.

Lauren Carter, główny konsultant w Lauren Ashley Consulting, mówi, że stosuje tę strategię, aby pomóc swojemu zespołowi zapamiętać cel projektów. Słowami Lauren:

„Członkowie projektu często gubią „Gwiazdę Północy” w natłoku pracy. Jednym ze skutecznych sposobów zapobiegania temu jest posiadanie jasnego określenia celu w statucie, które powtarzam na kilka sposobów w całym cyklu życia projektu”.

„Może to być nagłówek w dokumentach projektowych, umieszczenie go na górze osi czasu lub wykresów lub użycie go jako miernika, na podstawie którego oceniasz zaplanowane i nieplanowane działania, które się pojawiają”.

2. Tworzenie projektu Karty w połowie

Karty projektów powinny zapoczątkować twoją inicjatywę. Pisanie tego dokumentu w połowie może prowadzić do pełzania zakresu, źle zdefiniowanych obowiązków i zamieszania.

„Zmiana karty projektu po zainicjowaniu i zaplanowaniu oznacza, że ​​będziesz musiał przejrzeć wykonaną pracę, a nawet przerobić niektóre ukończone zadania” — mówi Mary Beth Imbarrato, weteran z branży zarządzania projektami z 25-letnim stażem.

Dodaje: „Może to prowadzić do opóźnień, podwyższonych kosztów i stwarzać większe ryzyko projektowe”.

Mary Beth mówi również, że zmiany w statucie mogą mieć wpływ na to, jak członkowie zespołu postrzegają projekt. Wynik? Zmniejszone zaangażowanie i zaangażowanie.

Podsumowując: utworzenie karty przed rozpoczęciem projektu pomoże uniknąć pełzania zakresu, zapobiec marnowaniu czasu na ponowne wykonywanie pracy i powstrzymać dodatkowe ryzyko dla projektu.

3. Ignorowanie szablonu karty projektu Twojej firmy

Używanie istniejących kart projektów jako szablonów może zaoszczędzić czas i zapewnić spójność.

Zamiast tworzyć nowe czartery od podstaw, poproś o próbkę wypełnionego dokumentu czarteru, który spodobał się firmie i użyj go jako szablonu. Ten szablon pomoże Ci zrozumieć, w jaki sposób Twoja organizacja preferuje prezentację pomysłów, co pozwoli Ci pójść w ich ślady i rozpocząć projekty we właściwy sposób.

Rozpocznij nowy projekt bez błędów

Dobrze przemyślany statut to mapa drogowa pozwalająca osiągnąć cele projektu w rekordowym czasie.

Zacznij od zebrania informacji od swojego zespołu i stworzenia karty projektu, która uzyska zielone światło od interesariuszy.