Co to są operacje na zawartości? Prosty przewodnik

W eseju z 1996 roku Bill Gates napisał: „Treść jest królem” i to, co było wtedy prawdą, jest nadal prawdą. Treść jest niezbędna do sukcesu firmy.

Jeśli treścią jest król, możemy powiedzieć, że jej działania to królowa — a przynajmniej rycerz. Wyobraź sobie startup, który chce stworzyć post na blogu. To aktualny post, który musi się pojawić przed końcem pierwszego kwartału. Ponieważ startup jest nowy, nie ustalił konkretnych operacji na treści bloga. Post znajduje się więc w dokumencie Google bez planu, kto przesyła treści lub na jakiej platformie blogowej będą przechowywane informacje. Firma ma autora treści, ale operacje zwykle na tym się nie kończą.

Posty na blogu nie są jedyną dostępną opcją treści. Możesz włączyć kilkanaście różnych typów treści, w tym e-maile, filmy, posty w mediach społecznościowych, podcasty, infografiki i inne treści wizualne, aby zwiększyć świadomość marki. Jednak bez operacji zawartości ta zawartość prawdopodobnie nie ma planu produkcji, publikacji ani dystrybucji. A jaki jest pożytek z wpisu na blogu, jeśli nikt go nie czyta?

Jeśli celem jest codzienne publikowanie treści, musisz określić, kto wykonuje tę pracę? Jakich metod używają? Jakie systemy są niezbędne do wykonania zadania?

Rozwiązaniem tych pytań jest jeden dział — operacje na treści.

Operacje dotyczące treści skupiają się na trzech elementach:

• Ludzie: kto wykonuje zadanie oraz jakie są ich role i obowiązki.
• Proces: jakie funkcje są potrzebne do pomyślnego zakończenia projektu.
• Technologia: jakie narzędzia pomagają zbudować system obsługi treści.

Ludzie

W działaniach dotyczących treści i treści podstawą są ludzie. Podczas gdy klienci znajdują się w centrum treści, aspekt operacyjny koncentruje się na firmie i jej zespole. Role i obowiązki powinny być dobrze zdefiniowane i określone, aby system działał sprawnie.

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie jasnych ról. Zespoły ds. treści mają strategów ds. treści, menedżerów, twórców, redaktorów i nie tylko. Na przykład dział tworzenia treści może podzielić się na wyspecjalizowane stanowiska — autorów treści, grafików i fotografów. Chociaż są to typowe role, niektóre role dotyczące treści i obowiązki mogą się pokrywać. Twórcy treści i redaktorzy mają wyraźne różnice. W zależności od zespołu i jego przepustowości, twoi pisarze mogą być odpowiedzialni za edycję swojej pracy. Najlepiej unikać nakładania się; jednak czasami jest to niemożliwe. Dopóki role i obowiązki są jasne, zespół i jego działania powinny funkcjonować pomyślnie.

Proces

Kiedy masz już zespół, jak będziesz realizować swoje projekty od początku do końca? Twoi ludzie potrzebują procesów. Twój zespół — oraz jego role i obowiązki — pomoże określić przepływy pracy, aby Twoje treści przechodziły od planowania do publikacji.

Załóżmy, że publikujesz post na blogu. Przykładowy proces może wyglądać następująco:

• Krok 1: Opracuj strategię i wygeneruj pomysł.
• Krok 2: Ustaw harmonogram i harmonogram posta.
• Krok 3: Napisz post.
• Krok 4: Edytuj gramatykę i treść.
• Krok 5: Dodaj grafikę.
• Krok 6: Zoptymalizuj post pod kątem SEO.
• Krok 7: Opublikuj.
• Krok 8: Udostępnij.
• Krok 9: Przeanalizuj.

Jeśli jeden z etapów tego procesu nie powiedzie się, wpływa to na ogólny sukces operacji. Wytyczne stylistyczne, szablony i modele zarządzania treścią wzmacniają procesy i promują odpowiedzialność i spójność. Te struktury pomagają utrzymać zawartość na właściwym torze, ale muszą być używane z technologią, aby zapewnić płynne działanie operacji zawartości.

Technologia

Ostatnim kluczem do udanych operacji na zawartości jest technologia lub narzędzia niezbędne do wykonania każdego zadania. Ponieważ planowanie i realizacja treści są tak rozległe, zespoły potrzebują wielu zasobów, aby odnieść sukces.

Technologia obsługi zawartości może należeć do kategorii, takich jak:

• Zarządzanie projektami i planowanie
• Zarządzanie zadaniami
• Wykonanie treści
• Analizy i raporty

Zarządzanie projektami i planowanie

Cała treść powinna pojawić się w kalendarzu redakcyjnym. Jest to kalendarz wysokiego poziomu, który śledzi, gdzie, jak, a przede wszystkim, kiedy treść jest publikowana. Nie mylić z narzędziami do planowania, które wysyłają posty w określonym czasie, takimi jak Hootsuite lub Sprout Social, narzędzia do zarządzania projektami i planowania obejmują poniedziałek i Asana.

Zarządzanie zadaniami

Monday i Asana to także świetne przykłady narzędzi do zarządzania zadaniami. Platformy te pozwalają na budowanie, śledzenie i wykonywanie operacji na treści przez zespół.

Wykonanie treści

Operacje dotyczące treści wymagają również technologii potrzebnej do wykonania zadania. Z czego zespół korzysta, aby wykonać pracę? Pisarze potrzebują dostępu do narzędzi do przetwarzania tekstu, takich jak Microsoft Word czy Dokumenty Google. Alternatywnie projektanci mogą potrzebować różnych narzędzi do projektowania stron internetowych i graficznych, takich jak Adobe Photoshop lub Canva.

Analizy i raporty

Analiza i raportowanie to zwykle ostatni krok w cyklu życia treści. Narzędzia analityczne mierzą Twoje treści i ich sukces. WordPress, największa na świecie platforma blogowa, ma swoje możliwości analityczne, podczas gdy tysiące firm, w tym General Electric i NASA, używają Google Analytics do monitorowania swoich treści i ruchu.

Kto czerpie korzyści z operacji na treści?

To proste pytanie z prostą odpowiedzią — wszyscy. Operacje zawartości zapewniają stabilność i spójność na każdym poziomie. Kadra kierownicza wyższego szczebla, podobnie jak prezes, wie, że biznes działa sprawnie, co pozytywnie odbija się na firmie jako całości.

Operacje dotyczące treści przynoszą również korzyści członkom zespołu, którzy są bezpośrednio zaangażowani. Członkowie zespołu mogą korzystać z jasno określonych obowiązków i procesów, aby pewnie pracować w swoich rolach. Może poprawić zarówno kulturę pracy, jak i jakość pracy.

Wreszcie, i być może najważniejsze, ostatnią grupą, która czerpie korzyści z operacji contentowych, są konsumenci. Treść jest jednym z największych narzędzi używanych przez firmy do utrzymania zaangażowania obecnych i potencjalnych klientów. Posty na blogu zawierają cenne informacje i wskazówki. E-maile informują ich o aktualnych lub nadchodzących wyprzedażach i promocjach. Gdy klienci budują relacje z biznesem, mają oczekiwania. Operacje treści pomagają im sprostać.

Dlaczego operacje na treści mają znaczenie?

Operacje na treści prowadzą do wyników, a ich wynikiem są:

• Oszczędność czasu i pieniędzy
• Treści lepszej jakości
• Szybsze tworzenie treści
• Szczęśliwe i pewne siebie zespoły

Oszczędność czasu i pieniędzy

Kiedy zespół ds. obsługi treści ustanowi zdrowy cykl między ludźmi, procesami i technologią, prowadzi to do wydajności. Wydajność to oszczędność czasu i pieniędzy. Operacje dotyczące treści pozwalają firmom zaoszczędzić czas poprzez skrócenie czasu potrzebnego na tworzenie, zatwierdzanie i publikowanie treści. Firmy oszczędzają pieniądze, gdy ich zespół może produkować treści zgodnie z harmonogramem bez dodatkowych zasobów, na przykład dodatkowej pracy lub narzędzi.

Treści lepszej jakości

Operacje na treści promują treści lepszej jakości. Zespoły przestrzegają standardów dotyczących dokładnej, spójnej i skutecznej zawartości dzięki zorganizowanemu procesowi cyklu zawartości.

Szybsze tworzenie treści

Chociaż zawsze należy koncentrować się na wysokiej jakości treści, ta treść musi szybko się ukazać. Nie wszystkie treści są wiecznie zielone. W obliczu nieusuwalnego terminu operacje dotyczące treści utrzymują zespoły zgodnie z harmonogramem.

Szczęśliwe i pewne zespoły

Kiedy członkowie zespołu są niezadowoleni lub zdezorientowani swoimi rolami, obowiązkami lub zasobami, ich praca może to odzwierciedlać. Operacje dotyczące treści nie tylko promują odpowiedzialność i strukturę, ale pozwalają zespołom zyskać pewność swojej pozycji. Tworzy pozytywne i szczęśliwe środowisko pracy dla wszystkich zaangażowanych.

Menedżer ds. Treści

Na czele operacji merytorycznej stoi kierownik ds. obsługi treści. Chociaż tytuł może się różnić w zależności od firmy, funkcja pracy jest taka sama. Menedżer ds. obsługi treści nadzoruje codzienne działania zespołu ds. treści, aby zapewnić, że niezbędne osoby, procesy i technologie realizują strategię dotyczącą treści.

Aby osiągnąć swój ogólny cel, menedżerowie ds. treści mogą być również odpowiedzialni za:

• Wybór technologii i narzędzi wspierających operacje
• Tworzenie i zarządzanie politykami i procedurami firmy
• Usprawnienie procesów treści
• Rekrutacja i zatrudnianie pracowników merytorycznych
• Szkolenie nowych pracowników

Podsumowując, praca menedżera operacji treści ma mniej wspólnego z rzeczywistą treścią, a więcej z ludźmi, procesami i technologią potrzebną do jej planowania, tworzenia i publikowania.

Trzy słowa z operacji na treści

Aby zrozumieć operacje na treści, zapamiętaj te trzy słowa — ludzie, proces i technologia. Dopóki istnieją odpowiednie osoby, posiadające wiedzę o procesach i dostęp do technologii, działalność merytoryczna firmy powinna przebiegać płynnie i pomyślnie.