Co to jest i jak to napisać [+5 szablonów]

Dokument wymagań biznesowych (BRD) jest punktem wyjścia dla każdego projektu oprogramowania lub rozwiązania biznesowego. Ten dokument opisuje członków zespołu, co należy zbudować, dlaczego to zbudować i jak to zrobić.

W tym artykule omówiono podstawy dokumentów wymagań biznesowych. Obejmuje to, dlaczego go potrzebujesz, jak skutecznie go napisać i nie tylko. Zawarliśmy również 5 najfajniejszych przykładów BRD od znanych firm.

Czytaj dalej, aby uzyskać pełny przewodnik.

Spis treści

Co to jest dokument wymagań biznesowych
Dlaczego ważne jest dokumentowanie wymagań biznesowych
Jak napisać dokument wymagań biznesowych w 9 prostych krokach
Przykłady dokumentów wymagań biznesowych

BRD rejestrują każdy etap rozwoju produktu, od podsumowania wykonawczego do oczekiwanych wyników. Dokumenty wymagań biznesowych często obejmują:

• Bieżące problemy i cele projektu.
• Jakich zasobów potrzebuje firma.
• Etapy realizacji i kamienie milowe projektu.
• Wymagania funkcjonalne nowego rozwiązania (techniczne i nietechniczne).
• Ograniczenia projektowe (wszystko, co może spowolnić lub utrudnić postęp projektu).
• Interesariusze.
• Ryzyko.
• Oczekiwany zwrot z inwestycji.

Struktura dokumentów wymagań biznesowych może się różnić w zależności od typu projektu. Na przykład odetniesz techniczne wymagania funkcjonalne, jeśli rozwiązanie, które zamierzasz zbudować, nie jest oprogramowaniem.

Wyjaśnimy w całości, jak napisać BRD. Poniżej możesz zobaczyć przykładowy szablon.

Źródło obrazu

Dlaczego dokumenty wymagań biznesowych są ważne?

BRD malują pełny obraz potencjalnego projektu. Dokumenty te skupiają wszystkie zespoły zaangażowane w uruchomienie projektu i zapewniają pomyślną realizację projektu.

W rzeczywistości Project Management Institute odkrył, że zespoły bez wcześniejszego planowania zawodzą projekty dwa razy częściej niż zespoły przygotowane. PMI ujawniło również, że planowanie pomaga zespołom osiągnąć 77% ich celów, w porównaniu z 56% w przypadku osób o niskiej dojrzałości zarządzania projektami .

BRD pozwalają również Twojemu zespołowi na:

• Monitoruj ogólny stan projektu.
• Połącz interesariuszy i członków zespołu, aby stworzyć konsensus i współpracę.
• Zabezpiecz ryzyko nieoczekiwanych zmian w projekcie.
• Poznaj swój budżet i przewidywany zwrot z inwestycji.
• Zrozum ograniczenia swojego projektu i znajdź optymalne rozwiązanie, aby je rozwiązać.
• Zwiększaj odpowiedzialność w swoim zespole, wyznaczając jasne, przejrzyste cele.

Jak napisać dokument wymagań biznesowych

Tutaj dowiesz się, co napisać w każdej sekcji dokumentu wymagań biznesowych. Aby proces był łatwy do zrozumienia, wyjaśnimy każdy krok na przykładzie.

Na początek wyobraź sobie, że Twoja firma chce stworzyć system zarządzania treścią dla specjalistów TikTok. Masz teraz bałagan Arkuszy Google i notatek na papierze. Twoim celem jest planowanie, zarządzanie i pomiar wydajności TikTok w jednym miejscu.

Mając to na uwadze, zacznijmy przedstawiać nasze wymagania biznesowe.

1. Zacznij od podsumowania.

Streszczenia wykonawcze opisują zwięźle projekt dla kierownictwa lub innych zaangażowanych stron (np. partnerów biznesowych). Ta sekcja zawiera ogólne zestawienie celów projektu. Streszczenie powinno zawierać następujące elementy:

• Bieżące problemy i ich wpływ na biznes.
• Co oferujesz jako rozwiązanie.
• Odpowiednie dane, takie jak oczekiwany zwrot z inwestycji.
• Termin realizacji projektu.

Twoje streszczenie powinno być łatwe do zrozumienia. Twoi czytelnicy powinni dowiedzieć się, dlaczego projekt jest ważny i warto w niego zainwestować, po prostu czytając ten rozdział.

W przypadku naszego projektu TikTok CMS streszczenie brzmiałoby następująco:

Nasza organizacja poszukuje systemu zarządzania treścią TikTok do pomiaru wydajności zespołu TikTok. Naszym celem jest analizowanie kampanii, wydatków na reklamę i ROI w celu skalowania najkorzystniejszych kampanii.

Spodziewamy się, że produkt powstanie do końca trzeciego kwartału.

2. Komunikuj cele biznesowe.

Wypisz cele biznesowe, które masz nadzieję osiągnąć dzięki projektowi. System SMART HubSpot oferuje prostą metodę wyznaczania celów. Twoje cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie.

Ustalmy cele dla naszego CMS TikTok:

• Zwiększ ROI reklam TikTok o 10% w listopadzie.

• Przyspiesz tworzenie postów, aby publikować 2 posty dziennie.

• Zbuduj raport analityczny, aby uzyskać dostęp i analizować dane TikTok w jednym miejscu.

• Zdefiniuj najlepiej działające kampanie TikTok, aby je skalować.

Jeśli nie możesz podać liczb lub trudno je przewidzieć, przedstaw konkretne wyniki, które masz nadzieję osiągnąć dzięki pełnej realizacji projektu.

3. Wyjaśnij tło projektu i dlaczego jest potrzebne.

Wymień kilka pilnych problemów, które zamierzasz rozwiązać w projekcie. Podaj dane i badania na poparcie swojego oświadczenia. Na przykład możesz porównać bieżące i oczekiwane wydatki. Pamiętaj, aby w tej sekcji zamieścić podsumowanie wcześniejszych eksperymentów lub projektów.

Oto tło naszego przykładu TikTok:

Nasz zespół nie ma szczegółowego zapisu naszego zwrotu z inwestycji TikTok. TikTok CMS pomoże obniżyć koszty kampanii TikTok i zwiększyć ROI. Określimy również kampanie najlepiej działające pod względem ROI.

4. Ustal swój zakres pracy.

To najważniejsza część twojego BRD. Ta sekcja powinna zawierać:

• Szczegółowy przegląd celów projektu.
• Kamienie milowe.
• Wyniki projektu.
• Kryteria przyjęcia.

Twój zakres pracy określa, co należy zrobić w określonym czasie. Upewnij się, że jasno komunikujesz wymagania projektowe na każdym etapie rozwoju. Sprzyja to jasnej komunikacji między interesariuszami a członkami zespołu, którzy będą pracować nad projektem. Zmniejszysz również ryzyko zboczenia projektu z kursu.

5. Zdefiniuj wymagania funkcjonalne projektu.

Wymień wszystkie cechy i niezbędną funkcjonalność produktu. Ta sekcja zawiera informacje, które należy zbudować i wszystkie funkcje wymagane przez nowy projekt. Możesz również opisać tę sekcję w Zakresie pracy.

Do naszego CMS TikTok potrzebujemy:

• Widok zadań kalendarza do zarządzania treścią.

• Miesięczna analiza wydajności dla pojedynczego posta i grupy postów.

• Filtrowanie według różnych kampanii.

6. Zidentyfikuj swoich kluczowych interesariuszy.

Ta sekcja twojego BRD zawiera listę kluczowych interesariuszy twojego projektu. Poświęć czas na opisanie ról i obowiązków każdej osoby. Upewnij się, że uwzględniasz zarówno strony wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Zanurzmy się w naszym przykładzie.

• Chief Marketing Officer: Zatwierdź tworzenie TikTok CMS.

• Kierownicy projektów: Odpowiedzialni za rozłożenie projektu, przypisanie członków zespołu i zapewnienie realizacji projektu zgodnie z harmonogramem.

• Lider zespołu TikTok: odpowiedzialny za tworzenie treści i gromadzenie wskaźników wydajności.

7. Komunikuj ograniczenia projektu.

Niezbędne jest określenie istniejących granic, które wpływają na rozwój projektu. Twoje ograniczenia mogą obejmować dowolny budżet, aktualny zestaw narzędzi, ograniczenia techniczne, dostępność zespołu lub zależności.

Oto świetny przykład granic projektu dla produktu technicznego:

Źródło obrazu

8. Ustaw harmonogram.

Pracuj ramię w ramię z kierownikami projektów, aby określić terminy dla każdej fazy swoich inicjatyw. Dokumenty BRD dla klientów zewnętrznych powinny zawierać ostateczne terminy i przewidywane terminy dostaw wokół kamieni milowych.

Dla naszego TikTok CMS, oto nasz harmonogram.

• Faza 1. Ukończ X do grudnia 2022 r.

• Faza 2. Opracuj i przeprowadź kontrolę jakości funkcji X do marca 2023 r.

9. Podsumuj swoją analizę kosztów i korzyści.

Analiza kosztów i korzyści określa, czy korzyści z projektu przewyższają jego koszty. Utwórz arkusz kalkulacyjny, który przedstawia bieżące wydatki i budżet utracony z powodu nieefektywności. Przewiduj, ile pieniędzy i innych korzyści zyska firma.

Twoim celem jest przekonanie kadry zarządzającej, że nowy projekt jest wart inwestycji. Wzmocnij swoją sprawę, przedstawiając fakty i liczby.

Źródło obrazu

5 przykładów dokumentów dotyczących wyjątkowych wymagań biznesowych

Zebraliśmy kolekcję 5 szablonów dokumentów wymagań biznesowych. Przejrzyj każdy i wybierz ten, który najlepiej pasuje do Twojego projektu. Pamiętaj, aby dostosować każdy szablon do wymagań projektu.

Szablon BRD PandaDoc

To fantastyczny szablon, jeśli chcesz przygotować BRD do rozwoju produktu. PandaDoc zawiera proste przykłady tego, jaki tekst należy umieścić w każdej sekcji. Znajdziesz tu również najlepsze praktyki dla każdego podmiotu wymienionego w szablonie.

Źródło obrazu

Szablon BRD TechWhirl

Ten szablon został zaprojektowany specjalnie z myślą o nowych rozwiązaniach technologicznych. TechWhirl zawiera 17 sekcji, które szczegółowo opisują podsumowanie projektu, zakres, przegląd procesów biznesowych, wymagania biznesowe i inne. Możesz nawet umieszczać dane na wykresach i wykresach.

Najlepsze dla: wyjaśnianie złożonych procesów biznesowych i zależności.

Źródło obrazu

Asana BRD Szablon

Asana udostępnia darmowy szablon BRD, który możesz edytować w czasie rzeczywistym. Ten kompaktowy szablon zawiera tylko niezbędne pola, a każda sekcja zawiera wskazówki dotyczące tego, co pisać. Ten szablon najlepiej nadaje się do uzyskania poparcia od wewnętrznych interesariuszy.

Źródło obrazu

Szablon BRD Smartsheet

Smartsheet oferuje uniwersalny szablon BRD. Można go używać do małych projektów wewnętrznych oraz do złożonych, kosztownych projektów dla zewnętrznych dostawców. Każda sekcja jest uzupełniona krótkim opisem lub przykładem tego, co należy napisać.

Chcesz zobaczyć więcej szablonów? Oto 10 darmowych szablonów BRD od Smartheet (wszystkie są zgodne z tym samym wzorem).

Źródło obrazu

Szablon ClickUp BRD

Szukasz prostego BRD, który poprowadzi Twoje projekty? Wypróbuj ten szablon od ClickUp. Są tylko podstawowe sekcje (z arkuszami), które możesz łatwo wypełnić online. Zespoły ds. marketingu i sprzedaży mogą korzystać z tego szablonu, aby uzyskać akceptację dla poprawek CRM, opracowywania łączników API itp.

Najlepsze dla: małych projektów wewnętrznych z niewielką liczbą wymagań i elementów wynikowych.

Źródło obrazu

Pisanie dokumentu wymagań biznesowych

Bez względu na zakres projektu, dokument wymagań biznesowych może pomóc w utrzymaniu porządku procesu. Dzięki temu dokumentowi będziesz mieć jasny plan prowadzenia swojego projektu. Dodatkowo otrzymasz zwięzłe podsumowanie uzasadnienia biznesowego, które podsyci Twoją inicjatywę.

Jeśli chcesz zaprezentować swoją firmę jako całość, zapoznaj się z bezpłatnym szablonem propozycji biznesowej HubSpot. Omówimy, jak podsumowywać rozwiązania, udostępniać ceny i ustalać ramy czasowe.