Która aplikacja do zarządzania zadaniami jest lepsza? (2022)

Prowadzenie firmy to dużo pracy. Musisz śledzić tysiące rzeczy, więcej, jeśli zarządzasz zespołem pracowników. Oprogramowanie do zarządzania projektami to ułatwia, ale istnieją dziesiątki opcji do wyboru, a znalezienie właściwej może być trudne. Ten przewodnik po Trello vs Todoist ma na celu ułatwienie Ci podjęcia decyzji.

Na końcu tego artykułu podzielę się swoimi przemyśleniami na temat najlepszego celu każdego programu.

Ale najpierw rzućmy okiem na podstawowe założenia każdego narzędzia:

Trello kontra Todoist: wprowadzenie

Trello

Trello to wizualne narzędzie do zarządzania projektami, które wykorzystuje wyświetlacz w stylu tablicy do organizowania zadań. Karty, cyfrowy odpowiednik karteczek samoprzylepnych, służą do wyświetlania i opisywania poszczególnych zadań, które można następnie przenosić z jednego obszaru do drugiego za pomocą funkcji przeciągania i upuszczania.

Trello oferuje również imponujące opcje automatyzacji, w tym zarówno gotowe automaty, jak i możliwość tworzenia własnych reguł automatyzacji, z których wszystkie są zawarte w bezpłatnym abonamencie (zwróć uwagę, że istnieje ograniczenie liczby automatyzacji, które użytkownicy mogą skonfigurować ). Jest to miły bonus, którego nie otrzymasz z każdym oprogramowaniem do zarządzania projektami, a ponadto, gdy jest oferowany, zwykle nie jest dostępny w bezpłatnym abonamencie.

Todoist

Todoist to narzędzie do planowania w stylu listy, które ma pomóc w każdym aspekcie Twojego życia. Możesz tworzyć zadania, przypisywać je do różnych projektów i ustalać dla nich terminy. Możesz także ustawić poziomy priorytetów dla zadań, ułatwiając ustalenie, co powinieneś zrobić jako pierwszy, gdy zaczynasz dzień.

Todoist posiada również system celów, w którym możesz tworzyć cele produktywności i śledzić swoje postępy w aplikacji. Osiągnięcie tych celów daje ci „karmę” i możesz obserwować, jak twój poziom karmy rośnie z czasem. To świetny sposób na gamifikację postępów podczas pracy nad trudnym projektem.

Trello kontra Todoist: funkcje

Teraz, gdy masz już pojęcie o tym, co robi każde narzędzie, nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej oferowanym przez nie funkcjom. W szczególności przyjrzymy się funkcjom związanym z bezpłatnym planem dla każdego narzędzia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o planach premium, możesz przejść do sekcji cen w tym artykule.

Trello kontra Todoist: interfejs

Trello

Aby zacząć korzystać z Trello, musisz skonfigurować obszar roboczy. Pomyśl o tym jako o centrum firmowym, w którym możesz przeglądać wszystkie swoje projekty. Możesz również zaprosić członków zespołu do dołączenia do Twojego Workspace tutaj. Pamiętaj, że dodawanie członków zespołu do bezpłatnego obszaru roboczego daje wszystkim tym członkom możliwość dodawania nowych członków i zmiany uprawnień istniejących członków. Jeśli chcesz, aby członkowie zespołu mogli przeglądać obszar roboczy bez tej możliwości, musisz przejść na jeden z płatnych planów.

Możesz także edytować różne ustawienia swojego Workspace, w tym czy Workspace jest publicznie dostępny, a także połączyć swój Workspace z firmowym Slack tutaj.

Jeśli zarejestrujesz się w planie Premium, uzyskasz również dostęp do tabel Workspace, które umożliwiają przeglądanie zadań z wielu tablic w jednym miejscu.

Tablice Trello

Każdy obszar roboczy Trello jest podzielony na tablice. Są to wyświetlacze wizualne z kolumnami dla różnych list zadań. Możesz dostosować nazwy kolumn do swoich celów. Na przykład, jeśli tworzysz tablicę Trello dla bloga z wieloma autorami, możesz utworzyć osobną kolumnę dla każdego autora, z którym pracujesz. Możesz również użyć każdej kolumny, aby wyświetlić posty na blogu w określonej części procesu publikowania, na przykład „W przygotowaniu”, „Zaplanowane” itp.

Po skonfigurowaniu kolumn możesz zacząć dodawać zadania w formie kart. Zaczynasz od dodania samego tytułu, a następnie kliknij tytuł, aby zobaczyć pełny widok karty i dodać więcej szczegółów, w tym przypisanie członków drużyny i ustawienie terminu. Możesz także dodać listę kontrolną dla większych zadań. Jeśli zdecydujesz się na płatny plan, uzyskasz również możliwość dodania niestandardowych pól, takich jak docelowa liczba słów dla artykułów.

Automatyzacja

Ostatnim aspektem Trello, któremu chciałem się przyjrzeć w mojej analizie Trello vs Todoist, są opcje automatyzacji.

Głównym sposobem na zautomatyzowanie przestrzeni roboczej Trello jest utworzenie „reguł”. Te zasady dyktują, co się dzieje, gdy ludzie podejmują określone działania. Na przykład, jeśli prowadzisz bloga, a karta w obszarze „W edycji” jest oznaczona jako ukończona, możesz ją automatycznie przenieść do kolumny „Gotowe do harmonogramu”.

Jako darmowy użytkownik możesz zautomatyzować do 250 akcji miesięcznie. Jeśli chcesz skonfigurować bardziej rozbudowaną automatyzację, musisz skorzystać z jednego z płatnych planów.

Todoist

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się interfejsowi Trello, czas przyjrzeć się interfejsowi Todoist.

Pierwszą rzeczą, którą zobaczysz po otwarciu Todoist, jest lista rzeczy do zrobienia na dziś. Możesz dodać zadania do listy, klikając link „+Dodaj zadania”, który otwiera pole tekstowe u dołu strony. W tym obszarze możesz również ustawić termin wykonania zadania i poziom priorytetu. Zadania zostaną następnie wymienione w kolejności priorytetów.

Jedną z rzeczy, które naprawdę lubię w Todoist, jest możliwość ustawiania powtarzających się zadań. Możesz to zrobić, wpisując częstotliwość, na przykład „co dwa dni” lub powtarzający się czas, np. „Poniedziałki o 8 rano” w obszarze nazwy zadania. Po zakończeniu zadania termin zostanie zresetowany, automatycznie umieszczając to zadanie w odpowiednim dniu. Pamiętaj, że w danej chwili możesz zobaczyć tylko jedno wystąpienie zadania cyklicznego.

Inną rzeczą, o której należy pamiętać w przypadku terminów w Todoist, jest to, że są to naprawdę terminy „do zrobienia”. Jeśli ustawisz przyszły termin wykonania zadania, zadanie to zostanie automatycznie przeniesione na listę tego dnia. To sprawia, że ​​konieczne jest rozbicie projektów na najmniejsze części, aby można było nad nimi konsekwentnie pracować.

Możesz wyświetlić przyszłe listy rzeczy do zrobienia w dowolnym momencie, przechodząc do obszaru „Nadchodzące”. W tym miejscu możesz również przenieść zadania do nowych dat.

Projektowanie

Wszystko, co wymaga wykonania więcej niż jednego zadania, może zostać przekształcone w projekt. Są to zasadniczo foldery, w których można tworzyć powiązane zadania i zarządzać nimi, ale zapewniają one również kilka interesujących funkcji, których nie można używać w przypadku zwykłych zadań:

• Udostępnianie maksymalnie pięciu osobom na projekt w bezpłatnym abonamencie (więcej o planach płatnych; zobacz sekcję Ceny w tym artykule).
• Podzadania pozwalające na rozbicie jednej rzeczy do zrobienia na mniejsze zadania.
• Komentarze , aby osoby zaangażowane w zadanie mogły je omówić.

Te funkcje są pomocne przy organizowaniu bardziej złożonych projektów i współpracy z innymi członkami zespołu.

Trello vs Todoist: dodatki i integracje

Trello

Trello oferuje dziesiątki Power Upów, które mogą rozszerzyć funkcjonalność twoich tablic i kart. Można ich używać do dodawania do istniejących tablic takich rzeczy, jak śledzenie zestawów Pomodoro, zaawansowane narzędzia do zarządzania plikami i więcej narzędzi do współpracy. Można ich również używać do łączenia tablic Trello z popularnymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, HelpScout i Zapier. Możesz użyć tylu dopalaczy, ile chcesz, niezależnie od planu, na którym jesteś.

Pamiętaj, że wszystkie ulepszenia są dostępne dla użytkowników we wszystkich planach, ale niektóre doładowania innych firm mogą pobierać oddzielną opłatę subskrypcyjną.

Todoist

Todoist ma mniejszy zakres integracji, ale łączy się z różnymi narzędziami do śledzenia czasu i narzędziami komunikacyjnymi. Możesz również podłączyć go do Zapier, aby uzyskać opcje automatyzacji.

Warto zauważyć, że możesz również zintegrować Todoist z Trello. Dzięki temu możesz używać Trello jako narzędzia do zarządzania firmą, a Todoist jako osobistej listy rzeczy do zrobienia.

Trello kontra Todoist: ceny

Trello

Istnieją cztery plany Trello:

• Bezpłatny. To jest plan, który omówiłem w sekcji funkcji artykułu. Otrzymasz możliwość zapraszania nieograniczonej liczby użytkowników do swojego Workspace, do 10 tablic, 250 automatyzacji miesięcznie, cesjonariuszy i terminów, nieograniczone miejsce na dane oraz dostęp do aplikacji na iOS i Androida.
• Standard. Dostępne za 5 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane rocznie (6 USD/miesiąc w przypadku rozliczenia miesięcznego). Obejmuje wszystko w abonamencie bezpłatnym + nieograniczoną liczbę tablic, zaawansowane listy kontrolne, pola niestandardowe, 1000 automatyzacji miesięcznie, gości z jedną tablicą i zapisane wyszukiwania.
• Premia. Dostępne za 10 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane corocznie (12,50 USD miesięcznie w przypadku rozliczenia miesięcznego). Obejmuje wszystko w widoku Standardowy plan + pulpit nawigacyjny, widok osi czasu, widok kalendarza, widok kalendarza Workspace, nieograniczoną automatyzację, szablony na poziomie Workspace oraz różnorodne funkcje administracyjne i bezpieczeństwa.
• Przedsiębiorstwo. Ten plan cenowy działa na ruchomej skali, a koszt na pojedynczego użytkownika maleje wraz ze wzrostem liczby użytkowników. Zaczyna się od 17,50 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane rocznie (brak dostępnej miesięcznej wersji). Otrzymasz wszystko, od planu Premium + nieograniczonych obszarów roboczych, tablic w całej organizacji, uprawnień w całej organizacji, gości z wieloma tablicami, zarządzania tablicami publicznymi, uprawnień do załączników, administrowania dodatkami, a także bezpłatnego logowania jednokrotnego i przetwarzania użytkowników.

Pamiętaj, że wszyscy członkowie Workspace i goście korzystający z wielu tablic wliczają się w koszty rozliczeniowe, ale nie zostaniesz obciążony kosztami gości korzystających z pojedynczych tablic.

Todoist

Todoist oferuje trzy plany cenowe:

• Bezpłatny. To jest plan, na który patrzyłem w sekcji funkcji tego artykułu. Uzyskasz dostęp do podstawowych funkcji Todoist, pięciu projektów, pięciu współpracowników na projekt, przesłanych plików o wielkości 5 MB, trzech filtrów i tygodniowej historii aktywności.
• Zawodowiec. Dostępne za 3 USD/miesiąc, rozliczane rocznie (4 USD/miesiąc w przypadku rozliczenia miesięcznego). Dostaniesz wszystko w abonamencie Darmowy + do 300 aktywnych projektów, 25 współpracowników na projekt, przesyłanie plików 100 MB, 150 filtrów, przypomnienia, nieograniczoną historię aktywności, motywy i automatyczne kopie zapasowe.
• Biznes. Dostępne za 5 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane rocznie (6 USD/miesiąc w przypadku rozliczenia miesięcznego). Dostaniesz wszystko w planie Pro + 500 aktywnych projektów na użytkownika, 50 osób na projekt, skrzynkę odbiorczą zespołu, rozliczenia zespołu, role administratora i członka oraz priorytetowe wsparcie.

Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie z cennikiem Todoist.

Trello kontra Todoist: werdykt

W niektórych przypadkach możesz nawet użyć obu narzędzi. Na przykład możesz chcieć śledzić projekty grupowe i przypisywać zadania członkom zespołu w Trello, a następnie użyć Todoist, aby zaimportować zadania, które przydzieliłeś sobie do swoich nadchodzących list rzeczy do zrobienia.

Co myślisz o tych narzędziach? Jaka jest lepsza opcja dla Ciebie osobiście, Trello czy Todoist?