Dlaczego potrzebujesz planu tworzenia kopii zapasowych na wypadek katastrofy w mediach społecznościowych

Z pomocą przemyślanego planu ciągłości działania (BCP) w mediach społecznościowych wszelkie negatywne skutki katastrofy dla produktów Twojej firmy mogą zostać jak najszybciej złagodzone. Klęski żywiołowe, cyberataki i wojny można przetrwać dzięki planowaniu ciągłości. Czy jednak koniecznie trzeba być przygotowanym na kryzys w mediach społecznościowych? Media społecznościowe są naprawdę ważne w rozwoju Twojej firmy . W jakim stopniu będzie to kwestia dyskusyjna. Chociaż planowanie ciągłości działania (BCP) jest ważniejsze w przypadku klęski żywiołowej, takiej jak huragan niszczący fabryki lub globalna pandemia izolująca Cię od klientów, może być również przydatne w przypadku katastrofy PR w mediach społecznościowych. Powodem jest to, że możliwe jest skuteczne zmniejszenie etapów wymaganych w typowych scenariuszach, które obejmuje, aby poradzić sobie z tego typu problemem.

Przewodnik krok po kroku dotyczący opracowywania planu ciągłości działania

Istnieje wieloetapowy proces, przez który musi przejść większość firm w celu ustanowienia wiarygodnego BCP. Są one następujące:

• Podczas tej części analizy wpływu na biznes firma określi, które funkcje i zasoby są zależne od czasu, a które nie. (Więcej na ten temat będzie później.) W tej części procesu firma ma za zadanie określić i wdrożyć procedury niezbędne do przywrócenia podstawowych funkcji biznesowych.
• Należy ustanowić zespół ds. ciągłości. Ta grupa opracuje strategię radzenia sobie z zaistniałą przerwą. Wymagane jest szkolenie załogi ciągłości, która również musi zostać przetestowana. Ponadto ważne jest, aby każdy członek zespołu przeprowadził działania, które weryfikują plan i strategie.
• Firma może również uznać za pomocne opracowanie listy kontrolnej, która zawiera kluczowe elementy, takie jak informacje dotyczące kontaktów w nagłych wypadkach, listę zasobów, których może potrzebować zespół ciągłości, lokalizację danych kopii zapasowych i inne wymagane informacje oraz innych ważnych pracowników.

Oprócz przetestowania zespołu ds. ciągłości działania, organizacja powinna samodzielnie przetestować BCP. Powinien zostać poddany rygorystycznym testom, aby zagwarantować, że można go używać w wielu różnych niebezpiecznych okolicznościach. Pomoże to zidentyfikować wszelkie błędy w planie, które następnie można zlokalizować i naprawić po ich wykryciu.

Różnica między planem ciągłości działania w mediach społecznościowych a planem odzyskiwania po awarii

Zarówno plany ciągłości działania (BCP), jak i plany odzyskiwania po awarii (DRP) mają bardzo podobne cele; jednak ten ostatni jest bardziej skoncentrowany na technologii i infrastrukturze informatycznej (IT). BCP są bardziej wszechstronne i koncentrują się na całej firmie, w tym na łańcuchu dostaw i obsłudze klienta. W przeciwieństwie do planów odzyskiwania po awarii, plany ciągłości działania koncentrują się wyłącznie na minimalizowaniu czasu, w którym technologia jest niedostępna, i związanych z tym wydatków. Jedynymi osobami często zaangażowanymi w plany odzyskiwania po awarii są pracownicy IT, którzy ustalają i monitorują zasady. Z drugiej strony BCP mają zazwyczaj większą liczbę pracowników, którzy zostali przeszkoleni w zakresie odpowiednich procesów.

Znaczenie planu ciągłości działania

Firmy potrzebują planów ciągłości działania (BCP), aby zapewnić sobie możliwość kontynuowania działalności w przypadku jakiegokolwiek kryzysu, bez względu na to, jak duży lub mały. Planowanie ciągłości działania (BCP) ma na celu zapewnienie płynnego działania firm nawet w obliczu nieoczekiwanych przeszkód. Może to spowodować spadek rentowności z powodu utraty przychodów i/lub wzrostu kosztów. A ponieważ ubezpieczenie rzadko pokrywa wszystkie koszty, zwłaszcza gdy konsumenci uciekają przed konkurencją, firmy nie mogą polegać wyłącznie na nim.

Co powinien zawierać plan ciągłości działania?

Wszelkie potencjalne zagrożenia dla działalności firmy muszą być uwzględnione w każdym realnym planie ciągłości działania. Oprócz identyfikacji zagrożeń oraz ustanowienia zabezpieczeń i procesów radzenia sobie z nimi, plan powinien również szczegółowo określać, w jaki sposób wpłynie to na operacje. Skuteczność tych środków zapobiegawczych i protokołów operacyjnych należy zweryfikować poprzez rygorystyczne testy. Wreszcie, plan musi być często przeglądany, aby upewnić się, że pozostaje aktualny.

Definicja analizy wpływu na biznes

Przeprowadzenie analizy wpływu na ciągłość biznesową ma kluczowe znaczenie dla zbudowania BCP, ponieważ wskazuje negatywne konsekwencje przerwy w krytycznych działaniach i funkcjach firmy. Ponadto wykorzystuje dane do określenia, jakie rodzaje priorytetów i taktyk należy zastosować w procesie odzyskiwania. Dostępny jest dostarczony przez FEMA arkusz kalkulacyjny do obliczania wpływu operacyjnego i finansowego, który można wykorzystać w analizie ciągłości działania. Artykuły te zestawiają finansowe i funkcjonalne skutki utraty różnych operacji i funkcji firmy. Określono również, kiedy wystąpiłyby zidentyfikowane implikacje biznesowe w przypadku utraty funkcji lub procesu.

Aby ocenić prawdopodobieństwo i dotkliwość kryzysu w mediach społecznościowych,

Potrzebujesz Planowania Ciągłości Działania (BCP)

Udamy, że właśnie zacząłeś pracować nad zwiększeniem widoczności swojej firmy w Internecie za pomocą mediów społecznościowych. Masz nadzieję na zwiększenie liczby klientów i sieci za pośrednictwem mediów społecznościowych. Jednak robiąc to, powinieneś być świadomy i przygotowany na wszelkie potencjalne zagrożenia związane z tym sposobem komunikacji. Taktyki oczerniania, wściekli klienci z powodu wadliwej linii produktów i chęć anulowania w wyniku postrzeganej zniewagi to przykłady.

Planowanie ciągłości działania pozwala przewidzieć zagrożenia dla Twojej obecności w mediach społecznościowych i ocenić dotkliwość ich możliwego wpływu na zdolność firmy do utrzymania się na rynku. Pojedynczy niezadowolony pracownik ujawniający zawstydzające dane na ogół nie wystarczy, aby spowodować ogromne zakłócenia w Twoim rozwoju, ale jeśli kilku wybitnych wpływowych osób w Twojej branży ogłosi swoje poparcie dla nich, możesz być świadkiem dużego protestu w mediach społecznościowych i sprawy bojkotu konsumenckiego.

Z pomocą BCP możesz opracować niezawodny plan radzenia sobie z kryzysem w mediach społecznościowych

Ponieważ istnieje zbyt wiele potencjalnych zagrożeń dla obecności w mediach społecznościowych, aby jedna osoba mogła je skutecznie monitorować i zarządzać nimi, konieczne będzie ustanowienie spójnego protokołu radzenia sobie z nimi, co można ułatwić, stosując wiodące w branży oprogramowanie, takie jak Continuity2. W takim podejściu każdy pracownik Twojej firmy może szybko zorientować się w sytuacji i podjąć odpowiednie działania. Na przykład w przypadku kryzysu w mediach społecznościowych osoba odpowiedzialna za Twoją stronę prawdopodobnie nie będzie również odpowiedzialna za reagowanie na kryzys. Znając protokoły na pamięć, mogą dostrzec wczesne oznaki ogromnej katastrofy PR i natychmiast zawiesić ich regularne publikowanie. Ponieważ już są źli, kontynuowanie, jak zwykle, tylko sprawi, że staną się bardziej źli, jeśli będziesz zachowywać się tak, jakby nic się nie wydarzyło. Założą, że wybierasz zignorowanie problemu. Dzięki BCP o włos uniknąłeś kłopotliwej sytuacji.

Najlepsze plany reagowania kryzysowego pomagają dowiedzieć się, jak radzić sobie z krachem w mediach społecznościowych

Najlepsze możliwe środki zaradcze problemu można następnie określić za pomocą ustalonego standardowego podejścia do reagowania. Twoja firma została właśnie skrytykowana za strategię marketingową, którą niektórzy uważają za obraźliwą. Przewidywany wynik jest taki, że użytkownicy mediów społecznościowych są wściekli, a ich posty przyciągają uwagę. Prawdziwa reakcja BCP zaczęłaby się od usunięcia obraźliwego materiału, publicznych przeprosin i obietnicy wdrożenia środków zapobiegających ponownemu wystąpieniu.

Następnym krokiem jest wszczęcie wewnętrznego dochodzenia w dziale marketingu w celu zidentyfikowania osoby lub osób odpowiedzialnych za te działania, a radca prawny oceni ewentualną odpowiedzialność. Przejrzystość jest niezbędna przy rozwiązywaniu problemów z mediami społecznościowymi. Aby odzyskać zaufanie słuchaczy, musisz być całkowicie otwarty i szczery. Tylko w ten sposób można naprawić szkodę dla swojej wiarygodności i uspokoić krytyków. Opinia publiczna nie jest zainteresowana chwytami PR, ale szczerymi wyjaśnieniami. Nie przepraszaj zbytnio podczas interakcji ze swoimi obserwatorami, ponieważ może to doprowadzić ich do błędnej oceny powagi sytuacji.

Wniosek

W dzisiejszych czasach żadna firma nie może sobie pozwolić na ignorowanie znaczenia planowania awaryjnego w nagłych sytuacjach biznesowych. Może to oznaczać różnicę między skutecznym i nieudanym rozwiązaniem kryzysu w mediach społecznościowych, a także pomocą w odbudowie po klęsce żywiołowej lub cyberataku. Najlepszym sposobem radzenia sobie z kryzysem w mediach społecznościowych jest przewidzenie go i podjęcie działań zapobiegawczych z wyprzedzeniem. Miejmy nadzieję, że czas i energia poświęcona na planowanie awaryjne opłaci się i pomoże ci uciec od tej katastrofy w mediach społecznościowych z większą wiedzą i, kto wie, może nawet większym zaufaniem ze strony odbiorców. Baw się dobrze!