Kompletny przewodnik po rachunkowości WooCommerce dla początkujących

Próbujesz skonfigurować działający system księgowy WooCommerce dla swojego sklepu internetowego? Chociaż księgowość nie jest walką dla wielu właścicieli sklepów WooCommerce, jest to żmudna, ale niezbędna praca. Dzięki niemu dowiesz się, ile pieniędzy zarabiasz jako firma.

System księgowy wysokiej jakości zapobiegnie również problemom prawnym. Na szczęście dobry system księgowy WooCommerce jest łatwy do skonfigurowania.

Dlaczego księgowość jest ważna dla firm korzystających z WooCommerce ?

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz za pośrednictwem Amazon FBA, czy we własnym sklepie za pomocą platformy WooCommerce lub Shopify, ważne jest, aby znać swoje liczby. Jest to niezbędne, jeśli chcesz prowadzić dochodowy i zrównoważony biznes.

Większość właścicieli sklepów śledzi swoje największe przychody. Jednak te finansowe KPI są tak samo ważne, jak decydują o kondycji Twojej firmy:

• Zysk: reszta po przychodach i kosztach operacyjnych
• Przychodzące przepływy pieniężne: ilość pieniędzy, która co miesiąc wpływa do firmy
• Wychodzące przepływy pieniężne: ilość pieniędzy, która co miesiąc wychodzi z firmy
• Koszty operacyjne: wszystkie koszty prowadzenia firmy, w tym wynagrodzenia pracowników
• Aktywa: co posiada firma
• Pasywa: każdy dług lub pożyczka zaciągnięta przez firmę
• Koszt pozyskania klienta (CAC)
• Koszt sprzedanych towarów (KWS)

Na przykład niektóre firmy mają kłopoty, gdy zbytnio skupiają się na przychodach i zyskach, ale niewystarczająco na cyklu przepływów pieniężnych. W rezultacie firmy mają trudności z uzyskaniem listy płac lub zakupem wystarczającej ilości zapasów, mimo że są technicznie opłacalne.

Jak skonfigurować wysokiej jakości system księgowy dla sklepów WooCommerce ?

Połącz WooCommerce z oprogramowaniem księgowym

Dobra platforma księgowa ma obszerną listę funkcji, dzięki czemu każda transakcja przesłana przez Twój sklep WooCommerce jest rejestrowana i gotowa na przyszłe raporty.

Znalezienie takiej platformy księgowej to pierwszy krok w tworzeniu obiegu księgowego dla sklepów WooCommerce. Niektórzy zapewniają nawet bezpłatną wtyczkę lub rozszerzenie, aby usprawnić proces.

Dlatego celem jest nie tylko znalezienie renomowanej platformy księgowej, ale także takiej z realną wtyczką i procesem synchronizacji.

Poniżej przedstawiamy jedne z najlepszych programów księgowych dla WooCommerce:

Synchronizacja WooCommerce dla QuickBooks Online

Ta wtyczka integruje Twój sklep WooCommerce z jednym z najpopularniejszych narzędzi księgowych dla firm dowolnej wielkości — QuickBooks Online. Zapewnia synchronizację w czasie rzeczywistym numerów zapasów, produktów i sprzedaży.

Wystarczy połączyć go z kontem bankowym, aby śledzić wydatki i korzystać z globalnej obsługi podatkowej i walutowej QuickBooks, aby rejestrować wszystkie podatki i transakcje z dowolnego miejsca.

Xero

Xero to kolejne renomowane oprogramowanie księgowe, które ma rozszerzenie WooCommerce. Rozszerzenie robi wszystko, od uzgadniania transakcji na koncie bankowym po sprawdzanie zapasów i śledzenie listy płac.

Wspaniałą rzeczą jest to, że wszystkie dane dotyczące podatków, produktów i dostaw są płynnie przesyłane do Xero bezpośrednio z WooCommerce.

Szybkie Książki

Kiedy większość ludzi spotyka się z terminem „oprogramowanie księgowe dla małych firm”, prawdopodobnie myśli o QuickBooks. Intuit wprowadził produkt 20 lat temu. Stała się jedną z najpopularniejszych i najszerzej stosowanych platform do zarządzania finansami na świecie. Ich jedynym prawdziwym konkurentem jest Xero.

QuickBooks jest obecnie używany przez ponad 80% wszystkich małych firm. Wiele małych i średnich firm docenia go jako cenny zasób. QuickBooks może służyć do spełnienia wymagań dotyczących księgowości, raportowania i fakturowania. Zapewnia również szereg dodatków do przetwarzania kart kredytowych, śledzenia zapasów i przetwarzania płac.

Należy pamiętać, że QuickBooks i WooCommerce nie są bezpośrednio połączone. Rozszerzenia innych firm są wymagane do ukończenia integracji.

To zadanie można wykonać, korzystając z różnych zasobów. Znajomość różnic w przekazywaniu danych przez WooCommerce i QuickBooks to pierwszy krok w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy.

Połączenie między WooCommerce i QuickBooks jest możliwe dzięki MyWorks, Zapier i innym wtyczkom innych firm. Integracja może być tak prosta, jak integracja informacji o sprzedaży, lub tak złożona, jak aktualizowanie zapasów w czasie rzeczywistym, w miarę pojawiania się zmian. Wybrana wtyczka lub rozszerzenie powinny być dostosowane do potrzeb Twojej firmy.

Będziesz potrzebować aktywnego konta QuickBooks, które można zintegrować ze sklepem WooCommerce, zanim będziesz mógł nawiązać jakikolwiek rodzaj połączenia. QuickBooks Online to doskonałe rozwiązanie dla wielu małych firm.

Jest to oparte na chmurze rozwiązanie do śledzenia klientów, wydatków, dochodów i transakcji sprzedaży. QuickBooks Online może być również używany do zarządzania zapasami, fakturami, zakupami i wieloma innymi. Ceny zaczynają się od 20 USD miesięcznie, co czyni go bardzo przystępnym zasobem.

Integracje QuickBooks i WooCommerce komunikują się i wysyłają informacje tam i z powrotem na różne sposoby: Integracje dla One-Way Transfer i Two-Way Sync

Wiedza o tym, co jest ważne dla Twojej firmy, pomoże Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie QuickBooks. Firma jednoosobowa lub mała firma rozpoczynająca działalność może wymagać tylko wtyczki jednokierunkowej z niewielką jednorazową opłatą, aby zamówienia WooCommerce były automatycznie publikowane w QuickBooks.

Większe organizacje lub firmy o dużej liczbie zamówień mogą wymagać dwukierunkowej integracji, aby zapewnić jak najaktualniejsze dane. Jest to przydatna funkcja, ale często wiąże się z kosztami w postaci miesięcznych opłat za te usługi.

Świeże Książki

FreshBooks to kolejna wtyczka księgowa WooCommerce, która może automatycznie łączyć się z Twoją witryną WooCommerce.

Możesz użyć FreshBooks do automatycznego generowania faktur za każdym razem, gdy zamówienie zostanie złożone w Twojej witrynie WooCommerce. Konto klienta zostanie utworzone, a wszelkie płatności dokonane na to konto zostaną zarejestrowane.

Ponadto możesz wybrać konta, które chcesz połączyć z FreshBooks na podstawie źródła zamówienia, statusu realizacji lub statusu płatności. Opcje zaawansowane zapewniają większą kontrolę nad integracją kont.

Możesz również automatycznie mapować kody podatkowe do FreshBooks. Produkty w zamówieniach internetowych WooCommerce generują nowe pozycje na Twoim koncie FreshBooks.

Możesz wyznaczyć konkretne konto rozliczeniowe dla płatności lub przypisać różne obecnie akceptowane metody płatności.

Gdy produkty są aktualizowane lub tworzone w sklepie WooCommerce, produkty można również tworzyć na koncie FreshBooks.

WooCommerce Zapier

Rozszerzenie WooCommerce Zapier to alternatywa dla tych, którzy korzystają już z platformy księgowej oprócz QuickBooks czy Xero.

Zapier działa jako uniwersalny integrator, który łączy Twój sklep WooCommerce z dowolnym oprogramowaniem księgowym, które nie ma oficjalnego rozszerzenia/wtyczki WooCommerce.

Oprócz księgowości, integracja WooCommerce Zapier może również zautomatyzować inne aspekty Twojego sklepu WooCommerce, takie jak marketing, obsługa klienta, śledzenie zamówień i inne.

Skonfiguruj śledzenie i raportowanie ważnych danych.

Idealnie, jednym kliknięciem platforma księgowa zacznie synchronizować dane sprzedażowe i umieszczać je w odpowiednich kolumnach oraz raportach śledzących.

Powinieneś jednak również śledzić inne kluczowe wskaźniki, aby zobaczyć, jak Twój sklep WooCommerce postępuje w czasie i łatwiej tworzyć raporty w przyszłości.

Raporty księgowe WooCommerce pomagają zachować kontrolę nad Twoimi finansami. Możesz również wysłać je do interesariuszy, którzy muszą sprawdzić stabilność finansową Twojej firmy. Wreszcie, być może będziesz musiał ponownie przeczytać te raporty przed upływem terminu podatkowego.

Skonfiguruj stawki podatku WooCommerce

Chociaż oprogramowanie księgowe wykonuje wiele pracy, aby zsynchronizować przychody i wydatki, nadal odpowiadasz za inny ważny obszar: podatki. Potrzebujesz ich, aby zachować zgodność z prawem i upewnić się, że nie będziesz musiał płacić kar, gdy nadejdzie sezon podatkowy.

Krótko mówiąc, jeśli nie skonfigurujesz reguł podatkowych w swoim sklepie WooCommerce, Twoja firma nie przetrwa długo, ponieważ faktury szybko się piętrzą.

Dodatkowo dokładna kalkulacja podatków pozwala na lepsze raportowanie w oprogramowaniu księgowym. Płatności te są klasyfikowane jako podatki i mogą zostać odłożone, aby zapłacić rządowi, gdy nadejdzie czas.

Ponieważ temat jest skomplikowany, napisaliśmy już artykuł dotyczący stawek podatkowych WooCommerce, który zdecydowanie powinieneś sprawdzić!

Alternatywnie istnieją wtyczki podatkowe — od prostych, małych kalkulatorów podatkowych dla firm po bardziej złożone organizatory podatków eCommerce — do wykorzystania.

Przykładem jest TaxJar. Ta bezpłatna wtyczka bezproblemowo integruje się z WooCommerce i pobiera stawki podatkowe w czasie rzeczywistym z różnych lokalizacji. Dlatego nie musisz znać stawek podatkowych w swoim regionie.

Ponadto TaxJar oferuje zaawansowane raportowanie, automatyczne składanie i obliczanie podatków w czasie rzeczywistym, które informują o osiągnięciu progów podatkowych w każdym z Twoich regionów.

Najważniejsze wskazówki dotyczące księgowości WooCommerce

Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych praktyk księgowych i księgowych dla sklepów WooCommerce, których należy przestrzegać.

Utwórz miesięczny proces księgowy

Potrzebujesz dokładnych danych finansowych, jeśli chcesz podejmować decyzje oparte na danych. Oznacza to budowanie miesięcznego procesu (najlepiej co tydzień, jeśli sprzedajesz wiele przedmiotów), aby księgowy aktualizował plan kont.

Przejdź na rachunkowość memoriałową

Istnieją dwie formy rachunkowości: rachunkowość kasowa i rachunkowość memoriałowa. Ten pierwszy sprawdza się dobrze, gdy dopiero zaczynasz lub prowadzisz prostą, małą firmę.

Jeśli jednak masz sklep WooCommerce, w którym zwykle obserwujesz skoki sprzedaży — na przykład w okresie świątecznym, powinieneś przełączyć się na rachunkowość memoriałową.

Rachunkowość memoriałowa oznacza, że ​​przychody i wydatki są rejestrowane na wykresie konta w momencie ich zarobienia, a nie wtedy, gdy pieniądze przychodzą lub opuszczają konto bankowe.

Użyj wtyczki do zarządzania zapasami dla swojego sklepu WooCommerce

Jeśli masz więcej niż tuzin jednostek SKU, inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania zapasami, które synchronizuje się z Twoim oprogramowaniem księgowym, pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i bólu głowy. Dzieje się tak, ponieważ możesz go również używać do prognozowania zapasów, obliczania spadku zapasów itp., Oprócz śledzenia zapasów.

Poznaj swoje terminy podatkowe

Terminy podatkowe różnią się w zależności od lokalizacji Twojej firmy. Powinieneś o nich pamiętać, jeśli chcesz uniknąć potencjalnych kar i kontroli.

Spójrzmy na USA jako przykład. Tradycyjnie Dzień Podatkowy przypada tutaj 15 kwietnia. Każdy rok ma swój własny wydłużony termin składania zeznań podatkowych, który można znaleźć w Internecie, jeśli istnieje jakikolwiek powód spóźnienia.

Ponadto jako właściciel firmy być może będziesz musiał zapłacić szacunkowe podatki. Chociaż nie zawsze jest to wymagane, większość jednoosobowych właścicieli, spółek osobowych, korporacji i S-Corps ma wymagania dotyczące płatności.

Skonfiguruj panel finansowy

Zrównoważony sposób na prowadzenie firmy (i zachowanie zdrowia psychicznego) polega na zbudowaniu finansowego pulpitu nawigacyjnego ze wszystkimi niezbędnymi finansowymi wskaźnikami KPI, które pokazują kondycję Twojej firmy.

Jeśli śledzisz swoją księgowość i przeglądasz ten pulpit co najmniej raz w tygodniu, zawsze będziesz na bieżąco z tym, jak radzi sobie Twoja firma.

Ostatnie przemyślenia na temat księgowości WooCommerce

Świat podatków i księgowości nie zawsze jest zabawny. Ale najlepszym rozwiązaniem jest prawidłowe skonfigurowanie procesu księgowania WooCommerce od samego początku. Więc nigdy nie będziesz musiał się martwić przerażającymi niespodziankami ze strony rządu.

Zatrudnij księgowego, zsynchronizuj dane sprzedaży z wysokiej jakości oprogramowaniem księgowym WooCommerce i zapewnij regularne generowanie raportów.

Na koniec znajdź więcej sposobów na ulepszenie swojego sklepu WooCommerce i jego przepływu pracy, zapoznając się z naszą kolekcją najlepszych darmowych wtyczek WooCommerce.