Integracja QuickBooks WooCommerce: kompleksowy przewodnik

Wstęp

Jeśli jesteś właścicielem sklepu WooCommerce, wiesz, że śledzenie swoich finansów może być wyzwaniem. Ale czy wiesz, że dostępne są narzędzia ułatwiające ten proces? Jedną z takich opcji jest QuickBooks, oprogramowanie księgowe zaprojektowane, aby pomóc małym firmom zarządzać ich finansami.

Korzystając z rozszerzenia integracji QuickBooks dla swojej witryny, możesz skutecznie śledzić zapasy i analizować dane sprzedaży. Ale w jaki sposób te dwa narzędzia programowe integrują się i co to dokładnie oznacza dla Ciebie jako sprzedawcy?

Ten samouczek wyjaśni, jak zintegrować WooCommerce z QuickBooks. Omówimy, czym jest oprogramowanie księgowe, korzyści płynące z integracji tych dwóch programów i wyjaśnimy, dlaczego nasze rozszerzenie jest najlepszym dostępnym narzędziem do integracji QuickBooks. Jeśli więc chcesz zacząć, czytaj dalej!

Jak działa WooCommerce z QuickBooks?

QuickBooks to oprogramowanie przeznaczone dla małych firm, które pomaga śledzić transakcje finansowe, wysyłać faktury, odbierać płatności i tworzyć raporty. Oto jak to działa.

Gdy klient dokona zakupu lub darowizny w Twoim sklepie WooCommerce i użyje swojej karty kredytowej, informacje o transakcji są wysyłane do jego banku. W końcu jest kierowany do procesora kart kredytowych w celu weryfikacji. W tym miejscu pojawia się połączenie między WooCommerce a QuickBooks: jednym z tych procesorów jest Intuit, twórca QuickBooks.

Innymi słowy, zakup lub darowizna klienta ze sklepu WooCommerce wysyła te informacje do QuickBooks za pośrednictwem zewnętrznego procesora, Intuit.

Kiedy WooCommerce wysyła dane do QuickBooks, są one w formacie .QBO. Informacje są następnie zapisywane na koncie klienta w oprogramowaniu i aktualizowane w miarę finalizowania transakcji kartą kredytową i odsyłania ich z powrotem za pośrednictwem Intuit. Jeśli klient korzysta z wyciągu bankowego lub innych usług raportowania związanych z wystawcą karty kredytowej, aby śledzić status swoich transakcji, raporty te nie będą zawierać żadnych informacji o Twoim sklepie WooCommerce. Tylko QuickBooks zarejestruje dla nich te informacje.

Proces działa też w drugą stronę. Kiedy musisz zaktualizować rekordy zamówienia lub płatności klienta w WooCommerce po jego powrocie z QuickBooks, musisz użyć wtyczki Intuit. Ta wtyczka połączy oba programy, dzięki czemu będziesz mógł wysyłać zaktualizowane informacje z WooCommerce do QuickBooks.

Korzyści z integracji QuickBooks z WooCommerce

Istnieje wiele korzyści z jednoczesnego korzystania z WooCommerce i QuickBooks. Przyjrzyjmy się im:

Oszczędza czas

Ponieważ to oprogramowanie jest zintegrowane, umożliwia wprowadzanie i aktualizowanie wszystkich danych w jednym miejscu. Nie ma potrzeby przełączania się między różnymi platformami i wielokrotnego ręcznego wprowadzania tych samych danych (lub, co gorsza, jednego systemu). Oszczędza to czas zarówno dla użytkownika, jak i księgowego / księgowego, ponieważ QuickBooks może uzgadniać dane finansowe między sobą, WooCommerce i innym oprogramowaniem księgowym.

Zmniejszona szansa na błąd ludzki

Wprowadzanie danych jest dwojakie, gdy te dwa systemy są połączone. W jednym programie dane są bezpośrednio wprowadzane do QuickBooks lub WooCommerce, a w drugim są weryfikowane. To sprawia, że ​​popełnienie błędu podczas wprowadzania danych jest trudniejsze, ponieważ kciuki będą skrzyżowane, że wszystko jest w porządku! Po dokonaniu tego wstępnego wpisu łatwiej jest zaktualizować.

Konfiguracja jest szybka i łatwa

Konfiguracja WooCommerce i QuickBooks dla tego typu integracji jest szybka, łatwa i bezbolesna. Po skonfigurowaniu interfejsu API do pracy z QuickBooks obaj mają już ustanowione połączenie, które musisz tylko potwierdzić. Od tego momentu możesz natychmiast wprowadzać aktualizacje. Oznacza to, że użytkownicy mogą mieć więcej czasu na robienie tego, co kochają, a mniej na naukę obsługi oprogramowania księgowego.

Promuje doskonałą księgowość i księgowość

Wreszcie, gdy WooCommerce i QuickBooks są używane razem, usprawnia zarówno procesy księgowe, jak i księgowe (i czyni je łatwiejszymi w zarządzaniu). Ponieważ wszystko odbywa się w jednym miejscu przy użyciu dwóch systemów, które już dobrze ze sobą współpracują, nie ma już potrzeby przełączania się między różnymi platformami lub wielokrotnego ręcznego wprowadzania tych samych danych. Oszczędza to czas, redukuje błędy ludzkie i sprawia, że ​​księgowość jest prostsza (i mniej frustrująca).

Metody integracji QuickBooks

Transfery danych mogą odbywać się za pomocą jednokierunkowej lub dwukierunkowej integracji danych, w zależności od używanej wtyczki.

Jednokierunkowa integracja danych

Jednokierunkowa integracja danych ma miejsce, gdy jedna firma, powiedzmy QuickBooks, przypisuje unikalny identyfikator firmie otrzymującej informacje. Wszelkie zmiany wprowadzone przez QuickBooks w rekordach klientów są natychmiast aktualizowane w innym systemie (np. w oprogramowaniu do zarządzania firmą).

Dwukierunkowa integracja danych

Dwukierunkowa integracja danych ma miejsce, gdy QuickBooks aktualizuje zarówno swój system, jak i drugi system (np. oprogramowanie do zarządzania firmą) jednocześnie, wykorzystując dwukierunkowy model udostępniania informacji. Obie firmy muszą używać tych samych unikalnych identyfikatorów do śledzenia klientów, aby osiągnąć sukces.

QuickBooks udostępnia kilka dodatków, które mogą pomóc w integracji danych z innego oprogramowania do zarządzania firmą, takiego jak Salesforce, Microsoft Dynamics i NetSuite.

Ogólnie rzecz biorąc, dwukierunkowa integracja danych jest bardziej korzystna niż integracja jednokierunkowa. Zapewnia wyższy wskaźnik dokładności, ponieważ można automatycznie aktualizować oba systemy jednocześnie. Ponadto ogranicza pracę ręczną, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego.

Jak zintegrować WooCommerce z QuickBooks

Integracja WooCommerce z QuickBooks to doskonały sposób na aktualizowanie dokumentacji księgowej i szybkie uzgadnianie kont. Przyjrzyjmy się, jak można osiągnąć tę integrację za pomocą wtyczki QuickBooks Sync for WooCommerce firmy MyWorks.

Krok 1: Pobieranie i instalacja

Najpierw musisz przejść do pulpitu WordPress i przejść do Wtyczki> Dodaj nowy. W polu wyszukiwania słów kluczowych wprowadź nazwę wtyczki, w tym przypadku „QuickBooks Sync for WooCommerce”. Po jego zidentyfikowaniu przejdź do instalacji i aktywacji, uważnie wykonując wszystkie kroki.

Krok 2: Utwórz konto w MyWorks

Będziesz potrzebować konta w MyWorks, aby połączyć ostatnio zainstalowaną wtyczkę z kontem QuickBooks. Udaj się na oficjalną stronę MyWorks i załóż konto.

Krok 3: Zweryfikuj klucz licencyjny

Następnie pod zakładką „Plany” w panelu MyWorks znajduje się kod licencyjny powiązany z wtyczką pomocniczą platformy w WooCommerce. Wybierz plan, na który jesteś zarejestrowany i skopiuj ten kod klucza licencyjnego.

Teraz wróć do pulpitu WordPress, przejdź do MyWorks Sync > Połączenie i wklej skopiowany kod. Naciśnij przycisk „Enter”, aby aktywować licencję.

Aby kontynuować, przewiń stronę w dół i kliknij „Połącz z QuickBooks Online”.

Krok 4: Połącz MyWorks z QuickBooks Online

Teraz musisz zalogować się na swoje konto QuickBooks. Jeśli go nie masz, zawsze możesz utworzyć konto, odwiedzając oficjalną stronę QuickBooks. Na pulpicie MyWorks kliknij przycisk „Połącz z QuickBooks”.

Otworzy się wyskakujące okienko z prośbą o autoryzację połączenia MyWorks z Twoim internetowym kontem QuickBooks. Kliknij przycisk „Połącz”, aby rozpocząć proces łączenia. Po udanym połączeniu nazwa Twojej firmy zarejestrowana w QuickBooks będzie widoczna w połączeniu QuickBooks.

Krok 5: Połącz WooCommerce z QuickBooks Online

Po pomyślnym połączeniu MyWorks z QuickBooks Online przewiń w dół do sekcji „POŁĄCZENIE SZYBKIE KSIĄŻKI” (na tej samej stronie) i skopiuj wygenerowany token dostępu. Następnie wróć do pulpitu WordPress, kliknij MyWorks Sync > Połączenie i wklej token dostępu w podanym polu „Wprowadź token dostępu”. Kliknij przycisk „Zapisz”, aby kontynuować. Strona załaduje się ponownie i zobaczysz, że WooCommerce jest pomyślnie połączony z QuickBooks Online.

Łatwe i proste kroki do naśladowania, prawda? W tym momencie z powodzeniem zintegrowałeś WooCommerce z QuickBooks. Możesz teraz sprawdzić, jakie funkcje QuickBooks ma do zaoferowania Twojej firmie.

Ogólny

WooCommerce współpracuje z oprogramowaniem księgowym QuickBooks, aby umożliwić firmom zarządzanie zapasami i sprzedażą. Dzięki w pełni zintegrowanemu rozwiązaniu do zarządzania produktami i zamówieniami firmy mogą teraz zobaczyć szeroki obraz.

Integracja WooCommerce z QuickBooks może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. A za pomocą wtyczki MyWorks możesz użyć zautomatyzowanych procesów do połączenia dwóch aplikacji.

Podsumowując, korzystanie z WooCommerce z QuickBooks jest niezbędne dla biznesu. Właściciele sklepów mogą zoptymalizować działalność dzięki w pełni zintegrowanemu rozwiązaniu do zarządzania produktami i zamówieniami. Za pomocą wtyczki MyWorks detaliści mogą zautomatyzować proces eksportu i importu produktów między WooCommerce a QuickBooks.

Doszliśmy do końca tego artykułu. Dziękuję za poświęcenie czasu na przeczytanie tego. Jeśli potrzebujesz profesjonalnych usług WordPress, nie wahaj się z nami skontaktować. Możesz również sprawdzić naszą stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach.