WooCommerce: 6 wskazówek dotyczących podatków i księgowości, aby zaoszczędzić czas w tym sezonie podatkowym

Opublikowany: 2019-10-22

Jeśli sama myśl o sezonie podatkowym przyprawia cię o ból głowy, nie jesteś sam. W rzeczywistości 60 procent właścicieli małych firm nie ma pewności co do swojej wiedzy z zakresu rachunkowości (Small Business Report – Accounting).

Rozumiemy to uczucie – zbliża się sezon podatkowy, a ty gorączkowo próbujesz zsumować i skategoryzować wszystkie te pudełka po butach pełne paragonów. A może nie jesteś nawet całkowicie pewien sytuacji finansowej swojej firmy, ponieważ nie śledziłeś dokładnie swoich zamówień/sprzedaży.

Niezależnie od tego, czy spóźniasz się z księgowością, nie masz pewności, jaki jest dochód Twojej firmy, czy po prostu chcesz zaoszczędzić czas i bóle głowy związane z sezonem podatkowym, ten przewodnik jest dla Ciebie.

Zebraliśmy nasze najlepsze wskazówki dotyczące księgowości WooCommerce, aby zaoszczędzić czas w tym sezonie podatkowym (i co roku później…)

Gotowy do nurkowania?

1. Spotkaj się z księgowym, aby ustalić swoje liczby i daty

Nasza pierwsza wskazówka może Cię nie zaskoczyć, ale spotkanie z księgowym jest na wagę złota. Otrzymasz odpowiedzi na wszystkie ważne pytania, otrzymasz spersonalizowane rekomendacje i wiele więcej. Nawet jedno spotkanie może każdego roku zaoszczędzić duże liczby. Ponadto księgowy pomoże Ci upewnić się, że przestrzegasz wszystkich zasad i przepisów.

Jeśli potrzebujesz więcej przekonywania – kwota, którą wydajesz na księgowego, to koszt prowadzenia działalności gospodarczej!

Księgowy jest dla zdrowia Twojej firmy tym, czym lekarz dla zdrowia człowieka. Będą mogli ocenić kondycję finansową Twojej firmy, powiedzieć, co działa, a co nie, a także udzielić wskazówek i sugestii. Sugerujemy spotkanie z jednym co najmniej raz w roku, tak jak (miejmy nadzieję) robisz to podczas corocznych badań kontrolnych.

Masz już księgowego? Idealny! Jeśli nie, proponujemy poszukać księgowego, który zna się na biznesie e-commerce. Firmy e-commerce mają swoje własne szczególne zasady i sytuacje, a wyspecjalizowany księgowy będzie w stanie lepiej pomóc w prowadzeniu księgowości.

Oto kilka wskazówek, jak znaleźć księgowego:

  • Zapytaj innych ludzi biznesu e-commerce o ich księgowych
  • Znajdź najbliższego doradcę QuickBooks Pro https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
  • Sporządź listę kandydatów i zadaj każdemu zestaw pytań

Po znalezieniu księgowego przygotuj wszystkie pytania z wyprzedzeniem. Dzięki temu będziesz mógł w pełni wykorzystać swoje spotkanie.

Pytania do księgowych:

Poniżej znajduje się kilka pytań, które możesz zadać księgowemu, aby upewnić się, że są one odpowiednie dla Twojej firmy. Pamiętaj, że jako właściciel sklepu eCommerce musisz znaleźć księgowego, który zna Twój model biznesowy i może reprezentować Cię we wszystkich stanach, w których prowadzisz działalność.

  1. Jakie są twoje opłaty?
  2. Jakie usługi świadczycie?
  3. Czy znasz biznesy e-commerce?
  4. Czy możesz mi doradzić zasady obowiązujące we wszystkich stanach, w których prowadzę działalność?
  5. Czy możesz wyjaśnić swoją filozofię podatkową i priorytety planowania podatkowego?

2. Użyj oprogramowania księgowego

Jeśli nie korzystasz jeszcze z oprogramowania księgowego, ta wskazówka może całkowicie zmienić sposób, w jaki prowadzisz działalność. Platformy takie jak QuickBooks działają jak Twój osobisty księgowy, biorąc wszystko, co im powiesz, a następnie wykonując za Ciebie całą pracę księgową. To tak, jakby mieć osobistego księgowego, który pracuje 10 razy szybciej za mniej niż 1/10 ceny.

Oto kilka funkcji oferowanych przez większość platform księgowych:

  • Zarządzanie przepływami pieniężnymi
  • Fakturowanie i sprzedaż
  • Śledzenie wydatków
  • Raporty księgowe
  • Księgowość w chmurze

Te funkcje pozwolą Ci łatwo śledzić wszystkie wydatki (nie ma już pudełek po butach pełnych paragonów!), kategoryzować wydatki, zarządzać przepływem środków pieniężnych i monitorować kondycję firmy.

Jednym z głównych powodów, dla których tak bardzo kochamy te platformy, jest to, że ułatwiają wszystko. Nie musisz już posiadać zaawansowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, aby ocenić kondycję finansową swojej firmy.

W zależności od używanej platformy wprowadzanie danych, takie jak śledzenie wydatków, może być tak proste, jak zrobienie zdjęcia paragonu lub po prostu podłączenie karty kredytowej do aplikacji w celu śledzenia transakcji. Pod koniec roku możesz z łatwością sporządzić raport o wszystkich wydatkach biznesowych, aby zmaksymalizować korzyści związane z oszczędnościami podatkowymi.

Platforma księgowa nr 1 i nasza najlepsza rekomendacja to QuickBooks, ale z pewnością są dostępne inne alternatywy. QuickBooks oferuje kilka różnych planów i poziomów, więc możesz wybrać plan, który najbardziej Ci odpowiada.

Aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, możesz użyć QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks, aby połączyć swój sklep WooCommerce bezpośrednio z QuickBooks. Ta platforma synchronizacji automatycznie pobierze wszystkich Twoich klientów, sprzedaż, płatności, podatki i opłaty transakcyjne oraz skategoryzuje Twoje dane na odpowiednie konta w QuickBooks. Oznacza to, że nigdy nie będziesz musiał tracić czasu na ręczne wprowadzanie lub dostosowywanie danych — po prostu zobaczysz je w QuickBooks.

Jeśli połączysz swój sklep WooCommerce, konto bankowe i kartę kredytową z QuickBooks, około 95% pracy księgowej będzie wykonywanych automatycznie.

A jeśli poświęcisz czas na skonfigurowanie kont COGS w QuickBooks, będziesz nawet w stanie śledzić koszt sprzedawanych produktów.

Aby zsynchronizować WooCommerce i QuickBooks, wystarczy wykonać następujące czynności:

  1. Załóż konto w MyWorks
  2. Zainstaluj ich wtyczkę pomocniczą na swojej stronie
  3. Połącz z QuickBooks
  4. Sprawdź ustawienia i mapowanie danych
  5. Opcjonalnie: zsynchronizuj sprzedaż historyczną z QuickBooks

I to wszystko. Wszystkie dane sprzedaży zostaną zsynchronizowane bezpośrednio z QuickBooks, dzięki czemu QuickBooks będzie aktualny i skategoryzowany na następny sezon podatkowy.

3. Śledź wydatki za pośrednictwem platformy księgowej

Po dochodach, kolejną najważniejszą informacją, którą musisz przygotować się do sezonu podatkowego, są wydatki. Aby zmaksymalizować korzyści związane z oszczędnościami podatkowymi, będziesz chciał liczyć każdy wydatek podlegający odliczeniu… a także go śledzić. QuickBooks pozwoli Ci łatwo zrobić zdjęcie paragonu oraz zapisać i skategoryzować je dla Ciebie.

Platforma księgowa będzie w stanie przechowywać te informacje przez lata – a Ty nie będziesz musiał się martwić o śledzenie paragonów.

Ponadto kategoryzacja wydatków umożliwi generowanie raportów w celu uzyskania rozbicia obszarów wydatków. Im więcej wiesz, tym więcej możesz zaoszczędzić.

4. Obserwuj swoje COGS

Naszą następną wskazówką jest śledzenie kosztów sprzedanych towarów. Jest to bardzo ważny krok w procesie księgowym, aby zrozumieć:

  • Twoje marże
  • Bestsellery
  • Ile faktycznie zarabiasz na sprzedawanym produkcie

Czym dokładnie jest koszt sprzedanych towarów? To kalkulacja wszystkich kosztów związanych ze sprzedażą produktu. Koszty te mogą obejmować materiały, robociznę i operacje.

Materiały

  • Koszty wszystkich części lub materiałów użytych do stworzenia produktu
  • Koszt wszystkich surowców
  • Koszt czegokolwiek użytego do montażu produktu

Praca

  • Osoby, które tworzą lub zajmują się produktami
  • Koszt ludzi lub maszyn wykorzystywanych do tworzenia produktów
  • Ładowarki transportowe i paliwowe

Operacje

  • Pracownicy
  • Oprogramowanie, sprzęt lub inne narzędzia bezpośrednio zaangażowane w tworzenie produktu

Dlaczego warto śledzić koszt sprzedanych towarów? Śledzenie kosztów sprzedawanych towarów może być bardzo ważne i pomocne na platformie księgowej, aby pomóc zrozumieć Twoje marże i bestsellery.

Jeśli korzystasz z QuickBooks, możesz łatwo zarządzać tymi informacjami, korzystając z pola „Koszt”. Jeśli korzystasz z wtyczki WooCommerce Cost of Goods Sold, możesz również zsynchronizować ten koszt z WooCommerce do QuickBooks za pomocą MyWorks Sync.

5. Często recenzuj książki

Bez względu na to, w jaki sposób zdecydujesz się zarządzać księgowością, ważne jest, abyś poświęcał czas na okresowe uzgadnianie lub „czyszczenie” swoich ksiąg.

Jak ujmuje to Investopedia, „ Uzgodnienie to proces księgowy, który wykorzystuje dwa zestawy rekordów, aby zapewnić poprawność i zgodność danych. Potwierdza, czy pieniądze opuszczające konto zgadzają się z wydaną kwotą, i zapewnia, że ​​obie są zbilansowane na koniec okresu rejestrowania. Reconciliation zapewnia spójność i dokładność rachunków finansowych ” (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

Uzgadnianie kont pozwoli Ci znaleźć wszelkie rozbieżności. Jeśli masz rozbieżności, ważne będzie, abyś dotarł do ich sedna. Im częściej uzgadniasz, tym łatwiej będzie wykryć i rozwiązać wszelkie problemy – takie jak wydatek, którego zapomniałeś zarejestrować, czek, o którym zapomniałeś wpłacić, lub błędnie wprowadzoną sprzedaż.

Pamiętasz, co kupiłeś w sklepie spożywczym 6 miesięcy temu? Prawdopodobnie nie. Teraz wyobraź sobie uzgadnianie swoich książek tylko raz w roku. Czy będziesz w stanie zapamiętać liczby, fakty i wydarzenia sprzed 6 miesięcy? Jeśli często uzgadniasz, łatwo będziesz w stanie wykryć i skorygować rozbieżności.

6. Odłóż pieniądze na podatki na oddzielnym koncie

Jeśli Twoja firma przynosi zysk, zwykle musi płacić podatki przynajmniej raz w roku. W zależności od tego, gdzie jest zarejestrowana, może nawet wymagać płacenia kwartalnych podatków.

W zależności od charakteru Twojej firmy może być konieczne zapłacenie różnych podatków. Przykłady zawierają:

  • Podatek od sprzedaży: podatek od sprzedaży, który pobierasz przy sprzedaży produktów
  • Podatek od franczyzy: różni się w zależności od stanu, ale może być wymagany w stanach, w których masz nexus
  • Podatek od nieruchomości: jeśli Twoja firma e-commerce jest właścicielem nieruchomości, być może będziesz musiał zapłacić podatek od nieruchomości
  • Podatek od zatrudnienia: podatki płacone, jeśli zatrudniasz pracowników
  • Podatek dochodowy: podatek zapłacony od wszelkich zysków z Twojej firmy

Jak wspomnieliśmy wcześniej, jedną z najlepszych inwestycji, jakie możesz zrobić w swojej firmie, jest wizyta u księgowego.

Będą mogli poinformować Cię o Twoich obowiązkach podatkowych, a także pomóc w śledzeniu ważnych dat i terminów. Będą również w stanie pomóc Ci oszacować, ile podatku będziesz musiał zapłacić.

Zasadniczo użyj zasady 30% . Zaoszczędź 30% zysku firmy, aby pokryć podatki federalne. Rozważ dodatkowe 10% na pokrycie podatków lokalnych, jeśli ma to zastosowanie.

Powinieneś założyć oddzielne firmowe konto oszczędnościowe i wpłacać tam 30% swojego miesięcznego zysku biznesowego.

Kiedy nadejdzie sezon podatkowy, będziesz zadowolony, że się przygotowałeś! Przede wszystkim odłożenie tych pieniędzy na bok pozwala lepiej zrozumieć pozycję swojego biznesu. Po drugie, będziesz przygotowany na obciążenia podatkowe, które odczuwa Twoja firma w sezonie podatkowym.

Zastosuj te 6 wskazówek, a następny sezon podatkowy będzie bardzo prosty. I pamiętaj, że większość tych procesów można zautomatyzować za pomocą QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks Software, aby zapisać ręczne wprowadzanie danych z WooCommerce do QuickBooks.