Objaśnienie automatyzacji przepływu pracy i 6 najlepszych programów do obsługi przepływu pracy na rok 2022

Ręczne wprowadzanie danych może być jednym z najbardziej żmudnych i nieefektywnych zadań w świecie korporacji. Nie tylko usypia, ale także marnuje cenny czas i zasoby, zmniejszając Twoją produktywność na kawałki.

Według Zapiera 94% pracowników wykonuje czasochłonne, powtarzalne zadania. Na szczęście istnieje technologia, która może zautomatyzować te otępiające zadania, eliminując błędy ludzkie i pozwalając skupić się na pracy, która ma znaczenie — automatyzacji przepływu pracy.

Dzięki wykorzystaniu samoobsługujących procesów, które uruchamiają zadania ręczne, automatyzacja przepływu pracy może pomóc Twojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć produktywność.

Spis treści

Jak działa automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy zazwyczaj opiera się na serii instrukcji if/then, aby wyzwolić inne zadanie. Następnie rozgałęzia się w zależności od działania podjętego przez lidera, pracownika lub innego interesariusza.

Przyjrzyjmy się przykładowemu przepływowi pracy służącemu przekształceniu przesłania formularza w możliwość zawarcia transakcji.

• Odwiedzający stronę przesyła formularz.
• Akcja automatycznie zapisuje odwiedzającego w kampanii kroplowej. Tworzy nową umowę i ustawia status na „Nowy”.
• Pierwszy e-mail kampanii kroplowej jest wysyłany do leada z prośbą o umówienie się na spotkanie.
• Potencjalny klient klika do harmonogramu spotkań i tworzy spotkanie.
• Do potencjalnego klienta wysyłany jest e-mail z podziękowaniem, potwierdzający datę i godzinę.
• CRM tworzy nowe zadanie i przypisuje je do przedstawiciela handlowego.
• Następnie przedstawiciel handlowy kontaktuje się osobiście, kończąc zautomatyzowany przepływ pracy.

Oto jak może wyglądać przepływ pracy od początku do końca.

Źródło obrazu

Niemal każdy dział w Twojej firmie może skorzystać na automatyzacji przepływu pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing, zasoby ludzkie czy finanse, technologia może pomóc Ci pracować mądrzej, a nie ciężej.

Poniżej omówimy niektóre z najpopularniejszych przykładów automatyzacji przepływu pracy.

Automatyzację przepływu pracy można zastosować praktycznie w każdym zespole i w dowolnym scenariuszu biznesowym. Chociaż jest to głównie związane z marketingiem i sprzedażą, może być również wykorzystywane w obsłudze klienta, operacjach, zasobach ludzkich i finansach.

Marketingowa automatyzacja przepływu pracy

Źródło obrazu

Niektóre z najbardziej powtarzalnych zadań w marketingu, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail i publikowanie aktualizacji w mediach społecznościowych, można zautomatyzować dzięki automatyzacji przepływu pracy. Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji marketingu możesz zaplanować cały kalendarz mediów społecznościowych i skonfigurować przepływy pracy, które wspierają określone typy potencjalnych klientów za pomocą ofert e-mailowych.

Zautomatyzowane przepływy pracy w marketingu obejmują:

• Zasubskrybowanie użytkownika do kampanii kroplowej, gdy pobiera on zasób z Twojej witryny
• Powitanie użytkownika w firmie po zakupie produktu
• Przypominanie użytkownikowi o konieczności realizacji transakcji po dodaniu różnych produktów do koszyka
• Planowanie postów w mediach społecznościowych na wielu platformach
• Dystrybucja zadań marketingowych pomiędzy członków zespołu

Dodatkowe czytanie

Automatyzacja przepływu pracy w sprzedaży

Źródło obrazu

Automatyzacja przepływu pracy w sprzedaży usprawnia żmudne zadania związane z zarządzaniem potencjalnymi klientami i potencjalnymi klientami, dzięki czemu przedstawiciele mogą skupić się na sprzedaży, a nie wprowadzaniu danych. Oprócz automatycznego pozyskiwania potencjalnych klientów przez lejek w oparciu o ich działania, zautomatyzowany przepływ sprzedaży może rejestrować potencjalnych klientów w kampaniach kroplowych i aktualizować etapy transakcji w miarę postępów transakcji.

Zautomatyzowane zadania w sprzedaży obejmują:

• Umieszczanie każdego leada na innym etapie rurociągu, gdy podejmą określone działania
• Wycofanie potencjalnego klienta z potoku, jeśli przestanie odpowiadać na e-maile
• Wysyłanie e-maila wprowadzającego od przedstawiciela handlowego do potencjalnego klienta po pobraniu ebooka
• Aktualizacja etapu transakcji, gdy potencjalny klient zaplanuje spotkanie lub spotkanie
• Tworzenie zadań dla przedstawicieli handlowych, gdy potencjalny klient zaplanuje spotkanie

Dodatkowe czytanie

Automatyzacja przepływu pracy w obsłudze klienta

Źródło obrazu

Automatyzacja przepływu pracy jest niezwykle przydatna w obsłudze klienta. Oprócz uruchamiania ankiet, automatyzacja przepływu pracy może zająć się zgłoszeniami, sprawami i typowymi pytaniami, wysyłając serię e-maili lub tworząc zadania.

Zautomatyzowane zadania w obsłudze klienta obejmują:

• Tworzenie nowego zgłoszenia w systemie, gdy ktoś kontaktuje się przez media społecznościowe lub e-mail
• Wdrażanie klientów za pomocą szeregu pomocnych e-maili
• Wysyłanie ankiet NPS i zapisywanie ich do różnych kampanii e-mailowych w zależności od ich oceny
• Przypisywanie biletom etykiety priorytetowej w zależności od tonu wiadomości lub e-maila
• Rozwiązywanie i archiwizowanie zgłoszeń po osiągnięciu rozwiązania

Dodatkowe czytanie

Automatyzacja przepływu pracy

Źródło obrazu

Operacje są siłą napędową każdej organizacji, a także można je zautomatyzować, aby zmniejszyć liczbę przypadków ręcznego wprowadzania danych.

Zautomatyzowane zadania w operacjach obejmują:

• Usuwanie duplikatów po ich wykryciu lub scalanie dwóch właściwości, jeśli są takie same
• Zarządzanie uprawnieniami zespołu dla nowych członków zespołu
• Ustalenie priorytetów dla różnych procesów biznesowych
• Automatyczne kompilowanie raportów na koniec każdego kwartału
• Tworzenie zadań w narzędziach innych firm, takich jak Asana, Slack lub Zoom

Dodatkowe czytanie

Automatyzacja przepływu pracy zasobów ludzkich

Zamiast ręcznie wprowadzać wszystkie dane osobowe nowych pracowników — takie jak adresy, numery ubezpieczenia społecznego i inne informacje o pracownikach — do systemów płac, wydatków i ubezpieczeń — oprogramowanie do automatyzacji HR może to zrobić w ciągu kilku minut.

Zautomatyzowane zadania w zasobach ludzkich obejmują:

• Usuwanie kandydatów z bazy danych, jeśli byli nieaktywni przez pewien czas
• Wysyłanie e-maili do kandydatów, którzy nie przeszli do rundy finałowej
• Filtrowanie kandydatów za pomocą określonych słów kluczowych w ich historii pracy
• Wysyłanie W2 do obecnych pracowników
• Zbieranie opinii pracowników po dłuższym pobycie w firmie

Automatyzacja przepływu pracy finansów

Źródło obrazu

Umożliwiając tworzenie formularzy, projektowanie przepływów pracy i śledzenie procesów, oprogramowanie do automatyzacji procesów finansowych może usprawnić wszystkie wnioski dotyczące podróży, zwrotów kosztów i zatwierdzania budżetów.

Zautomatyzowane zadania w finansach obejmują:

• Przeprowadzenie procesu akceptacji wydatków od początku do końca
• Zarządzanie zatwierdzeniami dostawców i umów
• Przypisywanie priorytetów do żądań ACH i przelewów
• Zarządzanie wnioskami o zwrot kosztów podróży w zależności od lokalizacji i aktywności
• Zatwierdzanie budżetów na podstawie z góry określonego zestawu parametrów

Teraz, gdy wiesz już wszystko o korzystaniu z automatycznych przepływów pracy, przyjrzyjmy się najlepszym narzędziom, z których możesz korzystać.

Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy w 2022 r.

1. HubSpot: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji procesów typu „wszystko w jednym”

Źródło obrazu

Oprogramowanie do marketingu, sprzedaży, usług i operacji HubSpot działa na jednej platformie, co czyni go jednym z najlepszych wyborów do kompleksowej automatyzacji przepływu pracy. Wszystko jest ze sobą powiązane, co pozwala na dostosowanie wszystkich procesów zespołów i zmniejszenie tarcia między zadaniami.

Możesz łatwo przekazywać potencjalnych klientów od marketingu po sprzedaż, łączyć zgłoszenie serwisowe z istniejącym rekordem kontaktów i czyścić dane klientów — wszystko na jednej przyjaznej dla użytkownika platformie.

Najlepsze dla : HubSpot jest wysoce zalecany dla rozwijających się firm, które jeszcze nie wypróbowały automatyzacji przepływu pracy oraz dla firm z ustalonymi procesami. Możesz zacząć od subskrypcji Starter, a następnie uaktualnić, gdy potrzebujesz więcej funkcji. Szczególnie polecany dla działów marketingu, sprzedaży, serwisu i operacji.

Ceny dla Marketing Hub: bezpłatnie; 50 USD/miesiąc (Starter); 890 USD/miesiąc (Professional); 3200 USD/miesiąc (firma)

Ceny dla centrum sprzedaży: bezpłatnie; 50 USD/miesiąc (Starter); 500 USD/miesiąc (Professional); 1200 USD/miesiąc (firma)

Ceny centrum usług: bezpłatnie; 50 USD/miesiąc (Starter); 400 USD/miesiąc (Professional); 1200 USD/miesiąc (firma)

Ceny centrum operacyjnego: bezpłatnie; 50 USD/miesiąc (Starter); 800 USD/miesiąc (Profesjonalista)

2. Nintex: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy w przedsiębiorstwie

Dzięki ponad 3 milionom aplikacji do obsługi przepływu pracy działających obecnie na ich platformie, Nintex pomaga ponad 8000 klientom korporacyjnym zarządzać, automatyzować i optymalizować ich procesy biznesowe bez konieczności posiadania doświadczenia w kodowaniu.

Oferując wiele narzędzi do automatyzacji przepływu pracy — takich jak mapowanie procesów, zaawansowane przepływy pracy i inteligencja procesów — Twoja firma może mapować każdy z procesów, wykonywać je i monitorować ich wydajność.

Najlepsze dla : Nintex jest wysoce zalecany dla przedsiębiorstw z ustalonymi procesami. Jest to solidne oprogramowanie, które łączy przyjazne dla użytkownika narzędzie do projektowania przepływu pracy z potężnymi integracjami, które połączą każdą z Twoich aplikacji. Szczególnie polecany dla działów IT, prawa, HR i finansów.

Cena : 910 USD/miesiąc (standard); 1400 USD/miesiąc (firma)

3. Kissflow: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy przyjazne dla początkujących

Kissflow, któremu zaufało ponad 10 000 firm, w tym Domino's, Michelin i Pepsi, oferuje kompleksowe oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia Twojej firmie tworzenie przepływów pracy automatyzujących zadania w działach kadr, sprzedaży, finansów, administracji, marketingu i zakupów .

Dzięki ponad 50 wstępnie zainstalowanym aplikacjom do zarządzania procesami biznesowymi — takimi jak wydatki i zamówienia sprzedaży, warunki i wyzwalacze oraz pulpity nawigacyjne dla przepływów pracy — Kissflow może usprawnić prawie wszystkie procesy biznesowe.

Najlepsze dla : Kissflow jest wysoce zalecane dla małych firm, które dopiero zaczynają próbować automatyzacji przepływu pracy. Prostota i łatwość obsługi narzędzia ułatwi rozpoczęcie automatyzacji procesów. Szczególnie polecany dla działów zakupów, HR i finansów.

Cena : 200 USD/miesiąc (podstawowa); 495 USD/miesiąc (zaawansowane); 1.900 USD/miesiąc (w pełni załadowany)

4. Zintegruj: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji codziennych procesów administracyjnych

Integrify to oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia tworzenie przepływów pracy w kreatorze typu „przeciągnij i upuść” oraz uruchamianie przepływów równoległych lub sekwencyjnych. Dzięki możliwości współpracy przy zadaniach i żądaniach, testowaniu procesów i konfigurowaniu przypomnień, możesz łatwo usprawnić procesy biznesowe i zautomatyzować zadania wykonywane ręcznie.

Integrify oferuje również przykłady przepływów pracy i bazę wiedzy użytkowników, otwarty interfejs API oparty na resztkach, który umożliwia integrację z zewnętrznymi bazami danych oraz możliwość importowania i eksportowania danych z programu Excel, a nawet plików PDF.

Najlepszy dla : Integrify jest wysoce zalecany dla małych i średnich firm, które chcą zautomatyzować codzienne zadania. Przeciągany i upuszczany „Process Builder” sprawia, że ​​proces od początku do końca jest prosty i łatwy. Szczególnie polecany dla działów administracyjnych.

Ceny : Ceny dostępne na żądanie

5. Zapier: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy do łączenia aplikacji

Dzięki możliwości łączenia się i udostępniania danych w ponad 1000 aplikacjach internetowych, takich jak Facebook, QuickBooks i Dysk Google, Zapier może zautomatyzować niemal każdy rodzaj procesu biznesowego. Wszystko, co musisz zrobić, to zbudować przepływ pracy w ich edytorze, wybrać aplikacje, które chcesz uwzględnić w przepływie pracy, i zaprojektować go.

Na przykład, jeśli chcesz mieć możliwość zapisywania wszystkich załączników w Dropbox, możesz zaprojektować przepływ pracy, który automatycznie kopiuje dowolny załącznik ze skrzynki odbiorczej Gmaila do Dropbox, a następnie wysyła wiadomość Slack o pobraniu.

Najlepsze dla : Zapier jest wysoce zalecany dla freelancerów oraz małych i średnich firm, które korzystają z szerokiej gamy narzędzi, które ze sobą nie rozmawiają. Na przykład, jeśli używasz MailChimp do wysyłania e-maili i Typeform do zbierania potencjalnych klientów, możesz połączyć te dwa narzędzia za pomocą Zapier. Szczególnie polecany dla działów marketingu i serwisu.

Cennik : Bezpłatnie; 19,99 USD/miesiąc (Starter); 49 USD/miesiąc (Profesjonalista)

6. Flokzu: najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy do zarządzania projektami

Bez pisania kodu Flokzu umożliwia tworzenie zadań, terminów, reguł biznesowych i powiadomień. Ich oprogramowanie wysyła również oczekujące zadania do skrzynek odbiorczych wszystkich cesjonariuszy projektu, a po zakończeniu każdego etapu przepływu pracy automatycznie przypisze każde nowe zadanie do użytkownika lub roli.

Dodatkowo Flozku oferuje panel raportowania, który wyświetla Twoje procesy biznesowe

wydajność i metryki, takie jak liczba aktualnie opóźnionych zadań, zadania przydzielone do każdego użytkownika i roli, ukończone zadania oraz czas wykonania każdego zadania, które zapewnią niezbędne dane do udoskonalenia i optymalizacji przyszłych przepływów pracy.

Najlepsze dla : Flokzu jest wysoce zalecane dla poszczególnych zespołów, które chcą zoptymalizować zarządzanie czasem i przepływ zadań. Kluczową cechą tego narzędzia jest to, że użytkownicy będą otrzymywać oczekujące zadania w swojej skrzynce odbiorczej, co czyni go doskonałym narzędziem do zarządzania projektami. Polecany dla każdego zespołu.

Cennik : Bezpłatnie; 19,99 USD/miesiąc (Starter); 49 USD/miesiąc (Profesjonalista)

Automatyzacja przepływu pracy pomoże Ci się lepiej rozwijać

Automatyzacja przepływu pracy ma kluczowe znaczenie dla firm, które chcą się skalować i rozwijać, nie pozwalając, aby cokolwiek upadło. Pozwalając technologii na wykonywanie zadań ręcznych, możesz skutecznie rozwijać swoją firmę bez żadnych problemów związanych z rozwojem.

Uwaga redaktora: Ten post został pierwotnie opublikowany w styczniu 2019 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.