11 habilidades editoriais que você precisa para se tornar um editor mais eficiente

Quando comecei a praticar minhas habilidades editoriais no HubSpot Marketing Blog, não percebi quanto tempo cada um levaria.

Dependendo da duração, tópico e outras variáveis, pode levar de 20 minutos a uma tarde inteira para editar uma única postagem no blog.

Este post não é sobre cortar custos; trata-se de editar com eficiência. Isso às vezes significa dar um feedback mais cuidadoso antecipadamente para que seu trabalho seja mais fácil quando o rascunho final chegar. Outras vezes, significa manter alguns sites importantes à mão para que você possa consultá-los rapidamente - seja verificando a matemática do autor ou adicionando um botão “Pin It” do Pinterest para uma imagem.

Quer algumas maneiras de editar com mais eficiência, mantendo a integridade? Aqui estão 12 maneiras de economizar tempo quando você se senta e saca aquela proverbial caneta vermelha.

11 maneiras de economizar tempo ao editar um pedaço de escrita

1. Encontre um espaço tranquilo para fazer sua edição.

Não tente fazer sua edição em uma reunião ou quando estiver perto de colegas de trabalho tagarelas.

Pesquisas mostram que multitarefas como essas podem nos tornar muito menos eficazes em nosso trabalho e aumentar os erros e o estresse. E quando você está editando, você está tentando pegar esses erros, então você quer ser mais diligente.

Em vez disso, encontre um lugar onde você possa se conectar e se concentrar totalmente na peça à sua frente. Quando você chegar lá, desligue aqueles e-mails irritantes e notificações de mídia social e coloque seu telefone no modo avião (ou, melhor ainda, deixe-o na sua bolsa).

Na verdade, para cada notificação que você recebe, pode levar 23 minutos para voltar aos trilhos, de acordo com um estudo da Universidade da Califórnia.

Se você estiver trabalhando em um texto que exigirá mais do que algumas horas de edição cuidadosa, considere bloquear pedaços de tempo ininterrupto com pequenos intervalos – o método Pomodoro.

2. Certifique-se de que o tópico esteja alinhado com sua estratégia de conteúdo.

Você pode ficar tentado a cavar a carne da peça e começar a editá-la meticulosamente imediatamente. Mas, como editor, é importante contextualizar o conteúdo antes de mergulhar nos detalhes.

Primeiro, dê uma olhada rápida no título de trabalho e nas principais ideias abordadas na peça. Pense consigo mesmo:

• Este tópico está alinhado com nossa estratégia de conteúdo?
• Nossos leitores e compradores se importarão com isso?
• Cada seção flui naturalmente para a próxima?

Se você está preocupado que o artigo não seja sobre um tópico em que seus leitores se interessem, pense em como ajustar o ângulo.

Você também vai querer refletir sobre como o artigo se encaixa com o que você escreveu no passado – especialmente se o artigo for um post de blog.

Mecanismos de busca como o Google podem ver a segunda postagem como conteúdo duplicado e penalizá-lo na pesquisa. Mesmo que o Google não considere conteúdo duplicado, competir pela classificação de palavras-chave com outra postagem do seu próprio blog prejudicará sua estratégia de SEO.

As perguntas a serem feitas aqui são:

• Já cobrimos este tópico de forma abrangente no passado?
• Isso oferece um novo ângulo e perspectiva?

Se ambas as respostas forem sim, considere atualizar e republicar o rascunho original.

3. Leia primeiro o conteúdo e as ideias, depois a gramática.

Nunca comece a mergulhar em edições detalhadas antes de ler a peça inteira. É importante refletir sobre isso de forma holística para que você possa identificar lugares onde o conteúdo e as ideias podem ser melhorados.

Pode parecer que estamos adicionando tempo aqui, mas acredite em mim, isso economizará muito tempo e dor a longo prazo. Se você já começou a editar uma peça linha por linha apenas para perceber que ela precisa ser completamente reestruturada, sabe o que quero dizer.

A chave aqui é reconhecer quando a peça precisa de mais trabalho do autor.

“Às vezes, um autor envia um artigo antes de estar pronto para ser editado”, disse Corey Wainwright, estrategista e redator de CRO de sites da HubSpot na HubSpot. “Aprender a reconhecer essas instâncias pode economizar muito tempo, porque senão você começa a reescrever a peça, o que não é útil para nenhum de vocês.”

Ginny Soskey, ex-gerente do blog de marketing da HubSpot, concorda.

“Seu trabalho, como editor, é preservar a voz do seu escritor, garantindo que ele atenda ao seu padrão de qualidade.”

Você pode notar que a peça não flui bem, ou que a introdução precisa ser apertada, ou que não há pontos suficientes no artigo para que ela atenda aos seus padrões de qualidade. Nesse caso, envie esse feedback ao autor por e-mail, pois isso pode ser mais produtivo do que mudar tudo ao seu redor.

Se a peça precisar de uma grande quantidade de ajuda de edição, a escrita do autor pode não ser adequada para sua publicação – e você economizará muito tempo contando diretamente ao colaborador.

4. Verifique os locais onde o autor pode preencher as lacunas.

Além de fornecer um feedback maior e mais amplo, você também deve ler o artigo para identificar melhorias menores nas quais você pode querer (ou precisar) a ajuda do autor.

Aqui estão algumas perguntas para se fazer:

• Há alguma inconsistência estrutural na peça? Por exemplo, se eles incluíram um exemplo em cada seção da peça, exceto em uma ou duas, você pode pedir que encontrem um para cada uma dessas seções.
• Existem pontos que precisam de alguma, mais ou melhor evidência? Estatísticas e dados podem elevar a qualidade do seu conteúdo e torná-lo mais interessante para os leitores.
• Alguma fonte está faltando citações? Este é um grande problema.

Enquanto você lê, anote esses pontos em um rascunho de e-mail para o autor. Quando terminar, certifique-se de limpar as anotações para que sejam compreensíveis.

5. Marque sites úteis para referência rápida.

Uma vez que o conteúdo, as ideias e a estrutura da peça estejam prontos, você pode ir ao âmago da questão.

É aqui que eu gosto de manter alguns sites marcados para referência. Aqui estão os que eu prefiro.

6. Mantenha trechos de código úteis à mão.

Juntamente com a marcação de sites úteis, também é uma boa ideia ter todos os trechos úteis de HTML ou outro código que você costuma usar facilmente acessíveis.

Por exemplo, você pode usar um código específico para incluir um módulo “Featured Snippet” em seu CMS.

Para facilitar esse processo, salvo trechos de código no meu Evernote. Quando chega a hora de adicioná-los ao código-fonte da minha postagem no blog, simplesmente puxo a nota e coloco os trechos conforme necessário.

Aqui está uma introdução detalhada ao HTML para que você possa aprender truques de codificação úteis.

7. Leia a peça em voz alta.

A importância desta etapa não pode ser exagerada.

Ler em voz alta não é apenas bom para retenção de memória, mas também para detectar erros. É mais provável que você encontre frases desajeitadas e outras coisas que a verificação ortográfica não detectará se você ler em voz alta.

O autor best-seller David Sedaris usa essa abordagem verbal para ajustar sua escrita.

De acordo com a Fast Company , Sedaris testa seus trabalhos em andamento lendo-os em voz alta para o público ao vivo, pois isso o ajuda a perceber imperfeições no texto. Enquanto lê, ele circula tudo, desde frases confusas ou enganosas até palavras repetidas de perto.

“Eu costumava odiar quando um livro saía ou uma história era publicada e eu ficava tipo, caramba, como eu não entendi isso?” Sedaris disse. “Mas você quase sempre percebe quando está lendo em voz alta.”

Ler em voz alta ajudará você a detectar esses erros na primeira rodada, o que economizará tempo depois.

8. Use “Localizar e substituir” para corrigir rapidamente erros comuns.

Todos nós temos palavras que nos fazem tropeçar, não importa há quanto tempo estejamos escrevendo ou editando.

Pense nisso: Quais são os erros que você tende a cometer ao escrever ou editar? Que coisas você tende a perder?

Comece a acompanhar isso e adicione-o a um blog pessoal. Então, enquanto você está editando, faça um “Localizar e Substituir” antes de publicar para detectar quaisquer erros que tenham escapado. É uma maneira muito mais rápida de polir uma peça do que procurar essas instâncias manualmente.

Para fazer um “Localizar e substituir”, pressione Control + F em um PC (ou Command + F em um Mac), digite a palavra ou frase do problema e clique em “Localizar”.

9. Faça uma verificação final no Microsoft Word.

Não importa o quão meticulosamente você visualizou um pedaço de escrita: na maioria das vezes, você encontrará erros adicionais usando a verificação ortográfica que, de outra forma, você perderia.

Se o seu software de escrita tiver verificação ortográfica, use-o. Também recomendamos colar o conteúdo no Microsoft Word (com permissão de comprimento) para uma verificação final.

Apenas lembre-se de dar ao documento alguns segundos extras para processar sua parte depois de colá-la, pois o Word demora um pouco mais para “ler” sua parte e descobrir quaisquer erros.

Então, você pode passar por ele e avaliar quaisquer linhas onduladas vermelhas ou verdes que você vê.

10. Saiba quando o conteúdo é bom o suficiente.

Eu sei tão bem quanto qualquer outro editor que deixar de lado o perfeccionismo é difícil. Mas acontece que o perfeccionismo, embora útil em certos contextos, pode se tornar um grande obstáculo para a produtividade.

Sempre haverá algo que você pode fazer para melhorar um texto. Você pode pensar em “pronto” como gastar cada minuto possível melhorando, polindo e refinando uma peça até que ela seja esculpida com perfeição.

Mas o que você está sacrificando ao fazer mais e pequenas melhorias? E esses sacrifícios são realistas? Eles valem o seu tempo? Em algum momento, você precisa se perguntar: “ Quando 'bom o suficiente' é bom o suficiente?”

Claro, saber qual é o limite para “bom o suficiente” é mais fácil dizer do que fazer. Aqui está uma fórmula útil para lhe dar alguma direção:

1. A peça resolve o problema com sucesso, aborda a necessidade ou transmite a mensagem pretendida.
2. É clara e distintamente na marca.
3. A qualidade do trabalho é consistente com ou acima do nível do trabalho anterior.
4. Ele foi minuciosamente, mas objetivamente escrutinado por outros indivíduos qualificados.
5. A decisão final de preferência havia sido deixada nas mãos do criador.

Certifique-se de concluir as tarefas mais importantes de edição e revisão. Então, uma vez que você tenha refinado uma peça o suficiente para seguir em frente... apenas siga em frente.

11. Mantenha esta lista de verificação de pré-publicação à mão.

Antes de clicar em "publicar", é hora de fazer uma última revisão para certificar-se de que marcou todas as caixas.

Embora isso pareça mais um passo extra, lembre-se de que este é um investimento de tempo que o poupará de ter que retornar à peça mais tarde para fazer edições e ajustes.

Como tal, use esta lista de verificação on-line de edição e revisão ao fazer sua verificação final. Sinta-se à vontade para também adicionar à lista, pois você pode ter etapas adicionais em seu processo.

Em última análise, ser um editor eficiente requer concentração, atenção aos detalhes e a capacidade de saber quando parar. Com esta lista à sua disposição, você ficará melhor em pouco tempo.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em abril de 2016 e foi atualizada para ser mais abrangente.