11 hacks de e-mail gratuitos para aumentar sua eficiência

Se você é como eu, grande parte do seu dia de trabalho é vasculhar sua caixa de entrada, enviar mensagens de e-mail para lixo eletrônico e responder a e-mails urgentes.

Tem que ter alguma habilitação para controlá-lo? Temos hacks de e-mail gratuitos que permitirão que você controle melhor sua caixa de entrada para que possa focar nas coisas essenciais.

11 Hacks de correio eletrônico totalmente gratuitos para aumentar sua produtividade

1. Desative suas notificações ou pause e-mails.

Além da mídia social, o e-mail é o local onde a maioria das pessoas recebe uma inundação de notificações. Este pode ser apenas um dos bloqueadores mais importantes para a eficiência, considerando que sua atenção está sendo puxada para outros lugares.

Solução? Simplesmente converta as notificações por e-mail para se concentrar em suas responsabilidades mais prementes. Ainda melhor, você pode interromper a exibição de e-mails recebidos em sua caixa de entrada - se sua empresa de e-mail permitir.

Recurso Gráfico

Os usuários do Outlook podem pausar as notificações por meio do aplicativo Boomerang e retomá-las quando estiverem prontos para lidar com elas.

2. Bloqueie os horários para avaliação de e-mail em lote.

O e-mail pode chegar a várias horas do dia de trabalho e, se você estiver trabalhando com uma equipe assíncrona, não haverá horas de folga.

Portanto, em vez de examinar continuamente seus e-mails e responder a cada pessoa que vier, estabeleça blocos de tempo ao longo do dia para avaliá-los.

Isso pode ser no início da manhã, no final da tarde ou a qualquer momento em que você espera ter algum tempo de inatividade.

Sugestão profissional: Depois de definir este bloco de tempo, insira-o em sua agenda para evitar conflitos com outras atividades de trabalho.

3. Gere modelos.

Você sabe como os sites têm seções de perguntas frequentes? Em nossas ocupações experientes, normalmente comunicamos o mesmo detalhe mais do que e acima para nossos clientes, colegas e partes interessadas.

Para tornar isso um pouco mais fácil, crie modelos para evitar começar do zero sempre que redigir um e-mail.

Seus modelos serão baseados principalmente nas consultas que você recebe com mais frequência, nas frases que você mais usa e nas mensagens que você mais compartilha. Coisas como:

• e-mails frios
• Redirecionamentos para outros grupos
• Notificações semanais da equipe
• conceito OOO

Para configurar isso no Gmail, navegue até suas configurações, clique na guia Sofisticado e clique em “Ativar” chegando à parte de Modelos.

4. Produza pastas.

Os negócios são o principal fator vital para a produtividade e as mensagens de e-mail geralmente ficam em segundo plano. A ironia é que eles provavelmente guardam algumas das informações mais críticas que usamos em nosso dia a dia de trabalho.

Construir pastas dentro do seu correio eletrônico não apenas tornará os itens muito mais fáceis de encontrar, mas também muito mais gerenciáveis ​​ao priorizar seus e-mails.

Por ocasião, você pode criar categorias por:

• Prioridade (por exemplo, Ação necessária, informativa)
• Operar (por exemplo, RH, Finanças, cobertura de seguro)
• Grupos (por exemplo, gestão, experiências diretas, colegas e assim por diante)

5. Filtre seus e-mails recebidos.

Por que digitar por meio de mensagens de e-mail quando você pode fazer com que seu provedor de e-mail faça isso por você mecanicamente?

O atributo de filtro – obtido através da maioria dos provedores de e-mail – permite que você classifique, exclua, sinalize e encaminhe mensagens de e-mail.

Poderá fazê-lo aplicando as seguintes informações:

• Endereços de correio eletrônico
• Palavras e frases e/ou frases
• Linha de assunto
• Anexo

No momento em que você cria o filtro, você designa a ação automática de atualização.

Os casos de uso envolvem a inclusão de e-mails do gerenciamento para uma pasta específica, exclusão de lixo eletrônico, marcação de lembretes como estudo.

6. Use um agendador de e-mail.

Ausente estão os dias de acordar às 6 da manhã apenas para enviar um e-mail que você não poderia enviar às 22 horas da noite anterior, quando o rascunhou.

Alguns provedores de e-mail permitem que você agende uma data e hora para enviar seu e-mail para que você possa configurá-lo e esquecê-lo - sem medo.

Se a sua empresa não possui esse aspecto, pense em uma extensão como o Boomerang, que você pode combinar com o seu e-mail para planejar o e-mail.

7. Habilitar a função “desenviar”.

Todos nós fazemos isso: envie um e-mail e faça a releitura obrigatória do e-mail que você agora reexamina cinco vezes antes de enviar APENAS na circunstância - mesmo que você simplesmente não possa fazer quase nada a respeito. Até agora.

O Gmail e outros provedores de e-mail agora permitem que você cancele o envio de um e-mail por alguns segundos depois de clicar em “Enviar”, apenas no caso de você perceber um deslize ou simplesmente mudar de ideia.

Pró-sugestão: Apenas aumente os destinatários quando seu e-mail estiver pronto para ser enviado - dessa forma, você nunca mais entregará um e-mail inacabado.

8. Atalhos de estudo.

Os atalhos permitem que você complete seus trabalhos de e-mail rapidamente sem pular uma conquista.

Com atalhos de e-mail, você pode:

• Redija um novo e-mail.
• Incluir destinatários cc e bcc.
• Insira links de entrada.
• Dicas de ortografia aberta.
• Formate o texto com negrito, itálico, sublinhado, recuos e alinhamentos.
• Arquivar e-mail

E isso é só para citar alguns. Se houver uma função que você usa normalmente, provavelmente há um atalho para chegar lá com apenas um clique ou pressionamento de tecla.

Obviamente, os atalhos variam de acordo com a empresa e a máquina. Portanto, antes de começar a usá-los, certifique-se de estar usando os melhores.

9. Cancele a inscrição.

Se sua caixa de entrada é quase como a minha, existem alguns milhares de e-mails de modelos com os quais você quase nunca interage.

Embora a exclusão desses e-mails seja demorada, você pode começar a organizar sua caixa de entrada cancelando a assinatura de e-mails que você nunca lê. Infelizmente, nem todos os modelos têm fluxos de trabalho de desengajamento que o tirarão rotineiramente de um registro de leitura.

Nessa circunstância, você terá que cancelar a inscrição manualmente. Acredite em mim, seu eu de longo prazo agradecerá.

10. Obtenha uma extensão de navegador de gramática.

A maioria de nós rascunha e-mails diretamente da caixa “Novo rascunho”. Por outro lado, esse método vem com alguns perigos – especificamente erros ortográficos ou frases estranhas.

Aplicativos como o Grammarly servirão como revisor, detectando seus erros assim que você os cometer. Grammarly também possui características bacanas que irão transmitir a você o tom de sua mensagem e propor frases alternativas.

Com este dispositivo, você nunca precisa se preocupar com a qualidade do áudio ou se há um erro de digitação oculto. Isso elimina todas as suposições para que você possa se concentrar apenas em pressionar "Enviar".

11. Priorize suas mensagens de e-mail.

Se você ainda está lutando para lidar com a grande quantidade de e-mails que está recebendo, tente seguir esta regra popular: se o e-mail exigir uma resposta que levará dois minutos ou menos, reaja rapidamente.

Se demorar mais, guarde para depois. Essa tática visa ajudá-lo a se livrar da confusão sem ser superado.

Aí está - hacks de correio eletrônico gratuitos que ajudarão você a regularizar sua caixa de entrada e otimizar sua produtividade.

Esteja ciente do editor: este artigo foi originalmente revelado em agosto de 2016 e foi atualizado para maior abrangência.