4 soluções de software que todo empresário precisa

O sucesso dos negócios depende, entre outras coisas, da produtividade de seus funcionários. Mas a produtividade não depende mais apenas das habilidades humanas. Devido aos avanços tecnológicos, a produtividade nos negócios agora também depende da eficiência e eficácia das ferramentas disponíveis. Em resumo, para permanecer no jogo, uma empresa também deve escolher as ferramentas certas. E quando digo ferramentas, não me refiro à impressora para imprimir ou tesoura para cortar. Bem, talvez esses também, mas mais essa ampla gama de soluções de software que ajudam a resolver um problema específico.
Neste artigo, compartilharei com você quatro soluções de software que você precisa como proprietário de uma empresa. Mas primeiro, vamos ver os tipos de soluções de software que você precisa para o seu negócio.

Tipos de soluções de software

Dependendo da sua fonte, as soluções de software podem ter classificações diferentes. A Klipfolio, por exemplo, diz que as soluções de software se enquadram em pelo menos uma das quatro categorias:

Soluções de software de comunicação: permitem uma melhor comunicação entre os membros de uma equipe.
Soluções de software de atendimento ao cliente: Fornecer suporte aos clientes de uma empresa
Soluções de software de vendas e marketing: Ajude a garantir a lucratividade de um negócio
Soluções de software de recursos humanos: Ajude a gerenciar funcionários.

“O Word Tracker, por outro lado, menciona três áreas onde você pode alavancar ferramentas para melhorar a eficiência dos negócios:

Inteligência de negócios e análises: “ajudá-lo a ver o quadro geral”.
Colaboração em equipe: permite uma melhor cooperação entre os funcionários. Por exemplo, uma ferramenta que permite armazenar arquivos em um só lugar.
Planejamento e gerenciamento de projetos: permitem documentar suas estratégias no planejamento de um lançamento de produto ou evento, ou na elaboração de uma estratégia de marketing ou publicidade, entre outras.

A solução de software ajuda em diferentes aspectos de um negócio

O ponto é que uma solução de software ajuda em diferentes aspectos de um negócio. E nem sempre é uma correspondência de um para um, ou uma solução de software é para um aspecto de negócios. Às vezes, uma ferramenta pode ajudá-lo em várias áreas devido à quantidade de recursos que ela oferece. A chave, portanto, é fazer uma lista das áreas nas quais você precisa de ajuda e fazer sua pesquisa sobre os recursos de cada ferramenta. Afinal, você não quer gastar com duas ou três ferramentas que têm funções sobrepostas. Dito isto, com base na minha experiência, porém, estes são os “não negociáveis” em qualquer negócio:

Ferramenta de verificação de e-mail

Um negócio não existe no vácuo. Em suma, deve construir e nutrir relacionamentos, seja com clientes, leads, empresas parceiras ou outras pessoas já existentes, para alcançar seus objetivos.

Mas antes de enviar seu conteúdo para marketing para clientes e leads fiéis, ou seus e-mails para propor ideias de guest post para editores de sites, ou seu PR para profissionais de mídia, você precisa enviá-los para endereços de e-mail válidos.

Isso ocorre porque quanto mais os e-mails são devolvidos, menor a pontuação do remetente. Isso pode fazer com que você fique preso por filtros de spam. Pior, você pode entrar na lista negra. É aqui que as ferramentas de verificação de e-mail são cruciais. A ferramenta literalmente limpa sua lista de e-mail para que você possa construir esses relacionamentos positivos.

Construtor de páginas

Vamos encarar. Quando você administra um negócio hoje em dia, deve executá-lo online e offline. Considere estas estatísticas:

De acordo com a Small Business Web, 8 em cada 10 clientes provavelmente se envolverão com sua empresa se ela tiver um site. O “The Digital Consumer Study” da Local Search Association diz que isso ocorre porque 63% dos consumidores usam principalmente o site de uma empresa para encontrar e fazer o engajamento.

E depois há a crescente popularidade das compras online. Segundo o statista o número de pessoas que compram bens e serviços online só vai aumentar. Em 2021, são esperados mais de 2,14 bilhões de compradores digitais, acima dos 1,66 bilhão de compradores digitais globais em 2016.

Em suma, você precisa criar esse site. Você tem várias opções para isso. Contrate um desenvolvedor de sites para fazer o trabalho, estude você mesmo o desenvolvimento de sites ou compre uma ferramenta que criará o site. A primeira opção, no entanto, é cara, enquanto a segunda leva tempo.

A terceira opção é talvez a mais prática a tomar. Por um lado, você pode navegar por um construtor de páginas em questão de minutos. Na maioria das vezes, você nem precisa saber código para usar a ferramenta. As instruções são bastante fáceis de entender.

Por outro lado, os construtores de páginas não custam tanto. Para a saída que você obtém e o tempo que você economiza, esses poucos dólares extras que você paga pela ferramenta definitivamente valem cada centavo.

ClickFunnels, por exemplo, é bom para criar páginas profissionais. Seus templates são fáceis de usar, então mesmo pessoas que não sabem codificar podem criar um site. Eles também incorporam funis para que você não precise criá-los separadamente. Para mais detalhes, você pode conferir esta revisão do funil de cliques.

Software de contabilidade

O objetivo de todo negócio é ter lucro. Toda empresa também é composta de funcionários que precisam ser pagos. E depois há os gastos de negócios necessários para a expansão. Em suma, todo negócio envolve o uso de dinheiro.

Se o negócio for pequeno, monitorar o dinheiro que entra e sai pode ser bem fácil. Os empresários que estão começando geralmente fazem a contabilidade por vários motivos: um porque não podem contratar mais ninguém para fazer isso e dois, porque podem. Os números, afinal, não são tão grandes que possam ser computados facilmente, mesmo que não sejam bons em matemática.

Mas o que acontece quando o negócio se expande? Então torna-se um desafio fazer a contabilidade você mesmo. Claro, você pode continuar fazendo isso, mas pode estar propenso a mais erros por causa dos grandes números envolvidos. E depois há o tempo que você teria que gastar fazendo a contabilidade, que é o tempo que você poderia gastar sendo produtivo para o negócio em outro lugar.

Contratar um contador é uma opção, mas isso, novamente, é caro. Segundo a Small Business, nos Estados Unidos, os contadores cobram de US$ 100 a US$ 400 por hora, dependendo do tipo de trabalho, do tamanho da empresa e de sua localização. Isso é muito, especialmente porque o tempo que o contador levaria para fazer uma contabilidade completa de sua situação financeira não está sob seu controle.
Felizmente, com o advento da tecnologia, agora você tem uma terceira opção: obter o melhor software de contabilidade. As soluções de contabilidade não são tão caras quanto os contadores reais. Alguns, lembre-se, são até gratuitos (mas sem todos os outros recursos úteis, é claro).
E depois há o fato de que as soluções contábeis são basicamente automatizadas. Resumindo, basta colocar os números e o programa faz tudo para você em um espaço de tempo muito menor. Você nem precisa se preocupar com a quantidade de espaço que o programa ocuparia em seu computador. A maioria dos softwares de contabilidade, afinal, agora é baseada em nuvem.

Software de gestão

As empresas são compostas por pessoas. Agora, se você é apenas duas pessoas em uma empresa, gerenciar tarefas e garantir que ambos cumpram o cronograma pode ser bastante fácil. Você provavelmente só precisaria conversar sobre quais tarefas precisam ser feitas até amanhã e lembrar uns aos outros sobre o que precisa ser feito mais tarde.
Mas quando você está muito mais em uma empresa, a história é diferente. Manter o controle de quem está no comando do quê e dos prazos pode ser impossível. Você pode anotar todos os detalhes necessários no papel para emitir lembretes de vez em quando. Mas entre escrever e fazer acompanhamentos para cada membro, isso tomaria muito do seu tempo. É aí que entra o software de gestão. Com esse tipo de ferramenta, você pode acompanhar todos os seus projetos e as datas em que eles deveriam ter sido concluídos. E o bom é que não é só você. Todos os membros de sua equipe também têm uma maneira visual de acompanhar as tarefas atribuídas a eles. Em suma, a desculpa “esqueci de fazer isso” não pode mais se aplicar.

Gerenciar negócios torna-se fácil quando você tem 2 a 3 pessoas ou funcionários, mas e quando você tem uma equipe de mais de dez profissionais? Você acha que uma única pessoa pode gerenciar todas as tarefas de negócios e atribuir tarefas a outros funcionários para um trabalho tranquilo? Definitivamente um grande NÃO. E, nos tempos de hoje, em que o bloqueio incerto ocorre de repente, você não pode gerenciar seus negócios e profissionais simultaneamente. Mesmo em tempos de bloqueio, como você pode garantir que os funcionários sentados em seu escritório usem os dispositivos apenas para fins oficiais e não percam tempo aqui e ali? Para fazer as coisas correrem melhor e sem problemas, você precisa tirar proveito da tecnologia porque é a única coisa comum entre você e seus funcionários. Mas como você pode encontrar a solução certa?

O software de rastreamento de tempo para funcionários revela precisamente o que seus funcionários estão fazendo com computadores e a Internet em detalhes completos, permitindo que você identifique e corrija problemas antes que eles se tornem problemas. Você pode bloquear o acesso a notícias, ações de mídia social e outros sites. Compreender como seus funcionários usam seus computadores permite bloquear o uso inadequado e outras atividades que desperdiçam tempo.

Você pode monitorar facilmente todos os computadores da sua empresa e também seus funcionários em um local central. Sua conta online segura pode ser acessada em qualquer dispositivo conectado à Internet, permitindo que você acesse a qualquer momento, independentemente do local em que estiver. O processo de rastreamento de funcionários é altamente facilitado por esses tipos de software inteligente.

Em suma, o software de gerenciamento permite que você faça mais coisas juntos como uma equipe. Garante a produtividade.

Empacotando

Neste artigo, discuti a importância das ferramentas em qualquer negócio. Se uma empresa quer avançar ou mesmo ficar no jogo, ela precisa adquirir ferramentas que a ajudem a ser mais eficiente e produtiva. Em suma, as ferramentas de negócios não são mais um luxo. Eles são uma necessidade. Embora existam muitas ferramentas de negócios que você pode usar, por exemplo, um encurtador de link de marca, listei quatro que acho que não são negociáveis. A ferramenta de verificação de e-mail, o construtor de páginas, o software de contabilidade e o software de gerenciamento abordarão praticamente todos os aspectos relevantes do seu negócio para que ele sobreviva.

Isso não quer dizer, no entanto, que você deva limitar suas opções a essas quatro. Como mencionei anteriormente, existem diferentes ferramentas oferecidas às empresas hoje em dia que podem abordar outras áreas de negócios.

Basta listar as áreas nas quais você realmente gostaria de ajuda. A partir daí, você faz sua pesquisa sobre as ferramentas de negócios pertinentes e sobre o que elas têm a oferecer. Ao tomar sua decisão, escolha as ferramentas que não têm funções sobrepostas. Se você fizer isso, sua empresa pode ser tão produtiva quanto uma máquina bem lubrificada – sem que você tenha que desperdiçar muito dinheiro.

Bio: Owen Baker é um profissional de marketing de conteúdo da Right Inbox, uma ferramenta de agendamento de e-mail e Voila Norbert. Ele passou a maior parte da última década trabalhando online para uma série de empresas de marketing. Quando ele não está ocupado escrevendo, você pode encontrá-lo na cozinha dominando novos pratos.