4 dicas para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho em seu negócio

A maioria dos escritórios e empresas hoje opera em um horário de oito horas. Você pode pensar que isso é tempo suficiente para realizar todas as tarefas que precisam ser feitas no dia. Mas, quando você se aprofunda em como essas horas são gastas, você tem certeza de que cada minuto é gasto de forma produtiva? Ou há horas desperdiçadas sendo ineficientes com processos, ferramentas e outras funções para realizar o trabalho?

Hoje em dia, as empresas estão sob muita pressão para fazer mais, entregar mais e produzir mais no mesmo número de horas. A tecnologia está ficando cada vez mais avançada, e há essa expectativa de que as empresas usem todos os recursos disponíveis em seu benefício para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho. Cabe à sua empresa pesquisar as ferramentas necessárias e ler as fontes, como um gráfico de comparação de CRM, para que você possa tomar as decisões corretas ao automatizar o fluxo de trabalho da sua empresa. Quando isso for alcançado, sua empresa poderá deixar de lado qualquer perda de tempo no trabalho, de modo que a produtividade e a lucratividade de sua empresa também aumentem posteriormente.

Neste artigo, você terá quatro das melhores dicas sobre como melhorar a eficiência geral do fluxo de trabalho em sua empresa. Então, leia!

1. Aprenda a priorizar tarefas

Uma das coisas que podem estar prejudicando seu fluxo de trabalho geral é quando você não sabe como priorizar efetivamente determinadas tarefas que precisa realizar. Não existe uma regra rígida e não negociável quando se trata de priorizar tarefas, pois isso difere com base no que deve ser feito no dia e quais prazos são urgentes.

O desafio, no entanto, começa a surgir quando você sente que tudo em sua lista é importante para realizar. Como priorizar um sobre os outros? Aqui está um guia:

Concentre-se nas tarefas mais importantes. Escolha, no máximo, três tarefas que você deve colocar no topo da lista de prioridades. Essas três tarefas devem ser concluídas na parte da manhã, quando você ainda pode estar em sua época mais produtiva, mentalmente. Dessa forma, você terá 'tempo livre' à tarde para terminar o que mais puder na lista. Em seguida, inicie o mesmo ciclo novamente no dia seguinte em que se apresentar ao trabalho.

Destaque o que é urgente, em termos de prazo. Com isso, você terá certeza de que não perderá nenhum prazo iminente, trabalhando primeiro nas tarefas com um prazo ainda muito distante.

Entre no trabalho cedo. Se você conseguir chegar ao trabalho pelo menos 15 minutos antes do horário habitual, isso realmente faz toda a diferença para fazer mais coisas pela manhã. Aquele momento tranquilo em que ainda não há tantos colegas de trabalho pode permitir que você se concentre mais em algo que precisa ser feito. Como você chegou 15 minutos mais cedo, isso também pode permitir que você saia do seu local de trabalho 15 minutos mais cedo do que todos os outros.

Quando você faz as estratégias acima, pode começar a perceber mudanças em suas operações de negócios, pois agora pode, finalmente, se dar ao luxo de fazer mais coisas no dia.

2. Analise seus processos atuais

Antes de fazer alterações em seu fluxo de trabalho de negócios, é importante também analisar seus processos de fluxo de trabalho atuais. Isso é importante para que você possa ter certeza de que qualquer mudança implementada em seu local de trabalho é necessária para que seja mais eficaz. Ao realizar esse processo, você deve envolver todos, incluindo seus funcionários. Ao fazer isso, você pode obter o feedback necessário deles para determinar o que está funcionando para esses funcionários e o que não está.

Para garantir que sua análise de fluxo de trabalho seja eficaz para o seu negócio, esteja atento às seguintes etapas e estratégias:

Automatize seu fluxo de trabalho. Depois de identificar as áreas problemáticas em seu fluxo de trabalho que você ainda está operando manualmente, vale a pena considerar automatizá-las, um procedimento de cada vez.

Encontre certos gargalos em seu fluxo de trabalho e crie estratégias. Os gargalos em seu fluxo de trabalho são as áreas problemáticas que estão diminuindo o fluxo suave do trabalho. Por exemplo, existem etapas que levam mais tempo do que outras para serem concluídas? Existe um departamento que está lutando repetidamente para concluir o processo? Esses são gargalos que precisam ser resolvidos.

A análise de fluxo de trabalho beneficia sua empresa de muitas maneiras, tornando-a ainda mais necessária. Esses benefícios incluem:

Aumentando a eficiência geral em seu local de trabalho. A análise de fluxo de trabalho permite que sua empresa tenha uma nova visão de como realizar determinadas tarefas para que essas ineficiências possam ser identificadas e a tecnologia adequada também possa ser atualizada.

Deixando os clientes mais felizes. As mudanças implementadas pela análise do fluxo de trabalho também podem resultar em clientes mais satisfeitos. Quando é necessário tomar decisões sobre as facetas do fluxo de trabalho que afetam os clientes, você pode ter uma base sólida de fluxo de trabalho, melhorando assim as operações de negócios.

Elevando o moral dos funcionários. Certamente, nenhum funcionário gostaria de ser deixado para trás ainda usando processos antigos quando funcionários de outras empresas já mudaram para sistemas mais modernos.

3. Atribua os funcionários certos

Você já pode ter um processo de contratação completo. Então, sua empresa também investiu nas ferramentas certas para fazer o trabalho. Mas, você percebe que ainda há um movimento lento de uma extremidade do fluxo de trabalho para outra. Quando isso acontece, o problema pode ser que você esteja designando os funcionários errados para o trabalho, como designar funcionários do departamento de marketing quando você nem os treinou para marketing digital.

A atribuição adequada é muito importante para que você saiba com certeza que cada funcionário é adequado para o cargo que lhe é atribuído. Eles podem fazer bem, simplesmente porque suas funções de trabalho são seus pontos fortes. Quando isso é alcançado, sua empresa pode desfrutar de uma maior probabilidade de sucesso.

Para garantir que os funcionários certos correspondam às funções de trabalho adequadas, aqui estão algumas dicas testadas e comprovadas que você pode aplicar:

Desenvolva descrições precisas de cargos. Isso significa que suas descrições de trabalho devem, tanto quanto possível, ser muito específicas. Deixar descrições vagas de trabalho apenas criará uma brecha que torna mais desafiador para sua empresa decifrar se essas descrições de trabalho são ou não atendidas.

Apoie o crescimento e o talento de cada membro de sua equipe. Sempre que houver oportunidades para cada membro de sua equipe crescer, aproveite ao máximo essas oportunidades. Dê a seus funcionários a chance de crescer e aprimorar suas habilidades enviando-os para treinamentos e seminários pagos pela empresa. Essas podem parecer despesas adicionais para sua empresa, mas os retornos quando eles conseguem se sair bem e conseguir mais para o seu negócio são maiores.

Estabeleça um conjunto claro de objetivos para cada tarefa para que cada um de seus funcionários tenha uma ideia do que é necessário realizar para cada tarefa. Dividir as responsabilidades em tarefas menores torna o processo mais claro e simplificado, eliminando qualquer possibilidade de áreas cinzentas quando os funcionários não têm certeza do que devem realizar para cada tarefa, além de ajudá-los a determinar se estão ou não fazendo, na verdade, traz resultados.

4. Priorize o compartilhamento e a documentação de arquivos

Os arquivos são uma parte inerente de qualquer negócio. Há documentos que precisam ser compartilhados de uma extremidade do fluxo de trabalho para outra para garantir que haja um fluxo de informações bem-sucedido. Não importa quão bons ou bem automatizados sejam todos os outros aspectos do seu fluxo de trabalho, você ainda ficará aquém de seus objetivos quando sua equipe não tiver outra escolha a não ser buscar manualmente os documentos de que precisam.

Um de seus objetivos para automatizar a eficiência do fluxo de trabalho deve estar relacionado a gastar mais tempo se movendo em direção ao cumprimento de suas metas, em vez de perder tempo procurando determinados documentos que, de outra forma, seriam facilmente encontrados.

Com isso em mente, aqui estão algumas dicas que você pode aplicar para garantir o compartilhamento seguro de arquivos por meio de um sistema automatizado:

· Escolha um software de compartilhamento de arquivos que permita criptografia de ponta a ponta para garantir que as senhas e outras medidas de segurança estejam em vigor para evitar qualquer roubo de dados e identidade.

· Execute uma auditoria de arquivo regular para que você esteja atualizado sobre quem tem acesso a determinados arquivos e quem atualmente tem controle sobre os arquivos. O processo de auditoria de arquivos também é necessário para remover imediatamente os arquivos indesejados do seu sistema em nuvem.

· Escolha um sistema de compartilhamento de arquivos de nível empresarial, pois os sistemas de nível de consumidor são mais suscetíveis a vazamentos, violações e roubos, com menos medidas de segurança em vigor. Um sistema de compartilhamento de arquivos de nível empresarial permite que você tenha mais controles de segurança, como controles de conformidade e visibilidade, entre muitos outros.

· Treine e eduque sua equipe sobre os métodos automatizados de compartilhamento de arquivos em vigor, pois seu software de compartilhamento de arquivos ainda seria inútil se sua equipe não estiver atualizada com relação a como usá-los adequadamente e para a vantagem de sua empresa.

Conclusão

As dicas acima funcionam independentemente do tipo de negócio que você tenha e do departamento ao qual você pertence. Quando você considera cada departamento como um fragmento de todo o quebra-cabeça, sua empresa pode melhorar e se tornar mais produtiva. Os processos de fluxo de trabalho são cruciais para fazer as coisas, e cabe a você garantir que todos os seus processos contribuam para uma maior probabilidade de sucesso para o seu negócio. Quando seus processos de negócios começam a ficar sobrecarregados, isso é um sinal para você realmente mover e ajustar seu fluxo de trabalho para torná-lo mais simplificado.