5 melhores ideias de armazenamento de informações em nuvem para empresas
Publicados: 2022-01-31Assim, você selecionou apenas um dos melhores fornecedores de armazenamento em nuvem e moveu os arquivos de dados da sua empresa para a nuvem. Mas você está obtendo o máximo de eficiência do armazenamento de dados na nuvem e está fazendo tudo o que pode para manter suas informações seguras e protegidas?
O melhor armazenamento em nuvem para negócios tem alguns recursos que podem recompensar sua empresa. Ele permite que você acesse seus documentos de qualquer lugar, o que é fantástico para o pessoal que faz o trabalho em casa ou em movimento, e também possui muitos aplicativos colaborativos que podem considerar as dificuldades tecnológicas do trabalho em equipe.
Além disso, as empresas de nuvem mais importantes mantêm seu desempenho criptografado e seguro, mas há riscos de estabilidade para você e seus clientes potenciais se você não gerenciar seu armazenamento em nuvem para backups adequadamente.
Neste artigo, vamos guiá-lo por meio de cinco maneiras de aumentar sua experiência de armazenamento de informações na nuvem e manter seus documentos seguros.
1. Segure no topo da estabilidade
Os principais fornecedores de armazenamento de informações em nuvem têm dispositivos de proteção de última geração e rotineiramente atualizados, juntamente com criptografia e firewalls, para que seus arquivos de dados sejam provavelmente mais seguros na nuvem do que se você os armazenasse internamente.
Ainda existem perigos em potencial, mas a maioria deles pode ser combatida compreendendo e usando esses recursos de proteção de maneira eficaz e treinando sua equipe em proteção on-line superior.
É vital que todos os usuários tenham senhas potentes. Muitas pessoas usam a mesma senha para todas as suas contas on-line, o que é perigoso - se um site em que um funcionário tem uma conta privada é hackeado, então os hackers provavelmente podem obter suas contas de usuário também.
A opção é usar os melhores administradores de senha, que são extremamente seguros e permitem que os usuários tenham senhas distintas para todas as suas contas sem precisar recuperá-las.
Os usuários finais de pequenas empresas da nuvem também devem usar autenticação de duas variáveis, o que significa que, mesmo que uma senha seja comprometida, há uma camada adicional de estabilidade que impediria um hacker de acessar a conta. Como administrador, você deve estar em condições de tornar obrigatório que todos os compradores configurem isso.
Além disso, os alertas de conta de garantia são ativados. Isso sugere que, se houver alguma ação como indicação de entrada de uma nova máquina, você será notificado. Na maioria das vezes, esses alertas não serão quase nada para se preocupar, mas ajudam você a agir rapidamente no caso de alguém não autorizado tentar acessar suas informações.
2. Aproveite ao máximo a sincronização
Uma grande vantagem do armazenamento em nuvem é a rápida sincronização de suas informações e pastas. Com as empresas de compartilhamento de arquivos mais eficazes fornecidas por empresas de armazenamento de dados em nuvem, toda a sua força de trabalho será capaz de acessar os arquivos de dados mais atualizados onde quer que estejam, o que é notavelmente útil com homens e mulheres cada vez mais trabalhando em propriedade .
Se você não é um amante das interfaces de armazenamento em nuvem baseadas em navegador padrão, um atributo prático fornecido por muitos fornecedores é a capacidade de combinar suas pastas na nuvem na composição de arquivos do seu sistema de trabalho, como o arquivo do Windows Explorer ou o Mac Finder.
Assim que você baixar um aplicativo vital, seus arquivos salvos na nuvem aparecerão como uma pasta em seu computador pessoal e, desde que você tenha um relacionamento online, a sincronização deve ser informatizada e perfeita. Se você tem muitos documentos que não são sincronizados regularmente - um arquivo de informações anteriores, não consultadas com frequência, por exemplo -, vale a pena examinar se sua empresa de armazenamento tem a opção de vender esses documentos "a frio".
Isso é quando os documentos são armazenados em menos componentes como fita, e não são sincronizados, portanto, precisam ser recuperados manualmente para serem acessados. O ganho é que ele pode economizar uma grande quantidade de dinheiro. Google e Microsoft Azure são duas plataformas que oferecem armazenamento a frio.
3. Mantenha os fatores organizados
O armazenamento de informações em nuvem permite que você classifique suas informações em apenas uma construção de pasta, como faria em um esforço clássico. Se você estiver compartilhando informações com sua equipe, é essencial ter uma estrutura claramente planejada e criar políticas para nomenclatura de arquivos confiável para que cada pessoa possa descobrir as informações necessárias.
Faça isso desde o início, em vez de classificar à medida que avança, ou inevitavelmente terminará com uma bagunça intransponível. Uma estrutura de pastas muito boa também é importante para a segurança, principalmente porque ajudará você a regular as permissões. Por exemplo, se você criar uma pasta e restringir a entrada aos supervisores da organização, todos os arquivos que você definir nela serão mantidos em sigilo. Isso é muito mais fácil do que colocar permissões de arquivo para cada arquivo individual.
Além de uma técnica de pasta padrão, você deve realmente olhar para quais recursos organizacionais adicionais seu armazenamento em nuvem vem. Eles mudam de um provedor de serviços para outro, mas, por exemplo, um software útil observado no Google Travel que você pode não conhecer é a capacidade de incorporar um atalho para um arquivo em uma pasta diferente.
Para fazer isso, escolha o arquivo e pressione Shift+Z. Você será então capaz de decidir sobre uma segunda pasta na qual colocar um atalho. Para fins de edição, este é exatamente o mesmo arquivo, em vez de ficar duas cópias independentes. Isso é útil quando um arquivo é aplicável a muito mais do que um único grupo ou empresa.
4. Colabore com a papelada viva
Com arquivos de dados armazenados em unidades de área, você poderia ter tentado ter mais de uma única equipe para abrir o arquivo exato, apenas para substituir o desempenho de cada um. Mas com o armazenamento de dados em nuvem, os documentos podem ser acessados e editados ao mesmo tempo, o que tende a facilitar bastante uma grande quantidade de tarefas.
Por exemplo, se você tiver uma planilha de contas hospedada no Planilhas Google, qualquer pessoa em sua força de trabalho de contas poderá adicionar simultaneamente detalhes das contas com as quais está trabalhando em gadgets separados. Também não há necessidade de se preocupar em fechar a folha para que outra pessoa possa adquirir um interruptor para acessá-la!
Também é bastante simples monitorar as modificações. Se o supervisor da força de trabalho de contas achar que uma variedade na planilha está incorreta, ele poderá ver o registro de edição da célula adequada e descobrir quem a inseriu e quando, o que ajudará a descobrir como o erro foi produzido. Embora esse aspecto exclusivo seja exclusivo do Google Push, outras empresas de colaboração em nuvem incluem suas próprias características de registro de edição.
No entanto, você pode ficar nervoso sobre como, com vários compradores fazendo o trabalho em um arquivo, apenas um usuário pode excluir acidentalmente o trabalho de outro. Mas muitos serviços especializados em nuvem apresentam controle de versão – a capacidade de reverter para um modelo anterior do documento com vários cliques. Isso é incrivelmente útil se os fios forem cruzados e você quiser desfazer as alterações que um membro da equipe projetou por erro de cálculo.
5. Use integrações
Outros aplicativos que você usa em sua empresa podem ser integrados ao seu provedor de serviços de armazenamento de informações em nuvem, o que permite uma conversa tranquila entre os procedimentos.
Por exemplo, você pode usar o aplicativo de bate-papo Slack para interação da equipe. Ele pode ser integrado a várias empresas de nuvem, que incluem Google Travel e Dropbox. Isso significa que você pode procurar por seus arquivos sem precisar sair do aplicativo Slack, compartilhar arquivos na nuvem em apenas chats, ou até mesmo ter um conceito automático postado quando houver ajustes em uma pasta.
Outra ilustração é o HelloSign, que permite que os clientes indiquem documentos com rapidez e rapidez. Com esta integração montada no Dropbox ou Google Drive, você pode indicar documentos em seu armazenamento com apenas alguns cliques.
O Dropbox se integra perfeitamente ao Salesforce, o método de administração de parcerias com clientes usado por várias organizações. Você pode configurá-lo para transferir informações do Dropbox diretamente para seus dados do Salesforce, o que pode simplificar seu fluxo de trabalho e significar que você tem acesso a documentos de vendas em qualquer lugar.
Estes são apenas alguns exemplos das muitas integrações existentes por meio de alguns provedores de nuvem. No entanto, para continuar a manter um procedimento limpo e econômico e diminuir os riscos de segurança potenciais, você precisa se lembrar de verificar periodicamente quais aplicativos têm acesso ao seu armazenamento de dados em nuvem e eliminar os que não estão mais usando .
Resumo
Ao seguir essas dicas, você pode ter certeza de que seus arquivos de dados na nuvem estão seguros e protegidos, e muitos fatores do seu trabalho diário funcionarão muito mais facilmente, graças às recompensas disponíveis pelo armazenamento de dados na nuvem .
Analisando ainda mais o armazenamento em nuvem
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