8 ações para excelência operacional transformacional com mineração de procedimentos
Publicados: 2021-12-27
As empresas hoje estão sob um estresse econômico e agressivo importante, pois lidam com interrupções em uma escala nunca imaginada anteriormente. As expectativas dos compradores atingiram recordes históricos e as mudanças para projetos de trabalho remotos e híbridos posicionaram demandas sem precedentes tanto para os funcionários quanto para as empresas.
A excelência operacional é a chave para a resiliência e expansão da empresa, e ainda hoje os proprietários de casas de métodos normalmente lutam para manter o nível imediato de melhoria e visibilidade de deficiência na inteligência de procedimentos e recursos de modelagem necessários para a tomada de decisões úteis. Questões mais complicadas são a progressão puramente natural da mudança. À medida que os processos da empresa evoluem com o tempo, eles se tornam confusos com desperdício, medidas indesejadas, controles estranhos, ativos duplicados e soluções alternativas manuais – substancialmente dos quais estão ocultos.
A mineração de sistemas aprimora as estratégias padrão para a excelência operacional automatizando a ação vital da descoberta de processos. Por definição, a mineração de sistema é uma das principais táticas baseadas em fatos para avaliar os procedimentos corporativos que trabalham com fatos ocasionais extraídos de unidades de informações e fatos. Ele permite que os consumidores de pequenas empresas descubram gargalos, desvios e fontes de desperdício ou retrabalho em seus processos. Com os modelos descobertos como base, o caminho para o aprimoramento será muito mais fácil, mais preciso, tem menos possibilidades e é muito mais rápido.
Veja como os líderes da empresa podem estabelecer as bases para automatizar a descoberta de processos e a melhoria contínua por meio de um caminho de 8 passos para a excelência operacional.
Oito técnicas para a excelência operacional transformacional
Ação 1: Cessar a Função Adicional Não-Benefício
O problema: Muito fazer o trabalho é, no entanto, feito a partir do comportamento. Por exemplo: usuários de um único grupo podem cumprir um processo que não se alinha por mais tempo com os desejos de outra equipe. Acabar com essa energia é rápido e fácil de colocar em prática e pode trazer vantagens rápidas.
Como a mineração de curso de ação ajuda
O modelo de sistema descoberto não apenas tornaria muito mais fácil reconhecer gargalos, retrabalho e regiões exatamente onde os procedimentos estão paralisados, mas também tornaria menos difícil quantificar as recompensas. Ao examinar a mudança entre as técnicas mais eficazes e apresentar produtos (como estão) em uma investigação delta, os formuladores de conclusões de pequenas empresas podem examinar alternativas para erradicar o desperdício, reduzir as chances e fortalecer a eficácia operacional e a experiência do cliente.
Estágio 2: Consolidação
Com o tempo, em empresas substanciais e maduras, os estilos de execução melhoram, as soluções existentes são modificadas e novas soluções são introduzidas. A consequência são frequentemente processos fragmentados e distribuídos que variam entre vários grupos. Um movimento essencial em direção à excelência operacional é consolidar procedimentos, rotinas e equipes muito semelhantes. No entanto, a consolidação não é isenta de riscos.
Como a mineração do sistema ajuda
Os recursos de avaliação de variantes da mineração de processos permitem que os usuários comparem diversos caminhos ou fluxos de trabalho do mesmo procedimento. Com esse ponto de vista, os profissionais de negócios, operações e riscos podem apontar as variações e seus efeitos. Isso destaca as oportunidades de consolidação e os benefícios e perigos adicionais que talvez possam estar envolvidos. Esse nível de transparência também oferece fatos para ajudar na mudança, como utilização de recursos, perfis de necessidades, gargalos e muito mais, prejudicando drasticamente as iniciativas de consolidação.
Etapa 3: padronização
Proporcionar uma experiência prática constante ao comprador a um preço de funcionamento reduzido é uma marca registrada de gigantes digitais e startups. Comparar como duas equipes diferentes executam um curso de ação pode apresentar informações úteis sobre como a operação impacta bons ou negativos e resultados planejados ou não planejados. Embora as pessoas possam compartilhar estratégias e listas de verificação apenas em sua equipe, isso é muito difícil entre os tipos de trabalho remoto e híbrido. Como resultado, os procedimentos rapidamente se afastam da norma, e a excelência e a conformidade se tornam imprevisíveis.
Como a mineração de curso de ação ajuda
Avaliar as variantes do curso de ação por meio da mineração de procedimentos para entender os caminhos, entender as ocasiões de execução do exercício e esperar as ocasiões, colocar gargalos, exceções, uso da fonte e outros processos prontamente destaca onde estão as alternativas para padronizar.
Etapa 4: Simplificação
Os processos de negócios inevitavelmente evoluem com o tempo, como medidas desnecessárias, controles estranhos, fontes duplicadas e soluções alternativas de orientação. Quando os pontos dão errado, a reação instintiva é frequentemente incorporar mais um controle ou introduzir uma série de procedimentos guia insustentáveis e suscetíveis a erros.
Como a mineração do sistema ajuda
A visibilidade, transparência e disponibilidade das versões de processos aprendidas pela mineração de procedimentos com representação precisa do fluxo e métricas de abordagem real possibilitam que os analistas descubram rapidamente o desperdício. A transação classifica que processos lentos, controles duplicados, ações que não valem a pena incorporar, handoffs interrompidos ou graduais, loops de retrabalho e exceções podem ser convenientemente identificados. Erradicar esse desperdício direto reduz custos e melhora a alta qualidade, entregando um resultado final muito melhor aos compradores mais rapidamente.
Fase 5: Reengenharia de Processos para Pequenas Empresas
No momento em que um método é consolidado, padronizado e simplificado, identificar alternativas para reengenharia normalmente é o próximo passo. Fazer isso corretamente exige não apenas uma compreensão de cada abordagem “As-Is” para os canais pertinentes, que inclui as métricas completas do sistema que os orientam, mas também uma compreensão detalhada de todas as exceções factíveis.
Como a mineração de métodos auxilia
Compreenda completamente os trabalhos ocultos e detecte transferências ruins, retrabalho, fontes subutilizadas ou superutilizadas, para tirar conclusões de avanço do método informadas pelo conhecimento. Detecte rotinas muito repetitivas, manuais e vulneráveis a erros para automação. A mineração do curso de ação pode descobrir a causa raiz de atrasos frequentes no fornecimento de cadeias ou fluxos de trabalho que proporcionam situações de entrega de impressão e excelentes e, posteriormente, levam à perda de lucros.
Passo 6: Automação Tática
A automatização de procedimentos é um ponto focal para muitas empresas. Quando uma transformação abrangente está em andamento, a automação tática é uma tática predominante para obter alguns dos ganhos nesse meio tempo. Isso pode incluir coisas como modificar as regras da organização, utilizando automação de abordagem robótica ou projetos de descoberta de equipamentos. Devido à complexidade fundamental, mesmo uma abordagem de reengenharia criada na mesma pilha de conhecimento tecnológico é difícil de automatizar taticamente de perto.
Como a mineração de métodos ajuda
Identificar os métodos específicos no procedimento em que a automação pode causar o impacto mais importante envolve um conhecimento completo do tempo da tarefa, utilização da fonte e custos da fonte. A modelagem de curso de ação trabalhando com mineração de sistemas pode ajudar a priorizar os esforços de automação tática. Também garante que o tempo não seja desperdiçado na automação de componentes do processo que podem não gerar retorno sobre as despesas. A mineração de abordagem aprimora a técnica tradicional: as opções de automação, no valor da tarefa ou do método, podem ser determinadas usando a mineração de procedimentos, e a influência de sua automação pode ser avaliada quantitativamente, principalmente com base em detalhes realmente difíceis.
Fase 7: Terceirização/offshoring/rightshoring
Pode parecer rápido estimar quantos homens e mulheres são exigidos apenas contando a seleção de homens e mulheres envolvidos na tripulação de envio. Mesmo assim, talvez isso não espelhe o tempo adicional não pago ou reflita as diferenças entre o que está previsto e o que está concluído. É improvável que permita anos acumulados de conhecimento e informações, e os ganhos de produtividade que o acompanham.
A transferência de processos essenciais da organização de uma única localidade para outra ou de uma empresa específica para outra é arriscada e frequentemente depende dos recursos dos funcionários para solicitar problemas ou transmitir como a função é conduzida.
Como a mineração de abordagem ajuda
Gerenciar um exercício de descoberta de procedimento automatizado antes da transição garante que cada grupo de envio e recebimento esteja na página da Web semelhante e que haja um entendimento abrangente de todas as exceções e dos cálculos de recursos que estão por trás delas.
Passo 8: Transformação
A digitalização pode simplificar as operações e procedimentos de pequenas empresas e permitir que as empresas mudem os estilos de trabalho e aumentem os resultados da empresa. No entanto, a digitalização não é a diferença de basicamente mudar um provedor atual com um tipo eletrônico ou implementar mais know-how. Para obter todo o lucro, os processos terão que ser compreendidos e otimizados idealmente antes da automação e digitalização, um desafio considerável para organizações que possuem dezenas de milhares de processos e tantas exceções a esses processos.
Como a mineração de procedimentos ajuda
A mineração de métodos traz uma transparência consideravelmente desejada sobre como uma organização é eficaz e, consequentemente, permite que os líderes de transformação entendam onde direcionar, o que priorizar e como transformar completamente os processos cruciais para uma excelência operacional sustentada. É crucial compreender totalmente os fluxos de procedimentos "As-Is", entender exatamente onde os gargalos se manifestam e quais funções recebem a quantidade ideal de trabalho e examinar e prever projetos e ajustes de abordagem "To-Be" antes logo após a transformação. É muito importante construir uma visão aparente dos ajustes necessários, seus resultados factíveis e a resposta dos clientes a eles.
A mineração de abordagem sustenta a maturidade do método
Muitas empresas ainda têm muito a percorrer para atingir a maturidade do curso de ação. Um problema chave é a deficiência de transparência e detalhes de procedimentos para ajudar os grupos a construir uma compreensão profunda de como seus processos atuais funcionam. A visibilidade e percepção que a mineração de processos apresenta é uma referência razoável de progresso e pode estimular a descoberta substancial de como os processos organizacionais funcionam. Trabalhar com logs de celebração existentes como base para simulação permite que as equipes acelerem os insights e obtenham conclusões mais rápidas.
A mineração de procedimentos aumenta as abordagens tradicionais de excelência operacional, automatizando a ação essencial da descoberta de métodos. Os mapas e versões produzidos refletem a realidade da organização e são suportados por dados operacionais que normalmente faltam. Com as versões descobertas como base, o caminho para a melhoria resulta em muito menos difícil, muito mais correto, traz menos riscos e é drasticamente mais rápido.
Marcello La Rosa, cofundador e CEO da Apromore