8 dicas para escrever um e-mail eficaz e atraente

Você já teve que se animar para enviar um e-mail? Porque, mesmo.

Há algo monumental em enviar um e-mail que você nem sempre recebe com outras formas de comunicação. E se você não é um falante nativo de inglês, essa tarefa pode parecer ainda mais assustadora.

Este artigo fornecerá algumas dicas úteis para ajudá-lo a melhorar a qualidade geral de seus e-mails, independentemente da sua perspectiva. Depois de aplicar essas estratégias simples à sua escrita, você poderá enviar e-mails com confiança para qualquer pessoa e se livrar dessa ansiedade pós-envio.

Vamos começar.

1. Tenha uma linha de assunto atraente.

As linhas de assunto podem fazer ou quebrar o sucesso do seu e-mail. Muitas vezes, é o fator decisivo para alguém abrir seu e-mail.

Infelizmente, muitas pessoas lutam com esta parte.

Dê uma olhada neste exemplo:

Essa linha de assunto em particular (exemplo da vida real, a propósito) é vaga, indireta e não me indica em nada sobre o que será o conteúdo do e-mail.

O resultado? Eu poderia excluí-lo ou ignorá-lo completamente.

Aqui está uma opção melhor:

É descritivo, específico e me diz que esta é uma introdução.

As linhas de assunto são especialmente importantes se você estiver entrando em contato com alguém pela primeira vez. O destinatário não sabe quem você é e só pode julgá-lo pela linha de assunto.

Mesmo se você estiver enviando e-mails internamente em sua empresa, ainda vale a pena escrever uma ótima linha de assunto para que seu destinatário tenha uma ideia do que esperar. Como qualquer pessoa ocupada, seus colegas de equipe recebem muitos e-mails todos os dias e certamente apreciariam o esforço extra de uma linha de assunto descritiva.

Então, como você escreve uma boa linha de assunto?

Seja claro, direto e descreva o conteúdo do seu e-mail. Não tenha medo de ocupar toda a linha de assunto. Aqui estão alguns bons exemplos de linhas de assunto:

• [Ação necessária] Reunião mensal de marketing
• FYI/Informativo
• Solicitação de [Insira aqui]
• [Lembrete] Pesquisa a ser concluída | Vai demorar 2 minutos
• [Nome] sugeriu que eu entrasse em contato com você
• Eu estarei na cidade na próxima terça - você está disponível?

Se você estiver enviando um e-mail promocional, evite linhas de assunto enganosas como:

• RÉ:
• FWD:
• Urgente
• Confirmação do pedido
• Status da Conta

Não há necessidade de recorrer a truques sorrateiros ou títulos clickbait apenas para induzir uma abertura. Eles fazem os destinatários se sentirem enganados e enganados, de acordo com uma pesquisa Litmus de 2019. Você perderá a confiança e poderá acabar no lixo eletrônico como resultado.

Você deseja associar sentimentos positivos ao seu e-mail, não raiva e decepção.

2. Comece com uma saudação apropriada.

Para iniciar o e-mail, você deve começar com uma saudação apropriada. Existem dois componentes para a saudação: a saudação e a frase de abertura.

A saudação apropriada realmente depende da situação. Se você estiver escrevendo um e-mail formal para um banco ou instituição governamental, seria melhor começar com “Prezado [X]”.

Se você está enviando um e-mail para alguém que conhece ou trabalha em um ambiente casual, não há problema em usar um “Oi [nome]” ou “Olá [Nome]”.

Há também “A quem possa interessar”, quando você está enviando um e-mail para um e-mail de grupo e não tem certeza de quem o lerá.

Uma coisa que você quer evitar é usar termos de gênero e não inclusivos como “Oi pessoal” e “Sr./Sra/Sra.” em sua saudação.

Para ajudá-lo, aqui está uma lista de saudações que você pode abrir em seus e-mails:

• Querido [Nome]
• [Nome]
• Bom dia/tarde
• Oi equipe
• Ei
• Olá

3. Tenha um forte agarrador de atenção.

Depois de terminar a saudação, é hora de começar seu e-mail.

Enquanto a linha de assunto determina se seu e-mail é aberto, sua frase de abertura determina se seu e-mail será lido até o final.

Se for uma introdução, você pode abrir com algo que você sabe que interessará ao seu destinatário. Você pode descobrir isso através de uma pequena pesquisa em seus perfis de mídia social. Talvez eles tenham twittado algo interessante ou postado recentemente algo no LinkedIn que você possa referenciar.

Isso irá ajudá-lo a construir um relacionamento e mostrar que você não está enviando um e-mail genérico para várias pessoas.

Claro, isso não é necessário se você estiver enviando um e-mail para um colega ou alguém que você conhece, mas ainda é importante estabelecer algum tipo de contexto para que eles saibam o que está acontecendo.

Com um colega, comece com o “porquê”.

Ninguém tem tempo (e paciência) para adivinhar do que se trata um e-mail. Quanto mais cedo você responder ao “porquê”, mais rápido você vai capturar a atenção deles.

Dica rápida: se você estiver enviando e-mails de vendas e precisar de inspiração sobre o que dizer exatamente, dê uma olhada nos modelos de e-mail gratuitos da HubSpot . Com essa ferramenta, você pode acessar uma biblioteca de modelos integrados projetados para cada etapa da jornada do cliente.

4. Mantenha sua mensagem curta e concisa.

De acordo com a Statista, enviamos e recebemos cerca de 319 bilhões de e-mails por dia em todo o mundo.

Essa estatística deixa uma coisa muito clara: passamos muito tempo lendo e-mails. E por causa disso, muitas pessoas simplesmente escaneiam e-mails para entender a essência da mensagem e passar para a próxima.

Com isso em mente, você deseja otimizar seu e-mail para legibilidade e escaneabilidade. Isso se parecerá com:

• Mantendo os parágrafos curtos.
• Adicionando pontos de bala.
• Usando recursos visuais para quebrar o texto.

Embora você possa sentir que precisa contar tudo a eles em um e-mail, não o faça.

Ninguém está esperando ansiosamente um ensaio de três páginas chegando em sua caixa de entrada. Pense da seguinte maneira: qual é a principal lição do seu e-mail e há alguma ação específica que você deseja que o destinatário execute?

A partir daí, esboce seu e-mail e, ao reler, certifique-se de que cada linha adicionada esteja ajudando você a atingir esse objetivo. Se não estiver, remova-o.

Quando você precisa incluir muitas informações em um e-mail, provavelmente é melhor sugerir um telefonema ou uma reunião. Você pode usar esta ferramenta de reunião gratuita para agendar suas reuniões com mais rapidez e evitar emails de ida e volta.

5. Seja consistente com sua fonte.

Se eu receber um e-mail como este, estou excluindo imediatamente ou assumindo que é uma farsa.

E-mails podem ser divertidos. Você pode adicionar imagens, GIFs e cores. No entanto, há uma maneira de fazer isso que não é muito chocante ou perturbador.

Este é um exemplo do que não fazer. Existem várias fontes usadas no e-mail, diferentes tamanhos de fonte e cores diferentes. Como resultado, o olho não sabe para onde ir e é um pouco esmagador.

Além disso, a mensagem se perde, pois seu destinatário está muito distraído com todos esses elementos lutando por sua atenção.

Então, como regra geral: Atenha-se a uma fonte. Se você quiser usar um secundário, use-o com moderação. Siga a mesma regra para a cor.

Se você estiver usando um teclado diferente do inglês, suas fontes podem não aparecer corretamente no dispositivo da outra pessoa. Em vez disso, use fontes de e-mail seguras para a Web, como:

• Arial
• Correio
• Geórgia
• helvética
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trabuco MS
• Verdana

Na verdade, esta é a lista exata que o Gmail fornece:

Isso garantirá que seu destinatário receba sua mensagem em uma fonte regular, independentemente do dispositivo ou sistema operacional.

6. Escreva um fechamento simples.

Depois de terminar o conteúdo do seu e-mail, é hora de fechá-lo.

Você não precisa ser sofisticado – apenas mantenha seu fechamento simples e direto.

Então, nada disso:

Em vez disso, atenha-se às linhas de fechamento seguras e comprovadas e você deve ser bom.

Você pode escolher entre algumas das linhas de fechamento mais comuns abaixo:

• Sinceramente
• Atenciosamente
• Melhor
• Atenciosamente
• Desejos calorosos
• Atenciosamente
• Bons desejos
• obrigada
• Cuidar

7. Agende seus e-mails.

Uma pesquisa de 2020 do Sleep Advisor descobriu que cerca de 54% dos americanos verificam seus e-mails de trabalho imediatamente após ou uma hora após acordar.

Outro estudo da Litmus sobre o estado do engajamento por e-mail nos Estados Unidos em 2021 apóia isso. Ele revela que o horário mais popular para ler e-mails é pela manhã. As taxas de abertura começam por volta das 6h, mas geralmente atingem o pico entre 9h e meio-dia, horário local.

Com essas informações, você pode seguir uma das duas estratégias: Enviar seu e-mail pela manhã quando souber que eles estão rolando ou aguardar um horário menos movimentado.

Por um lado, seu e-mail corre o risco de ser enterrado se você o enviar pela manhã. No entanto, se você esperar mais tarde, seu e-mail pode nunca ser aberto.

É preciso tentativa e erro para descobrir o que funciona melhor ao enviar e-mails para sua equipe.

Se você estiver escrevendo um e-mail para alguém em outro estado ou país, também precisará levar em consideração os fusos horários. Meio-dia para você pode ser 19h para outra pessoa. Como tal, lembre-se de quem é seu destinatário e quando ele seria mais receptivo ao seu e-mail.

Dica profissional: você pode usar nossa ferramenta gratuita de agendamento de e-mail para garantir que seus e-mails sejam enviados no momento certo.

8. Faça uma verificação final de ortografia e gramática.

Você está quase lá – não estrague no último trecho.

Imagine gastar tempo criando uma mensagem perfeita, apenas para ser ignorado porque o e-mail está cheio de erros de ortografia e gramática.

Veja como evitar isso: Depois de terminar de redigir seu e-mail, copie e cole-o no Microsoft Word ou no Google Docs para fazer uma verificação rápida de gramática, fraseado e ortografia.

Como alternativa, você também pode usar verificadores gratuitos como o Grammarly para automatizar o processo enquanto desenha.

Fonte da imagem

Além disso, leia a mensagem em voz alta para garantir que as frases não sejam muito longas, desajeitadas ou robóticas. Você quer que sua cópia de e-mail soe humana .

Todas essas dicas ajudam o leitor a se concentrar na sua mensagem, não nos outros elementos do seu e-mail.

Dicas de redação de e-mail para equipes internacionais

A maioria das pessoas não vai te dizer isso, mas a elaboração de um bom e-mail começa antes mesmo de você colocar uma única palavra. Isso começa com a sua mentalidade.

Quando você estiver no estado de espírito correto, poderá escrever e-mails eficazes que comunicam e convencem.

Parece lógico… mas como você entra no “estado de espírito correto”? Bem, existem duas maneiras: Coloque-se no lugar do destinatário e escreva do jeito que você fala.

Mais sobre isso abaixo.

Imagine receber o e-mail que você está escrevendo.

Você já recebeu um e-mail tão incoerente que você nem conseguiu terminar de ler, muito menos pensar em responder? Ou incluiu uma proposição completamente irrelevante?

Fonte da imagem

Ahrefs é uma ferramenta de SEO, mas eles receberam um e-mail de uma empresa de pesca.

Um dos maiores problemas quando se trata de escrever e-mails é a falta de empatia com o destinatário. Faça a si mesmo estas perguntas:

• Por que estou enviando um e-mail para essa pessoa?
• Esta é a pessoa certa para entrar em contato, considerando o que estou tentando alcançar?
• Minha mensagem é clara e objetiva?
• Isso seria melhor discutido em uma reunião?
• Cada linha ajuda ou prejudica meu objetivo?

Isso é especialmente importante ao enviar um e-mail para alguém novo, mas ainda é valioso ao entrar em contato com um colega.

Escreva como você fala.

Se você não é um falante nativo de inglês, é normal sentir que deveria ser mais formal quando se trata de escrever e-mails.

No entanto, isso resulta em e-mails muito formais e parecem estranhos ou rígidos. Por exemplo:

Os falantes nativos de inglês escrevem de maneira mais informal – sua escrita soa como uma pessoa conversando com outra.

Aqui está uma dica rápida de gramática que sempre ajudará você a soar mais nativo: Escreva em uma voz ativa e evite a voz passiva .

Uma “voz ativa” mostra que um sujeito está realizando a ação do verbo, por exemplo: “Marilyn enviou a carta”.

Em contraste, a “voz passiva” mostra que o verbo é atuado pelo sujeito, por exemplo: “A carta foi enviada por Marilyn”.

Em vez de escrever “seu feedback seria muito apreciado”, tente dizer “eu gostaria de receber seu feedback”. Em vez de escrever “sua solicitação foi recebida”, tente “Recebi sua solicitação”.

Observe como escrever com voz ativa soa mais humano.

Escrever um e-mail não deve ser assustador. Com essas dicas simples, você garantirá que seu e-mail seja sempre eficaz.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em julho de 2018 e foi atualizada para ser mais abrangente.