Guia para iniciantes em diagramas de fluxo de dados

Pergunte a qualquer atleta profissional ou executivo de negócios como ele obteve sucesso e ele lhe dirá que domina um processo. Ao descobrir quais hábitos levaram ao sucesso e quais não, eles melhoraram sua eficiência e produtividade.

Mas implementar um processo em um negócio, departamento ou até mesmo em uma equipe é algo completamente diferente de aprimorar seu processo pessoal. Com tantas partes móveis, como você rastreia e refina cada aspecto do seu processo de negócios?

Os diagramas de fluxo de dados fornecem uma maneira direta e eficiente para as organizações compreenderem, aperfeiçoarem e implementarem novos processos ou sistemas. Eles são representações visuais do seu sistema, facilitando a compreensão e a remoção.

Antes de nos aprofundarmos em como os diagramas de fluxo de dados podem ajudar a refinar qualquer um dos seus sistemas ou processos de negócios, vamos ver exatamente o que são.

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Os DFDs tornaram-se populares na década de 1970 e mantiveram seu uso generalizado por serem fáceis de entender.

Existem dois tipos de DFDs – lógicos e físicos. Os diagramas lógicos mostram o processo teórico de movimentação de informações através de um sistema, como de onde vêm os dados, para onde vão, como mudam e para onde vão.

Os diagramas físicos mostram o processo prático de movimentação de informações através de um sistema. Ele pode mostrar como software, hardware, arquivos, funcionários e clientes específicos do seu sistema influenciam o fluxo de informações.

Você pode usar diagramas lógicos ou físicos para descrever esse fluxo de informações. Você também pode usá-los em conjunto para compreender um processo ou sistema em um nível mais granular.

Os benefícios dos diagramas de fluxo de dados

DFDs são representações visuais que podem ajudar quase qualquer pessoa a compreender a lógica e as funções de um sistema ou processo. Além de serem acessíveis, eles fornecem a clareza necessária e melhoram a produtividade. Veja como.

Acessibilidade

Como as informações visuais são mais fáceis de digerir, os DFDs normalmente explicam conceitos complexos melhor do que os blocos de texto.

Apresentações visuais de como um processo funciona também podem prender a atenção das pessoas por mais tempo — facilitando a retenção das informações.

Clareza

Os DFDs esclarecem os sistemas e processos necessários para que sua equipe faça o melhor trabalho. Seja implementando um novo sistema para toda a empresa ou refinando o processo existente de um departamento, um DFD coloca você e sua equipe na mesma página.

A criação de DFDs também lhe dará clareza sobre as operações de negócios. Uma compreensão mais clara permite refinar e acompanhar seus processos de negócios com menos atrito.

Produtividade

A acessibilidade e a clareza criadas com os DFDs deixarão menos espaço para erros. Sua equipe dominará melhor os sistemas e processos porque os entende.

Uma maior compreensão – aliada a um processo repetível – provavelmente aumentará a eficácia e a produtividade da equipe.

Em um nível mais amplo, os DFDs podem ajudá-lo a agilizar suas operações comerciais. Ao mapear seus processos, você obterá insights sobre o que funciona e o que não funciona.

Esses insights ajudam a aumentar a produtividade de você e de sua equipe. Como bônus, você pode compartilhar as melhores práticas entre os departamentos.

Símbolos do diagrama de fluxo de dados

Antes de usar um DFD, você precisa conhecer os símbolos usados ​​para descrevê-lo.

Os símbolos do diagrama de fluxo de dados são notações padronizadas, como retângulos, círculos, setas e rótulos de texto curto. Esses símbolos representam a direção do fluxo de dados, entradas, saídas, pontos de armazenamento e subprocessos de um sistema.

Quatro métodos comuns de notação são usados ​​em DFDs: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM e Unified.

Todos usam os mesmos rótulos e formas semelhantes para representar os quatro elementos principais de um DFD – entidade externa, processo, armazenamento de dados e fluxo de dados.

1. Entidade Externa

Entidades externas — também conhecidas como terminadores, fontes, coletores ou atores — são sistemas externos que enviam ou recebem dados de e para o sistema diagramado.

Eles são fontes ou destinos de informações, por isso geralmente são colocados nas bordas do diagrama.

Os símbolos de entidade externa são semelhantes em todos os modelos, exceto no Unified, que usa um desenho de boneco palito em vez de um retângulo, círculo ou quadrado.

2. Processo

Processo é um procedimento que manipula os dados e seu fluxo, pegando os dados recebidos, alterando-os e produzindo uma saída. Um processo pode fazer isso realizando cálculos e usando lógica para classificar os dados ou alterar sua direção de fluxo.

Os processos geralmente começam no canto superior esquerdo do DFD e terminam no canto inferior direito do diagrama.

3. Armazenamento de dados

Os armazenamentos de dados armazenam informações para uso posterior, como um arquivo de documentos aguardando processamento. As entradas de dados fluem através de um processo e depois através de um armazenamento de dados, enquanto as saídas de dados fluem para fora de um armazenamento de dados e depois através de um processo.

4. Fluxo de dados

O fluxo de dados é o caminho que as informações do sistema percorrem de entidades externas por meio de processos e armazenamentos de dados. Com setas e rótulos sucintos, o DFD pode mostrar a direção do fluxo de dados.

Níveis DFD

Os DFDs podem variar desde simples visões gerais até representações complexas e granulares de um sistema ou processo com vários níveis, começando pelo nível 0.

Os DFDs mais comuns e intuitivos são os DFDs de nível 0, também chamados de diagramas de contexto. São visões gerais digeríveis e de alto nível do fluxo de informações através de um sistema ou processo, para que quase qualquer pessoa possa entendê-las.

Nível 0: Diagrama de Contexto

Este nível DFD concentra-se em processos ou funções de sistema de alto nível e nas fontes de dados que fluem de ou para eles. Os diagramas de nível 0 são projetados para serem visões gerais simples e diretas de um processo ou sistema.

Nível 1: Decomposição do Processo

Embora os DFDs de nível 1 ainda sejam visões gerais amplas de um sistema ou processo, eles também são mais detalhados – eles dividem o nó único do processo do sistema em subprocessos.

Nível 2: mergulhos mais profundos

O próximo nível de DFDs se aprofunda ainda mais nos detalhes, dividindo cada processo de nível 1 em subprocessos granulares.

Nível 3: Complexidade crescente

DFDs de nível 3 e de numeração superior são incomuns. Isto se deve em grande parte à quantidade de detalhes necessários, o que vai contra seu propósito original de ser fácil de entender.

Exemplos de diagramas de fluxo de dados

Profissionais de vários setores, como engenharia de software, TI, comércio eletrônico e gerenciamento e design de produtos, podem usar DFDs para compreender, refinar ou implementar melhor um novo sistema ou processo.

Mas como é um diagrama de fluxo de dados na prática – e como ele ajuda sua empresa? Aqui estão três exemplos para ajudá-lo a contextualizar o impacto dos DFDs.

1. Nível 0 DFD

Este DFD Nível 0 fornece um mapa contextual de uma plataforma de negociação de valores mobiliários.

Os dados fluem em uma direção do assistente de atendimento ao cliente e do corretor para a plataforma. Ele também flui em duas direções, dos clientes para a plataforma e vice-versa.

2. DFD nível 1

Este DFD de Nível 1 detalha o processo do cliente com mais detalhes, expandindo-o para incluir a criação de contas, retiradas de dinheiro e eventuais transações de títulos.

3. DFD nível 2

Este DFD de nível 2 decompõe o processo “Fazer pedido” para contextualizar as etapas necessárias para fazer um pedido – seja por um cliente ou por um corretor.

Ele ainda é responsável por uma central de bolsa de valores terceirizada, onde os detalhes da transação são encaminhados após a realização de um pedido.

1. Conheça o básico.

Antes de começar a mapear diagramas de fluxo de dados, você precisa seguir quatro práticas recomendadas para criar um DFD válido.

1. Cada processo deve ter pelo menos uma entrada e uma saída.
2. Cada armazenamento de dados deve ter pelo menos um fluxo de entrada e saída de dados.
3. Os dados armazenados de um sistema devem passar por um processo.
4. Todos os processos em um DFD devem estar vinculados a outro processo ou armazenamento de dados.

2. Selecione um sistema ou processo.

Comece selecionando um sistema ou processo específico que você deseja analisar. Embora qualquer sistema ou processo possa ser transformado em um DFD, quanto maior o processo, mais complicado será o diagrama e mais difícil será contextualizá-lo.

Sempre que possível, comece com uma pequena função ou processo que você deseja melhorar.

3. Categorize as atividades comerciais relacionadas.

Em seguida, categorizar todas as atividades relacionadas a este processo em entidades externas, fluxos de dados, processos e armazenamentos de dados.

Considere um sistema de pedidos de comida em um restaurante. Os clientes são entidades externas, o sistema de pedidos de alimentos é um processo e a interação entre os clientes e o sistema (que funciona nas duas direções) é o fluxo.

Também vale a pena notar? O sistema de pedidos também funciona como um armazenamento de dados, portanto, para um modelo SSADA, isso significa desenhá-lo como um retângulo com cantos arredondados com duas linhas horizontais dentro para representar sua dupla função.

4. Desenhe um DFD de contexto.

Agora é hora de começar a desenhar. Os DFDs podem ser criados manualmente, usando modelos gratuitos disponíveis online ou por meio de extensões de navegador.

Comece com um DFD simples de nível 0: comece com seu processo ou sistema e, em seguida, mapeie todas as conexões e fluxos básicos.

5. Verifique seu trabalho.

Antes de mergulhar em DFDs mais complexos, verifique o trabalho que você já fez para ter certeza de que está preciso e completo.

Se você perdeu (ou adicionou) um processo, entidade ou fluxo, seus DFDs de próximo nível podem não fazer sentido e você pode ser forçado a recomeçar.

6. Crie diagramas filhos.

Para cada processo ou sistema descrito em seu DFD Nível 0, crie um novo diagrama filho com suas próprias entidades e fluxos. Eventualmente, você pode usar esses diagramas filhos para conectar processos.

7. Expandir os processos em DFDs de Nível 1.

Usando seus diagramas filhos, você deve mapear conexões mais profundas entre cada processo.

No caso do nosso exemplo do restaurante, isto poderia significar aprofundar o sistema de encomenda de alimentos e a sua ligação a fornecedores, gestores, clientes e pessoal de cozinha.

8. Repita conforme necessário.

Cada processo – não importa quão grande ou pequeno seja – pode ser reimaginado como um diagrama de contexto de Nível 0 e o ciclo pode começar novamente.

Repita essas etapas conforme necessário para criar quantos DFDs forem necessários ou divida ainda mais os processos para desenvolver DFDs de nível 2, 3, etc.

Aperfeiçoando Seu Processo

Embora não exista um diagrama de fluxo de dados “perfeito”, a prática contínua pode ajudar a simplificar o processo e oferecer informações críticas sobre o que funciona e o que não funciona e onde sua empresa pode fazer melhorias impactantes.

Sua melhor aposta? Lembre-se da regra: mantenha a simplicidade. Comece com o contexto, crie processos conectados e repita conforme necessário para mapear as principais conexões, fluxos e entidades em toda a sua organização.