5 melhores softwares de colaboração de documentos para capacitar sua equipe

“O trabalho em equipe faz o sonho funcionar.” John Maxwell

Ninguém pode negar a importância do trabalho em equipe em todas as organizações, desde grandes corporações de tecnologia como Apple ou Microsoft até pequenas e médias empresas.

Não é exagero dizer que o trabalho em equipe e a colaboração são a base que pode fazer ou quebrar seu negócio. Isso é conhecido como uma das 4 habilidades mais vitais para o sucesso dos funcionários. Pesquisas recentes comprovam que a colaboração é considerada importante por 75% dos funcionários.

Para construir uma equipe que coopere de forma adequada e produtiva, além do espírito coletivo, é preciso também a ajuda das ferramentas certas para que todos os membros possam trabalhar juntos de forma eficaz. Assim, o software de colaboração de documentos é algo que você não deve perder.

Neste artigo, definiremos brevemente o que é um software de colaboração de documentos e por que ele é benéfico para seus negócios. Em seguida, forneceremos uma lista de seleção das 5 melhores ferramentas de colaboração de documentos. Suas características, prós e contras serão cuidadosamente abordados neste post.

• O que é Software de Colaboração de Documentação?
• Principais recursos do software de colaboração de documentação
• #1 Documentos Google
• #2 segunda-feira
• #3 Documentos 360
• #4 Reescrito
• #5 Zoho

O que é Software de Colaboração de Documentação?

Uma ferramenta de colaboração de documentos oferece à sua equipe a oportunidade ideal de trabalhar uns com os outros no mesmo documento. Pode ser um arquivo de texto, uma planilha ou até mesmo um documento PDF.

Os membros da equipe podem editar, fazer atualizações e deixar comentários neste documento enquanto veem o que os outros estão fazendo. Isso não apenas os livra de ter que salvar vários arquivos ao mesmo tempo, mas também evita conflitos de versão.

Benefícios do Software de Colaboração de Documentação

Uma plataforma de colaboração de documentação é vantajosa para o seu negócio de várias maneiras. Ele ajuda a aumentar a produtividade da equipe, especialmente equipes remotas e, ao mesmo tempo, torna seu negócio mais bem organizado.

• Melhore a produtividade dos funcionários

Estima-se que as ferramentas de colaboração aumentem a produtividade da equipe em até 30%.

Ter todos os membros trabalhando no mesmo documento permite que você acompanhe o fluxo de trabalho da equipe. A incompreensão das tarefas atribuídas ou do trabalho dos outros nunca aconteceria.

Além disso, cada pessoa pode lidar com uma determinada seção e conhecer o progresso da equipe. Eles são capazes de pular quando necessário para garantir o resultado.

• Ativar feedback rápido

Sem uma ferramenta de colaboração online, sua caixa de entrada será uma bagunça de e-mails de ida e volta. Tanto os empregadores quanto os funcionários não podem deixar de enviar e receber toneladas de e-mails por dia, o que resulta em várias versões do documento.

Felizmente, a maioria dos softwares de colaboração oferece aos usuários o poder de adicionar comentários. Isso permite que o líder da equipe ou os empregadores forneçam feedback rapidamente. Desde então, a equipe também pode fazer modificações no documento rapidamente.

• Suporte ao trabalho remoto

O trabalho remoto tem sido cada vez mais popular nos dias de hoje, especialmente durante este período de pandemia. A opção de colaboração certa permite que a equipe visite locais físicos ou fique em casa para conduzir projetos com flexibilidade. Um dispositivo conectado à Internet para acessar os arquivos da equipe é a condição sine qua non.

Esse modelo de trabalho ainda incentiva a equipe a compartilhar seus pensamentos e ideias. Todos podem ter conversas abertas da mesma forma que estão no escritório.

Principais recursos do software de colaboração de documentação

Cada ferramenta vem com um conjunto de recursos úteis para atender a propósitos específicos. É difícil encontrar uma solução completa para as necessidades de cada pessoa. Antes de escolher uma plataforma sob medida, vejamos as funcionalidades obrigatórias de uma ferramenta de colaboração de documentos.

• Editor em tempo real – É claro que seu documento está “vivo” para que as edições e comentários dos usuários sejam atualizados em tempo real.
• Arquivos de salvamento automático – Salve o progresso da equipe automaticamente quando houver alguma atualização no documento.
• Versões do documento – permitem que você mantenha diferentes versões de um arquivo, dando a você a chance de restaurar uma versão antiga.
• Comentários – Permite que você forneça feedback e faça perguntas nos comentários. Isso não afeta o trabalho atual da equipe e, ao mesmo tempo, torna o processo de edição mais perspicaz.
• Armazenamento em nuvem – Conceda um grande armazenamento, facilitando para todos os membros de sua equipe acessar e salvar seu trabalho.
• Notificações – Acompanhe todas as alterações no documento. Atualize os membros da equipe sobre quaisquer ajustes lá.

5 melhores ferramentas de colaboração de documentos

Aqui estão as 5 principais ferramentas que você pode considerar para armazenamento e gerenciamento de arquivos online.

#1 Documentos Google

A primeira opção desta lista é o Google Docs.

Vale ressaltar que o Google Docs não custa uma fortuna para começar. Requer apenas que você possua um ID do Google ou uma conta do Gmail para utilizar o aplicativo.

É como a versão baseada em nuvem do Microsoft Word, mas permite que as pessoas acessem seus arquivos por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet, de computadores a celulares e tablets. Você pode editar o arquivo de maneira semelhante ao Word com as opções da barra superior.

Compartilhar um arquivo do Google nunca foi tão simples graças ao seu recurso de compartilhamento de link. Você pode convidar pessoas específicas para acessar o documento ou deixar a porta aberta para qualquer um. Para restringir as permissões, você pode permitir que eles editem, comentem ou apenas visualizem o arquivo.

O Google oferece 15 GB de armazenamento em nuvem gratuitamente. Ainda assim, você pode atualizar para uma conta premium para obter mais armazenamento, especialmente para equipes grandes. O preço mensal é de US$ 10 por 100 GB para cada usuário.

Prós

• Elimine o processo de inscrição.
• Envie notificações por e-mail quando você compartilhar um documento ou quando alguém comentar em seu arquivo.
• Visualize as versões do documento e reverta as anteriores.
• Vem com uma interface fácil de usar.

Contras

• Força a conectividade com a Internet para editar arquivos.
• Limite estilos e temas.
• Falta de recursos avançados do Word.

#2 segunda-feira

A Monday.com é responsável pelo gerenciamento de projetos para atender qualquer tamanho de equipe. Ele oferece todos os recursos necessários que uma plataforma de colaboração de documentos deve ter.

Você pode atribuir tarefas, acompanhar o progresso dos membros e marcar um membro por @. Além disso, você pode editar arquivos em tempo real, salvar automaticamente, compartilhar comentários e arrastar e soltar texto sem afetar outros colegas de equipe.

Notavelmente, o Monday.com se integra perfeitamente a muitos aplicativos para que você possa trazer arquivos desses aplicativos para a plataforma, por exemplo, Google Drive e Dropbox.

Prós

• Interface de usuário legal, limpa e intuitiva.
• Disponível na Web, Android, iPhones e iPads.
• Ofereça uma versão gratuita.

#3 Documentos 360

O Document360 ajuda sua equipe a capturar e armazenar informações importantes em um local. Todos os membros podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo e suas atualizações serão salvas automaticamente. É possível restaurar versões também.

Alguns outros recursos importantes do Document360 incluem histórico de versões, comentários, marcação e lembretes de revisão.

Além disso, o software oferece suporte ao acesso de função de usuário, permitindo que você controle quem pode visualizar ou editar qual documento.

Prós

• Tenha uma interface de usuário limpa.
• Integre-se a aplicativos populares, como Slack, Microsoft Teams e Chrome.
• Habilite backups automáticos e manuais.

Contras

• Difícil de colocar em marcha devido a limitações na documentação e materiais de aprendizagem.

#4 Reescrito

O ReSkript acaba por ser um dos softwares online de gestão de ficheiros e colaboração de documentos mais comuns, graças à sua vasta gama de funcionalidades úteis. A plataforma foi projetada para gerenciar o fluxo de trabalho da equipe com mais eficiência.

A ferramenta fornece uma visão geral de quem acessa seu arquivo, sua frequência, quanto tempo eles gastaram nele e até mesmo em qual seção eles rolaram para baixo. Além disso, você pode organizar arquivos, marcar e comentar documentos.

Prós

• Tenha um design estético e uma interface de usuário fácil de usar.
• Permitir chamadas de vídeo e bate-papo.
• Trabalhe em qualquer tamanho de equipe.

#5 Zoho

Semelhante ao Google Docs, o Zoho cuida da criação de documentos, planilhas e apresentações. Você pode colaborar com outras pessoas para adicionar, armazenar, editar e compartilhar arquivos rapidamente.

Fortalece os laços entre as equipes e mantém conexões próximas, classificando os arquivos de acordo com as equipes, projetos, tipos de arquivos e autores. Os colaboradores também podem conversar com outras pessoas em tempo real para acelerar a revisão ou discussão.

O que mais impressiona os usuários é sua capacidade de definir permissões, proteger com senha e expirar arquivos para bloquear o acesso não autorizado.

Prós

• Carregue músicas, filmes e outros tipos de arquivos para o Zoho.
• Crie pastas para uma melhor organização dos documentos.
• Sincronize com desktops.
• Tenha segurança rigorosa.

Contras

• Nenhuma versão gratuita. O plano Starter começa em $ 2,00 por usuário mensalmente.

Qual é o seu software de colaboração de documentos ideal?

Uma ferramenta de gerenciamento de arquivos online permite que sua equipe processe o trabalho no mesmo documento. Isso ajuda a facilitar o projeto de colaboração da equipe e cumprir os prazos.

Apresentamos os 5 melhores softwares de colaboração de documentos para você. Se você procura uma solução simples com recursos básicos de gerenciamento e compartilhamento de arquivos, o Google Docs é a solução. Caso você busque uma plataforma poderosa com fortes opções de segurança, escolha o Zoho.

Embora o Google Doc e o Zoho não custem nada para você começar e concedam até 5 GB, outros exigem que você se inscreva em um plano premium.

Qual é a sua solução favorita? Compartilhe conosco seus pensamentos na seção de comentários abaixo!