Os trabalhadores modernos enfrentam inúmeras interrupções diariamente, desde pings de mensagens e notificações por e-mail até mídias sociais e outras distrações pessoais.

Os trabalhadores norte-americanos, por exemplo, verificam os seus e-mails em média a cada 37 minutos. Isso equivale a 15 vezes ao dia.

Para os trabalhadores remotos, as reuniões desnecessárias são outra grande distração. De acordo com Zippia, tarefas de baixo valor como essas ocupam 51% da jornada de trabalho de um funcionário corporativo. A American Psychological Association descobriu que se essas pequenas tarefas continuarem interrompendo outras tarefas mais importantes, isso leva a uma queda de 40% na produtividade do funcionário.

Para evitar perdas financeiras devido à queda de produtividade causada por interrupções no trabalho, você deve se concentrar em ajudar seus funcionários a adotarem melhores habilidades de gerenciamento de tempo.

Este artigo descreve os métodos mais eficazes para gerenciar adequadamente o tempo de trabalho e melhorar a produtividade. Você também aprenderá como monitorar funcionários que trabalham em casa para apoiar ainda mais os efeitos positivos das práticas de gerenciamento de tempo.

Benefícios do gerenciamento eficiente do tempo em ambientes de trabalho remoto

Implementar e adaptar estratégias de gerenciamento de tempo na rotina diária de sua equipe remota pode ajudar de diversas maneiras:

1. Gerenciando Distrações: Às vezes, ambientes de trabalho remotos podem dificultar a disciplina. Ajudar seus funcionários a implementar um método eficaz de gerenciamento de tempo pode tornar mais fácil para eles ignorarem as distrações e permanecerem concentrados nas tarefas.
2. Produtividade aprimorada: O gerenciamento hábil do tempo traz maior foco e produtividade. Depois que seus funcionários dominarem o gerenciamento eficiente do tempo, eles serão capazes de realizar um trabalho de mais qualidade em menos tempo.
3. Confiabilidade aprimorada: Funcionários focados e produtivos podem ser confiáveis ​​para concluir todas as suas tarefas no prazo, independentemente de sua localização. Em outras palavras, para ter uma força de trabalho confiável e eficiente, garanta que seus funcionários remotos tenham as habilidades necessárias de gerenciamento de tempo.
4. Melhor qualidade de trabalho: reservar tempo para tarefas exigentes dá aos seus funcionários a oportunidade de entrar no estado de trabalho profundo. Isso garante melhor qualidade de trabalho, melhora a satisfação dos funcionários e reduz o estresse.
5. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: A má gestão do tempo no trabalho muitas vezes significa que o trabalho se espalha para o tempo pessoal. Quando você ajuda seus funcionários a gerenciar suas tarefas com eficiência, eles podem alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal com mais facilidade.

Estratégias e ferramentas para melhor gerenciamento do tempo

Estas são as estratégias e ferramentas comprovadas que podem ajudar sua equipe a gerenciar seu tempo e tarefas com mais eficiência:

1. Configure uma rotina

Trabalhar em casa pode causar estragos na disciplina de uma pessoa. Apesar de ter horários de trabalho flexíveis, sugira que seus funcionários criem uma programação diária e dêem o melhor de si para cumpri-la.

Eles podem incluir nesse cronograma o tempo para tarefas pessoais, bem como seus intervalos. Destaque que os membros do seu agregado familiar devem estar familiarizados com os seus horários.

Aconselhe-os a criar também um espaço de trabalho dedicado. Dessa forma, reduzem a possibilidade de interrupções presenciais e criam uma mentalidade estruturada para o dia de trabalho que melhora a disciplina.

2. Resista às distrações

Resistir às distrações pode ser ainda mais difícil em casa, onde seus funcionários são seus supervisores principais.

Converse com seus funcionários e indique as perdas de tempo mais frequentes ao trabalhar remotamente. Geralmente são TV, tarefas domésticas, telefone celular pessoal e acesso a conteúdo de entretenimento.

Explique que é melhor que eles escolham um recanto de trabalho onde não possam ver ou ouvir nenhuma das distrações habituais. Além disso, lembre-os de colocar seus telefones no modo mudo e designar vários intervalos de trabalho para verificar se há notificações perdidas.

3. Defina metas

Ter metas de curto e longo prazo melhora a motivação e o senso de responsabilidade. Para ajudar seus funcionários a definirem suas próprias metas de gerenciamento de tempo, pense em organizar uma sessão de treinamento.

Seguir a estrutura SMART pode ser o mais eficaz para este propósito. Isso significa definir metas que sejam:

• Específico.
• Mensurável.
• Alcançável.
• Realista.
• Oportuno.

Alguns bons exemplos de metas de gerenciamento de tempo são:

• Reduzindo o tempo de mídia social para 15 minutos durante os intervalos de trabalho
• Tornando a rotina matinal mais rápida para começar o dia de trabalho mais cedo

4. Defina prioridades

Seja claro sobre o nível de prioridade de cada projeto. Isso ajudará os gestores a priorizar tarefas e fornecer informações relevantes aos funcionários.

Aconselhe seus funcionários a fazerem uma lista de tarefas com base em prioridades no início de cada semana. Recomendo que eles criem listas diárias semelhantes. Em seguida, eles podem criar cronogramas detalhados e bloquear horários para tarefas particularmente exigentes.

Lembre-os de incluir também algum tempo livre em suas agendas. Dessa forma, eles poderão adaptar a lista caso surja uma nova tarefa urgente.

5. Esforce-se para obter produtividade máxima

Para alcançar a produtividade máxima, existem diversas práticas de gerenciamento de tempo que seus funcionários podem implementar:

Use seu conhecimento sobre você mesmo

Sugira que seus funcionários programem suas tarefas mais exigentes durante os horários de pico. Se eles estiverem inseguros em relação a algumas de suas atribuições, incentive-os a bloquear períodos mais longos para essas tarefas.

Tempo de bloqueio para trabalho ininterrupto

Blocos de trabalho ininterrupto permitem produtividade máxima. Instrua seus funcionários a agendar um horário de concentração para uma tarefa exigente e a desligar todas as fontes de notificações pessoais e relacionadas ao trabalho.

Experimente a técnica Pomodoro

Algumas pessoas trabalham melhor quando fazem pausas curtas, mas frequentes. Pomodoro consiste em períodos de trabalho focado de 25 minutos, combinados com intervalos de 5 minutos. A parte complicada aqui é manter os intervalos.

6. Confie no software de monitoramento

A implementação de software de monitoramento ajuda principalmente a controlar o tempo com mais facilidade. No entanto, versões mais robustas dessas ferramentas podem ajudar sua empresa e seus funcionários de muitas outras maneiras:

• Resistir mais facilmente às distrações – Saber que estão sendo monitorados ajuda os funcionários a serem mais disciplinados.
• Acompanhar o quão bem os funcionários cumprem os intervalos de tempo designados – o controle do tempo ajudará seus funcionários a ver melhor quanto tempo eles realmente gastam em uma tarefa.
• Avaliar melhor a disciplina dos trabalhadores — Um poderoso software de monitoramento mede cada minuto de tempo ocioso, proporcionando uma imagem realista da disciplina de um funcionário.
• Fornecimento de prova de trabalho – Ferramentas de monitoramento de computador que rastreiam os recursos que os funcionários usam e permitem capturas de tela também fornecem prova de trabalho. Isso permite que os funcionários desativem as notificações durante seus períodos de trabalho concentrados e não respondam nenhuma mensagem sem se preocuparem que seus gerentes possam pensar que eles estão relaxando.

Conclusão

Ajudar seus funcionários a aprender e aprimorar as habilidades de gerenciamento de tempo beneficia tanto a empresa quanto os funcionários. Graças a uma melhor organização, os funcionários podem atingir o pico de produtividade sem trabalhar mais horas. Dessa forma, você garante a estabilidade financeira, pois sua empresa permanece competitiva e seus funcionários satisfeitos e leais.