Dicas de especialistas de consultores de migração do Office 365 para uma transição tranquila

A taxa de adoção do Office 365 está aumentando junto com sua popularidade e utilidade à medida que a Microsoft adiciona aplicativos empresariais adicionais ao pacote. A introdução de novas ferramentas de produtividade e colaboração, como Microsoft Teams, Groups e Planner, simplifica e agiliza a comunicação empresarial, aumentando o apelo de mudar de outra plataforma para o Office 365. Aqui estão cinco dicas de especialistas para tornar a transição para o Office 365 mais fácil para o seu empresa, caso você esteja pensando nisso ou já tenha começado.

O que é o Office 365 e por que você precisa de uma transição tranquila para ele?

O Office 365, uma coleção versátil de software e serviços disponíveis através de planos baseados em assinatura, oferece uma série de benefícios adaptados às necessidades individuais e organizacionais. Este pacote inclui aplicativos conhecidos como Word e Excel, e uma vantagem significativa de usar o Office 365 é ter acesso às versões mais recentes desses aplicativos. A variedade de recursos e benefícios da suíte simplifica vários aspectos do trabalho profissional.

Um aspecto fundamental da transição para o Office 365 é a capacidade de armazenar todos os arquivos da empresa na nuvem, tornando-os acessíveis de qualquer local com conexão à Internet e em diversos dispositivos. Esta acessibilidade baseada na nuvem é especialmente crucial para empresas onde a mobilidade e o acesso remoto são essenciais. O Office 365 não apenas facilita o acesso aos aplicativos e arquivos necessários quando os funcionários estão fora do escritório, mas também garante segurança robusta por meio de medidas como a autenticação de dois fatores. Este recurso de segurança é vital para impedir o acesso não autorizado aos dados, mesmo no caso de comprometimento do dispositivo.

Para garantir uma transição perfeita e eficiente para o Office 365, o papel da equipa de especialistas em migração do Office 365 do Grupo EPC é indispensável. A sua experiência abrange uma gama de serviços, incluindo aconselhamento sobre a implementação do Office 365, facilitando a adoção pelos utilizadores e orientando a evolução do Office 365 numa empresa específica. Ao aproveitar o conhecimento e a experiência dos especialistas, as empresas podem integrar eficazmente o Office 365 nas suas operações, garantindo um espaço de trabalho digital seguro, acessível e atualizado, alinhado com as suas necessidades e objetivos exclusivos.

Aqui estão as dicas dos especialistas:

Dica 1: Avalie o estado da sua infraestrutura de TI

Examine sua infraestrutura de TI atual para ver se ela pode suportar uma migração do Office 365 antes de iniciar o processo de migração. Obtenha um instantâneo preciso e atual de sua arquitetura de rede, DNS, e-mail e outros aplicativos cliente, soluções de segurança e conformidade, design de diretório, servidores e conectividade. A Microsoft oferece uma ferramenta útil de verificação de prontidão automatizada.

Dica 2: Preste atenção ao planejamento

Faça um plano e combine a migração do Office 365 para a transformação digital do seu negócio. A chave para uma mudança bem-sucedida é a preparação. Uma lista de verificação mental para lembrar:

• Forme uma equipe multidisciplinar: Para identificar necessidades e itens essenciais de serviço, a equipe deve incluir membros dos departamentos de negócios, engenharia, marketing, vendas e suporte.
• Selecione os recursos necessários: Escolha os recursos que deseja usar, a sequência na qual criá-los e baseie essas necessidades no valor para o negócio.
• Selecione um tipo de migração apropriado: consistem em uma migração IMAP, uma migração em etapas, uma implantação híbrida e uma migração de transferência simples. Pense em implementar um programa de testes sem consumidores “muito sensíveis”.
• Estabeleça um plano abrangente: descreva suas necessidades e os dados que deseja transferir de acordo com os objetivos da sua empresa.

Dica 3: fale com um especialista

Converse com outras pessoas que migraram com sucesso para o Office 365 para evitar erros evitáveis ​​durante sua própria migração. Seus conselhos podem ser úteis. Além disso, pense em contratar um integrador ou consultor de nuvem para uma transição mais tranquila. Ao colaborarem com sua equipe, eles realmente aliviam a tensão.

Quando se trata de segurança, o Office 365 é incomparável. Ele protege habilmente seus dados contra acidentes e perdas que estão sob seu controle, como defeitos causados ​​por um desastre natural. No entanto, ele não pode protegê-lo de acidentes que ocorrem do seu lado. Como resultado, você permanece sujeito à perda de dados devido a vários fatores de risco, incluindo vírus, hackers, falhas de sincronização e exclusões inadvertidas ou intencionais. A perda de dados também pode ocorrer em sistemas locais, se não mais na nuvem. Como você é o responsável final pelos seus dados, deve protegê-los na nuvem. A disponibilidade e a segurança dos seus dados podem ser garantidas com o uso de um programa de backup e restauração de terceiros, como o Spanning Backup for Office 365. O Spanning oferece funcionalidade de recuperação completa, pontual e granular, juntamente com backup abrangente e automatizado para e-mail e calendários. , OneDrive e SharePoint. No caso de um incidente que possa comprometer a continuidade dos negócios, você poderá se recuperar de forma rápida e tranquila.

Dica 4: prepare sua equipe

Há uma mudança nos procedimentos e padrões estabelecidos ao migrar para uma nova plataforma ou para a nuvem. Ao ensinar sua equipe a usar as novas ferramentas e acalmar seus medos, você pode ajudá-los a se prepararem para a mudança. Várias recomendações são as seguintes:

• Comece com um defensor interno: Ter um defensor das partes interessadas para a mudança ajudará a obter o apoio de todos os departamentos e a implementar programas de treinamento para toda a organização para facilitar a mudança.
• Apresentando os funcionários com cuidado: treine os funcionários usando tutoriais curtos, folhas de dicas, perguntas frequentes e referências à Central de Ajuda. Acima de tudo, faça modificações pequenas e graduais e promova suas vantagens. Como resultado, o apoio dos funcionários à transição aumentará bastante e eles estarão mais aptos a utilizar os novos recursos e capacidades. Estabeleça um endereço de e-mail específico para o qual os membros da equipe possam enviar perguntas sobre migração.
• Promova a investigação: o Office 365 oferece uma abundância de recursos e oportunidades fascinantes. Vai muito além do e-mail. Incentive os membros da equipe a usar os novos recursos do Microsoft Teams e a discutir suas vantagens.

Centenas de empresas beneficiaram-se dos projetos de migração bem-sucedidos liderados por profissionais de migração do Microsoft 365. Eles fornecerão uma solução adaptada para diminuir o impacto em sua empresa, usando métodos testados e comprovados e uma vasta experiência.