Como criar modelos de planilha personalizados para o seu negócio

Muitas empresas preferem usar modelos de planilha porque economizam tempo e são convenientes de usar. Ao usar um modelo de planilha, você pode reutilizá-lo várias vezes e fazer pequenos ajustes quando necessário.

Este artigo discute como criar modelos de planilha personalizados para o seu negócio. Você pode criar modelos do zero ou modificar um modelo existente para atender às suas necessidades. Este artigo também compartilha alguns modelos de planilhas comumente usados ​​que muitas empresas usam regularmente.

Por que criar seus próprios modelos?

Um modelo de planilha é projetado profissionalmente e pré-fabricado com o mesmo layout, formato e fórmulas. Os modelos de planilha são criados para que você não precise recriar os elementos básicos de sua planilha.

O Simple Sheets é um ótimo lugar para obter modelos de planilhas criados profissionalmente para sua empresa. Eles oferecem pacotes de modelos para pequenas empresas, contabilidade e finanças, gerenciamento de negócios, vendas e marketing e gerenciamento de projetos.

Um modelo de planilha do Excel pode armazenar e salvar as seguintes configurações:

• Formato e estilo da célula
• Layout de página e configurações de impressão
• Gráficos, tabelas, imagens, hiperlinks e fórmulas
• Validação de dados: alertas, lista suspensa, etc.
• Colunas e linhas congeladas

A criação de modelos de planilha é uma boa maneira de os usuários rastrearem suas atividades de negócios, seja para fins de orçamento, marketing, relatórios, inventário ou contabilidade. As planilhas podem ser usadas para diferentes finalidades, e existem modelos adequados para elas que você pode baixar gratuitamente ou com uma taxa de assinatura.

Criando um modelo de Excel personalizado

Você pode criar modelos de escritório personalizados facilmente, mas isso exigirá que você invista tempo e esforço no design e na organização do conteúdo. Um modelo deve ter conteúdo consistente. Você precisará formatar o estilo, a fonte e os gráficos para que isso apareça em todas as pastas de trabalho.

Criar um modelo do zero é demorado. A maneira mais rápida e eficiente de criar um modelo é usar um existente, revisando seu conteúdo para torná-lo mais adequado às suas necessidades.

Abaixo estão as etapas para criar modelos personalizados do Excel a partir do zero e criar uma pasta de trabalho a partir de um modelo existente.

Etapas para criar uma pasta de trabalho a partir de um modelo existente

Você não precisa complicar sua vida. Você pode criar uma nova pasta de trabalho com base em modelos existentes. O Excel possui vários recursos ou funcionalidades que você talvez desconheça. O uso de modelos permite que você se familiarize com essas funcionalidades e facilite muito o seu trabalho.

Se você não tiver tempo para criar seus próprios modelos no Excel, poderá usar um modelo personalizado existente. Você pode escolher facilmente um modelo existente para o Excel 2010 e versões anteriores. Clique na guia Arquivo > Novo > Meus modelos.

Vários modelos gratuitos estão prontamente disponíveis para uso. Você pode criar uma nova pasta de trabalho usando modelos seguindo as etapas abaixo:

1. Para usuários do Excel 2013 e superiores, clique em Arquivo > Novo para ver todos os modelos que você pode usar. Você pode digitar na barra de pesquisa os modelos específicos que está procurando.
2. Você pode visualizar o modelo clicando nele. A visualização inclui o nome do editor e outros detalhes importantes. Selecione o modelo do Excel que você deseja.
3. Se você escolheu o modelo desejado, clique em Criar para baixá-lo.
4. Depois de baixar o modelo e criar uma nova pasta de trabalho, pronto!

Etapas para criar um modelo personalizado

1. Abra um novo arquivo ou pasta de trabalho do Excel

2. Salve o arquivo como modelo do Excel

Você deve salvar a pasta de trabalho como um modelo do Excel (formatos .xltx ou .xlt). Clique em Arquivo > Salvar como para salvar o arquivo de modelo e fornecer um nome de modelo na caixa Nome do arquivo. Se a pasta de trabalho do Excel contiver uma macro, escolha modelo habilitado para macro (.xltm).

○ Criando uma pasta de modelos personalizados: local padrão de modelos pessoais

A pasta de destino muda automaticamente quando você define sua pasta de trabalho como um modelo do Excel. Todos os modelos são salvos na pasta Meus modelos automaticamente. Eles estão em Local padrão do modelo pessoal. O caminho é: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates.

3. Use e Compartilhe

Você salvou um modelo Excel personalizado. Você pode criar mais modelos com base no modelo inicial que criou. Você pode compartilhar este modelo em uma pasta compartilhada ou rede local. Você também pode salvá-lo no OneDrive ou como um anexo de e-mail.

Fazendo um modelo padrão para o Excel

Um modelo padrão é um modelo que você abre e usa constantemente. Ele carrega automaticamente em sua planilha quando você abre o programa Excel. Existem dois tipos de modelos especiais do Excel. Estes são Book.xltx e Sheet.xltx.

Um modelo de pasta de trabalho do Excel (book.xltx) inclui várias planilhas. Este modelo possui espaços reservados e texto padrão para cada planilha. Você também pode adicionar fórmulas e macros. Um modelo de planilha do Excel (sheet.xltx), por outro lado, é um modelo para uma única planilha. Personalize a folha de acordo com o formato e estilo desejados.

Depois de decidir qual modelo do Excel você gosta como modelo padrão, siga as etapas abaixo:

1. Abra o modelo padrão e salve-o clicando em Arquivo > Salvar como. Na lista suspensa, escolha modelo do Excel (.xltx).
2. Defina a pasta de destino como a pasta XLStart com o caminho (aplicável para Vista e Windows 7-8): C:\Users\<Nome do usuário>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Para usuários do Windows XP, o caminho é C:\Documents and Settings\<Nome do usuário>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart.
3. Forneça o nome de arquivo apropriado para seu modelo padrão. Recomenda-se adicionar as palavras Livro para modelos de pasta de trabalho e Planilha para modelos de planilha.
4. Clique em Salvar e feche a janela. Para verificar se o processo funciona, reinicie seu programa Excel e verifique se ele abre usando seu modelo padrão.

Amostras de modelos de Excel gratuitos para empresas

Abaixo estão três modelos de amostra comumente usados ​​para negócios.

1. Modelos de Gerenciamento de Projetos

Este modelo é uma ótima ferramenta que as empresas podem usar para gerenciar vários projetos. Um modelo de gerenciamento de projeto descreve o trabalho que precisa ser feito. Este modelo permite atribuir tarefas a cada membro da equipe, criar relatórios e gerenciar prazos de forma conveniente.

2. Modelos de orçamento

Um modelo de orçamento ajuda a controlar sua renda mensal, despesas e orçamento. Este modelo pode ser usado para tomada de decisões com base nas receitas e despesas projetadas. As fórmulas já estão definidas no modelo para evitar erros.

3. Gráfico de Gantt

Um modelo de gráfico de Gantt é uma representação gráfica de todas as tarefas e atividades de negócios de um projeto em andamento. É representado visualmente por uma barra horizontal indicando a data de início e término de cada tarefa. Este modelo é uma ferramenta perfeita para usar em projetos e atividades da empresa.

Conclusão

Você pode ver um modelo do Excel como uma primeira cópia perfeita que pode ser duplicada quando quiser. Se você criar modelos do zero, precisará investir muito tempo e esforço para aperfeiçoar sua primeira cópia.

Se você usa a mesma planilha regularmente, crie um modelo para economizar tempo e aborrecimento de recriar a planilha todas as vezes.